Hoofdstuk 11:Bewerken & gezamenlijk werken

Transcriptie

1 Hoofdstuk 11:Bewerken & gezamenlijk werken 11.0 Introductie Dit hoofdstuk bevat technieken om te helpen bij het bewerken van een PowerPointpresentatie, zodat het proces efficiënter kan worden gemaakt. Het geeft ook een aantal tips voor het gezamenlijk werken aan een presentatie Bewerken Vinden en vervangen van tekst Vind en vervang functies werken min of meer op dezelfde wijze als in andere Microsoft applicaties. De vind knop bevindt zich in het start tabblad van de Ribbon: Klikken op vind, resulteert in een dialoog box, die laat ons tekst invoeren, die we zoeken: De Match case en Alleen Op Hele Woorden zoeken optie onder het tekstveld, laat ons specificeren, of de tekst belangrijk is, of dat we alleen op hele woorden moeten zoeken. Op de knop Vervangen hieronder Zoek je op het Ribbon op een soortgelijke manier, maar je moet voorzichtig zijn met het automatisch vervangen van tekst (je zou kunnen ontdekken dat je exemplaren van de tekst vervangt die je niet verwacht te vervangen). Ook in PowerPoint in het bijzonder, kun je de lay-out van je dia wijzigen zodat het beter past bij de nieuwe tekst. Tenzij het een grote of frequente taak is die beter te gebruiken is bij Vind en die bewerk de tekst handmatig Excel with Business 1 Hoofdstuk 11: Dia s bewerken en gezamenlijk werken

2 Proofing PowerPoint bevat ook proofing (bijvoorbeeld spellingcontrole) opties vergelijkbaar met de andere MS Office-toepassingen. Je kunt dit soort proofing automatisch laten uitvoeren, als een optie in PowerPoint (doorgenomen in Hoofdstuk 13: Aanpassen van PowerPoint), maar je kunt ook handmatig uitvoeren vanaf het tabblad van het ribbon: Meest bruikbaar is waarschijnlijk de spellingscontrole (en grammatica) toegang door te klikken op de knop onder, links van de Ribbon, hierboven weergegeven. Diasorteerder Wanneer je een presentatie bewerkt, is het vaak handig om je dia's te bekijken in de 'diasorteerder' - dit geeft je een overzicht van de presentatie als geheel (in plaats van gericht op een enkele dia) en maakt het gemakkelijk om te hakken en te veranderen. Je krijgt toegang tot de diasorteerder van de statusbalk aan de onderkant van het PowerPointvenster. (De kleine knop, aan de linkerkant van de diasorteerder knop, keert ons terug naar de Normale PowerPoint bewerking weergave) De diasorteerder knop aanklikken, resulteert in een weergave als deze: 2012 Excel with Business 2 Hoofdstuk 11: Dia s bewerken en gezamenlijk werken

3 De dia's in de presentatie kan dan eenvoudig worden bijbesteld door erop te klikken en ze te slepen in het gat waar je ze wilt (let op de automatische nummering die verschijnt onder elke dia miniatuur) te plaatsen. Je kunt ook gebruik maken van deze functie om gemakkelijk dia s te verplaatsen tussen presentaties. Simpelweg Open de twee presentaties die je wilt overdragen met een dia ertussen; (links) klik op de dia die je wilt kopiëren in de Diasorteerder en kopiëren en weergeven door het gebruik van Ctrl C (links) klik in het gat waar je wilt dat de dia gaat; en plak deze in het gat met behulp van Ctrl V. Als je dia s verplaatst tussen presentaties, zorg ervoor dat de diamodellen (zie Hoofdstuk 4: Sjablonen en diamodellen) compatibel zijn. De opmaak van je dia kan afhankelijk zijn op een aantal elementen van het diamodel (bijvoorbeeld een achtergrondafbeelding), of de master van de bestemming presentatie kunnen interfereren met de indeling van je dia's. Om rond dit (en in wezen twee masters gebruikt in een presentatie) heb je meerdere thema s nodig om toe te passen, maar wij raden dit niet aan: het is ingewikkeld, en als iemand anders het moet bewerken voor jou kan het misschien moeilijker voor hen zijn. Tegenstrijdige diamodellen zullen niet een probleem zijn als je altijd gebruik maakt van dezelfde master (bijvoorbeeld als je bedrijf een corporatieve stijl heeft die iedereen 2012 Excel with Business 3 Hoofdstuk 11: Dia s bewerken en gezamenlijk werken

4 gebruikt), maar als je vaak moeten werken met verschillende sjablonen en meesters, wil je misschien overwegen gebruik te maken van blanco (of minimale) diamodellen, om je eigen dia's te minimaliseren uit het opnieuw opmaken bij het kopiëren naar een andere presentatie. Vensters Rangschikken Als je dia's verplaatst tussen presentaties is het natuurlijk handig om een aantal PowerPointbestanden samen te openen. Je kan die presentaties rangschikken, zodat ze het PowerPointvenster vullen met behulp van de Weergave> Venster opties op het Ribbon: De knop omcirkeld in groen zal alle geopende presentaties zij aan zij plaatsen, in het PowerPoint-venster Gezamenlijk werken In PowerPoint 2010 kan je een presentatie bewerken die is opgeslagen op een server op hetzelfde moment als collega's (bijvoorbeeld met behulp van MS Sharepoint). Voor de meeste is dit een gezamenlijke stap te ver! Het is gemakkelijk om uit het oog te verliezen welke bewerkingen die moet vervangen. Maar er zijn andere manieren om samen te werken aan dezelfde PowerPoint-presentatie die het leven makkelijker maakt Reacties Als je met collega s aan een presentatie werkt zijn er een aantal hulpmiddelen in PowerPoint die het gemakkelijker maken om commentaar op elkaars werk te zien, en aan geeft waar je zelf een verandering hebt ingevoerd. Het belangrijkste tool is om te reageren (onder Review op het Ribbon) als in de screenshot Excel with Business 4 Hoofdstuk 11: Dia s bewerken en gezamenlijk werken

5 Na het selecteren van Nieuwe Reactie kun je typen welke tekst je ook wilt. De kleine gouden rechthoek 'CL 1' blijft zichtbaar op de dia, en je kan het positioneren waar je het ook nodig hebt, door te slepen. De reactie tekst verschijnt zelf, alleen zodra de muisaanwijzer over de kleine rechthoek gaat. Je kunt zien hoe je presentatie eruitziet, zonder de opmerkingen door het de-selecteren van de Show Markup knop, weergegeven op het Ribbon. Als je wilt reageren op een hele dia, misschien uitvoerig, kun je gebruik maken van het deelvenster Notities die verschijnt onder de dia, in de normale PowerPoint weergave: 2012 Excel with Business 5 Hoofdstuk 11: Dia s bewerken en gezamenlijk werken

6 Dia nummers Dianummers zijn natuurlijk een nuttig navigatiehulpmiddel bij het bewerken of het bespreken van een presentatie. Je kunt de automatische paginanummering op je presentatie invoeren door: Het plaatsen van een tekstvak in de dia en plaats het waar je wilt dat de paginanummers verschijnen. Maak de tekst box op, zodat het lettertype en lettertype grote zijn zoals je wenst. Bewerk het tekstvak, zodat de tekst cursor er in knippert (bv Selecteer het tekstvak en druk op F2). Op de Insert Ribbon, klik op de Dia nummer knop. De dianummers worden automatisch bijgewerkt wanneer je dia s rond gaat in je presentaties. Als alternatief kun je: Klik de Dia Nummer knop zonder het invoegen van een tekst box kruis het Dia Nummer box aan in de optie venster die verschijnt Klik op alle toepassen De dianummers zullen dan worden toegevoegd aan de presentatie Master (zie Hoofdstuk 4: Sjablonen en diamodellen). Dit betekent dat je niet de locatie van de pagina zo gemakkelijk kunt wijzigen van dia naar dia Excel with Business 6 Hoofdstuk 11: Dia s bewerken en gezamenlijk werken

7 Datum en tijd Op precies dezelfde manier als voor dianummers, kun je een automatische datum-en tijdstempel toe voegen aan je dia's - de knop bevindt zich naast de Dianummer knop op de Insert Ribbon: Deze automatische datum en tijdstempel is nuttig voor versiebeheer het is eenvoudig om de meest actuele versie te verliezen, wanneer het eenmaal is afgedrukt Excel with Business 7 Hoofdstuk 11: Dia s bewerken en gezamenlijk werken