INTERN REGLEMENT VAN HET AUDITCOMITE

Transcriptie

1 BIJLAGE 4 BIJ HET CORPORATE GOVERNANCE CHARTER INTERN REGLEMENT VAN HET AUDITCOMITE Oorspronkelijke versie goedgekeurd door de Raad van Bestuur van 4 oktober Bijwerking goedgekeurd door de Raad van Bestuur van Aangepast naar aanleiding van de beslissing van de Raad van Bestuur op 27 oktober 2010 om het Benoemingscomité en het Remuneratiecomité samen te voegen. Vervolgens aangepast naar aanleiding van de beslissingen van de Raad van Bestuur op 6 februari 2012 en 14 mei 2012 Arseus NV Bijlage 4 bij het Corporate Governance Charter p. 1/13

2 Arseus NV Bijlage 4 bij het Corporate Governance Charter p. 2/13

3 INHOUDSOPGAVE 1. SAMENSTELLING 2. BEVOEGDHEDEN 3. VERGADERINGEN 4. DIVERSEN BIJLAGEN 1. RICHTLIJN VOOR HET TOEZICHT OP FINANCIELE RAPPORTERING 2. RICHTLIJN VOOR DE EVALUATIE VAN DE DOELTREFFENDHEID VAN DE INTERNE AUDIT, DE INTERNE CONTROLE, DE SYSTEMEN VOOR RISICOBEHEER EN DE SYSTEMEN VOOR HET WAARBORGEN VAN DE COMPLIANCE 3. RICHTLIJN VOOR HET TOEZICHT OP DE BETREKKINGEN VAN DE VENNOOTSCHAP MET DE COMMISSARIS EN CONTROLE OP DE ONAFHANKELIJKHEID VAN DE COMMISSARIS 4. BELEID AANGAANDE HET VERSTREKKEN VAN NIET- AUDITDIENSTEN DOOR DE COMMISSARIS Arseus NV Bijlage 4 bij het Corporate Governance Charter p. 3/13

4 INLEIDING Dit intern reglement maakt deel uit van het CG-Charter van de Vennootschap. In dit intern reglement worden een aantal al dan niet met een hoofdletter geschreven begrippen gehanteerd die hierin niet zijn gedefinieerd. Deze begrippen hebben de betekenis die daaraan is gegeven in de begrippenlijst opgenomen in artikel 1 van het CG-Charter. 1. SAMENSTELLING 1.1 De leden van het Auditcomité worden benoemd en kunnen te allen tijde worden ontslagen door de Raad van Bestuur. 1.2 Het Auditcomité is samengesteld uit minstens drie en maximum vijf leden, die allen niet-uitvoerende leden van de Raad van Bestuur moeten zijn. Minstens de meerderheid van de leden van het Auditcomité is onafhankelijk. 1.3 Ten minste één onafhankelijk lid van het Auditcomité beschikt over de nodige deskundigheid op het gebied van boekhouding en audit. Met deskundigheid op het gebied van boekhouding en audit wordt een diploma bedoeld van hogere studies in economische of financiële wetenschappen of relevante beroepservaring in deze materies. 1.4 Het voorzitterschap van het Auditcomité wordt vervuld door één van de leden van het Auditcomité. Onverminderd artikel 526bis 3 W.Venn. mag de Voorzitter van de Raad van Bestuur geen voorzitter zijn van het Auditcomité. 1.5 De duur van het mandaat van een lid van het Auditcomité kan de duur van zijn of haar bestuursmandaat niet overschrijden. 1.6 De Secretaris van de Vennootschap treedt op als secretaris van het Auditcomité. De Secretaris van de Vennootschap kan zijn/haar taken uit hoofde van dit intern reglement, of onderdelen daarvan, delegeren aan een plaatsvervanger die door hem benoemd wordt in overleg met de voorzitter van het Auditcomité. 2. BEVOEGDHEDEN 2.1 Rol van het Auditcomité Het Auditcomité verleent de Raad van Bestuur ondersteuning bij het vervullen van zijn toezichtsopdracht met het oog op een controle in de ruimste zin. 2.2 Taken van het Auditcomité Het Auditcomité is het voornaamste aanspreekpunt van de interne auditfunctie (indien er een onafhankelijke interne auditfunctie werd opgericht) en de Commissaris. Onverminderd de wettelijke opdrachten van de Raad van Bestuur, is het Auditcomité Arseus NV Bijlage 4 bij het Corporate Governance Charter p. 4/13

5 belast met het uitwerken van een auditprogramma op lange termijn dat alle activiteiten van de Vennootschap omvat, en is in het bijzonder belast met: (a) Bepalen van de interne financiële rapportering aan de Raad van Bestuur Het Auditcomité houdt toezicht op en formuleert concrete voorstellen inzake de financiële rapportering aan de Raad van Bestuur. Het Auditcomité verzekert er zich van dat de financiële rapportering aan de Raad van Bestuur voldoende inzicht verschaft van de financiële situatie en de vooruitzichten van de Vennootschap, op business unit niveau. (b) Monitoring van het financieel verslaggevingsproces Het Auditcomité houdt toezicht op de integriteit van de financiële informatie die door de Vennootschap wordt aangeleverd: het Auditcomité verzekert er zich van dat de financiële rapportering een waarheidsgetrouw, oprecht en duidelijk beeld geeft van de situatie en de vooruitzichten van de Vennootschap, op enkelvoudige en op geconsolideerde basis. Bij de monitoring beoordeelt het Auditcomité in het bijzonder de relevantie en samenhang van de door de Vennootschap en haar groep toegepaste standaarden voor jaarrekeningen. Deze beoordeling omvat de criteria voor de consolidatie van de jaarrekeningen van de vennootschappen van de groep. Het Auditcomité controleert de nauwkeurigheid, de volledigheid en het consequent karakter van de financiële informatie. Deze taak omvat onder andere het verifiëren van de periodieke informatie alvorens deze openbaar wordt gemaakt, alsook het beoordelen van de relevantie en het consequent karakter van de gehanteerde boekhoudnormen, de impact van nieuwe boekhoudkundige regels, de behandeling van "schattingsposten" in de Jaarrekening, prognoses, werk van de interne auditfunctie (indien er een onafhankelijke interne auditfunctie werd opgericht) en de Commissaris terzake, enz. Het Auditcomité bespreekt de significante aangelegenheden inzake financiële rapportering met zowel het Directiecomité als met de Commissaris. Bijlage 1 bevat richtlijnen voor het toezicht door het Auditcomité op de financiële rapportering. (c) Monitoring van de doeltreffendheid van de systemen voor interne controle en risicobeheer van de Vennootschap Het Auditcomité evalueert minstens éénmaal per jaar de systemen van interne controle en risicobeheer die door het Directiecomité werd geïnstalleerd. Zij dient zich ervan te verzekeren dat de voornaamste risico's behoorlijk geïdentificeerd, beheerd en haar ter kennis gebracht worden overeenkomstig het door de Raad van Bestuur goedgekeurde kader. De interne controle omvat ook een beoordeling en goedkeuring van de toelichting van de interne controle en het risicobeheer in de CG-Verklaring, en een evaluatie van de specifieke regelingen volgens welke personeelsleden van de Vennootschap in vertrouwen hun bezorgdheid kunnen uiten over mogelijke onregelmatigheden inzake financiële rapportering of andere aangelegenheden ( klokkenluidersregeling ). Het Auditcomité zal erop Arseus NV Bijlage 4 bij het Corporate Governance Charter p. 5/13

6 toezien dat dergelijke regeling ter kennis wordt gebracht aan alle werknemers van de Vennootschap en haar Dochtervennootschappen. Indien dit noodzakelijk wordt geacht, zorgt het Auditcomité ervoor dat regelingen worden getroffen voor een onafhankelijk onderzoek en een gepaste opvolging van deze aangelegenheden in proportie tot de beweerde ernst ervan. (d) Monitoring van de interne audit en zijn doeltreffendheid Het Auditcomité oordeelt jaarlijks over de noodzaak of het in stand houden van de interne auditfunctie en adviseert de Raad van Bestuur over de jaarlijkse beoordeling van deze noodzaak door het Auditcomité. Indien er een onafhankelijke interne auditfunctie werd opgericht, ziet het Auditcomité erop toe dat zij de middelen en know-how tot haar beschikking heeft welke zijn aangepast aan de aard, de omvang en de complexiteit van de Vennootschap. Het Auditcomité keurt de eventuele aanstelling en het eventuele ontslag van de interne auditor goed, alsook het werkprogramma en het budget van de interne audit. Het evalueert de doeltreffendheid van de interne auditfunctie, rekening houdend met de complementaire rol van de interne en externe auditfuncties. Het Auditcomité ontvangt interne auditverslagen of een periodieke samenvatting ervan. De voorzitter van het Auditcomité is onbeperkt toegankelijk voor de interne auditor (indien er een onafhankelijke interne auditfunctie werd opgericht) om aangelegenheden betreffende de interne audit van de Vennootschap te bespreken. Bijlage 2 bevat een richtlijn voor de evaluatie door het Auditcomité van de doeltreffendheid van de interne audit (indien er een onafhankelijke interne auditfunctie werd opgericht), de interne controle, de systemen voor risicobeheer en de systemen voor het waarborgen van de compliance. (e) Monitoring van de wettelijke controle van de Jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening, inclusief opvolging van de vragen en aanbevelingen geformuleerd door de Commissaris. Onverminderd de wettelijke bepalingen die erin voorzien dat de Commissaris verslagen of waarschuwingen richt aan de organen van de Vennootschap, brengt de Commissaris bij het Auditcomité verslag uit over belangrijke zaken die bij de uitoefening van zijn wettelijke controle van de jaarrekeningen aan het licht zijn gekomen, en meer bepaald over ernstige tekortkomingen in de interne controle met betrekking tot de financiële verslaggeving. Het Auditcomité volgt het werkprogramma van de Commissaris op en ziet toe op de effectiviteit van het extern auditproces en de opvolging door het management van de aanbevelingen geformuleerd door de Commissaris in zijn managementbrief. Het Auditcomité ziet er op toe dat de audit zelf en de rapportering daarover de groep in haar geheel omvat. Arseus NV Bijlage 4 bij het Corporate Governance Charter p. 6/13

7 Het Auditcomité bepaalt de manier waarop de Commissaris wordt betrokken bij de inhoud en publicatie van financiële berichten betreffende de Vennootschap, anders dan de Jaarrekening. Bijlage 3 bevat een richtlijn voor het toezicht door het Auditcomité op de betrekkingen van de Vennootschap met de Commissaris en controle op de onafhankelijkheid van de Commissaris. (f) Beoordeling en monitoring van de onafhankelijkheid van de Commissaris waarbij met name wordt gelet op de verlening van bijkomende diensten aan de Vennootschap Het Auditcomité doet aanbevelingen aan de Raad van Bestuur aangaande de selectie, de benoeming en de herbenoeming van de Commissaris en aangaande de voorwaarden voor zijn of haar aanstelling. Deze aanbevelingen worden overgemaakt aan de algemene vergadering. Het voorstel van het Auditcomité voor de benoeming van de Commissaris wordt op de agenda van de algemene vergadering van de aandeelhouders geplaatst. Dit geldt eveneens voor de hernieuwing van deze benoeming. De Commissaris: - bevestigt jaarlijks aan het Auditcomité schriftelijk zijn onafhankelijkheid ten aanzien van de Vennootschap; - meldt jaarlijks alle voor de Vennootschap verrichte bijkomende diensten aan het Auditcomité; - voert overleg met het Auditcomité over de bedreigingen voor zijn onafhankelijkheid en de veiligheidsmaatregelen die genomen zijn om deze bedreigingen in te perken, zoals door hen onderbouwd. Het Auditcomité houdt toezicht op de onafhankelijkheid van de Commissaris. Daartoe verschaft de Commissaris het Auditcomité een verslag met een omschrijving van alle banden van de onafhankelijk Commissaris met de Vennootschap en haar groep. Het Comité beoordeelt de doeltreffendheid van de externe audit, met inachtneming van de relevante regelgevende en professionele normen. Het Auditcomité monitort de aard en de reikwijdte van de bijkomende diensten die werden verricht door de Commissaris. Het Auditcomité legt aan de Raad van Bestuur een officieel beleidsplan voor dat het toepast, met vermelding van de bijkomende diensten die: - uitgesloten zijn; - toegelaten zijn na beoordeling door het Auditcomité; en - toegelaten zijn zonder verwijzing naar het Auditcomité, met inachtneming van de specifieke vereisten van het Wetboek van vennootschappen. Arseus NV Bijlage 4 bij het Corporate Governance Charter p. 7/13

8 3. VERGADERINGEN 3.1 Leden van het Auditcomité kunnen deelnemen aan een vergadering door middel van een telefoonconferentie of een ander communicatiemiddel. 3.2 Een vergadering van het Auditcomité is slechts rechtsgeldig als tenminste de helft van de leden fysiek aanwezig is. 3.3 Besluiten van het Auditcomité worden genomen door een meerderheid van de leden. Ingeval van staking van stemmen, is de stem van de voorzitter van het Comité doorslaggevend. De Voorzitter van de Raad van Bestuur en de CFO beschikt over een doorlopende uitnodiging om deel te nemen aan het Auditcomité tenzij het Auditcomité alleen wenst te vergaderen. Het Auditcomité nodigt naar keuze andere personen uit om zijn vergaderingen bij te wonen. 3.4 Van elke vergadering van het Auditcomité worden notulen gemaakt en deze zullen door de voorzitter van het Auditcomité worden gebruikt om de Raad van Bestuur te informeren. 3.5 Het Auditcomité zal tenminste 4 keer per jaar vergaderen en zo dikwijls als de voorzitter of 2 leden noodzakelijk acht. Regelmatig (en minstens om de twee tot drie jaar) herziet het zijn intern reglement, evalueert het zijn eigen doeltreffendheid en doet het aan de Raad van Bestuur aanbevelingen met betrekking tot de nodige wijzigingen. 3.6 De Commissaris zal minstens 3 keer per jaar verslag uit brengen (halfjaarcijfers, jaarcijfers en evaluatie interne controle). 3.7 Het Auditcomité zal altijd vergaderen vooraleer de definitieve (geauditeerde) halfjaarcijfers en jaarcijfers extern worden gecommuniceerd. 3.8 Er wordt een secretaris aangesteld van het Auditcomité. 3.9 De verslagen van het Auditcomité worden doorgestuurd naar de leden van het Auditcomité en tevens ook naar alle andere leden van de Raad van Bestuur Het Auditcomité heeft minstens tweemaal per jaar een ontmoeting met de Commissaris en de interne auditor (indien er een onafhankelijke interne auditfunctie werd opgericht), om met hen te overleggen over materies die betrekking hebben op haar intern reglement, aangelegenheden die tot de bevoegdheden van het Auditcomité behoren en over alle aangelegenheden die voortvloeien uit de audit. De Commissaris kan in voorkomende gevallen de voorzitter van het Auditcomité verzoeken om een vergadering van het Auditcomité bij te mogen wonen Het Auditcomité is gerechtigd om alle informatie die zij nodig heeft tot uitoefening van haar taken spontaan te ontvangen van de Raad van Bestuur, het Directiecomité en de werknemers van de Vennootschap. Het Auditcomité kan van iedere leidinggevende of werknemer van de Vennootschap, de CEO, het hoofd van de interne auditfunctie (indien er een onafhankelijke interne auditfunctie werd opgericht), haar externe juridische adviseurs of de Commissaris verlangen dat deze Arseus NV Bijlage 4 bij het Corporate Governance Charter p. 8/13

9 een vergadering van het Auditcomité bijwoont of overlegt met leden of adviseurs van het Auditcomité Het Auditcomité kan op kosten van de Vennootschap extern professioneel advies inwinnen over onderwerpen die binnen haar bevoegdheid vallen, nadat de Voorzitter van de Raad van Bestuur hiervan werd ingelicht Ieder lid van het Auditcomité heeft toegang tot de boeken, gegevens en kantoren van de Vennootschap en de bevoegdheid gesprekken te voeren met leidinggevenden en werknemers van de Vennootschap, voorzover dit nodig is voor of dienstig kan zijn aan een goede vervulling van zijn taak. Een lid van het Auditcomité oefent dit recht uit in overleg met de voorzitter van het Auditcomité Elk lid van het Auditcomité zal het Auditcomité in kennis stellen van: elk persoonlijk financieel belang (uitgezonderd als aandeelhouder) bij elke aangelegenheid waarover het Auditcomité beslist; of elk mogelijk belangenconflict dat zou kunnen ontstaan omwille van andere mandaten die hij vervult Vergaderingen van het Auditcomité worden in beginsel bijeengeroepen door de secretaris van het Auditcomité, in overleg met de voorzitter van het Auditcomité. Elk lid van het Auditcomité kan het Auditcomité laten bijeenroepen. Behalve in dringende gevallen (de voorzitter van het Auditcomité oordeelt hierover), wordt de agenda voor de vergadering ten minste twee kalenderdagen vóór de vergadering toegezonden aan de leden van het Auditcomité. Voor elk agendapunt wordt zoveel mogelijk schriftelijke uitleg verschaft en worden relevante stukken bijgevoegd. Indien alle leden aanwezig zijn (fysiek of per telefoonconferentie of via eender welk ander communicatiemiddel), kan het Auditcomité geldig beraadslagen en hoeft de bijeenroeping niet te worden verantwoord. 4. DIVERSEN 4.1 Het Auditcomité toetst en beoordeelt jaarlijks de toereikendheid van dit intern reglement en haar eigen doeltreffendheid, brengt verslag uit van deze beoordeling aan de Raad van Bestuur en stelt daarbij zonodig wijzigingen voor. 4.2 De Raad van Bestuur kan dit intern reglement te allen tijde wijzigen en de bevoegdheden herroepen die aan het Auditcomité werden toegekend. 4.3 Dit intern reglement en de samenstelling van het Auditcomité worden op de website van de Vennootschap geplaatst. De samenstelling van het Auditcomité wordt elk jaar ook opgenomen in het Corporate Governance Verklaring van het Jaarverslag. Arseus NV Bijlage 4 bij het Corporate Governance Charter p. 9/13

10 BIJLAGE 1 RICHTLIJN VOOR HET TOEZICHT OP FINANCIELE RAPPORTERING (1) Bespreken met de Raad van Bestuur en de Commissaris en beoordelen van door de Commissaris gecontroleerde financiële jaarverslagen, inclusief mededelingen gedaan in management interviews, analyses e.d.; (2) Bespreken met de Raad van Bestuur en de Commissaris en beoordelen van de tussentijdse financiële rapportering voordat deze wordt gepubliceerd, inclusief de resultaten van een beoordeling door de Commissaris van de tussentijdse financiële rapportering; (3) Bespreken met de Raad van Bestuur en de Commissaris van significante items in de financiële verslaggeving en opmerkingen omtrent de opstelling van financiële berichten van de Vennootschap, inclusief de kwaliteit van de inkomsten, ingrijpende verschillen tussen geplande en feitelijke performance, ingrijpende wijzigingen in de selectie van of toepassing door de Vennootschap van boekhoudkundige principes, zaken betreffende de toereikendheid van de interne controlemechanismen van de Vennootschap en bijzondere stappen die zijn genomen in het licht van onvolkomenheden in de controle; (4) Beoordelen en bespreken van verslagen van de Commissaris over: (a) (b) (c) alle belangrijke onderdelen van het boekhoudkundig beleid en gebruikte methoden; elke afwijkende behandeling van financiële informatie binnen de algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes die zijn besproken met de Raad van Bestuur of een van zijn leden, de consequenties van het gebruik van dergelijke afwijkende bekendmakingen of behandelingen, en de door de Commissaris gewenste behandeling; en andere belangrijke schriftelijke communicatie tussen de Commissaris en de Raad van Bestuur of een van zijn leden, zoals bijvoorbeeld management letters. (5) Bespreken met de Raad van Bestuur van (i) persberichten van de Vennootschap over haar inkomsten, inclusief het gebruik van informatie, die niet in overeenstemming is met de algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes, en (ii) plannen en beleid van de Vennootschap met betrekking tot door analisten en rating bureaus gegeven commentaar op financiële informatie en inkomsten; (6) Bespreken met de Raad van Bestuur en de Commissaris van de gevolgen van initiatieven op het gebied van wet- en regelgeving alsmede van "off-balance"- structuren voor de financiële verslaggeving van de Vennootschap; (7) Bespreken met de Raad van Bestuur van de belangrijkste financiële risico s waaraan de Vennootschap is blootgesteld en de door de Raad van Bestuur genomen stappen om de risico s te monitoren en beheersen, inclusief het risicobeoordelings- en risicobeheersingsbeleid. Arseus NV Bijlage 4 bij het Corporate Governance Charter p. 10/13

11 BIJLAGE 2 RICHTLIJN VOOR DE EVALUATIE VAN DE DOELTREFFENDHEID VAN DE INTERNE AUDIT, DE INTERNE CONTROLE, DE SYSTEMEN VOOR RISICOBEHEER EN DE SYSTEMEN VOOR HET WAARBORGEN VAN DE COMPLIANCE (1) Opvragen van documenten, verslagen, rapporten en andere relevante informatie met betrekking tot de interne audit (indien er een onafhankelijke interne auditfunctie werd opgericht), de interne controle, de systemen voor risicobeheer en voor het waarborgen van de compliance; (2) Bespreken met de werknemers in de Vennootschap verantwoordelijk voor de interne audit (indien er een onafhankelijke interne auditfunctie werd opgericht) en de interne controle teneinde bijkomende informatie en verduidelijking te kunnen verkrijgen, alsook hun verantwoording te noteren voor problemen, gebreken of fouten in de interne audit en de interne controle; (3) Bespreken met het Directiecomité verantwoordelijk voor de systemen voor risicobeheer teneinde bijkomende informatie en verduidelijking te kunnen verkrijgen, alsook hun verantwoording te noteren voor problemen, gebreken of fouten in de systemen voor risicobeheer; (4) Bespreken met de compliance officer van (i) de Regels ter voorkoming van marktmisbruik, (ii) de tekortkomingen in de Regels, (iii) eventuele inbreuken op de Regels; (5) Verkrijgen van verslagen van de Raad van Bestuur, de interne auditor (indien er een onafhankelijke interne auditfunctie werd opgericht) en de Commissaris dat de Vennootschap en haar Dochtervennootschappen zich houden aan toepasselijke weten regelgeving en interne regels van de Vennootschap; (6) Bespreken met de Raad van Bestuur en de Commissaris van correspondentie met regelgevende- en overheidsinstanties en van gepubliceerde rapporten waarin zaken van materiële betekenis staan vermeld omtrent de financiële berichten van de Vennootschap of haar boekhoudkundige beleid; (7) Bespreken met de relevante personen van de juridische afdeling van de Vennootschap van juridische zaken die van materiële invloed kunnen zijn op de financiële berichten of het beleid van de Vennootschap ten aanzien van naleving van wet- en regelgeving; (8) Bespreken met de Raad van Bestuur van de resultaten van het onderzoek naar de doeltreffendheid van de interne controle, de systemen voor risicobeheer en voor het waarborgen van de compliance en formuleren van voorstellen tot verbeteringen aan de Raad van Bestuur; (9) Adviseren van de Raad van Bestuur over beleid en procedures van de Vennootschap voor naleving van toepasselijke wet- en regelgeving. Arseus NV Bijlage 4 bij het Corporate Governance Charter p. 11/13

12 BIJLAGE 3 RICHTLIJN VOOR HET TOEZICHT OP DE BETREKKINGEN VAN DE VENNOOTSCHAP MET DE COMMISSARIS EN CONTROLE OP DE ONAFHANKELIJKHEID VAN DE COMMISSARIS (1) Beoordelen en evalueren van de Commissaris en de belangrijkste partner van het controleteam van de Commissaris; (2) Verkrijgen en beoordelen van een verslag van de Commissaris (ten minste éénmaal per jaar) met betrekking tot (i) de interne kwaliteitscontroleprocedures bij de Commissaris, (ii) zaken van materiële betekenis die zijn gesignaleerd bij de laatste beoordeling van de interne kwaliteitscontrole van het kantoor van de Commissaris of bij een vergelijking met branchegenoten, of bij enig onderzoek door de overheid of enige beroepsorganisatie in de laatste vijf maanden vanwege een of meer door het kantoor uitgevoerde revisorale controles, (iii) de stappen die zijn genomen om deze zaken te verbeteren, en (iv) alle betrekkingen tussen de Commissaris en de Vennootschap; (3) Beoordelen van de kwalificaties, het functioneren en de onafhankelijkheid van de Commissaris, beoordelen of de kwaliteitscontroles van de Commissaris toereikend zijn en of de levering van toegestane niet-auditdiensten verenigbaar is met de waarborging van de onafhankelijkheid van de Commissaris, waarbij de visie van de Raad van Bestuur en de interne auditfunctie in aanmerking dienen te worden genomen; (4) Toezien op het periodiek rouleren van de belangrijkste (of coördinerende) partner, die als eerste verantwoordelijk is voor de revisorale controle, en de partner die verantwoordelijk is voor de beoordeling van de revisorale controle, alsmede andere leden van het kantoor van de Commissaris, met het oog op onafhankelijkheid van de Commissaris; (5) Beoordelen en jaarlijks bespreken van de interne richtlijnen en de onafhankelijkheid (zoals voorgeschreven bij wet- of regelgeving en het beleid van de Vennootschap inzake onafhankelijkheid van de Commissaris) van het controleproces met de Commissaris, de interne auditfunctie en de Raad van Bestuur; (6) Tevoren met de Commissaris bespreken van de planning, reikwijdte en personeelsinvulling van de revisorale controle; (7) Beoordelen van de benoeming en vervanging van de interne auditor (indien er een onafhankelijke interne auditfunctie werd opgericht); (8) Beoordelen van de belangrijkste rapportering aan de Raad van Bestuur die zijn opgesteld door de interne auditfunctie, en de reacties daarop van de Raad van Bestuur; (9) Met de Commissaris en de Raad van Bestuur bespreken van de verantwoordelijkheden van de interne auditfunctie, het budget en de personeelsinvulling, alsmede eventuele voorgestelde wijzigingen in de geplande reikwijdte van de interne revisorale controle. Arseus NV Bijlage 4 bij het Corporate Governance Charter p. 12/13

13 BIJLAGE 4 BELEID AANGAANDE HET VERSTREKKEN VAN NIET-AUDITDIENSTEN DOOR DE COMMISSARIS De Commissaris verstrekt een aantal niet-auditdiensten aan de Vennootschap. Elke opdracht moet vooraf goedgekeurd worden door de CFO. De niet-auditdiensten worden per semester toegelicht aan het Auditcomité. De one-to-one cap wordt hier strikt toegepast in het kader van de onafhankelijkheid van de Commissaris. Arseus NV Bijlage 4 bij het Corporate Governance Charter p. 13/13