Provinciale Staten VOORBLAD

Transcriptie

1 VOORBLAD Onderwerp Aanwijzen accountant voor de verslagjaren SIS-nummer Agendering (advies Griffie) PS Commissie AFW 6 februari 2013 Provinciale Staten 13 februari 2013 Behandelwijze x x Kaderstellen Controleren Adviseren PS (door commissie) Vaststellen (door PS) Overleg-/ beslispunten Context Opmerkingen Griffie Openbare samenvatting van GS Meer informatie PwC aanwijzen als accountant belast met de accountantscontrole inzake de verslagjaren 2013 t/m 2016 In april 2012 hebben PS het voorstel Voorbereiding aanwijzen accountant verslagjaren (PS ) aangenomen. De Rekeningcommissie werd daarmee belast met de vaststelling van het programma van eisen en het voorbereiden van een voorstel tot aanwijzen van de accountant voor de verslagjaren Na een aanbestedingsprocedure wordt voorgesteld PwC aan te wijzen als accountant. Het betreft een initiatiefvoorstel van dhr. Waltmans als voorzitter van de Rekeningcommissie. Als gebruikelijk bij initiatiefvoorstellen worden GS in de gelegenheid gesteld wensen en bedenkingen naar voren te brengen. - Peter Wannet (griffie) p.wannet@gelderland.nl GS-besluit: nvt /Ontvangen door Griffie: 24-1 /Geplaatst op SIS: 24-1

2 Initiatiefvoorstel aan Provinciale Staten HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Aanwijzen accountant voor de verslagjaren HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Beknopte samenvatting van inhoud voorstel: Voorgesteld wordt PricewaterhouseCoopers aan te wijzen als accountant die wordt belast met de controle van de provinciale jaarrekening over de verslagjaren 2013 tot en met ===== Aan Provinciale Staten Inleiding Op 25 april 2012 heeft u het voorstel Voorbereiding aanwijzen accountant verslagjaren (PS ) aangenomen. U heeft daarmee besloten om de Rekeningcommissie te belasten met de vaststelling van het programma van eisen en het voorbereiden van een voorstel tot aanwijzen van de accountant voor de verslagjaren Over de opdracht aan de accountant en het programma van eisen bent u in Statennotitie Opdracht aan de nog aan te wijzen accountant (PS ) geïnformeerd. In dit Statenvoorstel wordt de opdracht aan de accountant beschreven en licht ik nader toe hoe de Rekeningcommissie tot de keuze van PricewaterhouseCoopers is gekomen. Opdracht De accountant zal bij de provincie Gelderland de volgende werkzaamheden verrichten. A. Werkzaamheden voor Provinciale Staten: A.1 controle van de jaarrekening; A.2 structurele adviesfunctie ten behoeve van Provinciale Staten; A.3 afzonderlijke advies- en onderzoeksopdrachten van Provinciale Staten; B. Werkzaamheden voor Gedeputeerde Staten: B.1 controleopdrachten voor Gedeputeerde Staten; B.2 advies- en onderzoeksopdrachten van Gedeputeerde Staten. Hieronder licht ik de werkzaamheden onder A. toe. ad A.1 Controle van de jaarrekening Uitgangspunt voor de controle van de jaarrekening zijn de eisen in overeenstemming met artikel 217 van de Provinciewet leidend tot accountantsverklaring bij de jaarrekening. Daarbij besteedt de accountant bijzonder aandacht aan: - het controleren van de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en interne controle/interne beheersing; - het controleren op de toepassing van de relevante interne en externe voorschriften, zoals opgenomen in de voor provincies relevante Europese en nationale wet- en regelgeving en het normen- en toetsingskader rechtmatigheid van de provincie Gelderland; Inlichtingen bij Peter Wannet, tel. (026) p.wannet@gelderland.nl

3 - het controleren of de informatie in de jaarrekening consistent is met wat in de financiële administratie en in het jaarverslag is opgenomen; - het controleren van de verplichte bijlage bij de jaarrekening op grond van de regelingverantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (Single Information Single Audit (SISA)); - het tussentijds controleren om tijdig tot een betrouwbaar oordeel over de jaarrekening te komen en om de uitvoering van verbeterplannen in de administratieve organisatie en interne controle te monitoren. De accountant verstrekt aan uw Staten een accountantsverklaring (controleverklaring van de onafhankelijke accountant). Tevens verstrekt de accountant uw Staten een rapport van bevindingen behorende bij de jaarrekening ten behoeve van Provinciale Staten (conform artikel 217, lid 2 van de Provinciewet). Dit rapport bevat onderwerpen die wettelijk zijn voorgeschreven en onderwerpen die voorafgaand aan de controle van jaarrekening door uw Staten zijn opgedragen. ad A.2 Structurele adviesfunctie ten behoeve van Provinciale Staten In het kader van zijn adviesfunctie voortvloeiend uit de controle van de jaarrekening wordt van de accountant verwacht dat hij zijn kennis en ervaring aanwendt voor strategische advisering aan Provinciale Staten. Voor het uitoefenen van deze adviesfunctie neemt de accountant op verzoek van de voorzitter van de Rekeningcommissie deel aan een vergadering van de Rekeningcommissie. Binnen de provincie Gelderland vindt eenmaal per jaar een zogenaamd afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant, Rekenkamer Oost-Nederland, Rekeningcommissie, gedeputeerde Financiën en concerncontroller. ad A.3 Afzonderlijke onderzoeksopdrachten van Provinciale Staten De Rekeningcommissie kan attentiepunten bij de controle van de jaarrekening danwel extra onderzoeksopdrachten opdragen. In dat laatste geval dient financiële dekking te worden aangegeven. Aanbestedingsprocedure Op basis van de opdracht en het programma van eisen is een offerteaanvraag gepubliceerd. Daarop hebben drie accountantskantoren gereageerd: - Deloitte Accountants B.V. - Ernst & Young Accountants LLP - PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Na ontvangst van de offertes is een aantal stappen doorlopen zoals aangekondigd in de Statennotitie PS Stap 1 Beoordelen van formele eisen Nagegaan is of de offertes voldoen aan de formele eisen zoals: heeft de aanbieder tijdig de offerte ingediend, heeft de aanbieder ingestemd met de aanbestedingsprocedure en is de offerte rechtsgeldig ondertekend. Stap 2 Beoordelen van de uitsluitingscriteria In deze stap is beoordeeld op onder meer: dat er voor de accountantsorganisatie geen faillissement of liquidatie is aangevraagd of geen procedure van surseance van betaling aanhangig is gemaakt. Geen van de accountantskantoren behoefde te worden uitgesloten. Stap 3 Beoordelen van de geschiktheidseisen Nagaan is of de accountantsorganisatie volledig voldoen aan onder meer de volgende eisen: - inschrijving in accountantsregister Autoriteit Financiële Markten 2

4 - adequate verzekering - (positieve) referenties. Deze referenties betreffen relevante vergelijkbare opdrachten (qua aard, omvang en omzet) die betrekking hebben op de gevraagde dienstverlening. Deze opdrachten dienen te zijn uitgevoerd in of gestart in de afgelopen drie jaar ( ). Stap 4 Beoordelen van de gunningscriteria (programma van eisen en wensen) De offertes van de accountantsorganisatie die voldoen aan de eisen gesteld in voorgaande stappen zijn beoordeeld op de gunningscriteria. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen eisen en wensen. De drie aanbieders voldeden aan het programma van eisen. Vervolgens is bepaald welke aanbieder het beste aan de wensen voldoet oftewel de organisatie die de beste prijskwaliteitsverhouding biedt. Daarbij zijn de volgende criteria en hun weging gehanteerd. criterium omschrijving (weging) 1 Vaste prijs voor de controle en uurtarieven (30%) 2 Plan van aanpak en controleteam (35%) (met name de ervaring van het team in het controleren van provincies en gemeenten) 3 Algemene visie op vakgebied en ontwikkelingen (15%) (onder meer: hoe geeft de accountant zijn rol als sparring partner van PS (Rekeningcommissie) vorm; hoe gaat de accountant om met de scheiding tussen controle en adviesfunctie en hoe gaat de accountantsorganisatie om met belangentegenstelling van (potentiële) opdrachtgevers) 4 Presentatie (20%) De Rekeningcommissie is ambtelijk ondersteund door de Griffie, afdeling Inkoop en afdeling Control. Na uitvoering van stap 4 heeft de Rekeningcommissie op 9 janauri 2013 vastgesteld dat aan uw Staten kan worden voorgesteld - op grond van de doorlopen aanbestedingsprocedure - de opdracht aan PricewaterhouseCoopers te gunnen. Financiële consequenties Het nieuwe contract past binnen het budget voor de accountantscontrole. Derhalve heeft het nieuwe contract geen financiële consequenties voor de begroting. Dictum Mede namens de andere leden van de Rekeningcommissie stel ik voor te besluiten overeenkomstig bijgevoegd ontwerpbesluit. Arnhem, 23 januari zaaknr M. Waltmans - voorzitter Rekeningcommissie

5 Vergadering d.d. 13 februari 2013 Besluit nr. PROVINCIALE STATEN VAN GELDERLAND Gelet op tweede lid van artikel 217 Provinciewet alsmede artikel 2 Controleverordening Gelderland 2003; Gezien het voorstel van de heer Waltmans, voorzitter Rekeningcommissie van 23 januari 2013; BESLUITEN PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. aan te wijzen als accountant belast met de accountantscontrole inzake de verslagjaren 2013 tot en met Arnhem, 23 januari zaaknr, Provinciale Staten van Gelderland voorzitter griffier