Memo Algemeen bestuur

Transcriptie

1 Memo Algemeen bestuur 19 april 2018 Kwaliteitsverbetering Bedrijfsvoering Opsteller Gerard Smits Aantal pagina s 7 Aan Algemeen bestuur Agendapunt, Onderwerp Intern 5.4, Kwaliteitsverbetering Bedrijfsvoering Datum voorgelegd 19 april 2018 Kenmerk V0388/H Programma Kwaliteitsverbetering Bedrijfsvoering deel Inleiding en overzicht Zoals in de tussentijdse evaluatie HWH 2.0 benoemd voldoet de huidige bedrijfsvoering van HWH niet aan de kwalitatieve eisen voor ondersteuning van een professionele organisatie. En ook voldoet deze op een aantal punten niet aan huidige en toekomstige wetgeving. Daarom is besloten om stapsgewijs de bedrijfsvoering op een hoger plan te brengen. De aanpassingen worden projectmatig uitgevoerd op basis van business cases of projectplannen. En waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van de kennis en kunde van de waterschappen. Maar anders om mag in sommige gevallen HWH ook het pilotproject voor een waterschap zijn, bijv. werken in de Cloud. Lag in 2017 de focus op verbetering van de Kantoorautomatisering (de digitale werkplek), in 2018 leggen we focus op de verbetering van de financiële organisatie. 1.1 Overzicht Interne Projecten Nr. Activiteit Investering Akkoord 1 Kantoorautomatisering BIWA Voldoen aan de archiefwet fase 2 (techniek) Voldoen aan de archiefwet fase 3 (organisatie) DIV naar Waterschap Digitale handtekening Project Kwaliteitsverbetering Financiële Organisatie: vernieuwing financieel systeem - inrichting ondersteuning door Waterschap 8 BHV ontwerp, implementatie en ondersteuning door waterschap Strategische planning (uitwerking/uitvoering Koersplan 2020) : Definitieve goedkeuring na Business Case nog door DB te geven

2 1.2 Planning Planning interne projecten 2018 Project Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Eigenaar Toelichting Kantoorautomatisering Smits Externe PL en support en Vechtstromen BIWA Verhage Exteren PL en support en HHDSR en Vallei en Veluwe Archiefwet fase 2 Smits Extenre PL en support en Vechtstromen Archiefwet fase 3 Verhage Externe PL en support en een waterschap DIV naar Waterschap Smits Externe PL en support en een waterschap Digitale handtekening Smits Externe PL en support en Vechtstromen Kwaliteitsverbetering Financiele organisatie Hooijer Externe PL en support en HHSK en Rijnland BHV Van Kuijck Externe Pl en Vallei en Veluwe Uitwerking koersplan 'Wijzer naar 2020' Smits VDW/OGT/I-platform/UvW/STOWA/Coördinatie Team maken business case opstartfase project uitvoering project voorbereiding en overleg 2. Ambitie 2018 De ambitie voor de projecten in 2018 worden ingedeeld in 3 categorieën: Afmaken wat in 2017 is gestart en voldoen aan wetgeving; Kwaliteitsverbetering financiële organisatie; Nadere uitwerking Koersplan; 2.1 Afmaken wat in 2017 is gestart en voldoen aan wetgeving Kantoorautomatisering - Voldoen aan de eisen die professionals (medewerkers) aan HWH mogen stellen zowel qua apparatuur en toepassingen als inrichting en beheer. - Kwetsbaarheid van kennis en inrichting binnen de eigen organisatie beperken. (0,5 beheerder is geen beheer, 0,5 FTE verdeeld over een team bij Vechtstromen is dagelijks goed beheer) De dienstverlening op het gebied van kantoorautomatisering is overgenomen door Vechtstromen. In 2017 heeft HWH in overleg met Vechtstromen eerst de basis op orde gebracht (bijv. nieuw WIFI netwerk, vernieuwen firewall, samenvoegen Sharepoint omgevingen, restanten naar de microsoft cloud, etc.) en vervolgens is as is de ICT omgeving eind oktober overgegaan naar Vechtstromen. De laatste fase van het project optimalisatie (o.a. opschonen, voldoen aan informatieveiligheid, wireless printen, telefonie in de Cloud, etc.) loopt nu en zal in doorlooptijd nog het eerste helft van 2018 in beslag nemen. Dit vraagt naast de beheerskosten nog een investering van euro. Opbrengst: Het aantal klachten en niet werkbare uren neemt snel af BIWA - Voldoen aan de wet- en regelgeving en door de waterschappen gezamenlijk (UvW) gedefinieerd beleid (BIWA). - Een omgeving creëren waarin op een zo veilig mogelijke manier kan worden gewerkt. Kenmerk: V0388/H Pagina 2 van 7

3 Zoals alle waterschappen heeft ook Het Waterschapshuis zich verplicht om op gebied van informatieveiligheid minimaal aan het niveau zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Waterschappen te voldoen. o Project: In 2016 zijn de eerste acties ondernomen om hieraan te kunnen voldoen. Dit project is samen met de omliggende waterschappen Vallei en Veluwe en De Stichtse Rijnlanden opgepakt. Het meerjarige projectplan is in april 2017 door het Dagelijks Bestuur goedgekeurd. o CISO: In juni 2017 is ook door HWH een CISO (Chief Information Security Officer) benoemd (CISO van De Stichtse Rijnlanden). Deze CISO heeft de inhoudelijke sturing van het project op zich genomen samen met de CISO van Vallei en Veluwe. o BIWA-audit: Een derde partij heeft in de 2 e helft van 2017 ondersteuning geleverd in de voorbereiding op de BIWA-audit. In november 2017 heeft een BIWA-audit (0-meting) plaatsgevonden. Resultaat: Wij zijn op de goede weg maar nog niet klaar. o Plan 2018: In januari 2018 is door de CISO met een detailvoorstel aan het DB voorgelegd voor de noodzakelijke werkzaamheden voor 2018 waarin de uitkomst van de BIWA is meegenomen. Tot op heden zijn alle werkzaamheden binnen tijd, geld en kwaliteit opgeleverd. Voor 2018 is de verwachting dat de geplande resultaten geleverd kunnen worden voor minder kosten dan in het meerjarige projectplan voorzien. Dit vraagt naast de beheerskosten (nieuw in de begroting), een bijdrage van HWH in de projectkosten voor 2018 van euro. Opbrengst: voldoen aan wet- en regelgeving Voldoen aan de archiefwet - Op termijn voldoen aan de archiefwet (vanaf 2019). - En een omgeving inrichten die HWH in staat stelt om besluiten en verplichtingen uit het verleden te reconstrueren en te verantwoorden. - Kwetsbaarheid van kennis en inrichting binnen de eigen organisatie beperken. (0,5 beheerder is geen beheer) Om te kunnen voldoen aan de archiefwet en een goed werkend archief te creëren is een meerjarig programma opgezet. Het uiteindelijk resultaat is een digitaal ingericht en gemanaged archief. Om daar te komen is een programma in fasen opgezet: Fase 1: bestaand archief op orde en waar nodig digitaliseren (uitgevoerd in 2016). Fase 2: ondersteunende tooling op orde. Fase 3: processen en procedures aangepast en geïmplementeerd. Voortschrijdend inzicht leert ons dat er nog een extra fase nodig is, nl: Fase 4: DIV / informatiebeheer overbrengen naar een Waterschap. Fase 2 In fase 2 worden 2 stappen uitgevoerd. Stap a: Overgang naar Decos JOIN en migratie naar Vechtstromen Upgrade van het bestaande Decos dat binnenkort niet meer wordt ondersteund naar de nieuwe versie JOIN. De overgang heeft in oktober 2017 plaatsgevonden en de bijbehorende systemen zijn gemigreerd naar het datacenter van Vechtstromen. Kenmerk: V0388/H Pagina 3 van 7

4 Stap b: Technische inrichting SharePoint als document managementsysteem voor projecten en koppelen met JOIN Kaderstelling: o Samen met de archivaris is vastgesteld dat er een scheiding mag bestaan tussen de (document)werkomgeving binnen een project en de archivering van de definitieve documenten (alleen definitieve documenten in JOIN opslaan). o Daarnaast is vastgesteld dat JOIN en de wijze waarom JOIN moet worden gebruikt te moeilijk is voor gelegenheidsgebruikers zoals projectleiders en projectmedewerkers. o De in- en uitgaande HWH-documentenstroom (opdrachten, facturen, etc.) moet daarentegen meteen in JOIN worden vastgelegd en vervolgens voor Projectleider en projectmedewerkers in SharePoint zichtbaar zijn. Voor de (document)werkomgeving is gekozen voor Microsoft SharePoint. De hierbij behorende werkzaamheden voor de technische inrichting en koppeling van de systemen zijn november 2017 gestart en zullen 1 e helft 2018 worden afgerond. Fase 2 vraagt naast de beheerskosten nog een investering van euro. Opbrengst: werkbare en beheerbare applicatie om op termijn te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving Fase 3 Ook fase 3 wordt in 2 stappen uitgevoerd. Eerst de definitie en planvorming (3a) en daarna de implementatie (3b). De intentie voor 2017 was om parallel aan fase 2 ook fase 3a op te starten. Door ziekte etc. wordt dit nu in Q2 van 2018 opgepakt. Stap a: Definitie/upgrade van de logische inrichting van tooling en beschrijving processen en procedures In dit project wordt bepaald op welke manier de inrichting en implementatie van JOIN en SharePoint aan de eisen en wensen van HWH kan voldoen en aan de archiefwet. Daarbij wordt op hoofdlijnen aangegeven welke scenario s er zijn voor (her)inrichting en implementatie. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de ervaringen van Doclogic (leverancier van JOIN) en ervaring van Vechtstromen. Door omstandigheden hebben we de start van een groot deel van dit onderzoek uit moeten stellen naar Q Stap 3.a vraagt een investering van euro. Stap b: Implementatie van de nieuwe logische inrichting van de tooling (SharePoint en JOIN) en de bijbehorende processen en procedures en vastlegging hiervan. Wanneer in stap a de IST en SOL in kaart gebracht zijn en er een implementatieplan gemaakt is kan door het DB worden besloten om het plan uit te voeren. Op dit moment is het idee dat het noodzakelijk is om de DIV organisatie opnieuw in te richten zodat er een transparante omgeving ontstaat waarbinnen iedere HWH medewerker zich bewust is wat van hem of haar wordt verwacht op gebied van vastlegging en archivering van documenten en daarbij maximaal wordt ondersteund en dat deze omgeving vervolgens door Vechtstromen mede kan worden beheerd. De kosten voor stap 3.b zullen volgens een voorlopige schatting van de inrichtings- en implementatiekosten euro zijn. Kenmerk: V0388/H Pagina 4 van 7

5 Opbrengst: werkbare en beheerbare omgeving (volgens kwaliteitseisen) om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving. Fase 4 In 2017 is opnieuw de kwetsbaarheid van HWH m.b.t. DIV gebleken. o Op basis van het reorganisatieplan HWH 2.0 is 0,5 FTE medewerker DIV toegekend en aangesteld. o Helaas is HWH op DIV voor de 3e keer in enkele jaren tijd geconfronteerd geworden met langdurige afwezigheid van de beschikbare capaciteit door ziekte. o Het vermogen van HWH met haar sterk wisselende bezetting om de correcte werkwijze te borgen is gering. Om continuïteit op het gebied van DIV te borgen en daarmee aan de Archiefwet en WOB etc. te kunnen voldoen is het noodzakelijk deze kwetsbaarheden op te heffen. Dit kan door deze dienst door een marktpartij te laten leveren of door de samenwerking met een waterschap/gemeente/ of een dergelijke partij. Het samenwerken met een waterschap heeft op dit moment onze voorkeur. Vechtstromen heeft aangegeven ook hiervoor open te staan. Een voorlopige schatting van de projectkosten zijn: euro voor 2018 en een vervolg in 2019 Opbrengst: een omgeving die door goed beheer blijft voldoen aan wet en regelgeving Digitale handtekening Elimineren van verspilling aan tijd en capaciteit bij de ondertekening van contracten (o.a. de DVO s) en overige formulieren. De afhandeling van contracten (DVO s) verloopt op dit moment analoog en vergt veel tijd en inspanning. Om dit proces te optimaliseren wil HWH de digitale handtekening invoeren. Omdat ook binnen Vechtstromen intern dit een wens is, wordt dit idee gezamenlijk opgepakt. Hierbij is het o.a. werkende systeem van Wetterskip Frylân het uitgangspunt. Uit te voeren activiteiten in 2018: o Opstellen business case o Definiëren inrichting en implementatieplan o Aanpassen model DVO (juridisch) o Bespreken inrichting en implementatieplan met OGT en DB o Aanschaf licenties o Implementatie (inclusief goedkeuring model DVO door AB) Een voorlopige schatting van de projectkosten zijn: euro Opbrengst alleen al voor de DVO s: - Per DVO of DVO-verlenging 5 uur minder tijd nodig voor vergaren van handtekeningen en correcte registratie in JOIN. - Per DVO 2 maanden tijdwinst in opstarten van het project. Kenmerk: V0388/H Pagina 5 van 7

6 2.1.5 BHV ontwerp, implementatie en ondersteuning door waterschap - Voldoen aan de wet om als organisatie een goed functionerende BHV te hebben. - Zorg voor veiligheid en het welzijn van de HWH medewerkers (inclusief inleen en inhuur) en die van de gasten van het vergadercentrum. In de huidige HWH organisatie met een kleine vaste kern en flexibele schil is het niet mogelijk een goed functionerende BHV organisatie in stand te houden. Telkens wanneer BHV-ers zijn opgeleid en aan de slag willen gaan met processen, procedures, trainingen en oefeningen, valt het team weer uit een. Dit kan niet langer doorgaan de veiligheid en het welzijn van zowel de HWH medewerkers (inclusief inleen en inhuur) als die van de gasten die jaarlijks het vergadercentrum bezoeken is in het geding. In 2017 is gestart met adviesinwinning van hoe de organisatieopzet, om veiligheid en welzijn te kunnen garanderen binnen de kantoren van HWH, zou moeten zijn. En is de vraag bij enkele waterschappen uitgezet om ondersteuning bij de implementatie en het onderhouden van het advies en het in stand houden van een goed werkende BHV. Vallei en Veluwe is bereid hierin mee te denken. Een voorlopige schatting van de projectkosten zijn: euro Opbrengst: - Voldoen aan de wet- en regelgeving. - Zorg voor veiligheid en het welzijn van de HWH medewerkers (inclusief inleen en inhuur) en die van de gasten van het vergadercentrum. 2.2 Kwaliteitsverbetering Financiële Organisatie - Het financiële systeem in overeenstemming brengen met de complexe organisatie en taak van HWH. O.a. projecten- en verplichtingen administratie. - Voldoen aan de wet om digitale communicatie met leveranciers mogelijk te maken. - Ondersteuning binnen financiële administratie door een waterschap mogelijk te maken. - Kwetsbaarheid in personele bezetting verkleinen. - Vervanging van Spreadsheet administratie en rapportage. Het huidige financiële systeem is voor eenvoudig MKB en niet voor de complexiteit van HWH. Binnen de huidige licenties is bijv. geen projecten module, geen verplichtingen administratie, geen administratieve ondersteuning van het inkoopproces, geen digitaal goedkeuringsproces van facturen etc. en ook geen rapportage module die aansluit bij de wensen van HWH. Dit betekent dat er meerdere Excel administraties zowel bij de financiële administratie als bij de projectleiders, etc. aanwezig zijn. En dit vraagt veel afstemming en controle bij verschillende uitkomsten uit de verschillende administraties. Kortom Project beheer, projectleider en administratie kunnen hun werk niet naar behoren uitvoeren. In samenwerking hebben Schieland en Krimpenerwaard, Rijnland en Delfland het afgelopen jaar hun financieel systeem vervangen en een gezamenlijk shared service center voor de verwerking van de basis administraties (crediteuren en debiteuren) opgezet. Een eerste verkenning leert dat dit systeem ook geschikt zou kunnen zijn voor HWH. En in de basis HWH ook gebruik zou kunnen maken van het shared service center. Kenmerk: V0388/H Pagina 6 van 7

7 Uit te voeren activiteiten in 2018: o Opstellen business case o Definiëren inrichting en implementatieplan o Bespreken inrichting en implementatieplan met DB en accountant o Aanschaf licenties/inkoop in shared service center o Implementatie o Controle inrichting door de accountant Na implementatie zal nog nazorg noodzakelijk zijn in Dit project is was reeds benoemd als intern project in de begroting van 2018 die in juli 2017 is goedgekeurd. Een voorlopige schatting van de projectkosten in 2018 zijn: euro Opbrengst: - Invoering projecten- en verplichtingen administratie en hierdoor een eenvoudige rapportage stroom naar PL en UO mogelijk maken zonder dubbele administraties. - Voldoen aan de wet om digitale communicatie met leveranciers mogelijk te maken. - Kwetsbaarheid in personele bezetting verkleind. - Vervanging van Spreadsheet administratie en rapportage en alle bijbehorende fouten. 2.3 Vanuit Koersplan Het koersplan 2020 wordt breed gedragen door de waterschappen maar vraagt nadere uitwerking. Hier wordt door de verzamelde Secretaris Directeuren met ondersteuning vanuit HWH aan gewerkt. Maar ook het i-platform levert zijn bijdrage. Daarnaast vind overleg plaats met UvW en STOWA. Zaken die vanuit het koersplan worden opgepakt zijn: o Aanpassing governance aan nieuwe inzichten en wensen rondom HWH 3.0 o Informatievoorziening van bestuurders, directies, i-managers, etc. op het gewenste niveau brengen. o Uitvoering geven aan de plannen zoals verwoord in het Koersplan (bijv. organiseren kennis en verbinden, denktank, personeelspool, etc.) o Organiseren van de strategische vertaling van de vele wetgeving (wat moet) naar uitvoerbare projecten Op verzoek / in opdracht van SD s, I-managers en DB worden door HWH sessie georganiseerd en begeleid. Een voorlopige schatting van de extra kosten voor 2018 zijn: euro Kenmerk: V0388/H Pagina 7 van 7