O P E N B A A R NEE. Besluit Akkoord VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS. Van: L. van den Berg Tel nr: 8861 Nummer: 17A.

Transcriptie

1 O P E N B A A R VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: L. van den Berg Tel nr: 8861 Nummer: 17A Datum: 9 november 2017 Tekenstukken: Nee Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): Onderwerp: Personeelscyclus Team: Communicatie en Personeel Bijlagen: Cor Bruker; Personeelsadviseurs; Teammanagers; salarisadministratie; Ondernemingsraad; Jolanda van den Heuvel; Lara van Dijk; Annette van der Werf Advies: 1) Per 1 januari 2018 intrekken van de Regeling Functioneringsgesprekken en de Beoordelingsregeling (zoals besloten in de vergadering van 17 november 2009 met instemming van de ondernemingsraad d.d. 26 oktober 2009, 09A.00823). a) Formeel besluit tot intrekking van de regelingen en verdere uitwerking van de nieuwe vorm vinden plaats onder voorbehoud van instemming van de Ondernemingsraad. 2) Verder uitwerken van nieuwe vorm waarbij 'Het Goede Gesprek' de basis is. Op 26 september 2017 is de directie akkoord gegaan met een eerste opzet (directiebesluit 17A.00913). a) Voor de uitwerking ervan zijn de Ondernemingsraad, het MT en de medewerkers betrokken. b) Digitale menukaart / spelregels met richtlijnen voor vorming van een digitaal personeelsdossier bij juridische consequenties. 3) De nieuwe vorm na 2 jaar evalueren. Aansluiten bij het medewerkers tevredenheidsonderzoek (MTO) begin Begrotingsconsequenties NEE B. en W. d.d.:09/01/2018 Besluit Akkoord

2 Portefeuillehouder: burgemeester Inleiding: 1) De personeelscyclus in zijn huidige vorm wordt steeds vaker als administratieve last en beknellend ervaren. a) In artikel 27 lid 1 WOR staat: 'De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van: g. een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling. " 2) Het past in de organisatie visie 2020 om de huidige personeelscyclus los te laten en een meer flexibele / vrije vorm in te zetten. De ontwikkelingen in de organisatie op het gebied van bijvoorbeeld opgaven gestuurd werken (Resultaatteam Bestuur) en zelfsturende teams (Resultaatteam Organisatie) vragen om een werkwijze die in de veranderende toekomst ook toepasbaar is. a) Alle partijen zijn om input gevraagd in verband met het draagvlak in de organisatie. b) Door aan te sluiten bij het digitaal personeelsdossier in Workforce ontstaat een laagdrempelig instrument van vastlegging, wat ook bij dossiervorming juridisch correct is. 3) Evaluatie over een periode van twee jaar geeft een goed beeld van de werking van de nieuwe vorm. De bevoegdheid van het college komt voort uit de volgende wet - en/of regelgeving: Ad 1) De regeling functioneringsgesprekken en de beoordelingsregeling zijn vastgesteld door het college (met instemming van de OR). Het orgaan dat de regelingen heeft vastgesteld, moet ook het besluit tot intrekking nemen. Dus door B&W, op grond van artikel 160 Gemeentewet. Ad 2) De nieuwe vorm is geen Regeling maar een werk wijze en hoeft daarom niet te worden vastgesteld door B&W. W el is instemming van de Ondernemingsraad nodig. Beoogd effect: Geen onnodige administratieve last voor teammanager / medewerker. Deze tijd besteden aan Het Goede Gesprek met als doel het optimaal functioneren van de medewerker. Vergemakkelijken van digitaal dossier opbouw. Argumenten: Ad. 1) Per 1 januari 2018 intrekken van de Regeling Functioneringsgesprekken en de Beoordelingsregeling De personeelscyclus in zijn huidige vorm wordt steeds vaker als administratieve last en beknellend ervaren. Daarnaast past het in de organisatie visie 2020 om de huidige personeelscyclus los te laten en een meer flexibele / vrije vorm in te zetten. Met het besluit 17A heeft de directie een in principe besluit genomen. Ad 2) Verder uitwerken van nieuwe vorm waarbij 'Het Goede Gesprek' de basis is. Op 26 september 2017 is de directie akkoord gegaan met een eerste opzet (directiebesluit 17A.00913). Afschaffen van de Personeelscyclus betekent niet dat teammanagers geen gesprekken meer voeren met hun medewerkers. Integendeel! Van de teammanager wordt ten alle tijden verwacht te weten wat er speelt bij zijn/haar medewerkers. Dat betekent dat het contact tussen de teammanager en de medewerker op alle momenten als waardevol moet worden gezien. Daarbij geldt dat elk gesprek tussen een leidinggevende en medewerker als functioneringsgesprek moet worden gezien. Ook die bij het koffie automaat! Bij voldoende functionerende medewerkers zullen dat soort momenten vormvrij zijn en dus niet verplicht

3 hoeven te worden vastgelegd (in de cirkel, zie hieronder in beeld). Aandacht en quality time zijn het uitgangspunt. Hoe minder er aan de hand is hoe minder richtlijnen. Zowel teammanager als medewerker zijn verantwoordelijk voor het aangaan van Het Goede Gesprek, dat minimaal een keer per jaar moet plaatsvinden. Medewerkers staan aan het stuur van hun eigen geluk, dat betekent dat het initiatief en verantwoordelijkheid van ontwikkelingsgesprekken bij de medewerker ligt, maar ook een samenspel is met de teammanager. Medewerkers en teammanagers zijn samen in beweging. Dat kan zowel binnen als buiten de cirkel. Naar behoefte. Het bespreken van het behalen van resultaten is een samenspel tussen medewerker en teammanager. Het initiatief van aanspreken zal voornamelijk vanuit de teammanager komen. Een teammanager zal daarbij alert moeten zijn dat als er zaken spelen, waarbij sprake kan zijn van juridische consequenties, dat vastlegging wel aan de orde is. Op dat moment kan benoemd worden samen uit de cirkel te stappen. Dat punt mag vanuit een veilige werkomgeving geen verrassing zijn voor de medewerker! Uit de cirkel gelden de richtlijnen zoals verwoord in de menukaart / spelregels. Dit geldt voor alle afspraken waarbij sprake is van een besluit met mogelijke juridische consequenties waarop bezwaar mogelijk is. Bijvoorbeeld functiewijziging, studieafspraken, bevordering, outplacement etc. Maar ook een traject dat in het ergste geval - naar exit gaat (bij slecht functioneren). In dat soort situaties zal een samenspel tussen teammanager, personeelsadviseur en advies vanuit Vijverberg aan de orde zijn. De personeelsadviseur ondersteunt de teammanager bij het proces om gezamenlijk zorg te dragen voor de juiste juridische alertheid/verslaglegging. Op elk moment kan besloten worden terug te gaan in de cirkel (ook bij verbetering van het functioneren). Hieronder in beeld. Ad 2a) Voor de uitwerking ervan zijn de Ondernemingsraad, het MT en de medewerkers betrokken. Tijdens het TMD van 28 september 2017 en de WOW-markt van 12 oktober 2017 is nadere input gevraagd aan zowel teammanagers/directie als medewerkers. We hebben hen gevraagd waar Het Goede Gesprek (zowel in als uit de cirkel) aan moet voldoen. Allereerst wordt Het Goede Gesprek gevoerd vanuit de kernwaarden: Eigenaarschap, Samenspel en Avontuur. Het Goede Gesprek is een gezamenlijke verantwoordelijkheid en twee richting verkeer. Een teammanager, projectleider en/of opdrachtgever zorgt ervoor dat hij/zij weet wat er speelt bij de individuele medewerker. Om het gesprek de juiste inhoud te laten krijgen zijn de volgende aandachtspunten van belang: - Het gesprek wordt gevoerd vanuit wederzijds vertrouwen, waarbij transparantie (eigenaarschap), betrokkenheid (samenspel) en lef (avontuur) om de juiste vragen te stellen belangrijk zijn; - Talent van de medewerker staat centraal; inventariseren en inzetten van persoonlijk talent; - Een helder beeld van het resultaat ; Wat is en wat wordt gerealiseerd; Verwachtingen helder; Wanneer is het goed genoeg; - Een vitale medewerker is een productieve medewerker. Zorgen dat energie op peil is. Dit kan gerelateerd zijn aan bv (werk)plezier, gezondheid/herstel en loopbaanvraagstukken; - Vanuit talent, resultaat en energie kijken naar houding en gedrag en dat in beeld brengen door inzet van bijvoorbeeld 360 gr. feedback De ontwikkelingen in de organisatie op het gebied van bijvoorbeeld opgaven gestuurd werken (Resultaatteam Bestuur) en zelfsturende teams (Resultaatteam Organisatie) vragen om een werkwijze die in de veranderende toekomst ook toepasbaar is. Het voeren van Het Goede Gesprek is dan ook niet per definitie een gesprek tussen een teammanager en een medewerker. Maar kan ook plaatsvinden tussen bijvoorbeeld opdrachtgever / opdrachtnemer; P&O / medewerker; opzichter / medewerker; aanvoerder /

4 medewerker; medewerker / medewerker en alle andere vormen van (in)directe aansturing. Op initiatief van Resultaatteam Medewerkers / P&O wordt in het 1 e kwartaal 2018 een uitvoeringsplan gemaakt voor een HR visie. De HR visie is een brede uitwerking van HR-onderwerpen waarop de komende tijd ingezet gaat worden. De wijze van facilitering van Het Goede Gesprek in de organisatie wordt daarin in het eerste kwartaal verder uitgewerkt. Voor wat betreft facilitering van Het Goede Gesprek wordt ingestoken op vastlegging daarvan in het digitale personeelsdossier. Tevens wordt een opleidingstraject voor zowel medewerkers als leidinggevenden voor het voeren van Het Goede Gesprek uitgewerkt. Ad 2b) Digitale menukaart / spelregels met richtlijnen voor vorming van een digitaal personeelsdossier bij juridische consequenties. Vormvrij (of in de cirkel ) geeft aan dat deze werkwijze los staat van eventuele schriftelijke vastlegging in het digitale personeelsdossier in Workforce (huidig personeelsinformatiesysteem). Zowel leidinggevende als medewerker staat het vrij om in de cirkel wel aantekening te maken in het digitale personeelsdossier. Er zijn verschillende momenten waarbij uit de cirkel kan worden gestapt: In situaties waarbij vastlegging nodig is omdat er gebrek is aan overeenstemming, of bij niet voldoende functioneren of een afwijkende houding en/of gedrag met eventuele rechtspositionele gevolgen. Maar ook als er wel overeenstemming is, maar het noodzakelijk is om afspraken vast te leggen zoals bij mobiliteit en re-integratie. Op het moment dat uit de cirkel wordt gestapt, krijgt de medewerker daarvan een brief ter bevestiging. Voor de medewerker zal die brief niet als verrassing komen omdat er goede gesprekken aan vooraf zijn gegaan. Hoe minder overeenstemming, hoe meer onderstaande stappen van vastlegging worden gevolgd: Leidinggevende bespreekt het geconstateerde met de medewerker en maakt hiervan aantekening in het digitale personeelsdossier. Bij geen verbetering van functioneren en/of houding en gedrag meldt de leidinggevende dat er overgegaan wordt naar het formeel verbeteringstraject. Medewerker ontvangt in de situatie van een verbeteringstraject vastlegging van de gesprekken door besluiten in de vorm van een brief met hierin de mogelijkheid tot bezwaar. In deze brief worden de volgende onderwerpen duidelijk benoemd; 1. de reden van het overgaan naar een formeel verbeteringstraject, en 2. afspraken over het te volgen traject; met daarin duidelijk overzicht van actiepunten, een of meerdere tussentijdse evaluatiemomenten, einddatum van het traject en eindevaluatie. Afspraken en gespreksverslagen van het traject worden opgeslagen in het digitale personeelsdossier conform het afgesproken traject. Na de einddatum van het verbeteringstraject ontvangt de medewerker een brief/besluit met de eindevaluatie. Bij voldoende verbetering van het functioneren vinden de gesprekken tussen medewerker en leidinggevende weer vormvrij ( in de cirkel ) plaats. De medewerker ontvangt hiervan een brief. Bij onvoldoende verbetering na afloop van het verbeteringstraject worden de rechtspositionele gevolgen voor de medewerker meegedeeld in een besluit met de mogelijkheid tot bezwaar. Dit is altijd maatwerk. Dossieropbouw en schriftelijke vastlegging is nodig voor eventuele rechtspositionele vervolgstappen, maar ook voor wederzijdse duidelijkheid. Een pasklare menukaart / spelregels voor het omgaan met bovengenoemde situaties is niet mogelijk. Iedere situatie vraagt maatwerk. Leidinggevenden overleggen daarom in een vroeg stadium de casus met de personeelsadviseur om afspraken te maken over het te volgen verbeteringstraject. Ad 3) De nieuwe vorm na 2 jaar evalueren. Aansluiten bij het medewerkers tevredenheidsonderzoek (MTO) begin Begin 2018 gaat er weer een tweejaarlijks medewerkers tevredenheids onderzoek (MTO) plaatsvinden. Dit MTO kan als 0-meting worden gebruikt door nu al te anticiperen op welke informatie nodig is om Het Goede Gesprek te evalueren. De komende twee jaar gebruiken om Het Goede Gesprek zich in de praktijk te laten ontwikkelen. Bij het MTO van 2020 kan Het Goede Gesprek dan worden geëvalueerd.

5 Kanttekening: In de Resultaatontwikkelplannen (ROP s) werden in de personeelscyclus - de te verwachten resultaten van medewerkers vastgelegd en beoordeeld. In de organisatie wordt gezocht naar een andere manier van vastleggen van resultaten van medewerkers/teams. Mogelijk kan daarbij worden aangesloten op de systematiek van de domeinplannen. Dit zal verder moeten worden onderzocht. Financiën: nvt Uitvoering: Vanaf 1 e kwartaal 2018 door Resultaatteam Medewerkers in samenwerking met P&O, Ondernemingsraad, Communicatie, Teammanagers / Directie. Het Goede Gesprek wordt meegenomen in het uitvoeringsplan in het kader van de HR visie. Aansluiten bij MTO 2018 voor 0-meting, evalueren met MTO Communicatie / Website: In overleg met een communicatie-adviseur ontwerpen van een interne campagne om Het Goede Gesprek onder de aandacht te brengen in de organisatie. Uitrollen in het 1e kwartaal van 2018, daarbij medewerkers verrassen en meenemen. Ondernemingsraad: - Vertegenwoordiging van Ondernemingsraad is betrokken geweest in sprint 3 en 4. Daarbij is inhoudelijk steeds afstemming geweest. De inhoudelijke aanvullingen van de (vertegenwoordiging van de) Ondernemingsraad zijn opgenomen in de uitwerkingen van de nieuwe vorm en teruggekoppeld in regulier OR-overleg van 2 november. - In artikel 27 lid 1 W OR staat: 'De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van: g. een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling. " - Formeel besluit tot intrekking v an de regelingen en verdere uitwerking van de nieuwe vorm vinden plaats onder voorbehoud van instemming van de Ondernemingsraad. Samenhang met eerdere besluitvorming: Directiebesluit 17A Bijlagen: Directiebesluit 17A B&W besluit 09A Regeling Functioneringsgesprekken en de Beoordelingsregeling

6