Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is Stichting Loopevenementen Den Helder, p/a Kortevliet 10-12, 1786PK Den Helder.

Transcriptie

1 Privacy Statement Uw privacy Stichting Loopevenementen Den Helder is er voor en door sporters. Onze missie is het bevorderen van een gezonde en actieve samenleving. We hechten daarnaast ook veel waarde aan uw privacy. Daarom bieden we u in dit privacy beleid op een heldere en transparante manier inzicht in hoe Stichting Loopevenementen Den Helder persoonsgegevens verwerkt van leden, sporters, vrijwilligers en andere gebruikers van onze websites en apps. Het met grote zorgvuldigheid behandelen en beveiligen van persoonsgegevens van leden, sporters, vrijwilligers en andere gebruikers van onze websites en apps zien we dan ook als een vanzelfsprekendheid. Stichting Loopevenementen Den Helder houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: AVG ). Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is Stichting Loopevenementen Den Helder, p/a Kortevliet 10-12, 1786PK Den Helder. Welke persoonsgegevens worden verzameld en wanneer? In het kader van haar dienstverlening verzamelt en verwerkt Stichting Loopevenementen Den Helder bepaalde persoonsgegevens van u. Stichting Loopevenementen Den Helder vraagt u om bepaalde persoonsgegevens in de volgende gevallen: INSCHRIJVEN EVENEMENT/WEDSTRIJD Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom? Wanneer u deelneemt aan een evenement of wedstrijd georganiseerd door Stichting Loopevenementen Den Helder verzamelt en verwerkt Stichting Loopevenementen Den Helder uw contactgegevens (zoals naam, en telefoonnummer), uw persoonsgegevens (geboortedatum, adres en geslacht), eventuele login- en/of accountgegevens en betalingsgegevens. Deze persoonsgegevens worden verwerkt zodat wij u bijvoorbeeld informatie kunnen toezenden over het evenement en de reserveringsbevestiging.

2 Als u via uw werkgever deelneemt aan een door Stichting Loopevenementen Den Helder georganiseerd evenement, verwerkt Stichting Loopevenementen Den Helder de volgende gegevens: Uw naam en volledige adres en adres, voor het toezenden van het startbewijs of stuurbordje en relevante informatie over uw deelname aan het evenement. Daarnaast worden de tijdens het evenement gemaakte foto s, eventuele video s, uw eindtijd en gemiddelde snelheid op de website van het evenement geplaatst en op de site van onze partner in timing en foto en video: My-Sports en door DH-foto finishfoto s gemaakt. Ook delen we wedstrijduitslagen, impressie foto s en filmpjes op social media zoals Facebook, LinkedIn en Instagram. Uw uitslag wordt gepubliceerd op de uitslagen pagina van My-Sports en uitslagen.nl. Uw persoonsgegevens die doorgestuurd worden aan derden, worden alleen gebruikt om u te voorzien van de bovengenoemde diensten. Uw persoonsgegevens worden doorgestuurd aan een select aantal bedrijven (te weten; My/Sports, Promess en het wedstrijdsecretariaat Halve van Den Helder) in verband met de levering van uw bestelling/startnummer en aan betalingsdienstaanbieders voor uw betaling.. Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens? De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met u om zo bijvoorbeeld uw inschrijving van het evenement georganiseerd door Stichting Loopevenementen Den Helder te verwerken en jouw betaling te kunnen aanvaarden. Het plaatsen van foto s, video s en uw tijd wordt verwerkt op grond van uw toestemming. U kunt te allen tijde uw toestemming hiervoor intrekken. Hoe lang bewaren we uw gegevens? We bewaren uw naam, en eindtijd in principe zolang de uitslagen van evenementen gepubliceerd zijn op internet. Op dit moment zijn de oudste evenementen waarvan deze gegevens nog beschikbaar zijn uit Andere gegevens die niet relevant zijn voor de registratie van de eindtijden verwijderen we binnen 90 dagen. De persoonsgegevens worden alleen langer bewaard in het geval van wettelijke voorschriften

3 Uw persoonsgegevens die doorgestuurd worden aan derden, worden alleen gebruikt om u te voorzien van de bovengenoemde diensten. De partij die de bezorging verzorgt heeft toegang tot uw adresgegevens (Promes en het wedstrijdsecretariaat Halve van den Helder). VRIJWILLIGER Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom? Wanneer u zich als vrijwilliger aanmeldt om te helpen bij een door Stichting Loopevenementen Den Helder georganiseerd evenement of de voorbereiding/nazorg hiervan, verwerkt Stichting Loopevenementen Den Helder uw contactgegevens (zoals naam, en telefoonnummer) en uw persoonsgegevens (geboortedatum, adres en geslacht). Deze persoonsgegevens worden verwerkt zodat wij met u in contact kunnen treden in verband met de evenementen en uw eventuele hulp tijdens/rondom deze evenementen. Uw persoonsgegevens zijn beschikbaar voor de vrijwilligercoördinatoren van de Halve van den Helder. Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens? De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Stichting Loopevenementen Den Helder. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Stichting Loopevenementen Den Helder zal de persoonsgegevens niet blijven verwerken, tenzij we een rechtsgrondslag kunnen aantonen voor het proces, die zwaarder weegt dan uw belangen en rechten. Hoe lang bewaren we uw gegevens? Uw persoonsgegevens worden door Stichting Loopevenementen Den Helder bewaard zolang u vrijwilliger bent. Nadat u heeft opgezegd als vrijwilliger verwijderen we alle van u verzamelde gegevens behalve uw naam en adres. Uw naam en adres gebruiken we tot maximaal 1 jaar na opzeggen van taken als vrijwilliger om u nog een keer te vragen of u mee wilt helpen als vrijwilliger. U kunt zich hier altijd voor uitschrijven na ontvangen van dit bericht. De persoonsgegevens worden alleen bewaard in het geval van wettelijke voorschriften.

4 NIEUWSBRIEF Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom? Wanneer u zich inschrijft voor de nieuwsbrief, verwerkt Stichting Loopevenementen Den Helder uw naam, adres, geslacht en geboortedatum. De persoonsgegevens worden verwerkt zodat wij u de nieuwsbrief kunnen toezenden. Uw persoonsgegevens die doorgestuurd worden aan derden, worden alleen gebruikt om u te voorzien van de bovengenoemde diensten. We gebruiken voor het verzenden s MailChimp. Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens? De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming wanneer u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief. U heeft op elk moment het recht om uw toestemming in te trekken door u af te melden voor de betreffende nieuwsbrief in de afmeldlink. Hoe lang bewaren we uw gegevens? Uw persoonsgegevens worden door Stichting Loopevenementen Den Helder bewaard zolang u aangemeld bent voor de nieuwsbrief. Nadat u zich heeft afgemeld, worden uw persoonsgegevens binnen 90 dagen verwijderd. KLANTENSERVICE Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom? Alle persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, worden verwerkt. Zo worden in ieder geval uw contactgegevens (zoals naam, adres, adres en telefoonnummer) verwerkt. Daarnaast kan afhankelijk van de reden waarom u contact opneemt uw geboortedatum, betalingsgegevens, bestelgegevens, lidmaatschapsnummer en alle correspondentie door Stichting Loopevenementen Den Helder worden verwerkt. De persoonsgegevens worden gebruikt om uw vragen te beantwoorden via de , via de telefoon, onze chatfunctie of social media. Uw persoonsgegevens worden niet doorgestuurd aan derden.

5 Wat is de juridische grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens? De verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van Stichting Loopevenementen Den Helder. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Stichting Loopevenementen Den Helder zal de persoonsgegevens niet blijven verwerken, tenzij we een rechtsgrondslag kunnen aantonen voor het proces, die zwaarder weegt dan uw belangen en rechten. Hoe lang bewaren we uw gegevens? De persoonsgegevens worden twee jaar bewaard. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd? De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers van Stichting Loopevenementen Den Helder of die van een derde partij, zodat wij u in het vervolg gericht kunnen benaderen voor de hiervoor beschreven doeleinden. Stichting Loopevenementen Den Helder bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de hierboven genoemde doeleinden, tenzij het toepasselijk recht een langere bewaarperiode voorschrijft. De bewaartermijn is afhankelijk van het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. Nadat uw persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd. Uw persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden, tenzij de uitwisseling van gegevens noodzakelijk is om aan uw vraag te voldoen of u daar zelf expliciet toestemming voor geeft. Omdat we zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens sluiten wij met externe partijen die toegang hebben tot persoonsgegevens een juridisch geldige verwerkersovereenkomst. Dit is een overeenkomst tussen ons en de verwerker, waarin wordt vastgelegd hoe de verwerker met de persoonsgegevens moet omgaan. Noodzakelijke gegevens voor het kunnen benaderen van ons ontvangen en sluiten we met deze partij een verwerkersovereenkomst af voor een veilig gebruik van uw gegevens. Afgifte op grond van wettelijke verplichtingen

6 Onder bepaalde omstandigheden zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens af te geven aan overheidsinstanties, zoals de politie, justitie of de fiscus. Wij zullen uw gegevens alleen afgeven wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Het is ons niet altijd toegestaan u te informeren over een dergelijke afgifte. Hulppersonen Het komt voor dat wij een externe partij inschakelen om bepaalde verwerkingen voor ons uit te voeren, bijvoorbeeld een bepaalde statistische analyse of het verzorgen van een mailing. In die situaties zullen we steeds met die derde afspraken maken over het gebruik, de beveiliging en de geheimhouding van gegevens. Het komt erop neer dat deze derde partijen uw gegevens nooit voor hun eigen doeleinden mogen gebruiken. Hulpdiensten en gezondheid Tijdens evenementen van Stichting Loopevenementen Den Helder zijn verschillende hulpdiensten actief om in geval van gezondheidsproblemen van deelnemers eerste hulp of andere zorg te verlenen. Stichting Loopevenementen Den Helder behoudt zich het recht voor gegevens van deelnemers aan hulpdiensten te verstrekken en/of van deze hulpdiensten op te vragen op het moment dat er zorg verleend dient te worden aan de deelnemer in kwestie door betrokken hulpdienst(en). Denk hierbij aan persoonsgegevens van de deelnemer zelf en het telefoonnummer wat bij sommige evenementen opgegeven kan worden, of op startnummers. Onder hulpdiensten worden verstaan de Koninklijke Nederlandse Vereniging Eerste Hulp Bij Ongelukken, ambulance, ziekenhuis, politie en brandweer. De juridische grondslag voor deze gegevens verstrekking valt onder de uitvoering van de overeenkomst tussen deelnemer en Stichting Loopevenementen Den Helder. Wat zijn mijn rechten? U heeft het recht om: informatie op te vragen over de persoonsgegevens die we over u bewaren; uw persoonsgegevens te laten aanvullen, corrigeren of verwijderen; een elektronische kopie van uw persoonsgegevens te verzoeken; bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang; uw persoonsgegevens te beperken; bezwaar te maken tegen direct marketing.

7 U kunt uw rechten uitoefenen door een te sturen naar U kunt hier ook terecht voor verdere uitleg, vragen of opmerkingen. Tenslotte heeft u op elk moment het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Kinderen Stichting Loopevenementen Den Helder staat kinderen onder de 16 jaar niet toe zich te registreren op onze website of onze app. Stichting Loopevenementen Den Helder verzamelt geen persoonlijke gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder voorafgaande toestemming van hun ouders. Daarnaast zal Stichting Loopevenementen Den Helder ouders om toestemming vragen indien kinderen onder de 16 jaar willen deelnemen aan evenementen of wedstrijden. Cookies Stichting Loopevenementen Den Helder maakt bij het aanbieden van haar diensten gebruik van cookies. Dit is een klein eenvoudig bestandje met gegevens dat of op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen of in de sessie van uw browser staat. In het Cookie statement leest u alles over het gebruik van cookies door Stichting Loopevenementen Den Helder. Social Media Stichting Loopevenementen Den Helder gaat graag via het web en social media kanalen in dialoog met leden, sporters, gebruikers van apps en bezoekers van de website over haar organisatie, producten en/of diensten. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. Stichting Loopevenementen Den Helder volgt actief hiervoor het internet en social media kanalen, zoals Facebook, Twitter en blogs. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, Stichting Loopevenementen Den Helder (persoons-) gegevens vast zal leggen. Deze zullen uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid worden verwerkt. Stichting Loopevenementen Den Helder is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan zijn social media kanalen of de content op zijn social media kanalen. Stichting Loopevenementen Den Helder (event) apps

8 Stichting Loopevenementen Den Helder biedt een deel van haar dienstverlening aan door middel van apps. Door apps kunnen persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. Ook het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens via apps valt onder dit privacy statement. Stichting Loopevenementen Den Helder kan ten behoeve van een goede werking van de app bij de installatie ervan toestemming vragen voor toegang en verwerking van bepaalde persoonsgegevens. Waar nodig zal er in deze apps een additionele privacy verklaring beschikbaar zijn, controleer hier voor de gebruikte app. Wijzigingen privacybeleid Stichting Loopevenementen Den Helder behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy- en cookiebeleid. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien Stichting Loopevenementen Den Helder een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop Stichting Loopevenementen Den Helder uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website(s), in nieuwsbrieven. Indien Stichting Loopevenementen Den Helder uw persoonsgegevens verwerkt voor een ander doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, zal Stichting Loopevenementen Den Helder u hiervoor op de hoogte stellen en waar wettelijk verplicht toestemming vragen. Vragen? Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens door Stichting Loopevenementen Den Helder of vragen over deze privacyverklaring, dan kunt u deze richten aan: vrijwilligerscoordinator@halvevandenhelder.nl