Inhoudsopgave. BLANCO SPACES ZUIDAS - 6TH FLOOR BARBARA STROZZILAAN HN AMSTERDAM T. +31 (0)

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Inleiding Compliance Charter Definitie, missie en doel Definitie Missie en doel Reikwijdte Binnen scope Buiten scope Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden Verantwoordelijkheden bestuur Verantwoordelijkheden medewerkers Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden compliance officer Governance van de compliancefunctie Positionering compliancefunctie Rapportagelijnen Communicatie en overlegstructuren Compliance Operations Jaarplanning Bijwerken compliance manual Informeren (en adviseren) over nieuwe wetgeving Compliance-bewustzijn medewerkers Monitoring, handhaving en sanctionering Monitoring en handhaving Sanctionering Budget Compliance Manual Wet- en regelgeving Bedrijfsbeschrijving en beleid Bedrijfsbeschrijving Beleid... 9 BLANCO SPACES ZUIDAS - 6TH FLOOR BARBARA STROZZILAAN HN AMSTERDAM T. +31 (0)

2 Inleiding Korte introductie van het bedrijf, de producten en diensten van XYZ. Het onderhavige document is het Compliance Program van XYZ. Het Compliance Program is erop gericht duidelijk af te bakenen wat XYZ onder compliance verstaan en wat de reikwijdte is van de compliance ondersteuning van XYZ. Tevens bevat het Compliance Program een overzicht van het interne compliance beleid van XYZ. Het Compliance Program bestaat uit drie delen: 1. Compliance Charter; 2. Compliance Operations; en 3. Compliance Manual. Compliance Program 2

3 1. Compliance Charter Het Compliance Charter beoogt de effectiviteit van compliance binnen XYZ te versterken, en beschrijft de missie en doelstellingen van de compliancefunctie, de reikwijdte van de compliancefunctie, de taken en bevoegdheden van de compliance officer en de inbedding van compliance in de organisatie van XYZ. In dit Compliance Charter worden de compliancebeginselen en het kader van de compliancefunctie van XYZ beschreven Definitie, missie en doel Definitie XYZ definieert compliance als volgt: Het geheel van maatregelen dat zich richt op de implementatie, handhaving en naleving van externe wet- en regelgeving, alsook interne procedures en gedragsregels, met als doel het versterken van de integriteit van de organisatie van XYZ, haar cliënten, haar medewerkers, haar data en de markt Missie en doel Voor XYZ is het van groot belang dat de producten en diensten die zij aanbiedt, de belangen van haar cliënten behartigen. Daarbij is het cruciaal dat de producten en diensten in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving en andere relevante standaarden. Het is de missie van de compliancefunctie om de integriteit van XYZ te versterken, de activiteiten van XYZ beheerst uit te voeren en de betrouwbare reputatie van XYZ te waarborgen. Het doel van XYZ is te voldoen aan relevante wet- en regelgeving, toezichtnormen, intern beleid en procedures, en integriteits- en ethische normen. De risicotolerantie met betrekking tot het compliance risico is laag Reikwijdte Binnen scope Bij XYZ wordt de reikwijdte van compliance bepaald aan de hand van verschillende integriteitsgebieden. De volgende integriteitsgebieden vallen binnen de scope van de compliancefunctie van XYZ Organisatie-integriteit Het thema organisatie-integriteit heeft betrekking op de integriteit van de organisatie. Compliance Program 3

4 Zorgvuldige dienstverlening XYZ heeft een zorgplicht tegenover haar cliënten. Het is daarom van wezenlijk belang dat XYZ zowel de cliënt zelf als haar wensen goed begrijpt en eventuele klachten van cliënten correct afhandelt. Incidenten De organisatie van XYZ moet adequate maatregelen nemen om incidenten die een ernstig gevaar vormen voor de integere uitoefening van het bedrijf van XYZ, te voorkomen. Indien er toch incidenten optreden, dienen er adequate maatregelen te worden getroffen om de schade zo veel mogelijk te mitigeren en om herhaling te voorkomen. Uitbesteding en samenwerking met derden XYZ hecht veel waarde aan het op beheerste wijze uitbesteden van werkzaamheden, zodat zij de kwaliteit van deze uitbesteedde werkzaamheden goed kan blijven waarborgen Medewerkersintegriteit Het thema medewerkersintegriteit heeft betrekking op de integriteit van alle bestuurders, leidinggevenden en medewerkers van XYZ. Integer handelen Alle bestuurders, leidinggevenden en medewerkers van XYZ dienen integer te handelen. Hierbij gaat het onder andere om geheimhouding van vertrouwelijke informatie, het voorkomen van corruptie en fraude en het voorkomen van belangenverstrengelingen. Pre- en in-employmentscreening Onderdeel van het HR-beleid van XYZ is een uitvoerige pre- en in-employmentscreening van de werknemers van XYZ. Vakbekwaamheid XYZ vergt van haar medewerkers dat zij beschikken over relevante kennis en ervaring en. << aanvullen >> Geschiktheid en betrouwbaarheid De geschiktheid en betrouwbaarheid van het bestuur en de leidinggevenden binnen XYZ dienen buiten twijfel te staan. Binnen het collectief van het bestuur dienen brede kennis, ervaring en professionele vaardigheden aanwezig zijn. Beloningsbeleid Binnen XYZ dient een beloningsbeleid te worden gehanteerd waarbij de lange termijn belangen van zowel XYZ als haar cliënten worden gewaarborgd, en waarbij het risico op perverse prikkels zo veel mogelijk wordt gemitigeerd Cliëntintegriteit Cliëntintegriteit richt zich op de integriteit van de cliënt waaraan XYZ diensten levert. Compliance Program 4

5 Customer Due Diligence (CDD) XYZ dient onderzoek te doen naar de integriteit van haar cliënten. Op die manier kunnen de CDD-risico s worden gemitigeerd, zoals het reputatierisico en het juridische risico Data-integriteit Data-integriteit ziet op de integriteit van de data die XYZ verwerkt. Persoonsgegevens Binnen XYZ speelt de bescherming van persoonsgegevens bij de verwerking ervan, een belangrijke rol. Als verantwoordelijke zoals bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens dient XYZ alle relevante wet- en regelgeving in acht te nemen bij het verwerken van de persoonsgegevens Marktintegriteit Bij marktintegriteit staat de integriteit van de financiële markten centraal. Marktmisbruik Omdat de medewerkers van XYZ in de uitoefening van hun werkzaamheden te maken kunnen krijgen met voorwetenschap en marktmanipulatie, is het van belang dat XYZ juiste procedures inricht om marktmisbruik te voorkomen Buiten scope Een aantal onderwerpen vallen uitdrukkelijk buiten de reikwijdte van de compliancefunctie. Hieronder staan deze onderwerpen opgesomd. XYZ is er zelf voor verantwoordelijk deze onderwerpen elders (intern of extern) te beleggen. <<Benoem onderwerpen die je niet wil meenemen, voorbeelden zijn (zie hieronder)>> Arbeidsrechtelijke zaken Opera.. <<aanvullen>> Compliance Program 5

6 1.3. Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden Compliance is een aangelegenheid van XYZ als geheel. Iedere. <<aanvullen>> Hieronder zijn specifieke bevoegdheden nader uitgewerkt Verantwoordelijkheden bestuur Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het beheersen van compliance risico's. De tone at the top is cruciaal voor XYZ in het bereiken van.. <<Leg vast waar de verantwoordelijkheid ligt >> Verantwoordelijkheden medewerkers Het naleven van toepasselijke wetten, voorschriften en normen in zowel het persoonlijke als zakelijke gedrag is de verantwoordelijkheid van elke medewerker. Iedere medewerker wordt geacht Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden compliance officer Taken en verantwoordelijkheden compliance officer De compliance officer van XYZ heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: Beleid en procedures - (Adviseren bij het) ontwikkelen en actualiseren van compliance beleid; en - Monitoren. <<aanvullen>> Advisering, training en bewustwording - Gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur en medewerkers van XYZ met betrekking tot.. <<aanvullen>> Compliance monitoring - Toezien op de naleving, toepassing en uitwerking van intern compliance beleid; - Fungeren als meldpunt voor overtredingen van van wet- en regelgeving en/of intern <<aanvullen>>. Een belangrijke voorwaarde voor het correct kunnen uitoefenen van de werkzaamheden door de << aanvullen >> Bevoegdheden compliancefunctie Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur om te waarborgen dat de compliance officer de juiste bevoegdheden heeft om zijn taken en verantwoordelijkheden naar behoren kan uitoefenen. De compliance officer heeft in de uitoefening van zijn functie de volgende bevoegdheden: Compliance Program 6

7 - Directe.. << aanvullen >> 1.4. Governance van de compliancefunctie Positionering compliancefunctie De compliancefunctie is een onafhankelijke functie, en moet een.. ectieve positie van de compliancefunctie: De compliance officer << aanvullen >> Rapportagelijnen De compliance officer rapporteert periodiek aan het.. de volgende onderwerpen: - Ontwikkelingen Communicatie en overlegstructuren Ieder kwartaal brengt de compliance officer. <<aanvullen>> Compliance Program 7

8 2. Compliance Operations In de compliance operations zijn de operationele werkzaamheden ten behoeve van het uitoefenen van de compliancefunctie opgenomen. In dit hoofdstuk worden de activiteiten van de compliance officer voor het kalenderjaar.. <<aanvullen>> 2.1. Jaarplanning 2017 De volgende werkzaamheden zullen door de compliance officer in 2017 worden verricht Bijwerken compliance manual Gedurende het kalenderjaar 2017 zal het compliance manual worden << aanvullen >> Informeren (en adviseren) over nieuwe wetgeving Een belangrijke taak van de compliance officer is. << aanvullen >> Compliance-bewustzijn medewerkers Voor XYZ is het belangrijk dat de werknemers van XYZ een groot compliance-bewustzijn hebben..<< aanvullen >> 2.2. Monitoring, handhaving en sanctionering Monitoring en handhaving Monitoring Ieder kwartaal zal er door de compliance officer een <<aanvullen>> Handhaving Indien wordt geconstateerd dat het vastgestelde beleid en de procedures niet worden nageleefd, maakt... << aanvullen >> Sanctionering Bij grove overtredingen of opzettelijke overtredingen door medewerkers of ingeschakelde partijen, zullen er <<aanvullen>> Budget XYZ en de compliance officer. <<aanvullen>>. Compliance Program 8

9 3. Compliance Manual Het compliance manual is een bundeling van alle compliance regels en procedures die gelden binnen XYZ. Middels het compliance manual worden de medewerkers van. <<aanvullen>> 3.1. Wet- en regelgeving De onderstaande wet- en regelgeving is van belang voor XYZ. De toepassing van de verschillende wetten binnen XYZ wordt verder toegelicht in de concrete beleidsregels. De voor XYZ meest relevante wetten, binnen de scope van de compliancefunctie, zijn: - << opsomming>> In hoofdstuk 1 (het Compliance Charter) van dit Compliance Program is afgebakend welke onderwerpen binnen en buiten scope van de compliancefunctie vallen. Derhalve vallen. <<aanvullen>>.. buiten de scope van de compliancefunctie Bedrijfsbeschrijving en beleid Bedrijfsbeschrijving De bedrijfsbeschrijving omschrijft de administratieve organisatie en interne controle van XYZ. << beknopte beschrijving van de inrichting>> Beleid Binnen de organisatie van XYZ worden de volgende beleidstukken gehanteerd (in alfabetische volgorde): << opsomming met beknopte toelichting va het document (essentie) en de plaats waar het kan worden aangetroffen en hoe het beheer is ingeregeld (wie is verantwoordelijk is voor het up to date zijn van het document>> Compliance Program 9