titel Protocol: Voorraadbeheer medische Achtergrondinformatie Randvoorwaarden Werkwijze Logo van de praktijk

Transcriptie

1 Logo van de praktijk titel Protocol: Voorraadbeheer medische verbruiksartikelen huisartsenpraktijk doel Efficiënt organiseren en borgen voorraadbeheer beheerder naam, functie vastgesteld datum bestemd voor Huisartsen, Hidha, AIO, POH-S, te herzien datum assistentes Achtergrondinformatie Voorraadbeheer betekent het op orde houden van de voorraad, dus controle van de voorraad, het op tijd bestellen en het signaleren van dreigende overschrijding van de houdbaarheidsdatum. Dit is bewerkelijk en foutgevoelig en vraagt veel tijd. Kwaliteitseisen (wettelijk en voor certificering) maken dat het logistieke proces van voorraadbeheer in de huisartsenpraktijk goed op orde moet zijn. Doel: een digitaal, centraal, web-based voorraadbeheersysteem, waarbij de foutgevoeligheid bij in- en uitboeken van de voorraad minimaal is (kwaliteit en veiligheid). Tevens dat er altijd eenvoudig inzichtelijk is wat de huidige voorraad is en waarbij het op tijd bestellen van de verbruikte producten maximaal gefaciliteerd wordt. Een doorlopende tijdsbesparing in de controle van de voorraad, het op tijd bestellen en het signaleren van dreigende overschrijding van de houdbaarheidsdatum. Er is altijd voldoende op voorraad, er wordt niet mis gegrepen en er zijn tussentijds geen kleine bestellingen nodig (efficiëntie). Daarnaast een sluitende bewaking van de uiterste houdbaarheid van de producten in de voorraad en signalering/voorstel tot bestelling van producten waarvan de houdbaarheidsdatum dreigt te verlopen (binnen 2 maanden indien er á 6 weken besteld wordt) (kwaliteit en veiligheid). Randvoorwaarden Beschikken over een computer; Deelnemen aan de voorraadservice van, account voor VIPlive; Rollen toekennen door huisarts, bevoegdheid assistente binnen VIPlive geven, maakt rollen aan en verstuurd deze naar de praktijk; Scanner, verstrekt door ; Verzamelblad om stickers op te plakken, verstrekt door ; Protocol voorraadbeheer medische verbruiksartikelen huisartsenpraktijk, verstrekt door ; Werkafspraak voorraadbeheer medische verbruiksartikelen huisartsenpraktijk, verstrekt door ; Handleiding opstarten Voorraad, verstrekt door. Bij een HOED/HAGRO, kan dan de voorraad gezamenlijk geregeld worden via de HAGRO AGB-code OF op de AGB code van 1 van de huisartsen. Als de assistente inlogt op VIPlive met de rol assistente, heeft zij in die rol geen toegang tot de financiële gegevens. Werkwijze Werkwijze zie ook de Werkafspraak voorraadbeheer medische verbruiksartikelen huisartsenpraktijk Bij deelname aan de service volgt begeleiding in de opstart door. Hiervoor wordt een handleiding toegezonden. Er zijn 2 mogelijkheden om op te starten: 1. De huidige voorraad (verbandmiddelen, diagnostische materialen, injectiematerialen) met de houdbaarheidsdatum worden in VIPlive ingevuld. Daarnaast wordt de gewenste voorraad (preferentie) aangegeven. Een product die niet zo in het zicht ligt (koelkast) kan extra aandacht gegeven worden. Het ingevulde document wordt met de knop bevestig huidige voorraad naar Voorraad verzonden. De stickers van de huidige voorraad worden door Voorraad gemaakt. Alle ingevoerde gegevens worden door in het web-based systeem van de praktijk ingevoerd, zodat meteen overzichtelijk is welke producten en hoeveel van deze producten in de praktijk aanwezig zijn. 2. De gewenste voorraad (preferentie) wordt aangegeven. De huidige voorraad wordt niet in kaart gebracht en eerst opgemaakt. Nadat de preferenties voor de producten ingevuld zijn, wordt dit via de knop bevestig huidige voorraad naar Voorraad verzonden. Alle ingevoerde gegevens worden door in het web-based systeem van de praktijk ingevoerd. Protocol: Voorraadbeheer medische verbruiksartikelen huisartsenpraktijk mei

2 Tijdsinvestering Bij aanmelding voor de voorraadservice van, ontvangt de praktijk inloggegevens voor VIPlive. Voor het opstartproces ontvangt u van een handleiding. De 2 opties om op te starten vragen respectievelijk 2 tot 3 uur als zowel de preferentie en de hele voorraad in kaart wordt gebracht (optie 1) en 30 minuten tot 1 uur als alleen de gewenste voorraad (preferentie) wordt aangegeven (optie 2). In het tabblad Assortiment in VIPlive kan een eigen assortiment worden samengesteld (komt in tabblad Overzicht te staan) en per product de preferentie ingevuld worden door de verantwoordelijke medewerker van de praktijk. Vervolgens In het centrale uitleverpunt (-magazijn) worden de bestelde producten gestickerd. Op deze sticker staat een scanbare code, de productomschrijving en de houdbaarheidsdatum. De code op deze stickers wordt gecreëerd door het softwaresysteem. De code is uniek gekoppeld aan dit product met de specifieke houdbaarheidsdatum. Het systeem 'weet' dus welke producten met welke houdbaarheidsdatum in voorraad zijn bij de praktijk. De stickers worden door het systeem geprint, zijn verwijderbaar en met hun fel-gele kleur goed herkenbaar. Bestellen van producten De praktijk doet 1x per 4-6 weken een bestelling. Klik in VIPlive het tabblad Bestellijst aan. Door op de knop bestelling creëren te klikken wordt een voorstel voor de bestelling gedaan. De producten waarvan minder op voorraad is dan gewenst en de producten waarvan de houdbaarheidsdatum nadert worden op de bestellijst geplaatst. De bestellijst kan voor verzending aangepast worden, mocht er meer of minder van een product nodig zijn. Ook kan de gewenste hoeveelheid van een specifiek product in eigen beheer gewijzigd worden (preferenties). Uit het Assortiment van voorraad kunnen producten aan het Overzicht (eigen voorraad) van de praktijk worden toegevoegd. Creëer hierna opnieuw de bestellijst, de producten worden dan toegevoegd. Als de bestelling klopt, klik je op bestelling versturen. Je ontvangt een bevestiging van de bestelling via de mail. De bestelling wordt door met PostNL naar de praktijk verzonden. Ontvangst van de bestelling In de praktijk wordt na ontvangst, de bestelling gecontroleerd en de code op de pakbon ingescand via het tabblad Inboeken. Ga in het lege kader staan en scan de code op de pakbon. Alle producten van de pakbon worden zichtbaar. Klik op huidige inboeking aan voorraad toevoegen. Het digitale overzicht van de voorraad wordt daardoor aangevuld en is dan op orde. Ingebruikname van een product Als een product in gebruik wordt genomen, wordt de gele sticker met code en productomschrijving verwijderd van de verpakking en op het daarvoor bestemde verzamelblad geplakt. Hierdoor kunnen dagelijks of wekelijks de verbruikte materialen uitgescand worden en als gevolg daarvan uitgeboekt uit de voorraad (volgens werkafspraak praktijk). Wanneer door het Uitboeken de voorraad van dit product onder het voor deze praktijk gedefinieerde minimum Protocol: Voorraadbeheer medische verbruiksartikelen huisartsenpraktijk mei

3 komt, wordt het product automatisch op de bestellijst gezet. Ook wanneer een product de houdbaarheidsdatum nadert zal het automatisch op de bestellijst worden geplaatst. Het systeem geeft een melding wanneer een product in gebruik wordt genomen met een latere houdbaarheidsdatum als er nog een product met een eerdere houdbaarheidsdatum beschikbaar is. Bij het uitboeken kleurt de datum van het product dat uitgescand wordt blauw. Mochten er producten zijn die een eerdere houdbaarheidsdatum hebben, dan staan die links van de blauwe datum. Het systeem laat zien welke producten zijn besteld in verband met het verlopen van de houdbaarheidsdatum (klokje). Deze moeten uit de voorraad verwijderd worden door de assistente die de voorraad inscant en in het magazijn opbergt. Deze zijn herkenbaar aan de datum op de sticker. Protocol: Voorraadbeheer medische verbruiksartikelen huisartsenpraktijk mei

4 Aktie Praktijk Voorbereidend werk praktijk Activiteitentabel Activiteiten 1 Toesturen informatie voor opstarten webbased programma na aanmelding voorraadsysteem Verantwoordelijkheden Inlog VIPlive mailen naar praktijkhouder en -medewerker(s) Protocol en werkafspraak beschikbaar: Handleiding opstarten Voorraad beschikbaar: - Afspraken maken over wie verantwoordelijk medewerker(s) is (zijn) - Tijd plannen in agenda verantwoordelijk medewerker voor start en á 6 weken vervolg - Werkafspraak evt aanpassen naar praktijknivo - Evt afspreken op welke computers op bureaublad evt een snelkoppeling komt van VIPlive. Aktie en praktijk 2 Vaststellen welke producten in de praktijk gebruikt worden Inventariseer de aanwezige voorraad. Denk aan producten die niet zo in het zicht liggen (bijv. in koelkast) Check bij de praktijkhouder en overige medewerkers welke producten aanwezig moeten zijn en hoeveel (preferentie). 3 Verbruikshoeveelheid per product per 6 weken vaststellen Indien geen gewenste basisvoorraad bekend dan eventueel kijken naar wat afgelopen 3 maanden besteld is - Na inventarisatie zo nodig afspraken maken in praktijk over eventuele aanpassing producten-gewenste voorraad 4 Producten op houdbaarheid bekijken 5 A Bij start het magazijn opschonen en FIFO (first in first out) inrichten Invullen in VIPLive: *het aantal producten met houdbaarheidsdatum (opstarten optie 1) *het gewenst aantal per product (preferentie) in VIPlive -Bevestig dit als lijst compleet is ingevuld ( bevestig huidige voorraad ). Web-based lijst invoeren van de gewenste producten en wenselijke voorraad Per product de minimum voorraad/preferentie invoeren Assistente Praktijkhouder en andere medewerkers Degene die de bestellingen doet Er zijn 2 personen verantwoordelijk Degene die de bestellingen doet B Stickers producten maken voor de praktijk (optie 1) C Sticker op product plakken (let op houdbaarheidsdatum) (optie 1) Afspraak voor uitleg werkwijze nieuw voorraadsysteem Uitleg werkwijze systeem in praktijk en VIPlive Alle medewerkers van de praktijk bekend maken met de nieuwe werkwijze, zie werkafspraak Protocol: Voorraadbeheer medische verbruiksartikelen huisartsenpraktijk mei

5 Verantwoordelijke medewerker 6 Bijstellen van producten en verbruikshoeveelheid per 6 weken Indien nodig minimale voorraad aanpassen (preferentie) Indien nodig (nieuwe) producten uit Assortiment toevoegen aan Overzicht 7 Elke 6 weken voor je een bestelling gaat plaatsen Kamers bijvullen vanuit de voorraad Controleren of alle stickers uitgescand zijn Bestelling creëren via web-based programma, zo nodig aanpassen Bestelling plaatsen, dmv verzenden via web-based programma 8 Controle en inscannen producten bij ontvangst bestelling De code op de pakbon inscannen bij Inboeken en huidige inboeking aan voorraad toevoegen. 9 FIFO in magazijn opbergen Producten die besteld zijn vanwege een verlopen houdbaarheidsdatum, uit de voorraad halen, herkenbaar aan het klokje en uitscannen Producten met eerste houdbaarheidsdatum vooraan zetten Borging gaat via web-based programma Korte samenvatting: Assortiment Overzicht Inboeken Uitboeken Bestellijst Alles wat bij Voorraad besteld kan worden Alles wat de praktijk in eigen magazijn heeft en/of willen hebben Pakbon inscannen bij binnenkomst bestelde producten Stickers scannen van producten die in gebruik genomen zijn De bestellijst wordt automatisch aangemaakt en kan, evt aangepast, verstuurd worden Hiermee worden de preferenties aangegeven, gewenste hoeveelheid van een product in eigen magazijn Bij klikken op dit teken, vouwt regel eronder open en wordt zichtbaar wanneer een product is ingeboekt en hoeveel er op voorraad zijn met de houdbaarheidsdatum Bij het aanpassen van een bestellijst, vergeet niet de aantallen per product op te slaan! voorraad@calculus.nl Protocol: Voorraadbeheer medische verbruiksartikelen huisartsenpraktijk mei