Handleiding - Mijn ViaViela (ouders en gastouders)

Transcriptie

1 Handleiding - Mijn ViaViela (ouders en gastouders) Vragen? Heb je na het doornemen van deze handleiding nog vragen? Neem dan tijdens kantooruren contact op met je persoonlijke consulent. Je kunt ook terecht bij onze Klantenservice, tel of info@viaviela.nl.wij zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van uur. 1. Mijn ViaViela Mijn ViaViela is je persoonlijke pagina op de website van ViaViela. Hier kun je je klant- en contractgegevens inzien en controleren. Inloggen Je persoonlijke pagina is te vinden op mijn.viaviela.nl (dus zonder www. ) Je kunt je gebruikersaccount activeren door te klikken op de link in de uitnodigingsmail die je hebt ontvangen. Hierbij moet je zelf een wachtwoord kiezen. Vervolgens kun je inloggen met je adres en het gekozen wachtwoord. Wachtwoord vergeten Als je je wachtwoord vergeten bent, dan kun je een nieuw wachtwoord instellen. Klik hiervoor eerst op de link 'wachtwoord vergeten' op het inlogscherm. Je kunt vervolgens je adres opgeven. Naar dit adres wordt automatisch een mail gestuurd met daarin een link naar het scherm waarop je een nieuw wachtwoord kunt opgeven. Hiermee kun je in het vervolg inloggen. Uitloggen Uitloggen kan via het selectieveld waarin je adres wordt getoond, rechtsboven op het scherm. Klik op het pijltje en selecteer de optie 'Uitloggen'. Menu-structuur Het hoofdmenu (niveau 1) is zichtbaar in de paarse balk bovenaan het scherm. Op sommige schermen is er een sub-menu (niveau 2). Dit staat dan altijd aan de linkerkant van het scherm. Gebruik de terug-knop van je internetbrowser om terug te gaan naar een vorig scherm. De terug-knop is vaak een pijltje naar links of een knop met de tekst Back. Dashboard Selecteer in het hoofdmenu de optie 'Dashboard'. Hier tref je algemene informatie aan en speciale berichten.

2 2. Je gegevens controleren 2.1. Eigen gegevens Selecteer in het hoofdmenu de optie 'Mijn Gegevens'. De gegevens zijn verdeeld in een paar categorieën, die je kunt selecteren in het menu aan de linkerkant van het scherm. Basisgegevens Je naam, adres en bankgegevens. Inkomen (alleen van toepassing op vraagouder) Je jaarlijkse inkomensgegevens. Deze kunnen worden gebruikt bij een (indicatieve) toeslagberekening. Op dit moment beschikken wij nog niet over deze gegevens. Kinderen (alleen van toepassing op vraagouder) De namen en geboortedata van je kinderen die worden opgevangen door een gastouder. Overeenkomst Hier vind je de ondertekende bemiddelingsovereenkomst met ViaViela. Opvangvoorzieningen Hier zie je op welke locatie(s) de opvang plaatsvindt Contractgegevens Selecteer in het hoofdmenu de optie 'Mijn Koppelingen'. De gegevens over de opvang zijn per combinatie van vraagouder en gastouder vastgelegd in een koppeling. Je ziet hier een overzicht van de koppelingen waarin je als vraagouder of als gastouder voorkomt. Selecteer het koppelingsnummer om de details te zien. Samenvatting Hier kun je het jaarlijkse plaatsingscontract downloaden. In dit contract staan de verwachte (gemiddelde) maandelijkse opvanguren per kind. Overeenkomst Hier vind je een link waarmee je de overeenkomst van opdracht tussen de vraagouder en de gastouder kunt downloaden.

3 Kinderen Hier zie je een overzicht van de kinderen die worden opgevangen door de gastouder. Urenregistratie In het geval van werkelijke urenregistratie geeft de gastouder hier per kind, per maand aan hoeveel uur opvang er heeft plaatsgevonden. De vraagouder dient hier vervolgens akkoord op te geven. Er wordt dan automatisch een maandelijkse gastouderfactuur toegevoegd met daarop de betalingsinstructie. Zie ook hoofdstuk 4 van deze handleiding. In het geval van een vaste urenregistratie kan zowel de vraagouder als de gastouder hier de maandelijkse opvanguren terugzien. Gastouderfacturen Hier staat het overzicht van de maandelijkse facturen voor de opvang, op basis van de geregistreerde uren. De bedragen op deze facturen moet de vraagouder betalen aan de gastouder. Dat gebeurt via de rekening van Gastoudergelden. Voor meer informatie hierover, zie paragraaf 4.3. Neem hoofdstuk 3 goed door. Dit hoofdstuk bevat belangrijke informatie over de komende periode. 3. Urenregistratie en betaling gastouder Correcte opname in het LRKP is van groot belang voor jou en je gastouder. Pas dan kun je je opvanguren registreren bij ViaViela. Het is wettelijk niet toegestaan om dit al eerder voor je te faciliteren. De gastouder mag alleen opvanguren boeken in Mijn ViaViela die hebben plaatsgevonden ná de registratiedatum in het LRKP Uren registreren in Mijn ViaViela (door gastouder) Onderstaande geldt alleen in geval van een werkelijke urenregistratie De gastouder registreert de opvanguren. De vraagouder moet deze vervolgens goedkeuren. Pas dan kan er een gastouderfactuur worden gemaakt. De gastouder mag alleen opvanguren boeken in Mijn ViaViela die hebben plaatsgevonden ná de registratiedatum in het LRKP. Het registreren van opvanguren gaat als volgt: 1. Je (gastouder) logt in op Mijn ViaViela. 2. Ga eerst via 'Mijn Koppelingen' naar het dossier waarvoor je opvanguren wilt invoeren. Selecteer in het overzicht het dossiernummer.

4 3. Selecteer in het menu aan de linkerkant van het scherm de optie 'Urenregistratie'. 4. Je ziet voor ieder kind in het contract een tabel waarin je voor iedere maand de daadwerkelijke opvanguren kunt invullen. In de regel boven de invulvelden staan de gemiddelde (geschatte) uren volgens het contract. De daadwerkelijke opvanguren kunnen hier natuurlijk van afwijken. 5. Bewaar de ingevulde opvanguren met de knop 'Opslaan' rechtsonder op het scherm Uren goedkeuren in Mijn ViaViela (door vraagouder) Onderstaande geldt alleen in geval van een werkelijke urenregistratie De vraagouder keurt de opvanguren goed. Alleen uren die zijn goedgekeurd worden opgenomen op een gastouderfactuur. Het goedkeuren van opvanguren gaat als volgt: 1. Je (vraagouder) logt in op Mijn ViaViela. 2. Ga eerst via 'Mijn Koppelingen' naar het dossier waarvan je de uren wilt goedkeuren. Selecteer in het overzicht het koppelingsnummer. 3. Selecteer in het menu aan de linkerkant van het scherm de optie 'Urenregistratie'. 4. Je ziet voor ieder kind in het contract een tabel met per maand de opvanguren die de gastouder heeft ingevoerd (daadwerkelijke uren). In de regel daarboven staan de gemiddelde (geschatte) uren volgens het contract. 5. In de regel 'Akkoord Ouder' kun je aangeven of je wel of niet akkoord bent met de door de gastouder opgegeven uren. Als je akkoord bent selecteer je 'Ja'. Anders selecteer je 'Nee'. 6. Bewaar je invoer met de knop 'Opslaan' rechtsonder op het scherm. De gastouder kan vervolgens je keuze zien in zijn weergave van de urenregistratie (zie 3.1). Als je 'Niet akkoord' ('Nee') hebt aangegeven voor een bepaalde maand dan kan de gastouder de geboekte uren aanpassen. Daarna kun je ze alsnog goedkeuren.

5 3.3. Gastouderfacturen In het geval van werkelijke urenregistratie worden enkele keren per maand de gastouderfacturen aangemaakt in het systeem op basis van de goedgekeurde geregistreerde uren. In geval van een vaste urenregistratie staat aan het einde van de maand de gastouderfactuur voor de daaropvolgende maand voor je klaar. Zowel de vraagouder als de gastouder kunnen de gastouderfacturen inzien. Dit gaat als volgt: 1. Ga eerst via 'Mijn Dossiers' naar het dossier waarvoor je de gastouderfacturen wilt bekijken. Selecteer in het overzicht het dossiernummer. 2. Selecteer in het menu aan de linkerkant van het scherm de optie 'Gastouderfacturen'. 3. Je ziet een overzicht van de gastouderfacturen voor het huidige jaar. Zolang er nog geen gastouderfacturen zijn, staat er 'Geen items gevonden'. 4. Je kunt een gastouderfactuur downloaden en openen met de PDF downloadlink in het overzicht. Op de factuur staat de betalingsinstructie. 5. Onder het overzicht van de gastouderfacturen staat een overzicht van de verwerkte gastoudebetalingen (zie 4.4.). Zolang er nog geen betalingen verwerkt zijn, staat er 'Geen items gevonden'. Gastouderfacturen kunnen ook worden ingezien via het menu 'Financieel', submenu 'Gastouderfacturen' Betaling gastoudervergoeding De betaling van de gastoudervergoeding verloopt via onze Gastoudergeldenrekening. Dit geldt voor alle opvanguren die je in Mijn ViaViela hebt geregistreerd. Rekeningnummer en betalingskenmerk Je maakt het bedrag over naar rekening t.n.v. Gastoudergelden. Gebruik hierbij het betalingskenmerk dat in Mijn ViaViela is vermeld bij de koppeling met de gastouder. Let op: Elke gastouder heeft een ander betalingskenmerk! De betaling wordt binnen 5 dagen doorgestort naar je gastouder. Als een betaling om wat voor reden dan ook niet kan worden verwerkt, dan ontvangt de vraagouder het geld retour. Onder het overzicht van gastouderfacturen tref je de verwerkte gastouderbetalingen aan (zie 3.3, stap 5).

6 4. Facturen voor bemiddeling en begeleiding De vraagouder ontvangt maandelijks een factuur van ViaViela voor bemiddeling en begeleiding. Op deze factuur staan de bemiddelingskosten voor alle gastouders samen. Rond de 15e van iedere maand vind je de factuur voor bemiddeling en begeleiding in het systeem. Het bedrag maak je zelf naar ViaViela over. Deze factuur wordt automatisch geïncasseerd (op voorwaarde dat je hiervoor toestemming hebt gegeven). Let op: Je ontvangt geen facturen per post of per ! Je kunt ze alleen downloaden op Mijn ViaViela. Alleen de vraagouder kan de bureaufacturen inzien. Dit gaat als volgt: 1. Selecteer menu 'Financieel' 2. Selecteer in het menu aan de linkerkant van het scherm de optie 'Bureaufacturen'. 3. Je ziet een overzicht van de bureaufacturen voor het huidige jaar. Zolang er nog geen bureaufacturen zijn, staat er 'Geen items gevonden'. 4. Je kunt een bureaufactuur downloaden en openen met de PDF download-link in het overzicht. Op de factuur staat de betalingsinstructie.