Programma. Informatiestandaarden Wat zijn de veranderingen in release 2.3 Hoe kan je je voorbereiden op release 2.3 Verdiepend gesprek

Transcriptie

1

2 Programma Informatiestandaarden Wat zijn de veranderingen in release 2.3 Hoe kan je je voorbereiden op release 2.3 Verdiepend gesprek 2

3 Informatiestandaarden

4 Mogen wij ons even voorstellen Team istandaarden van Zorginstituut Nederland een team wat zich bezighoudt met het beheren, verbeteren en innoveren van gegevensuitwisseling in de Zorg & Ondersteuning Wat doen we dan allemaal: 1. Beheren van istandaarden iwmo, ijw, iwlz en ipgb 2. Implementatieondersteuning 3. Kwaliteitsborging (Groene Vink) 4. Servicedesk istandaarden 4

5 Mogen wij ons even voorstellen Maar ook: Actieprogramma iwlz 5. Actieprogramma iwlz 6. IZO (Innovatieve Denktank) 7. Uitvoeringsinformatie Wlz (wachtlijsten) 8. Regievoering ketenvraagstukken 5

6 istandaarden in Zorg en Ondersteuning istandaarden: informatiestandaarden zorg en ondersteuning Sinds 2002: AWBZ-brede Zorgregistratie (AZR) Vanaf 2015: Voor Wlz, Wmo en Jeugdwet Ondersteunt het volgen van de cliënt in het ketenproces Juiste en tijdige informatie-uitwisseling tussen ketenpartijen Draagt bij aan transparantie en efficiëntie Levert beleids- en sturingsinformatie op voor de hele keten Integrale informatievoorziening voor verschillende domeinen 6

7 Wie en wat heeft invloed Stuurgroep i-sociaal Domein Ketenbureau Wetgeving (VWS, richtlijnen) Standaarden voor informatievoorziening in de Zorg (VWS, zorgveld) Standaarden iwmo /ijw (Zorginstituut) 7

8 Totstandkoming inhoud release Een release is een aanpassing in de istandaard -> doorvoeren in alle softwarepakketten van ketenpartijen Inhoud release komt voort uit: 1. Wijziging in wet- en regelgeving 2. Wijzigingsverzoeken van ketenpartijen (optimalisatie) 3. Innovatie / verbeteringen Kenmerken release: istandaard wordt releasegewijs uitgebracht. Regulier: jaarplanning Inhoud nieuwe release (functionele en technische specificaties) komt tot stand in overleg met alle ketenpartijen 8

9 Kadernotitie release 2.3 Regieberichten Nadere uitwerking aspecifiek toewijzen Declareren- en factureren Ongestructureerde gegevensuitwisseling Woonplaatsbeginsel en gezagsdrager Hoofd- en onderaannemerschap Retoursystematiek en corrigeren van berichten Rustige release => Maar het denken lijkt nu echt op gang te komen! 9

10 Releaseplanning en Werkwijze Concept Specificaties Concept RFC s ( 0.9x ) TRG2 Vaststellen Hoofdlijnen RFC s TRG1 Uitwerken Advies release 2019 SG Tussen-Advies Concept Hoofdlijnen release 2019 FRG2 prioriteren FRG3 Schriftelijk Gespreksthema s Functioneel 10 FRG1 Inventariseren & verdiepen 8 maart 20 maart ntb 19 april 9 mei 1 juni

11 Informatiemodel istandaarden De specificaties van een release van een istandaard worden gepubliceerd in het Informatiemodel istandaarden 1. Afspraken, gegevenselementen en berichten in één samenhangend model 2. Niet alleen wat en hoe, maar ook waarom 3. Inzicht van proces informatie-uitwisseling voor bijv. informatiemanagers 4. Eenduidige specificaties van de istandaard voor softwareleveranciers 11

12 12

13

14 1: Processen: wie verstuurd wanneer welke gegevens aan wie

15 15

16 Implementatie Release 2.3 Verduidelijkingsrelease

17 17

18 Release 2.3 en Release 2020 Geïmplementeerd 1 april 2019 Groene Vink Regiobijeenkomsten Overstapdocumentatie Referentie groepen Vastgesteld 13 juli Werkgroepen Thema s release

19 iwmo 2.3 en ijw 2.3 Verduidelijkingsrelease Bedoeld gebruik berichten Verminderen verscheidenheid interpretatie Wijzigingen Middelgrote en kleine functionele aanpassingen Technische verbeteringen Invoering 1 april 2019 Big bang scenario 19

20 Regieberichten Wijzigingen release 2.3

21 Omvang verwijderd Wijziging: Omvang is verwijderd uit de startberichten. Zorgt voor: Verduidelijking doel startbericht; alleen start of stop Voorkomen van mix regie/rechtmatigheid (starten met andere omvang) Aandachtspunten: Zonodig aanpassen in administratieprotocol 21

22 Gebruik start- en stopberichten Wijziging: Altijd een stopbericht na een startbericht, óók bij stoppen op einddatum toewijzing Nooit meerdere starts of stops tegelijkertijd, maar altijd opvolgend Zorgt voor: Duidelijke status van de procesgang op elk moment Standaard sets van berichten in alle gevallen, landelijk één lijn Aandachtspunten: Zonodig aanpassen in administratieprotocol Toewijzingen die al beëindigd zijn en geen stopbericht hebben Toewijzing Product Toegewezen product telkens starten en stoppen START STOP START STOP 22

23 Regieberichten bij aspecifieke toewijzing Wijziging: Bij Aspecifiek toewijzen ook altijd aspecifiek starten en stoppen Zorgt voor: Duidelijke status van de procesgang op elk moment Standaard sets van berichten in alle gevallen, landelijk één lijn Aandachtspunten: Zo nodig aanpassen in administratieprotocol Toewijzing op categorie Aspecifiek: productcategorie starten en stoppen START STOP 23

24 Beoordelen en toewijzen Wijzigingen release 2.3

25 Doorgeven wijzigingen cliëntsituatie; gebruik gewijzigde toewijzing Wijziging: Betere beschrijving procesgang: wanneer aangepaste toewijzing Zorgt voor: Eenduidige toepassing van de systematiek: Als de cliëntsituatie wijzigt en er is alleen maar verlenging of verkorting van de toewijzing, dan wordt een gewijzigde toewijzing gestuurd. Aandachtspunten: Signalering: buiten berichtenverkeer om Regieberichten zijn niet nodig, want zorg loopt korter/langer door 25

26 Doorgeven wijzigingen cliëntsituatie; gebruik nieuwe toewijzing Wijziging: Betere beschrijving procesgang: wanneer is tweetrapsraket nodig Zorgt voor: Eenduidige toepassing van de systematiek Als de cliëntsituatie wijzigt en er is een verandering van bijvoorbeeld product of omvang nodig, dan volgen twee stappen: - beëindigen lopende toewijzing, op dag X - sturen nieuwe toewijzing vanaf dag X+1, met nieuw toewijzingsnummer Aandachtspunten: Signalering: buiten berichtenverkeer om Als regieberichten worden gebruikt, dan is een stop en start nodig 26

27 Declareren en factureren Wijzigingen release 2.3

28 Verduidelijken specificaties Wijziging: Aantal bedrijfsregels verduidelijkt Aantal technische regels verduidelijkt Aantal invulinstructies verbeterd Nieuwe invulinstructies gemaakt Zorgt voor: Eenduidige en duidelijke(re) specificaties voor declareren/factureren Aandachtspunten: Administratieprotocollen nakijken/aanpassen (Financiële) processen nakijken/aanpassen 28

29 Outputgericht (beter) ondersteunen Wijziging: Eenheid is gelijk getrokken met Eenheid in toewijzing Week (21) en Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk (81) niet meer gebruiken N.B.: Voor correcties in het verleden kunnen deze eenheden nog wel worden gebruikt Mogelijkheid toegevoegd om in Euro s te declareren/factureren Zorgt voor: Betere aansluiting declaratie/factuur op toewijzing Mogelijkheid om in Euro s te declareren/factureren als in Euro s is toegewezen Eenduidigheid indienen prestaties Minder complex -> minder fouten Aandachtspunten: Administratieprotocollen nakijken/aanpassen 29

30 Afschaffen deels goedkeuren bij factureren Wijziging: Deels goedkeuren prestatieregel is bij factureren afgeschaft. Prestatieregel factuur kan alleen geheel worden goedgekeurd of geheel worden afgekeurd. N.B.: Bij declareren blijft deels goedkeuren wel mogelijk. Zorgt voor: Minder complexiteit bij factureren. Minder fouten en uitval. Aandachtspunten: (Financiële) processen nakijken/aanpassen 30

31 Alleen goedgekeurde factuurregels betalen Wijziging: In bedrijfsregel en processen beschreven dat alleen goedgekeurde prestaties van een factuur door de gemeente aan de aanbieder worden betaald. Zorgt voor: Eenduidige werkwijze t.a.v. de betaling van facturen. Aandachtspunten: Financiële processen nakijken/aanpassen 31

32 Altijd specifiek declareren/factureren Wijziging: Bij het indienen van een prestatie met altijd een specifiek product worden aangegeven (categorie + code). Dit geldt zowel bij specifieke als bij aspecifieke toewijzingen. Zorgt voor: Eenduidig gebruik en vulling prestaties. Aandachtspunten: Administratieprotocollen nakijken/aanpassen (Financiële) processen nakijken/aanpassen Correcties op aspecifieke prestaties uit 2.2 -> buiten berichtenverkeer om 32

33 Kleine functionele wijzigingen Wijziging: Beschrijvingen m.b.t. toeslagen overal verwijderd Zorgt voor: Verwarring rondom gebruik toeslagen in berichtenverkeer opgeheven Aandachtspunten: Geen Wijziging: Toestaan niet-aansluitende declaratie-/factuurperioden Zorgt voor: Niet meer nodig om lege declaraties/facturen in te dienen als geen zorg is geleverd in die betreffende declaratie-/factuurperiode Aandachtspunten: (Financiële) processen nakijken/aanpassen Wijziging: Controle op declaratie-/factuurbericht toegevoegd Zorgt voor: Declaratie kan worden afgekeurd als factuur wordt verwacht en v.v. Aandachtspunten: Mogelijkheid tot afkeur door gemeente die aanbieder moet kunnen ontvangen 33

34 Implementatie en conversie Hoe kan je je voorbereiden op release 2.3

35 Implementatie: Big Bang Declaratie verkeer afsluiten Overig verkeer afsluiten Infrastructuur afsluiten Implementatie Plan (inhoudelijk) Landelijk draaiboek (tijdlijnen) Implementeren model 2.3 Infrastructuur open zetten 35

36 Implementeren release 2.3: Technische conversies Conversie inspanning is nodig als oude waarden / elementen niet meer geldig zijn maar nog wel in berichten komen, bijvoorbeeld bij correcties of verwijzingen over de implementatiedatum heen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: - Omvang verwijderd uit regieberichten - OverledenIndicatie verwijderd uit de klasse client van 303/304 - Gemeentecode verwijderd uit de klasse client van 303/304 - Andere XML structuur element Product in 303/304 Technisch traject: bespreken met softwareleverancier Zie verder het mutatie overzicht en de implementatie documentatie 2.3 (in ontwikkeling) 36

37 Regieberichten Aandachtpunten release 2.3

38 Regieberichten: aspecifieke toewijzing, specifiek gestart Potentieel issue: in versie 2.2 een specifieke start bij een aspecifieke toewijzing (dat mocht toen nog), en na de overgang naar versie 2.3 komt het bijbehorende specifieke stopbericht (dat mag niet meer). Preventie: vanaf nu (of vanaf 1 januari 2019) al beginnen met aspecifieke starts, Oplossing: dat betreffende stopbericht toch specifiek invullen zodat ze gekoppeld zijn aan het startbericht. Dat is correct volgens de bedrijfsregels, en daarmee sterft het issue vanzelf uit, want nieuwe start/stop sets zullen netjes aspecifiek zijn door IV

39 Regieberichten: meerdere starts tegelijkertijd Potentieel issue: in versie 2.2 is na een aspecifieke toewijzing een specifieke start gedaan ( diagnose ), bijvoorbeeld kort voor 1 april. Vervolgens zou ná 1 april de volgende specifieke start moeten komen ( behandeling ). Dat mag niet meer. Oplossing 1: de lopende start beëindigen (specifiek, gekoppeld aan de start) en vervolgens opnieuw starten, maar dan aspecifiek. Oplossing 2: de lopende start verwijderen, en met terugwerkende kracht vervangen door een aspecifieke start 39

40 Declareren en factureren Aandachtspunten release 2.3

41 Outputgericht (beter) ondersteunen Aandachtspunten: Week (21) en Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk (81) niet meer gebruiken in prestaties Nog wel te gebruiken voor correcties in verleden Creditprestatie moet gelijk zijn aan te corrigeren debetprestatie Gecorrigeerde debetprestatie mag ook 21 of 81 bevatten Alleen als productperiode < Eenheid in de prestatie = Eenheid in de toewijzing Indien toewijzing in euro s -> prestatie ook in euro s Indien toewijzing in uren, mag prestatie in uren of minuten (contractafspraak) Preventie: Nu al stoppen met gebruik Week (21) in prestaties -> Check of administratieprotocol moet worden aangepast! 41

42 Alleen goedgekeurde factuurregels betalen Aandachtspunten: Geldt alleen voor facturen; niet voor declaraties Door de gemeente goedgekeurde prestaties worden betaald Afgekeurde prestaties blijven als vordering open staan! Vordering wordt pas na indienen creditprestatie opgeheven Indien aanbieder het niet eens is met afkeur -> contact buiten berichtenverkeer om Indien aanbieder het eens is met afkeur -> indienen creditprestatie en eventueel opnieuw aanbieden debetprestatie -> Check of financiële processen moeten worden aangepast! 42

43 Altijd specifiek declareren/factureren Aandachtspunten: Bij specifieke toewijzing exact dezelfde productcategorie en productcode in prestatie Bij aspecifieke toewijzing exact dezelfde productcategorie en een productcode die volgens de productcodelijst bij de categorie hoort Productcodelijst kan landelijk of specifiek zijn Ligt vast in de contractafspraken Bij aspecifieke toewijzing kunnen meerdere producten gedeclareerd/ gefactureerd worden Meerdere producten met zelfde productperiode bij zelfde toewijzing Correcties op aspecifieke prestaties uit 2.2 -> buiten berichtenverkeer om Preventie: Nu al stoppen met aspecifiek declareren/factureren -> Check of administratieprotocol moet worden aangepast! 43

44 Meer informatie

45 Handreiking Trajectfinanciering in 2.3 Gewenste werkwijze bij trajectfinanciering: Toewijzen in Euro s (Totaal binnen geldigheidsduur beschikking) Buiten berichtenverkeer om deeldeclaraties afspreken: Aandeel Moment Declareren in Euro s Afgesproken aandeel Op afgesproken moment -> Eenduidige werkwijze volgens istandaarden 45

46 Meer informatie op istandaarden.nl Document Functionele uitwerking iwmo 2.3 en ijw 2.3 Document Totaaloverzicht wijzigingsverzoeken iwmo 2.3 en ijw 2.3 En nog veel meer Komende maanden: Cases beschrijving Handreiking Trajectfinanciering Handreiking Declareren/Factureren Handreiking Toewijzingen en declaraties/facturen per UV Implementatiedocumentatie Vragen? Stel ze via 46

47 Eerste ronde 2 kringen 2 rondes van 10 minuten Ronde 1: 3 keer 10 min. 2 keer doordraaien Na elke ronde: noteer de belangrijkste punten Ronde 2: 2 keer 20 min. 1 keer doordraaien 47

48 Bespreekpunten 1e ronde (Welke aanpassingen hebben de grootste impact? ) Welke dingen moeten worden geregeld? Denk aan: Administratieprotocol Inrichting van applicaties Hoe pak je het aan? Waar heb je hulp bij nodig en van wie? Andere gemeenten / aanbieders (ervaringen) Ketenparters Zorginstituut Nederland Team istandaarden

49 Plenaire terugkoppeling 1 e ronde

50 Tweede ronde 2 kringen 2 rondes van 10 minuten Ronde 1: 3 keer 10 min. 2 keer doordraaien Na elke ronde: noteer de belangrijkste punten Ronde 2: 2 keer 20 min. 1 keer doordraaien 50

51 Bespreekpunten 2e ronde Wat moet onderling worden geregeld en wanneer Wat verwacht je van de ander (gemeente aanbieder)? Do s Don ts Tips

52 Plenaire terugkoppeling 2 e ronde