Verkiezingsreglement Vertegenwoordiger pensioengerechtigden in algemeen bestuur PME

Transcriptie

1 Verkiezingsreglement Vertegenwoordiger pensioengerechtigden in algemeen bestuur PME Den Haag, 14 november 2017 Versie: vastgesteld door het algemeen bestuur op 30 november /8

2 Inhoudsopgave 1 Definities Organiseren en uitvoering verkiezingen Samenstelling en benoeming verkiezingscommissie Kandidaatstelling Beoordeling kandidaten Kieslijst Stemgerechtigd Verkiezingen Uitslag verkiezingen Benoeming Tussentijdse vacature(s) vertegenwoordiger pensioengerechtigden Bevoegdheid algemeen bestuur Klachten Inwerkingtreding... 7 Toelichting verkiezingsreglement /8

3 1 Definities Alle definities zoals opgenomen in de statuten van PME zijn van toepassing, tenzij in dit reglement nadrukkelijk anders wordt bepaald. Daarnaast gelden de volgende definities: a. kieslijst : de lijst met kandidaten waarop pensioengerechtigden hun stem kunnen uitbrengen tijdens de verkiezingsperiode; b. onafhankelijk voorzitter : de onafhankelijk voorzitter van het algemeen bestuur, zoals bedoeld in artikel 6.1 van de statuten van het fonds; c. organisatie : een organisatie die statutair betrokken is bij het fonds (FNV, CNV, de Unie, VHP2 of VOG-PME) of een organisatie die kan aantonen dat het als statutair doel heeft de belangen van pensioengerechtigden te behartigen; d. verkiezingen : het kiezen van twee vertegenwoordigers van pensioengerechtigden in het algemeen bestuur; e. verkiezingscommissie : de commissie die belast is met het organiseren en uitvoeren van de verkiezingen; f. verkiezingsperiode : de periode waarin de verkiezingen plaatsvinden; g. voorzitter uitvoerend bestuur : de voorzitter van het uitvoerend bestuur, zoals bedoeld in artikel 8.9 van de statuten van het fonds. 2 Organiseren en uitvoering verkiezingen 1. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het organiseren van de verkiezingen. 2. Verkiezingen vinden eens per vier jaar plaats. 3. Het algemeen bestuur bepaalt verkiezingsperiode, alsmede de tijdstippen van aanvang en einde van de stemming. 4. Het algemeen bestuur maakt het functieprofiel voor de in te vullen bestuurszetels van het fonds openbaar. In het functieprofiel zijn geschiktheidseisen, vereiste competenties en eisen met betrekking tot kennis en ervaring opgenomen. 5. De uitvoering van de verkiezingen vindt plaats onder leiding van de verkiezingscommissie. 6. De verkiezingscommissie bepaalt op welke wijze de vacatures voor vertegenwoordigers van pensioengerechtigden in het algemeen bestuur van het fonds onder de aandacht van de pensioengerechtigden worden gebracht. 3 Samenstelling en benoeming verkiezingscommissie 1. Het algemeen bestuur benoemt een verkiezingscommissie die belast is met de organisatie van de verkiezingen. 2. De verkiezingscommissie is belast met de uitvoering en handhaving van de in dit reglement opgenomen bepalingen. 3. De verkiezingscommissie bestaat ten minste uit de onafhankelijk voorzitter, een niet-uitvoerend bestuurslid, de voorzitter van het uitvoerend bestuur en de secretaris van het algemeen bestuur. Het bestuursbureau van het fonds verzorgt het secretariaat van de verkiezingscommissie. 4. De verkiezingscommissie legt verantwoording af aan het algemeen bestuur. 3/8

4 4 Kandidaatstelling 1. Kandidaatstelling vindt plaats in een door de verkiezingscommissie vast te stellen termijn (binnen de kaders van artikel 2.2). 2. De oproep tot kandidaatstelling wordt opgenomen op de website van het fonds. 3. Iedereen mag zich kandidaat stellen, met uitzondering van de personen genoemd in lid 6 van dit artikel. Er geldt een minimumleeftijd van 18 jaar bij aanvang van de verkiezingsperiode. 4. Kandidaatstelling is mogelijk namens een organisatie. In dat geval dient bij de kandidaatstelling duidelijk te worden aangegeven of het een individuele kandidatuur betreft of een kandidatuur namens een organisatie. 5. Indien kandidaatstelling niet plaatsvindt namens een organisatie die statutair betrokken is bij het fonds (FNV, CNV, de Unie, VHP2 of de VOG-PME), dient de kandidaatstelling vergezeld te gaan van een steunbetuiging bestaande uit ten minste 200 handtekeningen van pensioengerechtigden. Zonder deze steunbetuiging is kandidaatstelling niet mogelijk. 6. De volgende personen zijn niet verkiesbaar als vertegenwoordiger van pensioengerechtigden van het fonds: a. personen zoals bedoeld in artikel 6.8 van de statuten; b. medewerkers van het fonds; c. adviseurs van het pensioenfonds (hieronder wordt verstaan degene die in het jaar voorafgaand aan de verkiezingen of ten tijde van de verkiezingen ten laste van het fonds een vergoeding geniet voor diens adviezen). 7. Iedere persoon die zich kandidaat stelt geeft bij zijn kandidaatstelling aan op welke wijze door hem of haar wordt voldaan aan de profielschets. Daarnaast dient iedere kandidaatstelling vergezeld te zijn van een uitgebreide CV met beschrijving van werkervaring en eventuele andere bestuurlijke functies waaruit blijkt dat de kandidaat voldoet aan de deskundigheid en competenties vermeld in het functieprofiel, alsmede van een persoonlijke motivatie waarom hij of zij zich kandidaat stelt. 5 Beoordeling kandidaten 1. De verkiezingscommissie beoordeelt of de kandidaatstelling aan de eisen van dit verkiezingsreglement en het functieprofiel voldoet. 2. De verkiezingscommissie verklaart een kandidaatstelling die niet aan vereisten voldoet ongeldig en deelt dit schriftelijk mee aan de kandidaat en (indien van toepassing) de organisatie namens wie de kandidaatstelling plaats heeft gevonden. 3. De verkiezingscommissie voert gesprekken met kandidaten die aantoonbaar voldoen aan het functieprofiel. Tijdens het gesprek beoordeelt de verkiezingscommissie de kandidaat op geschiktheid, waaronder in ieder geval wordt verstaan de vereiste competenties en deskundigheid. 4. Naar aanleiding van het gesprek zoals genoemd in lid 3 kan de verkiezingscommissie besluiten de kandidaat uit te nodigen tot het afleggen van een toets op deskundigheid en het deelnemen aan een assessment. 5. De verkiezingscommissie plaatst kandidaten die voldoen aan het functieprofiel en die, op basis van het in lid 3 genoemde gesprek en eventueel de in lid 4 genoemde toets/assessment, voldoende geschikt worden geacht op de kieslijst. 6 Kieslijst 1. Het algemeen bestuur stelt, op basis van een voordracht daartoe van de verkiezingscommissie, de kieslijst vast. De verkiezingscommissie informeert kandidaten of zij wel of niet op de kieslijst zijn opgenomen. 4/8

5 2. Het algemeen bestuur kan besluiten een potentiele kandidaat uit te nodigen voor een gesprek alvorens de betreffende persoon al dan niet op de kieslijst wordt geplaatst. 3. Indien de kieslijst bestaat uit nul personen, worden opnieuw verkiezingen gehouden conform dit verkiezingsreglement. Voor wat betreft de besluitvorming van het algemeen bestuur tijdens het bestaan van de vacatures geldt hetgeen is beschreven in de statuten van het fonds. 4. Indien de kieslijst bestaat uit één persoon, wordt deze persoon geacht te zijn gekozen en worden voor de resterende vacature opnieuw verkiezingen gehouden conform dit verkiezingsreglement. Voor wat betreft de besluitvorming van het algemeen bestuur tijdens het bestaan van de vacature geldt hetgeen is beschreven in de statuten van het fonds.. 5. Indien de kieslijst bestaat uit twee personen worden deze personen geacht te zijn gekozen. Benoeming kan slechts plaatsvinden onder de voorwaarde dat DNB akkoord is met de benoeming. 6. Als er meer kandidaten zijn dan zetels, vinden verkiezingen plaats. 7 Stemgerechtigd Stemgerechtigd is iedere pensioengerechtigde die op de datum van aanvang van de verkiezingsperiode ten minste 18 jaar oud is én op de datum van aanvang van de verkiezingsperiode ten minste twee maanden pensioengerechtigd is. 8 Verkiezingen 1. De verkiezingscommissie maakt de kieslijst digitaal of schriftelijk bekend aan de stemgerechtigden. Op de kieslijst staat vermeld of een kandidaat namens een organisatie op de kieslijst staat. 2. Met de bekendmaking van de kieslijst worden tevens de tijdstippen van aanvang en einde van de stemming bekend gemaakt. Tussen aanvang en einde van de stemming zit tenminste 10 werkdagen. 3. Alle stemgerechtigden worden schriftelijk uitgenodigd om hun stem uit te brengen. Zij ontvangen daartoe een wachtwoord en een inlogcode. 4. De verkiezingen vinden plaats door digitale stemming. 5. Indien een stemgerechtigde geen gebruik kan of wenst te maken van digitale stemming, dan kan een schriftelijk stembiljet worden aangevraagd. 6. Iedere stemgerechtigde brengt kan één stem uitbrengen per kandidaat. Een stemgerechtigde kan geen machtiging verlenen om namens hem of haar een stem uit te brengen. 7. Na het einde van de stemming stelt de verkiezingscommissie het aantal geldig uitgebrachte stemmen vast, dat op elke kandidaat is uitgebracht. Tevens wordt vastgesteld of kandidaten namens een organisatie op de kieslijst staan. 8. Ongeldig zijn de (schriftelijke) stembiljetten: - die niet door de verkiezingscommissie zijn verzonden, of - waaruit niet duidelijk een keuze blijkt, of - die zijn ontvangen na de vastgestelde einddatum van de verkiezingen of - als er opmerkingen op het stembiljet zijn aangebracht. 9. De online verkiezingsgegevens en/of de gebruikte stembiljetten worden door de secretaris van het bestuur ten minste 5 jaar bewaard. 9 Uitslag verkiezingen 1. Na het einde van de stemming stelt de verkiezingscommissie het aantal geldig uitgebrachte stemmen vast, dat op elke kandidaat is uitgebracht. Daarmee wordt tevens de uitslag van de verkiezingen vastgesteld. 5/8

6 2. Indien sprake is van het staken van stemmen doordat meerdere kandidaten hetzelfde aantal hoogste stemmen hebben behaald, vindt een hertelling plaats. Indien na hertelling wederom is vastgesteld dat de stemmen staken, beslist het lot. 3. De verkiezingscommissie maakt binnen 15 werkdagen na de einddatum van de verkiezingen de uitslag van de verkiezingen bekend aan het algemeen bestuur. De uitslag van de verkiezingen wordt pas openbaar, nadat DNB instemming heeft verleend voor de benoeming in het bestuur. 10 Benoeming 1. Het algemeen bestuur besluit aan de hand van de uitslag van de verkiezingen tot een voorgenomen 2. De benoeming van de gekozen kandidaat bestuursleden vindt plaats met inachtneming van het bepaalde in de statuten van het fonds en onder de opschortende voorwaarde van het verkrijgen van instemming van DNB voor de benoeming. 3. Indien DNB binnen de daarvoor geldende termijn bekend maakt niet met de voorgenomen benoeming in te stemmen, besluit het algemeen bestuur tot een voorgenomen benoeming van de kandidaat met het navolgend hoogste aantal stemmen bij de verkiezingen. Deze procedure geldt zo vaak als nodig is en tot het moment dat DNB instemt met een voorgenomen benoeming. Indien deze procedure niet herhaald kan worden vanwege het aantal kandidaten, dan gelden de artikel 6.3 tot en met 6.5 van dit verkiezingsreglement. 11 Tussentijdse vacature(s) vertegenwoordiger pensioengerechtigden 1. Bij een tussentijdse vacature van een bestuurszetel voor de vertegenwoordiger van pensioengerechtigden wordt zo spoedig mogelijk na het ontstaan hiervan voorzien. 2. Bij een tussentijdse invulling van een vacature voor de vertegenwoordiger van pensioengerechtigden wordt de kandidaat met het hoogste aantal stemmen bij de verkiezingen gevraagd of deze nog beschikbaar is. Indien deze kandidaat beschikbaar is wordt de procedure van artikel 10 lid 2 en 3 gevolgd. 3. Indien een tussentijdse vacature ontstaat vanwege het aftreden van een kandidaat namens een statutair bij het fonds betrokken organisatie (FNV, CNV, de Unie, VHP2 of de VOG-PME) wordt, in afwijking van het tweede lid van dit artikel, eerst aan de betreffende organisatie gevraagd een geschikte kandidaat voor te dragen. Benoeming vindt plaats met inachtneming van de artikelen 5 en 10 van dit artikel. Indien de betreffende organisatie niet binnen redelijke termijn een geschikte kandidaat voordraagt, treedt het tweede lid van dit artikel alsnog in werking. 4. De persoon die overeenkomstig het bepaalde in dit artikel is benoemd als lid van het algemeen bestuur van het fonds, treedt af op het tijdstip waarop zijn voorganger had moeten aftreden. 12 Bevoegdheid algemeen bestuur In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het algemeen bestuur. 13 Klachten Klachten met betrekking tot de uitvoering van het verkiezingsreglement kunnen conform de geldende klachten- en geschillenregeling van het fonds worden gemeld. 6/8

7 14 Inwerkingtreding Dit reglement is vastgesteld tijdens de vergadering van het algemeen bestuur van 30 november 2017 en treedt per datum in werking. Dit reglement vervangt het voorgaande verkiezingsreglement. Toelichting verkiezingsreglement In dit verkiezingsreglement wordt invulling gegeven aan artikel 6.2 van de statuten van het fonds. Voor de verkiezingen van de vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden per 1 juli 2018 is het voorgaande verkiezingsreglement aangepast. Artikel 1 definities De definities uit de statuten zijn mede van toepassing in dit verkiezingsreglement. De definitie van pensioengerechtigde wordt niet genoemd in dit reglement omdat deze al in de statuten staat, dit begrip wordt echter veelvuldig gebruikt in het reglement: pensioengerechtigd is diegene die jegens het fonds recht heeft op een ingegaan pensioen Artikel 4 lid 5: kandidaatstelling/steunbetuiging Het bijgesloten concept verkiezingsreglement bevat diverse aanpassingen van praktische aard. Zo is bijvoorbeeld vastgelegd dat stemgerechtigden minimaal 2 maanden pensioengerechtigd dienen te zijn. Dit is opgenomen om te garanderen dat alle stemgerechtigden in het bestand staan en dus daadwerkelijk worden aangeschreven. Artikel 5 lid 4: assessment De verkiezingscommissie beoordeelt de beschikbaar gestelde informatie van de personen die zich kandidaat gesteld hebben. Op basis hiervan vindt door de verkiezingscommissie al een eerste selectie van de kandidaten plaats. De personen die door de verkiezingscommissie in beginsel geschikt geacht worden, worden door de verkiezingscommissie uitgenodigd voor een gesprek. Naar aanleiding van het gesprek vindt in principe een toets op deskundigheid en/of een assessment plaats. Slechts indien de kandidaat naar de mening van de verkiezingscommissie overduidelijk niet voldoet aan de vereisten, of wanneer de kandidaat tijdens het gesprek aangeeft zich niet meer kandidaat te willen stellen, wordt hiervan afgeweken. Indien de verkiezingscommissie besluit geen toets op deskundigheid en/of assessment te laten afleggen, wordt hierover gemotiveerd verantwoording afgelegd aan het algemeen bestuur. Artikel 6: kieslijst (met individuele kandidaten i.p.v. kandidatenlijsten) Op 28 september 2017 besprak het algemeen bestuur de globale aanpak voor de verkiezingen van bestuurders namens pensioengerechtigden in 2018 (hierna de verkiezingen). Tijdens deze vergadering kwam onder meer het vraagstuk omtrent kandidatenlijsten of individuele kandidaatstelling aan bod. Voorgesteld werd om af te stappen van het huidige regeling met kandidatenlijsten, omdat dit het ongewenste effect kan hebben dat een nummer twee van een kandidatenlijst wordt gekozen, terwijl hij weinig individuele stemmen heeft behaald. Dit effect wordt hieronder toegelicht aan de hand van een voorbeeld: 7/8

8 Lijst 1 Lijst 2 Kandidaat A (60.020) Kandidaat X (20.023) Kandidaat B (723) Kandidaat Y (78) Kandidaat C (340) Totaal uitgebrachte stemmen: Kiesdeler: /2 = Stel dat er zoals in dit voorbeeld 2 kandidatenlijsten worden ingediend met drie goedkeurde kandidaten op kandidatenlijst 1 en twee goedgekeurde kandidaten op kandidatenlijst 2. In het voorbeeld worden er in totaal stemmen uitgebracht, gedeeld door de twee zetels brengt dit de kiesdeler op Lijst 1 heeft in dit voorbeeld stemmen en houdt dus na toekenning van de eerste zetel op basis van de kiesdeler reststemmen over ( = ). Lijst 2 heeft in totaal slechts zetels behaald en komt daarmee tekort voor een restzetel. Volgens het verkiezingsreglement zoals dat gold bij de vorige verkiezingen worden kandidaten A en B gekozen, terwijl kandidaat X veel meer stemmen heeft gekregen dan kandidaat B. Om het hiervoor geschetste effect te voorkomen werd in de vergadering van het algemeen bestuur van 28 september 2017 in eerste instantie voorgesteld om over te gaan tot een systeem met individuele kandidaatstelling in plaats van met kandidatenlijsten. De VOG-PME heeft reeds aangegeven voorstander te zijn van een systeem met individuele kandidaatstelling. Uit de behandeling in het algemeen bestuur bleek dat enkele bestuursleden hier bezwaren tegen hebben, omdat dit met name rondom tussentijdse vacatures tot vreemde situaties kan leiden. Wanneer bijvoorbeeld de kandidaten uit bovenstaande voorbeeld op individuele basis zouden zijn gekozen, worden kandidaat A en kandidaat X benoemd. Wanneer kandidaat X zich tijdens de benoemingsperiode vanwege omstandigheden terugtrekt, komt kandidaat B als nummer 3 van de verkiezingen in aanmerking om deze vacature in te vullen. Binnen het bestuur bestaat de wens om de achterliggende organisaties in staat te stellen om een door hen gekandideerde en vervolgens gekozen bestuurder te kunnen vervangen bij een tussentijdse vacature. Daarom is in het onderhavige verkiezingsreglement een oplossing gekozen die de hiervoor beschreven negatieve effecten van beide kiessystemen mitigeert. Het bijgaande verkiezingsreglement is gebaseerd op verkiezingen met een individuele kandidaatstelling welke eenmaal per vier jaar plaatsvinden. Het vraagstuk rondom tussentijdse vacatures is opgelost met een waarborg dat gekozen bestuursleden die door een statutair betrokken organisatie waren gekandideerd, tussentijds kunnen worden opgevolgd door een kandidaat van dezelfde organisatie. Bij de kandidaatstelling dient daarom duidelijk te worden aangegeven of het een individuele kandidatuur is of een kandidatuur namens een organisatie. Individuele kandidaten, en organisaties die niet statutair betrokken zijn bij het pensioenfonds, dienen een steunbetuiging bestaande uit ten minste 200 handtekening van PME pensioengerechtigden te overleggen om zich verkiesbaar te stellen. De statutair betrokken organisaties hebben deze verplichting niet omdat zij reeds hebben aangetoond de belangen van PME pensioengerechtigden te vertegenwoordigen. 8/8