DOEL VAN DEZE KENNISGEVING

Transcriptie

1 DOEL VAN DEZE KENNISGEVING Als u interactie heeft met Exclusive Networks (hierna "EXN" genoemd), kunnen bepaalde persoonlijke gegevens van u worden verwerkt zoals vermeld in artikel 4 (1) van de Europese Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens ("AVG"). In overeenstemming met de artikelen 13 en 14 van de AVG is deze kennisgeving bedoeld om u als betrokkene goed te informeren over de verwerking, die betrekking heeft op uw persoonlijke gegevens, en die door EXN zal worden uitgevoerd. * * * * KENNISGEVING VAN DERDEN OVER HET VERZAMELEN VAN PERSOONSGEGEVENS (artikel 13 van de avg) In het normale verloop van zijn activiteiten kan EXN (de verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van artikel 4, lid 7, van de AVG) bepaalde persoonsgegevens verzamelen en verwerken die betrekking hebben op de hieronder vermelde categorieën van betrokkenen. EXN kan persoonlijke gegevens verzamelen en verwerken met betrekking tot: 1. Prospect: lees pagina 2; 2. Medewerkers van EXN-klanten (resellers): lees pagina 3; 3. Medewerkers van eindgebruikers: lees pagina 4; 4. Medewerker van een EXN leverancier: lees pagina 5; 5. Medewerkers van de service leverancier van EXN: lees pagina 6; 6. Medewerkers van Agents / IOR: lees pagina 7; Raadpleeg het relevante deel van dit document, afhankelijk van uw persoonlijke situatie. De volgende sectie "Uw rechten" heeft betrekking op uw rechten als gegevenssubject onder de AVG (en toepasbare nationale wetgeving) en is van toepassing ongeacht uw persoonlijke situatie: UW RECHTEN In overeenstemming met de wetgeving heeft u het recht om persoonsgegevens in te zien, over te dragen, het recht op vergetelheid, het recht op inzage, het recht op rectificatie en aanvulling, het recht op beperking van de verwerking, het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering en het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. Waar we gegevens verwerken op basis van uw toestemming (met name met betrekking tot het plaatsen van cookies), heeft u het recht om die toestemming op elk gewenst moment in te trekken. Deze rechten zijn niet absoluut en kunnen worden uitgeoefend onder de voorwaarden uiteengezet in de secties 15 tot 22 van de AVG. U kunt deze uitoefenen, onder voorbehoud van het verstrekken van een identiteitsbewijs, door contact op te nemen met onze Marketing Afdeling ( of marketing@exclusive-networks.nl). In geval van schending van de toegepaste regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens en met name van de AVG, kunt u een klacht indienen bij de nationale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Page 1 of 7

2 1. WANNEER U EEN PROSPECT BENT: EXN kan de volgende persoonlijke gegevens van u verzamelen: naam, zakelijk adres, zakelijk telefoonnummer, uw functie, foto s wanneer u deelneemt aan een marketingevenement en andere persoonlijke informatie die u aan ons verstrekt. Uitbreiding marktaandeel; Organisatie van marketingcampagnes en evenementen (namens ons of namens leveranciers of resellers); Communicatie rondom deze gebeurtenissen intern of extern met behulp van sociale netwerken of andere communicatiekanalen; Rapportage aan EXN-leveranciers betreft deze marketingcampagnes / evenementen; Profilering van uw professionele interesse. Aan leveranciers (om een sales opportuniteit te communiceren) Bewaartermijn van uw persoonlijke gegevens EXN slaat uw persoonlijke gegevens op in overeenstemming met de bewaartermijnen van toepasselijke wetten en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In ieder geval verbindt EXN zich ertoe uw persoonlijke gegevens op te slaan voor een periode die niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Page 2 of 7

3 2. WANNEER U EEN WERKNEMER BENT VAN EXN S KLANTEN (RESELLERS): Het maken van business reviews (intern, met leveranciers of met resellers) Uitbreiding marktaandeel; Organisatie van marketingcampagnes en evenementen (namens ons of namens leveranciers of resellers); Communicatie rondom deze gebeurtenissen intern of extern met behulp van sociale netwerken of andere communicatiekanalen; Rapportage aan EXN-leveranciers betreft deze marketingcampagnes / evenementen; Profilering van professionele interesses van resellers; Het organiseren van reizen voor marketingevenementen; Aanmaken van transportdocumenten en coördinatie van verzendingen; Het bieden van professionele diensten (support, training, installatie, onderhoud...); Naleving van exportregelgeving; Naleving van anti-corruptiewetgeving Het innen van betalingen Overheden Leveranciers Eindgebruikers Transporteurs of hun agenten EXN slaat uw persoonlijke gegevens op in overeenstemming met de bewaartermijnen van toepasselijke wetten en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In ieder geval verbindt EXN zich ertoe uw persoonlijke gegevens op te slaan voor een periode die niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Page 3 of 7

4 3. WANNEER U EEN MEDEWERKER BENT VAN EEN EINDGEBRUIKER: Het maken van business reviews (intern, met leveranciers of met resellers) Uitbreiding marktaandeel; Organisatie van marketingcampagnes en evenementen (namens ons of namens leveranciers of resellers); Communicatie rondom deze gebeurtenissen intern of extern met behulp van sociale netwerken of andere communicatiekanalen; Rapportage aan EXN-leveranciers betreft deze marketingcampagnes / evenementen; Profilering van uw professionele interesses; Aanmaken van transportdocumenten en coördinatie van verzendingen; Het bieden van professionele diensten (support, training, installatie, onderhoud...); Naleving van exportregelgeving; Naleving van anti-corruptiewetgeving Ons in staat te stellen om te voldoen aan een wettelijke verplichting opgelegd aan EXN (zoals gedefinieerd in Paragraaf 6 (1) c) van de AVG): USA-exportcontroleregeling, anti-corruptiewetgeving. Overheden Leveranciers Resellers Transporteurs of hun agenten Page 4 of 7

5 4. WANNEER U EEN MEDEWERKER BENT VAN EEN EXN-LEVERANCIER: Relatiebeheer van zakelijke prospects, resellers of eindgebruikers Uitvoer van zakelijke contracten Communicatie nodig bij het opmaken van handelsdocumenten (offertes, inkooporders, leveringsbonnen, facturen...) en distributie van de producten (hardware, software); Het maken van business reviews (intern, met leveranciers of met resellers) Organiseren van transport en logistiek; B2B Direct marketingactiviteiten en communicatie rond die activiteiten; Uitvoeren van professionele services uitvoeren, licenties mogelijk maken; Beheer van financiële zaken Profilering van uw professionele interesses; Resellers Eindgebruikers Leveranciers van Professional Service Agenten of IOR s a. Bewaartermijn van uw persoonlijke gegevens Page 5 of 7

6 5. ALS U EEN MEDEWERKER BENT VAN DE SERVICE LEVERANCIER VAN EXN (IT-leveranciers / consultants / adviseurs / externe leveranciers, expediteurs, trainers, banken, verzekeringen, auditors, externe professionele dienstverleners etc.) Het hebben en onderhouden van IT-systemen en bijbehorende IT-beveiliging; Advies, uitvoer van contacten of audits van EXN, afhankelijk van een vooraf overeengekomen werkbereik (zoals organiseren van logistiek/ douane inklaringen/ organisatie van een evenement/ marketingcampagnes en activiteiten namens ons uitvoeren/ bedrijfsrekeningen onderhouden/ betaling uitvoeren etc.) Het bieden van professionele diensten aan resellers of eindgebruikers (support, training, installatie, onderhoud...) Externe auditors Leveranciers Resellers Eindgebruikers, wanneer dit van belang is. Page 6 of 7

7 6. WANNEER U EEN WERKNEMER BENT VAN EEN AGENT/IOR (importer of records) telefoonnummer, uw functie en Inklaringen van zendingen; Implementatie en coördinatie van een logistiek schema; Uitgeven en overdragen van logistiek gerelateerde documentatie Uitvoeren van een marketingcampagne namens EXN. Leveranciers, resellers en eindgebruikers van EXN; Auditors Overheden, wanneer dit van belang is. Page 7 of 7