Controleprotocol Het Waterschapshuis vanaf boekjaar 2013

Transcriptie

1 Controleprotocol Het Waterschapshuis vanaf boekjaar 2013 Versie mei 2013 Adrie-Jan de Korte Kenmerk: V0050/H1516

2 Inhoud 1. Inleiding Doelstelling Wettelijk kader 3 2. Algemene uitgangspunten voor de controle 4 3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties Goedkeuringstolerantie Rapporteringstolerantie 5 4. Begrip rechtmatigheid en de te controleren rechtmatigheidscriteria 6 5. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing 7 6. Rapportering accountant Interim-controle Verslag van bevindingen Uitgangspunten voor de rapportagevorm Controleverklaring 8 7. In werking treding. 8 2

3 Controleprotocol voor de accountantscontrole vanaf boekjaar 2013 van de Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis 1. Inleiding Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de jaarlijkse accountantscontrole moet het Algemeen Bestuur een aantal zaken nader regelen, hetgeen in dit controleprotocol op hoofdlijnen plaatsvindt. Dit protocol is van toepassing op de controle van de jaarrekening. Object van controle is de jaarrekening, en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel aan de accountant nadere aanwijzingen te geven over de reikwijdte van de accountantscontrole in het kader van het rechtmatigheidstraject, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van Het Waterschapshuis. Het Algemeen Bestuur kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. 1.2 Wettelijk kader De Waterschapswet (art. 109, lid 2) schrijft voor dat het Algemeen Bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 103 van de Waterschapswet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant geeft het Algemeen Bestuur door middel van het controleprotocol nadere aanwijzingen voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties (eventuele afwijkingen van het wettelijk minimum). De accountant mag verwachten dat inzichtelijk wordt gemaakt welke wet- en regelgeving van toepassing is (normenkader). Het Algemeen Bestuur heeft op 17 december 2012 de verordening ex art. 109, lid 1 van de Waterschapswet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Het Waterschapshuis vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt het Algemeen Bestuur nadere aanwijzingen vast die van toepassing zijn op de boekjaren vanaf Jaarlijks wordt bezien of op basis van de omstandigheden aanpassing van het controleprotocol noodzakelijk is. 3

4 2. Algemene uitgangspunten voor de controle Zoals in art 109, lid 2 van de Waterschapswet is voorgeschreven, wordt de controle van de in artikel 103 Waterschapswet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant. De accountantscontrole is gericht op het afgeven van een oordeel over: de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva (getrouwheidsonderzoek); het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder verordeningen van het Algemeen Bestuur van Het Waterschapshuis (rechtmatigheidsonderzoek); de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 98a Waterschapswet; de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels van het Waterschapsbesluit (hoofdstuk 5) en de nadere voorschriften: Controle- en overige standaarden (COS) van het NIVRA bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. 4

5 3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant richt de controle in op het ontdekken van materiële fouten en onzekerheden en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en deelwaarnemingen 3.1. Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring. In het hierna opgenomen schema zijn de voorgestelde goedkeuringstoleranties opgenomen. De goedkeuringstolerantie komt overeen met het wettelijk minimum. Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperkend Onthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (als % vd lasten) Onzekerheden in de controle (als % vd lasten) 1% > 1% < 3 % 3% 3% > 3% < 10% 10% (bron: artikel 5.4 Waterschapsbesluit) Op basis van de begroting van Het Waterschapshuis betekenen bovengenoemde percentages dat een totaal aan fouten in de jaarrekening van 1% van de totale lasten en een totaal van onzekerheden van 3% van de totale lasten de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid groter dan 0,2% van de totale lasten rapporteert. Er wordt hiermee aangesloten bij de vuistregel dat het grensbedrag voor de rapporteringstolerantie een vijfde bedraagt van het totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening dat de goedkeurende strekking van de controleverklaring onaangetast laat De bepaling van het bedrag van de totale lasten wordt gebaseerd op de werkelijke totale lasten volgens de jaarrekening. Met een begrotingsomvang van circa 20 miljoen van Het Waterschapshuis zal op grond van bovenstaande de goedkeuringstolerantie circa bedragen en de rapporteringstolerantie

6 4. Begrip rechtmatigheid en de te controleren rechtmatigheidscriteria De accountant beoordeelt de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen aan de hand van 9 rechtmatigheidscriteria: 1. begrotingscriterium 2. calculatiecriterium 3. valuteringscriterium 4. misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium 5. volledigheidscriterium 6. adresseringscriterium 7. aanvaardbaarheidscriterium 8. voorwaardencriterium 9. leveringscriterium Voor een toelichting op bovenstaande criteria verwijzen wij kortheidshalve naar de landelijke kadernota rechtmatigheid die op is gepubliceerd. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer moet extra aandacht besteed worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: 1. Het begrotingscriterium; 2. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); 3. Het voorwaardencriterium. Het begrip rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole richt zich vooral op de financiële rechtmatigheid en is hiermee beperkter dan het juridische begrip rechtmatigheid. Met financiële rechtmatigheid wordt bedoeld dat de financiële beheershandelingen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving zijn uitgevoerd. Voorts geldt dat de accountant de rechtmatigheid van handelingen en beslissingen van niet-financiële aard niet actief inhoudelijk hoeft te toetsen. Het kan echter wel zo zijn dat onrechtmatige handelingen en beslissingen van niet-financiële aard op termijn kunnen leiden tot financiële gevolgen. De accountant kan in dit kader volstaan met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen en (juridische) kwaliteitsborging, alsmede met het beoordelen van de uitkomsten van dit systeem. Ten aanzien het Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium merken wij op dat Het Waterschapshuis geen diensten levert aan natuurlijke personen die gebruik maken van bepaalde regelingen. Het bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik zoals dat normaliter in de rechtmatigheidscontrole wordt bedoeld, is dan ook bij Het Waterschaphuis niet of nauwelijks van toepassing. 6

7 5. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheid De accountantscontrole op rechtmatigheid is gericht op: a. Externe wet- en regelgeving en interne regelgeving, zoals opgenomen in het "Normenkader Het Waterschapshuis 2013" (bijlage 1 van dit protocol); b. De naleving van de volgende kaders: - de begroting; - de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Het Waterschapshuis, ex artikel 108 Waterschapswet; - de Controleverordening Het Waterschapshuis, ex artikel 109 Waterschapswet; Bovengenoemde aandachtspunten zijn van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De accountantscontrole richt zich uitsluitend op regelgeving waaraan directe financiële consequenties verbonden zijn en beperkt de accountantscontrole zich ten aanzien van het voorwaardencriterium zich tot de aspecten die betrekking hebben op recht, hoogte en duur. Ten aanzien van het begrotingscriterium wordt aangesloten bij de uitwerking die het voormalige Platform rechtmatigheid heeft opgenomen in de Kadernota rechtmatigheid ( Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door het Algemeen Bestuur of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van het dagelijks bestuur naar de ambtelijke organisatie c.q. besluiten van het dagelijks bestuur vallen daar in principe buiten. Een uitzondering hierop vormen de kaderstellende besluiten van het dagelijks bestuur. Kaderstellende besluiten, betrekking hebbend op financiële beheershandelingen, kunnen namelijk verplicht zijn op grond van hogere regelgeving of besluiten c.q. verordeningen van het algemeen bestuur. Indien het opstellen en nemen van een besluit van het Dagelijks Bestuur verplicht wordt gesteld, toetst de accountant alleen of het voorgeschreven besluit daadwerkelijk door het Dagelijks Bestuur is genomen. Indien de wet- en regelgeving ook inhoudelijke eisen aan het besluit van het Dagelijks Bestuur stellen, wordt ook gecontroleerd of aan deze eisen is voldaan. 7

8 6. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt: 6.1. Interim-controle In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag (Managementletter) uitgebracht aan het Dagelijks Bestuur. Een afschrift wordt verzonden aan het Algemeen Bestuur Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Waterschapswet wordt over de jaarrekeningcontrole een verslag van bevindingen uitgebracht aan het Algemeen Bestuur en in afschrift toegestuurd aan het Dagelijks Bestuur. Hieraan voorafgaand wordt het Dagelijks Bestuur in de gelegenheid gesteld om: - vooraf herstel maatregelen te treffen; - te reageren op door de accountant geconstateerde onrechtmatigheden en onvolkomenheden; - te reageren op de controleverklaring en het verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over: - de opzet en uitvoering van het financiële beheer; - of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgt; - de eventuele posten van de jaarrekening, posten van deelverantwoordingen en programma's, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht en gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc ). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze controleverklaring is bestemd voor het Algemeen Bestuur, zodat deze de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen. 7. In werking treding. Het controleprotocol treed in werking vanaf 1 januari

9 Bijlage 1 Normenkader Het Waterschapshuis vanaf 1 januari 2013 Wet- en regelgeving en AB-besluiten met financiële gevolgen voor balans en/of exploitatie. Onderwerp Wet- en regelgeving Extern Intern Bestuur Algemeen Waterschapswet Wet Gemeenschappelijke regelingen Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis Programmareglement Personeel en Organisatie Wet op de loonbelasting Sectorale arbeidsvoorwaarden Waterschappen (SAW) Sociale Verzekeringswetten (div) Wet Normering Topinkomens (WNT) Financiën Waterschapswet Waterschapsbesluit Regeling Beleidsvoorbereiding en beleidsverantwoording Waterschappen Verordening Beleids- en verantwoordingsfunctie Het Waterschapshuis Controleverordening Het Waterschapshuis Wet financiering Decentrale Overheden (FIDO) Treasurystatuut Het Waterschapshuis Wet op de Omzetbelasting Budgethoudersregeling 9

10 Onderwerp Wet- en regelgeving Extern Intern Inkoop Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO) Inkoop en aanbestedingsbeleid Het Waterschapshuis Besluit mandaat, volmacht en machtiging 10