Onderzoek naar activiteiten en kosten van huisartspraktijken binnen het Nationaal Programma Grieppreventie

Transcriptie

1

2 Onderzoek naar activiteiten en kosten van huisartspraktijken binnen het Nationaal Programma Grieppreventie Bij deze rapportage hoort een separate bundel bijlagen, kenmerk KB/09/0242/grpr Enschede, 24 februari 2009 CY/09/0551/grpr mw. drs. K.H. Brummelhuis ir. L.E. Drouven mw. drs. C.M. IJland

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding Algemeen Aanleiding onderzoek Opbouw rapport Doelstelling, onderzoeksvragen en aanpak Doelstelling Vraagstelling Aanpak Werven van huisartspraktijken Verkennend vooronderzoek Enquête en inventarisatie tijdbesteding Observaties Data-analyse Bepalen kostprijs influenzavaccinatie Representativiteit onderzoekspopulatie Kwalitatieve resultaten Activiteiten huisartspraktijken in kader van het NPG Bevindingen met betrekking tot activiteiten Deskundigheidsbevordering/bijscholing Overleggen Bestellen en opslag vaccins Selecteren patiënten voor influenzavaccinatie Controleren selectielijst Uitnodigen patiënten Informeren patiënten Organiseren/voorbereidende werkzaamheden Vaccineren Administreren/registeren Nabestellen vaccins Herhalen/herinneren Declareren Afvalverwerking Evaluatie Bijhouden/registratie Vereiste activiteiten in het kader van NPG Kwantitatieve resultaten (tijdbesteding) Tijdbesteding deskundigheidsbevordering en bijscholing Tijdbesteding overleg met betrekking tot de influenzavaccinatie Tijdbesteding selecteren, bestellen en controleren (incl. 5.4 en 5.5) Uitnodigen Tijdbesteding voor informeren van patiënten Tijdbesteding voorbereiding vaccinatie CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 2 van 65

4 5.9 Tijdbesteding vaccinatie Vaccinatie tijdens de speciale vaccinatiespreekuren Vaccinatie aan de praktijk tussendoor Vaccinatie bij de patiënt thuis/woon-zorgcomplex enkelvoudig Vaccinatie in combinatie met consult bij de patiënt thuis of in woon-zorgcomplex Totale tijd vaccineren per patiënt Tijdbesteding administratieve/registratieve werkzaamheden Tijdbesteding nabestellen vaccins Herhalen/Herinneren Declareren, afvalverwerking (14) en evaluatie (15) Bijhouden gegevens gedurende het jaar Samenvatting tijdbesteding Verschillen tussen solo- duo- en groepspraktijken Nadere analyse verschillen tijdbesteding met betrekking tot vaccinatie tussen praktijksoorten Betrouwbaarheid tijdregistratie Kostenberekening influenzavaccinatie in de huisartspraktijk Uitgangspunten kosten en norminkomen huisartspraktijken NZa Berekening kosten tijdbesteding beroepsgroepen Specifieke kosten voor de influenzavaccinatie Kostprijs uitgaande van NZa normen Toeslag kostprijs vaccineren avonden/weekenden Geconstateerde verschillen ten aanzien van gehanteerde norminkomen en normkosten Verschillende uitgangspunten norminkomen en normkosten huisartspraktijken Samenvatting Bij deze rapportage hoort een separate bundel bijlagen, kenmerk KB/09/0242/grpr CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 3 van 65

5 1. Inleiding 1.1 Algemeen In opdracht van het Ministerie van VWS voert het Centrum voor Bevolkingsonderzoek (CvB), onderdeel van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), de landelijke regie (NPG). Als onderdeel van het NPG vaccineren huisartsen ieder najaar 3 tot 4 miljoen personen uit risicogroepen tegen influenza. Influenzavaccinatie, ook wel griepprik genoemd, heeft het doel te voorkomen dat risicogroepen influenza krijgen en daardoor ernstig ziek worden, complicaties krijgen of sterven. Jaarlijks worden ouderen en mensen met een medische indicatie (zoals longziekten, hart- of nieraandoeningen en diabetes mellitus) uitgenodigd om zich bij de huisarts te laten vaccineren tegen influenza. Er wordt jaarlijks gevaccineerd omdat het influenzavirus telkens iets verandert. Aan de vaccinatie zijn voor patiënten die tot de risicogroepen behoren geen kosten verbonden. Met ingang van het najaar van 2008 behoren ook alle 60-plussers tot de mensen met een indicatie. Het Ministerie van VWS bepaalt welke risicogroepen worden uitgenodigd voor een vaccinatie. De Gezondheidsraad adviseert het Ministerie daarin. Jaarlijks laat ongeveer driekwart van de risicopopulatie zich vaccineren. De vaccinaties worden gedaan door de huisartspraktijken. Dit vanwege de daar aanwezige deskundigheid, kennis van de doelgroep en infrastructuur. De vaccinaties worden veelal uitgevoerd in de periode half oktober - half november. De uitvoering van de influenzavaccinatie is landelijk georganiseerd en wordt gecoördineerd door de Stichting Nationaal Programma Grieppreventie (SNPG). De SNPG heeft eveneens de taak toe te zien op de naleving van wettelijke regelingen. De inkoop, opslag en distributie van vaccins, evenals de administratie met betrekking tot de huisartsen wordt uitgevoerd door het Nederlands Vaccin Instituut (NVI). 1.2 Aanleiding onderzoek De hoogte van de huisartsvergoeding voor de uitvoering van de influenzavaccinatie is in 1997 overeengekomen tussen het ministerie van VWS en de LHV en wordt sindsdien jaarlijks geïndexeerd. Het College voor Zorgverzekeringen (CvZ) heeft in 2003 via een schriftelijke enquête en interviews onder 44 huisartsen een onderzoek gedaan naar de toereikendheid van deze vergoeding. Uit dit onderzoek werd geconcludeerd dat de vergoeding ruim voldoende was. Echter, er is niet duidelijk beschreven waar de huidige vergoeding voor de uitvoering van de vaccinatie in het kader van het NPG precies op is gebaseerd. Dit maakt het niet mogelijk de relatie tussen veranderingen in activiteiten in het kader van het NPG en eventuele financiële consequenties te bepalen. Het is dan ook niet goed te beoordelen of de huidige vergoeding reëel is. In 2008 was de vergoeding 9,60 per toegediend vaccin. CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 4 van 65

6 Door de programmacoördinator Griepvaccinatie van het CvB is aan Hoeksma, Homans & Menting organisatieadviseurs B.V. (bureau HHM) gevraagd zowel de activiteiten van huisartspraktijken in het kader van het NPG in kaart te brengen, als de daarmee gepaard gaande kosten die deze huisartspraktijken maken binnen het kader van het NPG. Daarnaast is gevraagd informatie te verzamelen met betrekking tot kwaliteitsaspecten bij de uitvoering. Dit alles met het oog op het herijken van de huidige vergoeding en het uitwerken van een toekomstbestendige bekostigingssystematiek waarin bepaalde parameters gemakkelijk kunnen worden bijgesteld. Volledigheidhalve wordt hier gemeld dat de uitvoering van de influenzavaccinatie door huisartspraktijken niet ter discussie staat. De deskundigheid is verdisconteerd in de loonkosten van de betrokken beroepsgroepen en de infrastructuur is verdisconteerd in de praktijkkosten van de huisartspraktijk. 1.3 Opbouw rapport In hoofdstuk twee worden de doelstelling, de onderzoeksvragen en de gevolgde aanpak weergegeven. In hoofdstuk drie wordt verslaglegging gedaan ten aanzien van de representativiteit van de onderzoekspopulatie. Hoofdstuk vier bevat de kwalitatieve resultaten ten aanzien van de activiteiten die door huisartspraktijken in het kader van het NPG worden uitgevoerd. Aansluitend worden in hoofdstuk vijf de resultaten ten aanzien van de tijdbesteding van de verschillende activiteiten voor de influenzavaccinatie in de huisartspraktijken besproken. De kosten met betrekking tot de vaccinatie en de daaruit voortkomende kostprijs worden in hoofdstuk 6 gepresenteerd. Ten aanzien van het gehanteerde uitgangspunt ten aanzien bij het berekenen van de kostprijs hebben de onderzoekers moeten constateren dat de partijen in het veld op dit onderdeel niet op een lijn zitten. Volledigheidshalve wordt dit verschil en eventuele consequenties voor de kostprijs in hoofdstuk 7 gepresenteerd. Tot slot is nog een samenvattend hoofdstuk opgenomen. CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 5 van 65

7 2. Doelstelling, onderzoeksvragen en aanpak 2.1 Doelstelling Doel van het onderzoek is: Het in kaart brengen van de activiteiten van huisartspraktijken in het kader van het NPG en de daarmee gepaard gaande kosten die deze huisartspraktijken maken binnen het NPG. Verzamelen van informatie met betrekking tot het stellen van kwaliteitseisen aan de uitvoering. (Parallel aan dit onderzoek heeft bureau HHM in opdracht van het CvB een onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteitseisen 1 ). Het uitwerken van een toekomstbestendige bekostigingssystematiek waarin bepaalde parameters gemakkelijk kunnen worden bijgesteld. Het herijken van de huidige vergoeding, ofwel het vaststellen van een nieuwe kostprijs. Deze kostprijs kan zowel lager, hoger of hetzelfde zijn als het huidige tarief per vaccinatie. BEGELEIDINGSCOMMISSIE Door het RIVM-CvB is een begeleidingscommissie ingesteld. Hierin participeren de opdrachtgever, een vertegenwoordiger van de LHV (Landelijke Huisartsen Vereniging), een vertegenwoordiger vanuit de programmacommissie NPG (tevens praktiserend huisarts), en een vertegenwoordiger van de SNPG. 2.2 Vraagstelling Het onderzoek moet antwoord geven op de volgende vragen: Hoe wordt het NPG nu uitgevoerd in huisartspraktijken? Welke activiteiten zou een huisartspraktijk moeten doen in het kader van het NPG? Wat zijn de kosten van de activiteiten in huisartspraktijken in het kader van het NPG, zowel wat betreft loonkosten als materiaalkosten en andere specifieke kosten? 2.3 Aanpak Om een antwoord op de onderzoeksvragen te kunnen geven, zijn door de onderzoekers de onderstaande activiteiten uitgevoerd: werven huisartsenpraktijken voor deelname onderzoek; verkennend vooronderzoek; tijdbestedingsonderzoek en afnemen enquête (verzamelen relevante basisinformatie en inventarisatie kwaliteitsaspecten); observaties; data-analyse; 1 Door het CvB is aan bureau HHM gevraagd om - parallel aan het onderzoek naar de activiteiten en kosten van huisartspraktijken in het kader van het NPG - ondersteuning te bieden bij het formuleren van kwaliteitseisen voor de uitvoering van het NPG in de huisartspraktijken. In een aparte rapportage zal hierover aan het CvB worden gerapporteerd. Om deze reden wordt ten aanzien van de kwaliteitseisen in deze rapportage beperkt (op hoofdlijnen) gerapporteerd. CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 6 van 65

8 berekenen kostprijs influenzavaccinatie. In onderstaande paragrafen worden bovenstaande activiteiten nader toegelicht Werven van huisartspraktijken In het kader van dit onderzoek naar de activiteiten en kosten in het kader van het NPG zijn de huisartspraktijken voor onderstaande onderzoeksdoeleinden benaderd voor deelname: Verkennend onderzoek (zie 2.3.2). Enquête (inventarisatie algemene gegevens uitvoering NPG) en inventarisatie tijdbesteding activiteiten NPG (zie ). Observaties uitvoering activiteiten (zie 2.3.4). De huisartspraktijken zijn at random geselecteerd op basis van een door het Nivel - in het kader van dit onderzoek aan het RIVM-CvB - beschikbaar gestelde lijst van 800 huisartspraktijken willekeurig gespreid 2 over Nederland. Daarnaast is voor de selectie door bureau HHM eveneens gebruik gemaakt van het eigen databestand van huisartspraktijken. Door de onderzoekers is bij de selectie van de praktijken rekening gehouden met de representativiteit van de praktijksoort (solopraktijk, duopraktijk, groepspraktijk) en de bevolkingsdichtheid van regio s waar de geselecteerde praktijken werkzaam zijn. Het streven van de onderzoekers met betrekking tot het aantal deelnemende praktijken was minimaal 90 tot maximaal 120 praktijken, uitgaande van een representatieve samenstelling en de aanname dat de werkwijze bij de influenzavaccinatie voor de praktijksoorten (aanzienlijk) zou kunnen verschillen. De praktijken zijn telefonisch benaderd voor deelname aan het onderzoek. In totaal zijn 351 praktijken door bureau HHM telefonisch benaderd voor deelname aan het onderzoek (114 solo-, 114 duo- en 123 groepspraktijken). Dit heeft in eerste instantie een respons opgeleverd van 142 praktijken (40%) die telefonisch hadden toegezegd mee te willen werken aan het verkennend onderzoek en/of de enquête/tijdregistratieonderzoek. Ten behoeve van het verkennend onderzoek hebben 16 praktijken geparticipeerd. Deze praktijken zijn door de onderzoekers bezocht waarbij samen met één van de huisartsen en één van de assistenten het proces en de procedure bij de influenzavaccinatie in beeld werd gebracht. De overige 126 huisartsenpraktijken hebben van het onderzoeksbureau een bevestigingsbrief met betrekking tot deelname aan de enquête en het tijdbestedingsonderzoek ontvangen. Aan deze praktijken is gevraagd een faxformulier te retourneren waarin zij hun deelname bevestigen en waarmee een aantal basisgegevens konden worden aangeleverd. Naar aanleiding van deze 2 Hierbij zijn door het Nivel op verzoek van het CvB, enkele regio s waar al ander onderzoek onder huisartsen werd gedaan uitgesloten omdat er anders voor eventueel geselecteerde praktijken een te hoge belasting zou kunnen ontstaan. CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 7 van 65

9 bevestigingsbrief hebben twee praktijken direct aangegeven van deelname aan het onderzoek af te zien. De overgebleven 124 praktijken hebben van bureau HHM schriftelijk de enquête en tijdregistratieformulieren met bijbehorende instructie ontvangen. Uiteindelijk hebben 61 huisartspraktijken voor dit onderzoek bruikbare enquêtes en tijdregistratieformulieren teruggestuurd. Een overzicht van de respons naar praktijksoort staat hieronder weergegeven in tabel 2.1. Praktijksoort Aantal praktijken dat heeft toegezegd en Uiteindelijk aantal Uitval praktijken Percentage uitval formulieren heeft ontvangen deelnemende praktijken Solo praktijk 40 (32%) 17 (28%) 23 58% Duo praktijk 47 (38%) 25 (41%) 22 47% Groepspraktijk 37 (30%) 19 (31%) 18 49% Totaal % Tabel 2.1 Overzicht aantal praktijken dat de formulierenset voor tijdregistratie heeft ontvangen, heeft deelgenomen en de uitval De belangrijkste reden dat gedurende de onderzoeksperiode praktijken alsnog van deelname aan het onderzoek hebben afgezien is dat men deelname aan het onderzoek te arbeidsintensief vond en lastig vond te combineren met de toch al drukke bezigheden. Een nadere analyse van de praktijken die afzagen van deelname was niet mogelijk omdat van deze praktijken geen nadere gegevens zijn ontvangen. De praktijken die conform de onderzoekseisen aan het onderzoek hebben deelgenomen, hebben hiervoor een symbolische vergoeding ontvangen ter compensatie van de uitgevoerde activiteiten en de bestede tijd. Overigens heeft een aantal praktijken dat de enquête en de tijdregistratieformulieren niet heeft aangeleverd wel het faxformulier met basisgegevens aangeleverd. Van de 124 praktijken hebben 92 praktijken dit formulier geretourneerd. Op deze faxformulieren konden de praktijken onder meer aangeven of zij door de onderzoekers bezocht mochten worden en in welke periode de vaccinatiespreekuren gepland waren. Uiteindelijk zijn acht praktijken bezocht door een onderzoeksassistent om op verschillende momenten observaties te doen. Dit om op een meer objectieve wijze de gegevens uit de enquête en de tijdregistraties te kunnen beoordelen Verkennend vooronderzoek In een verkennend vooronderzoek hebben de onderzoekers 16 huisartspraktijken 3 bezocht. Zoals eerder aangegeven is er per praktijk gesproken met zowel een huisarts als een assistent die betrokken zijn bij de influenzavaccinatie. 3 5 solopraktijken, 6 duopraktijken en 5 groepspraktijken CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 8 van 65

10 De verkennende gesprekken hadden als doel de activiteiten in het kader van het NPG te inventariseren alsmede een eerste indicatie (op basis van schattingen) van de tijdbesteding te krijgen. Door de onderzoekers is in beeld gebracht op welke wijze de activiteiten in het kader van het NPG worden uitgevoerd, welke beroepsgroepen de activiteiten uitvoeren en de periode waarin de diverse activiteiten worden uitgevoerd. Daarnaast is gevraagd om per activiteit een inschatting te geven van de tijdbesteding. Hiertoe hadden de betreffende huisartsen en assistenten ter voorbereiding op het gesprek een overzichtlijst ontvangen, met het verzoek deze lijst kritisch door te nemen, in te vullen en indien noodzakelijk aan te vullen. De onderzoekers hebben voor dit onderdeel ook gebruik gemaakt van de overzichtslijst met activiteiten uit de NHG/LVG- Handleiding Influenzavaccinatie. Daarnaast is de respondenten gevraagd de kostenposten aan te geven, alsmede een indicatie van de kosten op deze onderdelen en zijn er kwaliteitsaspecten besproken. De bevindingen uit het verkennend onderzoek zijn als input gebruikt voor de enquête en de tijdregistratieformulieren Enquête en inventarisatie tijdbesteding In regulier tijdbestedingsonderzoek worden door bureau HHM de gegevens digitaal verzameld middels een webapplicatie. Uit het verkennende vooronderzoek en naar aanleiding van een bespreking met de begeleidingscommissie bleek dat tijdregistratie op papier het meest wenselijk/haalbaar was voor huisartspraktijken. Dit heeft geresulteerd in een set met registratieformulieren, waarbij per activiteit is gevraagd de tijd te registreren en/of het aantal patiënten te turven. De tijdregistratieformulieren zijn voorgelegd en besproken met de leden van de begeleidingscommissie en zijn, bij drie praktijken die hebben geparticipeerd in het verkennend onderzoek, getest. Daarnaast is een algemene enquête ontwikkeld die door één persoon in de praktijk kon worden ingevuld. In deze enquête is gevraagd naar de werkprocessen (kwalitatief) en het aantal opgeroepen en gevaccineerde patiënten. De tijdregistratieformulieren voor activiteiten in het kader van het NPG hadden ten doel de kwantitatieve informatie te verzamelen. Bij de set van formulieren was een instructie toegevoegd. In bijlagen 5, 6, 7, 8 en 9 zijn de betreffende formulieren en bijbehorende instructie weergegeven. Door het onderzoeksbureau is gedurende de onderzoeksfase meerdere malen telefonisch contact met de praktijken opgenomen. Dit met name om de voortgang en de kwaliteit van de tijdregistratie te monitoren en te waarborgen. Naast de telefonische contacten, is de praktijken ook de mogelijkheid geboden om per mail vragen te stellen en is er een aparte webpagina ingesteld waarin een overzicht van veelgestelde vragen is opgenomen. Overigens is van deze laatste mogelijkheid door de praktijken geen gebruik gemaakt. CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 9 van 65

11 Op basis van het tijdregistratieonderzoek, de enquête en de gesprekken hebben de onderzoekers vastgesteld welke activiteiten onderdeel moeten uitmaken van de kostprijs voor de influenzavaccinatie Observaties Van de 61 praktijken die hebben deelgenomen aan de tijdregistratie zijn er acht (4 groepspraktijken, 2 duopraktijken en 2 solopraktijken) bezocht door onderzoeksassistenten. De observaties hadden tot doel om de uitkomsten van de tijdregistratie te kunnen beoordelen op betrouwbaarheid. De observaties hebben zich gericht op de uitvoering van een aantal hoofdactiviteiten (versturen uitnodigingen, beantwoorden vragen, vaccineren). Bij twee praktijken is geobserveerd hoeveel tijd het per (telefoon)gesprek kost om een patiënt te informeren over de influenzavaccinatie. De onderzoeksassistenten hebben bij zes praktijken de vaccinatiespreekuren geobserveerd (inclusief observaties voorbereidende werkzaamheden en registratieve werkzaamheden na afloop). Er zijn geen praktijken bezocht voor observatie bij activiteiten betreffende het versturen van de uitnodigingen. In de periode waarin de observaties waren gepland, hadden de meeste praktijken de uitnodigingen al verstuurd Data-analyse Door bureau HHM zijn de geretourneerde formulieren op praktijkniveau gecontroleerd op juistheid en volledigheid. Op basis daarvan zijn een twintigtal praktijken benaderd met het verzoek om ontbrekende gegevens alsnog aan te leveren en/of een nadere toelichting te geven op de aangeleverde gegevens. De gegevens zijn vervolgens verwerkt in een dataverwerkingsprogramma. Bij de presentatie van de resultaten zal worden aangegeven op hoeveel praktijken de uitkomsten betrekking hebben. In het kader van de data-analyse zijn ter controle de uitkomsten uit het tijdregistratieonderzoek eveneens afgezet tegen de bevindingen uit de observaties en de basisgegevens aangeleverd via het faxformulier Bepalen kostprijs influenzavaccinatie De uitkomsten ten aanzien van de uit te voeren activiteiten en de opgegeven/ geregistreerde tijdbesteding door de huisartspraktijken dienen als input om de kostprijs te bepalen. Hiertoe is door de onderzoekers, zo goed mogelijk in afstemming met de begeleidingscommissie een keuze gemaakt welke normkosten en norminkomen als uitgangspunt worden genomen. In 6.1 wordt de keuzebepaling voor de gehanteerde normkosten en norminkomen nader onderbouwd. Aangezien deze onderbouwing niet door alle leden van de begeleidingscommissie werd gedeeld, worden in hoofdstuk 7 volledigheidshalve ook de andere uitgangspunten en de consequenties voor de kostprijs gepresenteerd. CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 10 van 65

12 3. Representativiteit onderzoekspopulatie In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op de representativiteit van de onderzoekspopulatie. In het kader van dit onderzoek hebben uiteindelijk 17 solopraktijken, 25 duopraktijken en 19 groepspraktijken geparticipeerd. Bij aanvang van het onderzoek was het streven van de onderzoekers om per praktijksoort minimaal 30 huisartspraktijken te laten deelnemen. Dit aantal is gebaseerd op ervaringen uit eerdere tijdbestedingsonderzoeken en op de aanname dat er verschillen zouden bestaan in de uitvoering van het NPG tussen solopraktijken, duopraktijken en groepspraktijken. In onderstaande tabellen is een vergelijking gemaakt van de onderlinge verdeling per praktijksoort evenals de verdeling van beroepsgroepen per praktijksoort. Hiervoor zijn de gegevens van het Nivel als uitgangspunt genomen. De onderzoekspopulatie is hiermee vergeleken. Verdeling praktijken landelijk Aandeel praktijken landelijk (Nivel) Gemiddeld aantal huisartsen per praktijk Aandeel huisartsen Solopraktijken 47,9% 1 25% Duopraktijken 30,1% 2 31% Groepspraktijken 22% 3,8 44% Totaal 100% 2,0 100% Tabel 3.1 Onderlinge verdeling praktijksoorten en verdeling beroepsgroepen naar praktijksoort op basis van het Nivel Verdeling praktijken Aantal praktijken Aandeel praktijken Gemiddeld aantal huisartsen per praktijk Aantal huisartsen Aandeel huisartsen Solopraktijken 17 28% % Duopraktijken 25 41% % Groepspraktijken 19 31% 3, % Totaal % 2, % Tabel 3.2 Onderlinge verdeling praktijksoorten en verdeling beroepsgroepen naar praktijk op basis van de praktijken die hebben deelgenomen aan het onderzoek Er kan worden gesteld dat bij in het onderzoek betrokken praktijken de duo en groepspraktijken wat oververtegenwoordigd zijn en de solopraktijken ondervertegenwoordigd vergeleken met de totale Nederlandse situatie. Het gemiddeld aantal huisartsen per praktijksoort in dit onderzoek is goed in overeenstemming met de landelijke situatie. Niet alleen de verdeling van de praktijksoorten is relevant voor de representativiteit. Relevant is ook de werkwijze en de werkverdeling van de activiteiten die in het kader van het NPG worden uitgevoerd evenals de CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 11 van 65

13 tijdbesteding per activiteit. Bij aanvang van het onderzoek werd uitgegaan dat hier mogelijk (grote) verschillen zouden kunnen bestaan. Gedurende het verkennend vooronderzoek werd duidelijk dat de verschillen in werkwijze en werkverdeling per praktijksoort, maar ook tussen praktijksoorten minimaal verschillen. De uitvoering van de activiteiten verschilt op detailniveau. De data-analyse heeft dit beeld bevestigd. Analyse van de gegevens heeft laten zien dat de mate waarin bepaalde werkzaamheden door huisartspraktijken worden uitgevoerd, evenals de wijze waarop en de tijd die hieraan besteed wordt binnen praktijkensoorten een vergelijkbare variatie laten zien als tussen praktijksoorten (hoofdstuk 5). De praktijksoorten verschillen wel van elkaar voor wat betreft de tijdbesteding met betrekking tot het vaccineren. Op dit onderdeel verschillen de solopraktijken van de duopraktijken en de groepspraktijken (zie paragraaf 5.18). De onderzoekers achten op basis van bovenstaande de huidige onderzoekspopulatie als representatief om uitspraken te kunnen doen over de kosten voor de influenzavaccinatie in het kader van het NPG. CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 12 van 65

14 4. Kwalitatieve resultaten In dit hoofdstuk wordt antwoord gegeven op de eerste en tweede onderzoeksvraag: Hoe wordt het NPG nu uitgevoerd in huisartspraktijken? Welke activiteiten zou een huisartspraktijk moeten doen in het kader van het NPG? Het antwoord op de eerste onderzoeksvraag is gebaseerd op de uitkomsten uit de gesprekken met de huisartsen en assistenten en de informatie aangeleverd in het kader van de enquête en het tijdregistratieonderzoek. Hierbij is uitgegaan van de ist -situatie. Het antwoord op de tweede onderzoeksvraag (betreft soll -situatie) is onder meer gebaseerd op bureauonderzoek, waarbij de NHG/LVG handleiding Influenzavaccinatie werd bestudeerd en tevens werd bekeken welke zaken de SNPG heeft beschreven. 4.1 Activiteiten huisartspraktijken in kader van het NPG Ten aanzien van de uitvoering van het NPG zijn de huidige activiteiten die door de praktijken worden uitgevoerd onder te verdelen naar 16 hoofdgroepen: 1. Deskundigheidsbevordering/Bijscholing 2. Overleggen 3. Selecteren 4. Bestellen 5. Controleren 6. Uitnodigen/oproepen 7. Informeren 8. Organiseren/ voorbereidende werkzaamheden 9. Vaccineren 10. Administreren 11. Nabestellen 12. Herhalen 13. Declareren 14. Afvalverwerking 15. Evaluatie 16. Bijhouden/Registratie In tabel 4.1 wordt een beschrijving van deze activiteiten gegeven. Daarbij is ook een vergelijking opgenomen met de activiteiten die in de NHG/LVG-Handleiding Influenzavaccinatie zijn opgenomen en die door het SNPG worden genoemd. Ten behoeve van een bekostigingssystematiek waarin bepaalde parameters gemakkelijk kunnen worden bijgesteld zijn de 16 hoofdgroepen eveneens onderverdeeld naar subgroepen (zie hiervoor bijlage 1). CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 13 van 65

15 Nr. Hoofdactiviteit Toelichting Onderdeel NHG/LVG handleiding Onderdeel volgens SNPG 1 Deskundigheidsbevordering/ Bijscholing Deze activiteiten betreffen onder andere: bijhouden informatie SNPG, bijhouden informatie NHG (NHG-standaard), bijhouden literatuur, informeren personeel door huisarts. 2 Overleggen Overleggen en afstemmen met collega's in groep/hagro over te voeren beleid, postverzending, afspraken verzorgingshuizen, voorbereiden vaccinatiespreekuren, instrueren personeel over gehele procedure campagne, eventueel overleg met ROS, etc. Enkel m.b.t. ROS 3 Selecteren Maken lijst van patiënten met indicatie in dat jaar (selectiebestand). Ja Indirect 4 Bestellen Onder meer inschatten aantal benodigde vaccins, bestellen vaccins, controleren opdrachtbevestiging en levering. 5 Controleren Beoordelen en controleren van indicatie(lijsten), verwijderen overleden patiënten, maken definitief selectiebestand. 6 Uitnodigen/oproepen Onder het uitnodigingen van patiënten valt het versturen van de uitnodigingen, het printen van de brieven, invullen oproepkaarten, het plaatsen van een oproep in een regioblad, het eventueel telefonisch uitnodigen van patiënten, et cetera. 7 Informeren In de praktijk bellen patiënten regelmatig met allerlei vragen over de influenzavaccinatie. Ja Ja Ja Ja Ja Ja 8 Organiseren/ voorbereidende werkzaamheden Deze activiteiten hebben onder meer betrekking op de voorbereiding van het vaccinatiespreekuur (inrichten locatie; eventueel klaarmaken aanwijzingsborden; gereed maken materiaal en middelen, regelen waarneming; eventueel vooraf uitpakken spuiten, etc.). Ja 9 Vaccineren Deze activiteit heeft betrekking op het vaccineren van de patiënten. Deze vaccinatie kan plaatsvinden tijdens speciaal georganiseerde vaccinatiespreekuren of tijdens vaccinaties van patiënten buiten deze spreekuren om aan de praktijk of in de thuissituatie of in speciale woonvormen. 10 Administreren Vergelijken van de selectielijst met de vaccinatielijst. Registreren gevaccineerde patiënten in HIS. Ja Ja Ja 11 Nabestellen (indien nodig) Hoeveelheid vaccins schatten, bestellen vaccins, aflevering vaccins (checken levering, tekenen voor ontvangst, opslaan vaccins). Ja 12 Herhalen Opstellen en versturen (incl. printen, vouwen, frankeren, etc.) uitnodigingsbrief voor geïndiceerde die niet zijn verschenen of moeten worden gerevaccineerd. Nabellen patiënten die niet zijn verschenen op vaccinatiespreekuur. Ja Indirect 13 Declareren Indienen declaratie plus controle betaling door HA. Ja Ja 14 Afvalverwerking Bijv. wegbrengen naar afvalverwerkingstation of apotheek. Ja Ja 15 Evaluatie Overleg met collega's en personeel (vaccinatiepercentage, leerpunten volgende campagne, etc.). 16 Bijhouden/ Registratie Het ruiteren van patiënten die in aanmerking komen voor een influenzavaccinatie in het elektronisch medisch dossier. Bijwerken van mutaties. Tabel 4.1 Overzicht geïnventariseerde activiteiten praktijken in kader van NPG Ja CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 14 van 65

16 Wanneer de activiteiten op onderdelen worden samengevoegd zijn er 5 hoofdclusters te onderscheiden: Cluster A: Randvoorwaardelijke activiteiten (activiteiten 1, 2, 3, 4, 11, 14 en 15). Cluster B: Controleren lijsten (activiteit 5). Cluster C: Uitnodigen patiënten (activiteit 6, 7 en 12). Cluster D: Vaccineren (activiteit 8 en 9). Cluster E: Registratieve en administratieve activiteiten (activiteit 10, 13 en 16). In onderstaande tabel wordt op het niveau van de uitvoerende beroepsgroep een overzicht gegeven van de meest aangetroffen uitvoeringvarianten in dit onderzoek (overzicht is niet volledig, in de praktijk kunnen meer varianten bestaan). De uitvoeringsvarianten zijn gebaseerd op de gesprekken uit het verkennend onderzoek. Ten aanzien van de uitvoerende beroepsgroep wordt opgemerkt dat de beroepsgroep wordt genoemd die het hoofdaandeel heeft bij de uitvoering van de betreffende activiteit. Variant 2 lijkt de meest voorkomende variant. Rand- Controleren Uitnodigen Vaccineren Registratieve en voorwaardelijke activiteiten lijsten patiënten administratieve activiteiten Variant 1 Assistent Huisarts Assistent Assistent Assistent Variant 2 Assistent Huisarts Assistent Huisarts en assistent Variant 3 Assistent Huisarts Huisarts Huisarts en assistent Variant 4 Huisarts Huisarts Huisarts Huisarts en assistent Variant 5 Huisarts Huisarts Assistent Huisarts en assistent Assistent Assistent Huisarts Huisarts/assistent Tabel 4.2 Meest voorkomende uitvoeringsvarianten van het NPG 4.2 Bevindingen met betrekking tot activiteiten Voor wat betreft de uitvoering van de activiteiten kan worden opgemerkt dat er geen noemenswaardige verschillen zijn tussen solopraktijken, duo praktijken en groepspraktijken. Alle praktijken in het onderzoek voeren op hoofdlijnen dezelfde activiteiten uit. De wijze waarop de activiteiten worden uitgevoerd kan wel zowel per praktijk als tussen praktijken op een aantal details verschillen, evenals de tijdbesteding, en de verhouding in tijdbesteding tussen de beroepsgroepen onderling. Op basis van de informatie in hoofdstuk 5 zal blijken dat deze verschillen minimaal zijn, met uitzondering van de tijdbesteding aan de vaccinatie. Dit verschilt wel per praktijksoort. CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 15 van 65

17 Procesmatig kunnen de activiteiten op hoofdlijnen als volgt worden weergegeven: Bestellen vaccins Als patiënt niet is geweest Selecteren patiënten Controleren selectielijst Uitnodigen patiënten Voorbereiden vaccinatie Vaccineren Administratie Spreekuren Thuis/ woonvormen Tussendoor Onvoldoende vaccins? Nabestellen Ruiteren Overleg Deskundigheidsbevordering/bijscholing Declareren Figuur 1 Processchema activiteiten in kader van NPG (op hoofdlijnen) In onderstaande paragrafen worden per hoofdcategorie de bevindingen ten aanzien van de uitvoering van de activiteiten gepresenteerd Deskundigheidsbevordering/bijscholing Uit de gesprekken met de praktijken en de enquête is gebleken dat door huisartspraktijken weinig tijd en aandacht wordt besteed aan bijscholing. De huisartsen geven aan via vakbladen, beroepstijdschriften, alsmede via berichtgeving vanuit de NHG/LHV op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen. De handleiding Influenzavaccinatie van de NHG/LVG is wel bekend, maar wordt niet structureel geraadpleegd. Door enkele assistenten is aangegeven dat zij wel geïnteresseerd zijn in een cursus met betrekking tot de influenzavaccinatie (zowel inhoudelijk als organisatorisch). De assistenten verwachten op deze manier meer (telefonische) vragen van patiënten te kunnen beantwoorden, waardoor huisartsen mogelijk minder vaak geraadpleegd hoeven te worden. CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 16 van 65

18 Bovendien is gebleken dat het uitdraaien van een selectielijst uit het HIS (Huisarts Informatie Systeem) van geïndiceerde patiënten zowel voor de huisarts als voor de assistent soms tot problemen leidt. Op dit punt is deskundigheidsbevordering wenselijk Overleggen In de praktijken wordt het voeren van overleg tussen de betrokken beroepsgroepen verschillend uitgevoerd. Uit de interviews en informatie verkregen tijdens de observaties is gebleken dat in de meeste huisartspraktijken tijdens het reguliere werkoverleg aandacht wordt besteed aan de voorbereiding en de uitvoering van de influenzavaccinatie. Er worden veelal geen aparte overleggen georganiseerd. Indien in een praktijk meerdere beroepsgroepen actief betrokken zijn bij de voorbereiding en de uitvoering, vindt soms wel een apart overleg plaats tussen deze beroepsgroepen (dit is in groepspraktijken nog al eens het geval). Door de beroepsgroepen waarmee is gesproken wordt aangegeven dat een apart overleg over de influenzavaccinatie niet per se noodzakelijk wordt geacht, aangezien het hier om een jaarlijks terugkerende activiteit gaat en de werkzaamheden en procedures bij de medewerkers in de praktijken bekend zijn Bestellen en opslag vaccins De vaccins worden door de praktijken al in april/mei besteld. Dit wordt meestal gedaan door de assistent, uiteraard in overleg met de huisarts. Voor de omvang van de bestelling wordt door de praktijk een aanname gedaan op basis van het HIS. De hoofdlevering van de vaccins wordt gewoonlijk in oktober of begin november afgeleverd bij de praktijk. In onderstaande tabel staat weergegeven hoe de vaccins binnen de onderzochte praktijken worden opgeslagen. N % Respons wijze opslag % Uitsluitend koelkast 54 92% Uitsluitend koelbox 2 3% Zowel koelkast als in de koelbox 3 5% Tabel 4.3 Overzicht wijze van opslag vaccins De SNPG, NHG en NVI bevelen aan de vaccins op te slaan in de koelkast. In 92% van de onderzochte praktijken gebeurt dit al. Daarnaast wordt aanbevolen om temperatuurextremen te voorkomen en de temperatuur te controleren. In de volgende tabel is af te lezen of en op welke manier de temperatuur in de onderzochte praktijken wordt bijgehouden. CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 17 van 65

19 Aantal praktijken % Respons controle temperatuur % Ja 23 40,4% Nee 34 59,6% Respons van de 23 huisartspraktijken die aangeven de temperatuur te controleren Controle met thermometer 16 28,1% Anders 4 7,0% Onbekend 3 5,3% Tabel 4.4 Controle temperatuur bij opslag vaccins Veertig procent van de praktijken geeft aan de temperatuur van de koelkast waar de vaccins opgeslagen liggen, te controleren. De praktijken ontvangen gemiddeld 18 dagen voorafgaand aan het geplande vaccinatiespreekuur de vaccins. Dit betekent dat gemiddeld het grootste deel van de vaccins korte tijd in de praktijk zijn opgeslagen (twee tot drie weken) voordat het vaccin wordt toegediend. Ook betekent dit dat er gemiddeld twee tot drie weken tijd is om patiënten al vooruitlopend op de vaccinatiespreekuren tussendoor te vaccineren. Aantal praktijken Respons tijd bezorging en laatste spreekuur 52 Gemiddelde tijd in dagen 18,4 Minimaal 1 Maximaal 70 Tabel 4.5 Aantal dagen tussen ontvangst vaccins en laatste spreekuur Selecteren patiënten voor influenzavaccinatie De selectie van patiënten die in aanmerking komen voor de influenzavaccinatie wordt veelal gedaan door de assistent. Aan de hand van de ICPC codelijst uit de griepmodule van het HIS en de patiëntinformatie die bij de assistent bekend is, wordt een eerste selectie gemaakt van de patiënten die in aanmerking komen voor de influenzavaccinatie Controleren selectielijst De lijst met patiënten die in aanmerking komen voor de influenzavaccinatie wordt gecontroleerd op volledigheid, onjuistheden en overleden patiënten. Deze selectie wordt in eerste instantie veelal gedaan door de assistent. Uit de gesprekken en de tijdregistratie is gebleken dat in veel gevallen vervolgens ook de huisartsen actief betrokken zijn bij deze controle. Ten aanzien van de CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 18 van 65

20 controle van de selectielijsten door de huisartsen zijn twee varianten geconstateerd. Zo zijn er praktijken waar de huisarts de hele lijst met patiënten doorloopt en controleert. Andere aangetroffen varianten zijn: a) de huisarts ontvangt een verkorte lijst met patiënten waarvan de assistent niet voldoende kan beoordelen of deze patiënten een uitnodiging dienen te ontvangen, b) de huisarts ontvangt een lijst met nieuw geselecteerde patiënten ten opzichte van het jaar daarvoor. Uit de tijdregistratie blijkt dat de huisarts gemiddeld meer tijd aan het controleren van de lijsten besteedt dan de assistent: zie 5.3 tabel Uitnodigen patiënten Uit het onderzoek blijkt dat gemiddeld 29 procent van de totale patiëntenpopulatie een uitnodiging voor de influenzavaccinatie ontvangt. 4 Zoals aangegeven betreft dit percentage een gemiddelde en wordt dit percentage per praktijk beïnvloed door de patiëntenpopulatie (o.a. leeftijd en aandoeningen). Het grootste deel (90%) van de praktijken in dit onderzoek stuurt een persoonlijke/schriftelijke uitnodiging aan de patiënt. In onderstaand overzicht is weergegeven welke uitnodigingsvormen door de huisartspraktijken die aan het onderzoek hebben deelgenomen, in de praktijk worden gehanteerd. Wijze van uitnodigen Aantal Percentage Alleen schriftelijk 41 69% Schriftelijk en via krant 6 10% Schriftelijk en deel telefonisch 5 8% 90% Schriftelijk en via krant en deels telefonisch 1 2% Alles telefonisch 1 1,7% Via krant en deel telefonisch 1 1,7% Via krant en deel telefonisch tijdens spreekuur, consult Via de website, poster in praktijk en al bij veel patiënten bekend 1 1,7% 1 1,7% Alleen via krant 2 3,4% Totaal % Onbekend 2 Tabel 4.6 Overzicht wijze van uitnodigen patiënten voor influenzavaccinatie 4 Dit ligt in dezelfde orde van grootte als de 25,3% van de patiëntenpopulatie die door de huisarts als risicopatiënt wordt geselecteerd volgens het LINH-onderzoek over de vaccinatiecampagne van CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 19 van 65

21 Het uitnodigen van de patiënten omvat afhankelijk van de uitnodigingsvorm diverse activiteiten waaronder het opstellen van de brief, het printen van de brieven, invullen van de oproepkaarten, de brieven in enveloppen doen, het plaatsen van een oproep in een regioblad, het eventueel telefonisch uitnodigen van patiënten, et cetera. Uit het onderzoek is gebleken dat wanneer patiënten een persoonlijke uitnodiging ontvangen hier verschillende personen bij betrokken zijn (al dan niet in dienstverband). Vaak zijn het de assistenten die de brieven opstellen (huisarts controleert), uitnodigingen printen en in enveloppen doen. Dit wordt door assistenten ook met enige regelmaat thuis gedaan in verband met de reguliere (drukke) werkzaamheden op de praktijk. Er zijn ook huisartsen die hebben aangegeven de uitnodigen mee te nemen naar huis en samen met de familie zorg te dragen voor de verzending Informeren patiënten In de praktijk bellen patiënten regelmatig met allerlei vragen over de influenzavaccinatie ( Waarom moet ik worden gevaccineerd?, Waarom mijn buurman wel en ik niet?, Waar blijft mijn uitnodiging?, Wanneer is het vaccinatiespreekuur?, etc.). Het zijn met name de assistenten die deze vragen van patiënten beantwoorden. Indien de assistent de vraag niet kan beantwoorden wordt de huisarts geraadpleegd. Patiënten kunnen ook vragen met betrekking tot de influenzavaccinatie tijdens het spreekuur aan de huisarts voorleggen. Tijdens het verkennend onderzoek werd met name door assistenten aangegeven dat zij gevoelsmatig veel tijd aan deze vragen van patiënten besteden. Om deze reden is in dit onderzoek ten aanzien van dit onderdeel apart tijd geregistreerd (zie 5.7). Uit het onderzoek is gebleken dat circa 16% van de patiënten die een uitnodiging ontvangt, nadere informatie vraagt Organiseren/voorbereidende werkzaamheden Hier worden de activiteiten genoemd die gekoppeld zijn aan de vaccinatiespreekuren. Hierbij moet onder meer worden gedacht aan het geschikt maken van de ruimte voor de vaccinatiespreekuren; gereed maken materiaal en middelen, eventueel vooraf uitpakken spuiten, etc. Deze activiteiten worden hoofdzakelijk door de assistenten uitgevoerd Vaccineren Het opkomstpercentage van patiënten in het kader van het NPG is hoog. In dit onderzoek wordt 72,7% patiënten van de patiënten die een persoonlijke oproep hebben ontvangen, gevaccineerd 5. 5 Dit is iets lager dan de vaccinatiegraad van 75,3% die het LINH-onderzoek rapporteert over de vaccinatiecampagne van Mogelijk is de uitbreiding van de doelgroep naar 60 + hierop van invloed. CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 20 van 65

22 Er is in dit onderzoek een klein verschil geconstateerd tussen de solo, duo- en groepspraktijken bij de onderzochte praktijken die beide cijfers hebben geregistreerd. Aard van de praktijken N Aantal gevaccineerd Aantal uitgenodigd Percentage gevaccineerd ten opzichte van uitgenodigd Solopraktijken ,1% Duopraktijken ,0% Groepspraktijken ,3% Totaal ,7% Tabel 4.7 Percentage gevaccineerd ten opzichte van uitgenodigd Van het totaal aantal patiënten dat wordt gevaccineerd, wordt 91% op de praktijk gevaccineerd (zie ook tabel 4.8). Dit gebeurt meestal (78%) tijdens de hiervoor georganiseerde vaccinatiespreekuren op de praktijk. Verdeling vaccinatie naar locatie Percentage Aantal patiënten op vaccinatiespreekuur 78% Aantal patiënten dat buiten de vaccinatiespreekuren om in de praktijk wordt gevaccineerd (incl. revaccinaties) 13% Aantal patiënten thuis of in een woon-zorgcomplex 9% Totaal aantal gevaccineerde patiënten 100% Tabel 4.8 Verdeling vaccinatie naar locatie De vaccinatiespreekuren worden per praktijk verschillend ingevuld variërend van meerdere spreekuren op de praktijk tot één centraal spreekuur op de middag (waarbij de huisarts in sommige gevallen zelfs voor broodjes/hapjes zorgt). In de praktijk vaccineren zowel de huisartsen als de assistenten. De mate waarin de huisarts vaccineert verschilt wel per praktijk. Uit de registraties blijkt de praktijksoort hier niet van invloed te zijn. Zo zijn er solopraktijken waarbij de assistent vaccineert en er zijn groepspraktijken waar de huisartsen actief betrokken zijn bij de vaccinatie. Van de huisartspraktijken die het faxformulier (zie bijlage 2) met basisgegevens hebben ingevuld, heeft een aanzienlijk deel van de huisartsenpraktijken (ruim 55%) de vaccinatiespreekuren in of vóór week 45 gepland (zie onderstaande tabel). CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 21 van 65

23 Week nr. Data van de betreffende week Aandeel praktijken dat vaccinatiespreekuren heeft gepland 41 6 t/m 10 oktober 0% t/m 17 oktober 2% t/m 24 oktober 12% t/m 31 oktober 23% 45 3 t/m 7 november 20% t/m 14 november 19% t/m 21 november 10% t/m 28 november 2% 49 1 t/m 5 december 2% Onbekend 9% Totaal 92 praktijken 100% Tabel 4.9 Overzicht periode waarin vaccinatiespreekuren worden gepland De patiënten die niet op de spreekuren aanwezig konden zijn, worden veelal tussendoor gevaccineerd op de praktijk. Van deze groep patiënten wordt 68% door de assistent gevaccineerd. Op basis van de gesprekken gevoerd met de huisartsen en de assistenten in het verkennend onderzoek, mag voor de groep patiënten die buiten de spreekuren om op de praktijk de vaccinatie van de huisarts ontvangen, worden aangenomen dat dit vaak in combinatie met een consult is. Naast de vaccinaties op de praktijk worden patiënten ook thuis of in woonzorgcomplexen gevaccineerd. Het gaat in dit onderzoek om 9 procent van het totaal aantal patiënten dat wordt gevaccineerd. Het betreft hier veelal patiënten die niet in staat zijn om naar de huisartspraktijk te komen. In het kader van dit onderzoek is op dit onderdeel een onderscheid gemaakt naar patiënten die door huisartsen of assistenten worden bezocht uitsluitend voor de influenzavaccinatie en patiënten die thuis of in een woon-zorgcomplex de vaccinatie ontvangen in combinatie met een consult. Indien er geen sprake is van een combinatie met een consult (8% van totaal aantal gevaccineerde patiënten) is 62 procent van de patiënten uit deze groep gevaccineerd door een assistent. Indien de influenzavaccinatie wel wordt gecombineerd met een consult (betreft 1 procent van het totaal aantal gevaccineerde patiënten) wordt dit veelal (62%) door de huisarts gedaan. CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 22 van 65

24 Administreren/registeren Onder administreren wordt verstaan dat de selectielijst met uitgenodigde patiënten wordt vergeleken met de opkomst. Veel praktijken vragen patiënten de uitnodigingsbrief of kaart mee te nemen wanneer ze het vaccin komen halen. Zo kan eenvoudig worden afgeleid en geregistreerd wie het vaccin heeft gekregen. Het komt ook voor dat patiënten zich voorafgaand aan het vaccinatiespreekuur melden bij de assistent en dat de assistent noteert welke patiënten zijn gekomen. Een enkele praktijk vraagt patiënten om te bellen naar de praktijk wanneer zijn geen gebruik willen maken van de vaccinatie. Bij deze patiënten kunnen dan ook direct aantekeningen worden gemaakt op de lijst en/of in het HIS. Na de vergelijking van de selectielijst met de daadwerkelijke opkomst kan worden beoordeeld of patiënten een herinneringsoproep moeten ontvangen. Huisartspraktijken gaan met deze herinneringsoproep verschillend om. Er zijn praktijken die dit nauwgezet doen er zijn ook praktijken die refereren aan de eigen verantwoordelijkheid van de patiënt (zie ook ). Uit voorliggend onderzoek is naar voren gekomen dat de meeste praktijken (89%) in ieder geval op papier administreren. Slechts 10% registreert uitsluitend elektronisch. Zie daarvoor ook tabel Aantal praktijken % Respons bewaren lijst gevaccineerden % Papier 28 48% Elektronisch 6 10% Beide 24 41% Tabel 4.10 Overzicht wijze administreren opkomst In de navolgende tabel is aangegeven welk deel van de huisartspraktijken in hun HIS hebben geregistreerd dat patiënten voor de influenzavaccinatie zijn geweest. Duidelijk is dat dit in 2008 meer was dan daarvoor. Een mogelijke reden hiervoor is dat in 2008 ook de patiënten vanaf 60 jaar tot de risicopopulatie behoren. Aantal praktijken % 2007 en eerder en eerder 2008 Respons registratie HIS % 100% Ja % 90% Nee % 10% Tabel 4.11 Overzicht registreren gevaccineerden in HIS in verleden CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 23 van 65

25 Nabestellen vaccins Ruim 40% van de onderzochte praktijken in het onderzoek blijkt een nabestelling te moeten doen. Het percentage nabestelde vaccins ten opzichte van eerder bestelde vaccins door diezelfde praktijken, bedraagt 14%. In onderstaande tabel staan de gegevens samengevat. Aantal praktijken Aantal nabesteld Totaal eerste bestelling Percentage nabestelling en van totaal Aantal praktijken dat vaccins heeft nabesteld Aantal praktijken dat geen vaccins heeft nabesteld % % Totaal aantal praktijken ,8% 6 Tabel 4.12 Overzicht nabestellingen Herhalen/herinneren HERHALEN In het kader van het NPG dienen enkele geïndiceerde patiënten twee keer gevaccineerd te worden. Het aandeel revaccinatie ten opzichte van het totaal aantal gevaccineerde patiënten bedraagt 0,4% (zie tabel 5.9.1). HERINNEREN Het herinneren van cliënten is niet vastgelegd in eisen vanuit het NPG. Op de website van de SNPG wordt wel aangeraden te herinneren. De praktijken uit het onderzoek gaan op verschillende manieren om met het herinneren van patiënten. In onderstaande tabel is weergegeven of en op welke manier huisartspraktijken patiënten helpen herinneren aan de influenzavaccinatie. Reactie op non respons influenzavaccinatie Totaal aantal Onderlinge verhouding Schriftelijk herinneren 5 8% Telefonisch benaderen 27 44% Geen actie 19 31% Aanspreken tijdens consult 2 3% Selectief herinneren: patiënten die volgens de huisarts echt gevaccineerd moeten worden. 8 13% Totaal % Tabel 4.13 Overzicht handelwijzen bij geen gehoor geven aan eerste uitnodiging 6 Dit percentage is relatief hoog in vergelijking met het landelijke gemiddelde over de afgelopen jaren (3,6%). CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 24 van 65

26 Duidelijk is dat schriftelijk herinneren zeer weinig wordt gedaan (8%). Ruim 30% van de praktijken in dit onderzoek neemt geen actie. Van de praktijken die aangeven de patiënten telefonisch te benaderen kan niet met zekerheid worden gezegd dat deze praktijken alle patiënten die niet zijn gekomen benaderen. Dit is niet expliciet in de enquête gevraagd. Bij navraag bij enkele praktijken bleek wel dat deze praktijken nagenoeg alle patiënten telefonisch benaderen Declareren Huisartspraktijken dienen na afloop van de vaccinatiecampagne bij de SNPG het declaratieformulier in. Op het formulier wordt vermeld hoeveel patiënten gevaccineerd zijn (per leeftijdsgroep en asielzoekers apart). De praktijken moeten ter onderbouwing van hun declaratie een overzicht met gevaccineerde patiënten bewaren (op papier of digitaal). Volgens de subsidieregeling publieke gezondheid moet het overzicht vijf jaar worden bewaard. In de praktijk blijkt de vijf jarige termijn bij lang niet alle praktijken uit dit onderzoek bekend te zijn. In onderstaande tabel is inzichtelijk gemaakt dat 20% van alle praktijken in het onderzoek de lijst minder dan 5 jaar bewaard. Aantal praktijken % % Respons duur bewaren % 1 jaar 6 12% 2 jaar 3 6% 20% 3 jaar 1 2% 5 jaar 24 48% 10 jaar 12 24% Onbekend 3 6% Tabel 4.14 Bewaartermijn vaccinatielijsten Afvalverwerking Afvalverwerking na afloop van de vaccinatiecampagne heeft betrekking op: de gebruikte vaccins, eventuele overgebleven vaccins en de koelbox en koelelementen die bij de aflevering van de vaccins zaten. Een huisartspraktijk kan dit regelen bijvoorbeeld via de afvalverwerking van de gemeente of afleveren bij de apotheek (dit is meestal de praktijk) Evaluatie Uit het onderzoek is gebleken dat binnen huisartsenpraktijken vaak geen moment wordt gepland om de influenzacampagne te evalueren. De betrokken CY/09/0551/grpr, HHM 2009 Pagina 25 van 65