Beknopte beschrijving van DigiKeur.

Transcriptie

1 Beknopte beschrijving van DigiKeur. Via DigiKeur kunnen de verenigingen keurmeesters vragen en vastleggen voor al hun tentoonstellingen en overige activiteiten zoals bijvoorbeeld jongdierendagen voor de komende drie jaren. Het vragen en antwoorden van een keurmeester verloopt in het kort als volgt: 1. Uitnodigen keurmeester: De secretaris kiest via de keurmeesterslijst een keurmeester voor een aangemaakte keuring. Alleen keurmeesters die op die datum nog beschikbaar zijn worden weergegeven. Het systeem stuurt de keurmeester per een uitnodiging voor de keuring. De keurmeester accepteert via het systeem de keuring of wijst deze af. Indien geaccepteerd dan is de keurmeester gereserveerd voor de betreffende show en niet meer beschikbaar voor andere verenigingen. 2. Keurcontract: Vanaf 1 maart van het betreffende TT-jaar zet de keurmeester de toezeggingen om in een keurcontract door ze als zodanig in zijn scherm te bevestigen. Zowel bij de keurmeester als bij de secretaris wordt dan de status van Toezegging gewijzigd in Contract. Er hoeft geen papieren keurcontract meer verzonden te worden. Alleen keurmeesters die niet met Digikeur werken, dit zijn de NBS keurmeesters en enkele KLN keurmeesters die niet over internet beschikken (deze zijn herkenbaar aan het telefoonsymbool achter hun naam) moeten nog wel een papieren keurcontract versturen. 3. Toezicht: De KLN functionaris keurcontracten houdt toezicht op het afsluiten van de keurcontracten, de afzeggingen enz. Scherm van de vereniging: Na inloggenbij DigiKeur met de gekregen inloggegevens zie je in de linker kolom een aantal mogelijkheden die aangeklikt kunnen worden, na aanklikken van Mijn vereniging in de linker kolom verschijnt het volgende scherm: Hierin staan de algemene verenigingsgegevens en bij de functionarissen staat als nr. 1 de verenigingssecretaris. Als er een aparte tentoonstellingssecretaris of een ander bestuurslid is die de keurmeesteraanvragen verzorgt kan die worden aangemaakt door op toevoegen te klikken. Nadat de gegevens van die persoon zijn opgeslagen staat er achter het adres een rode cirkel. Als daarop wordt geklikt, wordt er een eigen inlognaam en wachtwoord naar die persoon verstuurd. pagina 1

2 Naast Vereniging zie je een tabblad Shows. Als daarop geklikt wordt verschijnt het volgende scherm, hier kunnen keuringen en tentoonstellingen voor de komende 3 jaren worden aangemaakt, door op Nieuwe show te klikken. Bij Naam show vul je bijvoorbeeld in: Clubshow, Open show, Jongdierendag, Fokkersdag of de specifieke naam zoals Noordshow, Championshow of de eigen geregistreerde shownaam. Bij Soort show kies je tussen Tentoonstelling of Overig. Alleen als er een vergunning is of wordt aangevraagd bij het FB is het een Tentoonstellingen, de rest is Overig. Bij Locatienaam kun je de naam van het gebouw waar de show wordt gehouden invullen, als dat geen naam heeft kun je het veld leeg laten. Bij Locatieadres vul je de straat, het huisnummer en de plaats in. Bij Startdatum vul je de eerste datum in waarop de show geopend is voor publiek. Bij Startdagdeel kies je tussen ochtend, middag of avond, afhankelijk van het tijdstip dat de show open gaat. Bij Aantal dagen vul je in hoeveel dagen de show duurt te rekenen vanaf de opening tot de sluiting voor publiek. Bij Einddagdeel vul je weer in ochtend middag of avond, afhankelijk van het tijdstip waarop de show gesloten wordt. Vervolgens klik je op Maak show aan. Je komt dan in het scherm Show bewerken en daar klik je op Nieuwe keuring. pagina 2

3 In het programma wordt onderscheid gemaakt tussen Show en Keuring. Een show kan bijvoorbeeld één dag duren en op dezelfde dag kan ook de keuring plaatsvinden, maar een show kan ook meerdere dagen duren, waarbij de keuring meestal op de eerste dag van de show plaatsvindt, maar in sommige gevallen ook reeds een dag voordat de show geopend wordt. Daarom moet in alle gevallen eerst een show worden aangemaakt en daarna een keuring die bij die show hoort. Als er geen keuring is aangemaakt kunnen er geen keurmeesters gevraagd worden. Meestal wordt er bij een show één keuring aangemaakt maar er kunnen er ook meer worden aangemaakt, bijvoorbeeld als de avond ervoor een kleine diergroep wordt gekeurd, of er is tijdens de show een eendaagse keuring voor bijvoorbeeld kleine knaagdieren. Nadat op Nieuwe keuring is geklikt verschijnt het volgende scherm. Bij Show staat de naam die je zelf aan de show hebt gegeven. Bij Naam keuring staat standaard dezelfde naam ingevuld omdat een keuring meestal geen specifieke naam heeft. Bij Dag wordt standaard de begindag van de show voorgesteld maar deze kun je zelf aanpassen, evenals de dagdelen die de keuring duurt, meestal zal dat ochtend en middag zijn. Klik vervolgens op Maak keuring aan en als er meer keuringen zijn maak je bij die show opnieuw een keuring aan met eventueel een andere dag en dagdelen. pagina 3

4 Vervolgens kan in de linkerkolom op Keuraanvragen worden geklikt en verschijnthet volgende scherm. Nadat de gewenste keuring is geselecteerd kan geklikt worden op Keurmeester aanvragen voor deze keuring Dan verschijnt een lijst van de keurmeesters die op de betreffende datum nog geen andere keurtoezeggingen hebben gedaan. Een keurmeester kan ook zelf hebben aangegeven niet beschikbaar te zijn bijvoorbeeld wegens andere verplichtingen, diens naam komt dan niet voor op de lijst. Keurmeesters die zelf ook met Digikeur werken kun je via het programma Uitnodigen door hierop te klikken. Keurmeesters die niet met Digikeur werken, dat zijn de NBS keurmeesters en enkele KLN keurmeesters die niet over internet beschikken moeten eerst telefonisch gevraagd worden en als zij dan toezeggen kun je hen Vastleggen. Door op het trechtertje links bovenin het scherm te klikken kan een selectie gemaakt worden uit de keurmeesters, als je bijvoorbeeld eerst alle konijnenkeurmeesters wilt uitnodigen zet je alleen vinkjes bij die keurmeesters. pagina 4

5 Als je op Uitnodigen klikt verschijnt het volgende venster: Eventueel kun je nog opmerkingen toevoegen, en als je zelf een kopie van het verzonden bericht via jouw wilt ontvangen kun je dat aanvinken, vervolgens kun je klikken op Verzend de aanvraag, deze wordt dan als een naar de keurmeester verstuurd. De uitgenodigde of vastgelegde keurmeesters worden vervolgens in het scherm getoond. Zodra een keurmeester positief reageert op een uitnodiging verandert de status van Aangevraagd in Contract (als het om een keuring in het seizoen gaat) of in Toezegging (als het om een keuring in het seizoen of later gaat) Als de keurmeester negatief reageert wordt de status Afgewezen KM. Een Contract of Toezegging kan later zowel door de vereniging als door de keurmeester weer gewijzigd worden door daarop te klikken en het dan verschijnende bericht te verzenden. Het is dan wel wenselijk om bij de opmerkingen een reden te vermelden. Als in de linker kolom op Verenigingen wordt geklikt worden alle verenigingen in Nederland met hun contactadressen vermeld. Via de trechter bovenin het scherm kun je een selectie maken welke verenigingen je wilt tonen. Als op de regel van een vereniging wordt geklikt worden de adresgegevens van de secretaris zichtbaar. Als in de linker kolom op Keurmeesters wordt geklikt verschijnen alle keurmeesters van KLN en NBS. Door op de regel van een keurmeester te klikken worden de bevoegdheden van die keurmeester getoond. Ook hier kan weer via de trechter een uitgebreide selectie worden gemaakt bijvoorbeeld op diergroep en op bevoegdheid A, B of C. pagina 5

6 Scherm van de keurmeester: Als de keurmeester na inloggen klikt op Mijn gegevens in de linker kolom verschijnt een scherm met diverse mogelijkheden. In dit scherm kunnen vaste dagen geblokkeerd worden waarop je niet beschikbaar bent voor keuringen, bijvoorbeeld nooit op bepaalde dagen in de week of bepaalde dagen per maand zoals verjaardagen of dergelijke. Op het tabblad Bevoegdheden staan de keurbevoegdheden en rassen vermeld' pagina 6

7 Op het tabblad Geblokkeerde dagen staan alle dagen vermeld waarop je niet meer beschikbaar bent voor nieuwe keuringen. In onderstaand voorbeeld zijn alle zondagen, maandagen, dinsdagen en 20 december als vaste dagen geblokkeerd. De datums 13, 14 september en 24 okober 2013 zijn geblokkeerd omdat op die dagen al een keuring is toegezegd. Als in de linker kolom op Keuraanvragen wordt geklikt verschijnen alle aangevraagde, toegezegde en afgewezen keuraanvragen. Deze worden per keurseizoen apart vermeld en kunnen via de selectieknop bekeken worden. Door op Aangevraagd TT te klikken verschijnt een bericht waarop je kunt aangeven of je de aanvraag accepteert of afwijst. Bij acceptatie kan tevens aangevinkt worden of je bereid bent als hoofdereprijzenjury te fungeren. Eventueel kunnen nog opmerkingen worden toegevoegd en daarna kanhet bericht worden verzonden. pagina 7

8 Nadat het bericht is verzonden wordt de status Aangevraagd TT gewijzigd in Contract KM (geaccepteerd) of Afgewezen KM (niet geaccepteerd). Bij een acceptatie van een aanvraag in komende keurseizoenen wordt de status Toegezegd KM. Als je een Contract of Toezegging achteraf weer ongedaan wilt maken kun je daarop klikken. Er verschijnt dan een bericht waarin de keuring wordt ontbonden. Bij Opmerking dient dan wel een reden te worden opgegeven. Bij aanklikken van Verenigingen in de linker kolom verschijnt het scherm met de contactgegevens van alle verenigingen. Als op de regel van een vereniging wordt geklikt verschijnen de adresgegevens van de secretaris. Bij Keurmeesters zijn de gegevens met bevoegdheden van collega keurmeesters op te vragen. pagina 8

9 Vanaf 1 maart in het lopende tentoonstellingsseizoen kan de keurmeester alle toegezegde keuringen voor dat seizoen omzetten in een Contract door op de betreffende regel te klikken. Zowel in het scherm van de keurmeester als dat van de betreffende vereniging wordt de tekst Toegezegd KM vervangen door Contract KM, er hoeven dus geen papieren keurcontracten naar de verenigingen gestuurd te worden. Een contract kan achteraf zowel door de vereniging als door de keurmeester worden ontbonden, er moet dan wel vooraf telefonisch overleg zijn geweest en beide partijen moeten er geen bezwaar tegen hebben. Door op de regel Contract KM te klikken verschijnt een bericht waarin dat kan worden aangegeven. Bij Opmerking kan een nadere toelichting worden vermeld. De toezegging wel of niet bereid zitting te nemen in de Hoofdereprijzenjury kan achteraf gewijzigd worden door op ja of nee te klikken. Zodra je voldoende ervaring hebt opgedaan met het programma zul je ontdekken dat er nog veel meer mogelijk is, bijvoorbeeld diverse overzichten exporteren naar Excel enz. De keurmeesterslijsten waarin de keurmeesters alfabetisch per diergroep en keurbevoegdheden worden vermeld staat nu niet meer op maar is bij Keurmeesters in de linker kolom op te vragen door op het pdf symbool bovenin het scherm te klikken. In de toekomst zal ook het aanvragen van de vergunning voor de tentoonstelling aan dit programma gekoppeld kunnen worden. Bij de verenigingen komt een nieuw tabblad Leden, hier kan de secretaris op elk moment een actueel bestand van alle fokkersnummers die bij de vereniging geregistreerd staan opvragen. Aangezien alle gegevens in dit programma rechtstreeks gekoppeld zijn aan het programma van de centrale ledenadministratie zijn alle adres- en persoonsgegevens altijd up-to-date. Mochten er nog vragen of problemen zijn neem dan met mij contact op. Piet Bouw administratie@kleindiermagazine.nl telefoon pagina 9