plan van aanpak te nemen maatregelen 2016

Transcriptie

1 Aangepast verbeterrapport plan van aanpak te nemen maatregelen 2016 de kwaliteit van Veilig Thuis Zeeland Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Zeeland maart 2016 M. van Wingerden (werkbegeleider VT) M. Blaas (werkbegeleider VT) Ad van t Hof (projectleider Boost!) Y. Roskam (stafarts JGZ) S. Raghoebier (kwaliteitscoördinator) S. van der Graaf (relatiebeheerder)

2 i n h o u d s o p g a v e omschrijving bladzijde Inleiding 3 Monitoring 3 Criterium 1.2 Veilig Thuis beschikt over kwalitatief en kwantitatief voldoende personeel 4 Beheersmaatregel verbeterpunt 1 5 Beheersmaatregel verbeterpunt 2 5 Beheersmaatregel verbeterpunt 3 en 4 6 Criterium 1.3 Veilig Thuis beschikt over kwalitatief en kwantitatief voldoende materieel 8 Beheersmaatregel verbeterpunt 5 8 Criterium 2.1 Professionals houden goed zicht op de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens 9 Beheersmaatregel verbeterpunt 6 9 Beheersmaatregel verbeterpunt 7 10 Criterium 3.1 Veilig Thuis zet gekwalificeerde professionals in 11 Beheersmaatregel verbeterpunt

3 I n l e i d i n g De inspectie heeft in haar rapport van 12 januari 2016 naar aanleiding van het gezamenlijke toezichtbezoek van de Inspectie Jeugdzorg en de Inspectie voor de Gezondheidszorg op 7 december 2015 vastgesteld dat Veilig Thuis Zeeland voldoet aan 16 van de 24 verwachtingen uit het toetsingskader voor toezicht naar Veilig Thuis In het rapport worden 8 verbeterpunten genoemd. Op 19 februari 2016 is middels een plan van aanpak aangegeven hoe de kwaliteit van de zorg bij Veilig Thuis Zeeland (verder) wordt verbeterd. Op 29 februari ontvingen wij een reactie van de Inspectie Jeugdzorg op het verbeterplan van 19 februari. De inspectie vindt dit verbeterplan nog onvoldoende concreet en duidelijk. Reden hiervoor is dat het verbeterplan beschrijft dat verbetermaatregelen worden doorgevoerd, maar niet hoe dit zal gebeuren. Daarom is het verbeterplan aangepast. Dit nieuwe verbeterplan heeft een andere opzet om beter aan te geven hoe concrete acties met betrekking tot de verbetermaatregelen worden doorgevoerd. Daarbij is opgenomen wat dit uiteindelijk (als output) oplevert en op welk termijn. Puntsgewijs worden hieronder beschreven hoe de 8 verbeterpunten die niet voldoen aan de verwachting uit het toetsingskader Veilig Thuis worden aangepakt. 3

4 Verbeterpunten 1, 2, 3, en 4 Criterium 1.2 Veilig Thuis beschikt over kwalitatief en kwantitatief voldoende personeel. Punten die als onvoldoende zijn beoordeeld: 1. Tijdens kantoortijden is een vertrouwensarts inzetbaar; 2. De medewerkers kunnen tijdens kantoortijden een beroep doen op gedragswetenschappers; 3. Veilig Thuis voert de triage uit en start het onderzoek binnen 5 dagen na ontvangst van de melding; 4. Veilig Thuis rondt onderzoeken binnen 10 weken na het besluit over de noodzakelijke vervolgstappen naar aanleiding van de melding af. Oordeel van de inspecties Tijdens kantoortijden is een vertrouwensarts beperkt inzetbaar. Een verbeterpunt is dat er slechts één vertrouwensarts bij Veilig Thuis Zeeland werkzaam is, op basis van een nulurencontract. Medewerkers moeten via de werkbegeleider contact opnemen met de vertrouwensarts en de vertrouwensarts is niet op kantoor aanwezig. De drempel om de vertrouwensarts te benaderen ligt derhalve hoog voor de medewerkers. Voor medewerkers is daarnaast niet duidelijk wanneer zij de vertrouwensarts dienen te raadplegen. De wijze waarop de vertrouwensarts wordt geraadpleegd en ingezet is niet conform het protocol van handelen. Een tweede verbeterpunt is de beschikbaarheid van gedragswetenschappers. Er is geen gedragswetenschapper in dienst bij Veilig Thuis Zeeland. Er wordt evenmin op andere wijze een gedragswetenschapper betrokken bij zaken waar multidisciplinair overleg vereist is. Bij complexe casuïstiek wordt wel altijd een werkbegeleider betrokken. Een derde verbeterpunt is dat indien Veilig Thuis Zeeland besluit tot een onderzoek, het niet standaard lukt om dit onderzoek direct na de triage te starten. De triage wordt wel binnen vijf dagen na ontvangst van de melding uitgevoerd. Er is ten tijde van het inspectieonderzoek een wachtlijst van 43 zaken die wachten om in onderzoek te worden genomen. De oudste melding is van juli Crisiszaken worden wel meteen opgepakt voor onderzoek, maar op de wachtlijst staan diverse zaken waarvan de prioriteit is aangemerkt als hoog en urgent. Een vierde verbeterpunt is de termijn waarbinnen onderzoeken afgerond worden. De wachttijd van meldingen die in onderzoek moeten worden genomen zorgt ervoor dat de wettelijke totale doorlooptijden niet worden gehaald. Nadat het besluit tot onderzoek genomen is, duurt het regelmatig langer dan 10 weken voordat een onderzoek wordt afgerond. De gemiddelde doorlooptijd van de onderzoeken was voor invoering van Conclusion 84 dagen. In Conclusion zijn deze doorlooptijden (nog) niet inzichtelijk. Positief is wel dat medewerkers een beroep kunnen doen op gespecialiseerde professionals. Via de vertrouwensarts is een breed netwerk aan professionals beschikbaar en medewerkers geven aan dat zij goede contacten hebben binnen de regio. Toelichting De huidige vertrouwensarts van Veilig Thuis Zeeland is weliswaar niet aanwezig op kantoor maar in de praktijk is de vertrouwensarts altijd bereikbaar voor consultatie. Meldingen die bij Veilig Thuis Zeeland binnenkomen worden direct op veiligheid beoordeeld en geprioriteerd. Dat het onderzoek vervolgens niet altijd binnen 5 dagen wordt gestart komt met name door de hoge werkdruk. We richten ons in de aanpak daarom op het terugdringen van de wachtlijst. Verbeterpunten 3 en 4 zijn daarom als één onderdeel uitgewerkt. 4

5 Beheersmaatregel verbeterpunt 1 Beoogd effect: Tijdens kantoortijden is een vertrouwensarts altijd inzetbaar. We sluiten aan de bij samenwerking ZeeBraLim (de GGD-en in Zuid Nederland op initiatief Zuid-Limburg) om met de andere Veilig Thuis organisaties in Brabant de expertise van de vertrouwensartsen gezamenlijk in te zetten. Door een groter volume is de bereikbaarheid op regionaal gebied beter te realiseren is. Er wordt een integraal advies uitgewerkt met als resultaat een vertrouwensarts die voor triage en consult op kantoor aanwezig is. We evalueren de inzet en werkwijze van de vertrouwensarts. De medewerkers van Veilig Thuis kunnen zelf een inschatting maken of zij een vertrouwensarts moeten consulteren. Daarna kunnen zij zelf rechtsreeks contact opnemen met de vertrouwensarts. De wijze waarop en wanneer er contact wordt opgenomen met de vertrouwensarts wordt vastgelegd in het handelingsprotocol van Veilig Thuis projectleider VT Projectleider VT/ Manager Projectleider VT/Manager (gerealiseerd) Kwaliteitsmedewerker/ De inzet en achterwacht van de vertrouwensarts is geformaliseerd april 2016 Er is een bereikbaarheidsrooster van de inzet van de vertrouwensarts mei 2016 Er is een rooster beschikbaar van het multidisciplinair overleg. mei 2016 Er is een handelingsprotocol over de wijze waarop contact wordt opgenomen met de vertrouwensarts december

6 Beheersmaatregel verbeterpunt 2 Beoogd effect: De medewerkers kunnen tijdens kantoortijden een beroep doen op gedragswetenschappers. Er wordt een gedragswetenschapper ingezet ten behoeve van de consultfunctie voor Veilig Thuis. De wijze waarop en wanneer er contact wordt opgenomen met de gedragswetenschapper wordt uitgewerkt en vastgelegd in het handelingsprotocol van Veilig Thuis. Er wordt voor de lange termijn een integraal advies uitgewerkt waarbij met de andere Veilig Thuis organisaties in Brabant en vanuit ZeeBraLim (GGD-en) wordt gekeken of de expertise van een gedragswetenschapper gezamenlijk inzetbaar is en door een groter volume de bereikbaarheid op regionaal gebied beter te realiseren is. Met als resultaat een gedragswetenschapper die voor triage en consult op kantoor aanwezig is. Kwaliteitsmedewerker/ projectleider VT De inzet van een gedragswetenschapper is gerealiseerd. april 2016 Er is een rooster beschikbaar van het multidisciplinair overleg. mei 2016 Er is een bereikbaarheidsrooster van de inzet van de gedragsdeskundige mei 2016 Er is een handelingsprotocol over de wijze waarop contact wordt opgenomen met gedragswetenschappers december 2016 Beheersmaatregel verbeterpunten 3 en 4 Beoogde resultaten: - Veilig Thuis voert de triage uit en start het onderzoek binnen 5 dagen na ontvangst van de melding. - Veilig Thuis rondt onderzoeken binnen 10 weken na het besluit over de noodzakelijke vervolgstappen naar aanleiding van de melding af. De inschatting is dat de beschikbare formatie voldoende is om het aantal meldingen te behandelen. Er is tijdelijk extra formatie ingezet om de wachtlijst weg te werken. We brengen in beeld welke 'extra' taken (naast de wettelijke taken) tijdsinvestering vragen van medewerkers. Hierin maken we keuzes en stellen we prioriteit ten behoeve van het wegwerken van de wachtlijst. Er is een Ict-er ingezet om de doorlooptijden van onderzoeken via Conclusion continue te bewaken. Dit geeft inzicht in het behalen van de normtijden. / manager / projectleider VT/ manager (gerealiseerd) 6

7 Om een wachtlijst in de toekomst te voorkomen wordt de inzet en werkwijze van het team verder geanalyseerd om nog meer grip te krijgen op de casuïstiek. Hierin wordt de formatie t.o.v. het aantal meldingen, de efficiënte inzet van medewerkers (normering) en de effectiviteit van het werkproces onderzocht. De bestaande samenwerkingsafspraken met ketenpartners binnen het sociale domein en gemeenten worden gedetailleerder uitgewerkt en vastgelegd. Met als doel meer en sneller inzicht in de casuïstiek en meer (risico) casussen die gezamenlijk met ketenpartners worden opgepakt wat leidt tot een effectievere werkwijze. De criteria voor prioritering zijn beschikbaar en geïmplementeerd in Conclusion met als doel betere inschatting welke casus prioriteit verdient. We onderzoeken of registratie in VIRZ een meerwaarde biedt om zicht te krijgen op de veiligheid in zaken welke nog niet in onderzoek zijn genomen. projectleider VT/ projectleider VT Veilig Thuis Zeeland heeft geen wachtlijst mei 2016 Er is zicht op de doorlooptijd van de wachtlijst mei 2016 Samenwerkingsafspraken met gemeenten en ketenpartners over hoe er wordt samengewerkt, wanneer casuïstiek wordt overgedragen. september

8 Verbeterpunt 5 Criterium 1.3 Veilig Thuis beschikt over kwalitatief en kwantitatief voldoende materieel Punt dat als onvoldoende is beoordeeld: 5. De instelling hanteert richtlijnen en een procedure voor het opvragen van informatie bij andere vestigingen van Veilig Thuis. Oordeel van de inspecties Veilig Thuis Zeeland beschikt over één registratiesysteem voor alle werkzaamheden, zowel op het gebied van kindermishandeling als huiselijk geweld. Het registratiesysteem Conclusion is aangeschaft en is sinds half november operationeel. Dit registratiesysteem ondersteunt het werkproces in voldoende mate. De dossierinformatie van het voormalige advies- en meldpunt kindermishandeling (AMK) en het voormalige steunpunt huiselijk geweld (SHG) is inzichtelijk via de oude systemen. Deze informatie wordt op korte termijn gemigreerd naar Conclusion. Een verbeterpunt is het hanteren van richtlijnen voor het opvragen van informatie bij andere vestigingen van Veilig Thuis, bijvoorbeeld bij een recente verhuizing van een gezin of huishouden. Veilig Thuis Zeeland hanteert hiervoor nog geen richtlijnen. Beheersmaatregel verbeterpunt 5 Beoogd resultaat: De instelling hanteert richtlijnen en een procedure voor het opvragen van informatie bij andere vestigingen van Veilig Thuis. De landelijke richtlijn voor het opvragen van informatie bij andere vestigingen van Veilig Thuis wordt vastgesteld en opgenomen in het kwaliteitssysteem en in Conclusion. De landelijke richtlijn wordt geïmplementeerd Kwaliteitsmedewerker/manager De procedure voor het opvragen van informatie bij andere Veilig Thuis vestigingen is opgenomen in het kwaliteitssysteem en geïmplementeerd. april

9 Verbeterpunt 6 en 7 Criterium 2.1 Professionals houden goed zicht op de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens. Punten die als onvoldoende zijn beoordeeld: 6. Professionals hebben een actueel beeld van de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens; 7. Professionals beoordelen de veiligheid in multidisciplinair verband. Oordeel van de inspecties Een verbeterpunt betreft het hebben van een actueel beeld van de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens. Dit is een urgent verbeterpunt. In de zaken die op de wachtlijst staan hebben de medewerkers geen actueel beeld van de veiligheid en onvoldoende zicht op de actuele situatie. Veilig Thuis Zeeland (onder)houdt gedurende de wachtlijst geen contacten met deze gezinnen en huishoudens en vraagt ook geen derde organisatie om zicht te houden op de veiligheid in deze gezinnen. Een tweede verbeterpunt is het multidisciplinair beoordelen van de veiligheid. De vertrouwensarts wordt te beperkt betrokken en er zijn geen richtlijnen voor het betrekken van de vertrouwensarts. Er is bovendien geen gedragswetenschapper beschikbaar bij Veilig Thuis Zeeland. Besluiten bij de triage worden wel altijd in overleg met de werkbegeleider genomen. Positief is dat medewerkers een gestandaardiseerd (risicotaxatie-)instrument gebruiken. Het landelijk triage instrument wordt gebruikt bij het uitvragen van meldingen en het beoordelen daarvan. Dit instrument is ingebouwd in Conclusion. De backoffice medewerkers maken daarnaast bij onderzoek gebruik van de drie kolommen uit de Signs of Safety werkwijze. Beheersmaatregel verbeterpunt 6 Beoogd resultaat: Professionals hebben een actueel beeld van de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens. Er wordt op vaste termijnen contact opgenomen met de melder. Hierin wordt vastgelegd op welke wijze er afspraken worden gemaakt met de melder over (de afstemming over) het vervolg van het proces. Zaken worden vervolgens periodiek beoordeeld op veiligheid. Met als doel meer zicht op de veiligheid van personen die op de wachtlijst. Informatie opvragen bij de lokale teams wordt vast onderdeel van de triage door Veilig Thuis. Indien nodig wordt het lokale team gevraagd zicht te houden op de casus. Doel: Indien betrokkenen bij een lokaal team bekend zijn draagt dat bij aan het zicht op veiligheid en een doorgaande zorglijn. De wijze waarop er zicht is op de veiligheid van alle leden van het gezin (wachtlijstbeheersing) wordt vastgelegd in een protocol. Het actuele beeld van de veiligheid wordt vastgelegd in Conclusion Kwaliteitsmedewerker/werkbegelei ders Kwaliteitsmedewerker Kwaliteitsmedewerker Er is een actueel beeld van de veiligheid. mei 2016 Er is een protocol voor het beheersen van de wachtlijst mei 2016 Een actueel beeld van de veiligheid is zichtbaar in Conclusion augustus

10 Beheersmaatregel verbeterpunt 7 Beoogd resultaat: Professionals beoordelen de veiligheid in multidisciplinair verband. Er wordt nader onderzocht wat het doel en hoeveel inzet noodzakelijk is van het multidisciplinair overleg, dit wordt vastgelegd. Er wordt wekelijks een multidisciplinair overleg met een vertrouwensarts en een gedragswetenschapper gehouden. projectleider VT/ Het doel en de inzet van het multidisciplinair overleg zijn beschreven. mei 2016 Er is een rooster beschikbaar van het multidisciplinair overleg. mei

11 Verbeterpunt 8 Criterium 3.1 Veilig Thuis zet gekwalificeerde professionals in. Punt dat als onvoldoende is beoordeeld: 8. Veilig Thuis heeft richtlijnen en procedures vastgesteld voor het handelen van de professionals. Oordeel van de inspecties De medewerkers van Veilig Thuis Zeeland zijn aantoonbaar geschoold voor de functie die zij uitoefenen. Alle medewerkers zijn SKJ geregistreerd en de medewerkers hebben de mogelijkheid om hun kennis en vaardigheden actueel te houden. Aandachtpunt is dat medewerkers niet de mogelijkheid hebben om intervisie te volgen, maar het is de bedoeling om dit op korte termijn mogelijk te maken. Een verbeterpunt is het vaststellen van richtlijnen en procedures voor het handelen van de medewerkers. Veilig Thuis Zeeland heeft nog geen richtlijnen en procedures vastgesteld voor het handelen van de professionals, voor multidisciplinair en intercollegiaal handelen en voor de wijze waarop zaken geregistreerd dienen te worden. Het protocol van handelen is niet nader uitgewerkt in overzichtelijke werkprocessen. Toelichting In 2015 is de samenvoeging van het Steunpunt huiselijk geweld en het Meldpunt kindermishandeling geformaliseerd. Daarbij is Veilig Thuis ondergebracht bij GGD Zeeland als moederorganisatie. Dit maakt het noodzakelijk om werkwijze en (ICT) systemen op elkaar af te stemmen. Ook zijn er nieuwe doelgroepen voor Veilig Thuis waar het werkproces op moet worden ingericht. Door deze veranderingen zijn de procedures nog onvoldoende vastgelegd. Beheersmaatregel verbeterpunt 8 Beoogd resultaat: Veilig Thuis heeft richtlijnen en procedures vastgesteld voor het handelen van de professionals. Het handelingsprotocol wordt uitgewerkt in een werkproces(sen) gebaseerd op de Zeeuwse situatie, rekening houdend met de regiovisie. Er worden werkinstructies opgesteld (cq. richtlijnen met onderwerpen zoals: letsel, gezinsdrama, klachtenregeling, calamiteiten etc.) die aansluiten bij het werkproces en gefaseerd worden geïmplementeerd. Het werkproces en de werkinstructies zijn beschreven en geïmplementeerd. Kwaliteitsmedewerker Kwaliteitsmedewerker december