Participatiewijzer gemeente De Bilt

Transcriptie

1 Participatiewijzer gemeente De Bilt

2 Stap 1: Inventarisatie Je staat aan de start van een project/ beleidstraject, maar vraagt je af of en hoe je inwoners en/of ondernemers moet betrekken bij je project. je bent benaderd door inwoners met een initiatief en je weet nog niet wat je daar mee moet. Voordat je over concrete participatie gaat nadenken, begin je met een inventarisatie op het onderwerp en hoe dit onderwerp leeft in de samenleving. Beantwoord voor jezelf de volgende vragen: Wat is het doel van het project/beleidstraject/initiatief? Zijn er andere onderwerpen die een relatie hebben? Is formele inspraak van toepassing?? Zijn er initiatieven vanuit de samenleving bekend die hier bij aansluiten? Draagt het doel van het initiatief bij aan de opgaven van de gemeente? Zijn er andere initiatieven bekend die hier bij aansluiten? Het antwoord op bovenstaande vragen geeft je een eerste inzicht in het speelveld waarin je werkt. Bespreek de antwoorden met je communicatieadviseur en gebiedsmakelaar.

3 Stap 2: Rol gemeente Urgentie samenleving Bepaal welke rol de gemeente in het geheel heeft aan de hand van onderstaand kwadrant. Samenleving als trekker (rol gemeente: faciliterend) Samen doen (rol gemeente: partner) Stap 2 Geen rol Overheid als trekker (rol gemeente: regisseur) Speerpunten overheid Samenleving als trekker: Doorloop de ACTIE vragen op om de situatie goed in beeld te brengen en te bepalen waar de gemeente toegevoegde waarde heeft. Samen doen: Doorloopt de volgende stappen in de participatiewijzer. Doe dit zoveel als mogelijk samen met je partners in het traject. Overheid als trekker: Doorloopt de volgende stappen in de participatiewijzer.

4 Stap 3: Voorwaarden participatie Voor je een participatietraject start is het goed om stil te staan bij de randvoorwaarden voor participatie. Zijn meerdere van onderstaande voorwaarden van toepassing, dan heeft participatie zeker een toegevoegde waarde. Zijn een of enkele voorwaarden van toepassing, verken dan eerst met je communicatieadviseur en gebiedsmakelaar of participatie passend is. Er zijn grote belangen van burgers mee gemoeid, nu en in de toekomst Er wordt ingegrepen in de directe leefomgeving Het onderwerp is begrijpelijk en concreet genoeg voor de betrokkenen Zorgvuldigheid is voor het proces belangrijker dan snelheid Er is ruimte in wet- en regelgeving voor daadwerkelijke inbreng Het gaat om een ingewikkeld onderwerp dat geleidelijk ontrafeld moet worden Lokale kennis en creativiteit kunnen de kwaliteit verhogen Er is inzicht in de problematiek en/of oplossingen Partners zijn nodig om het beleid/project tot een succes te maken (draagvlak) Er zijn meerdere oplossingen voor een probleem

5 Stap 4: Participatie opzet (1) De stappen van de participatie opzet doorloop je voor elke fase van je beleidstraject of project opnieuw. Zo zorg je dat je participatieaanpak aansluit op dat wat nodig en gewenst is in die specifieke fase en kun je tussentijds bijsturen. Je houdt altijd de algemene spelregels (achterin deze wijzer) in acht. Fase Benoem in welke fase van de beleidsvorming of het project je zit. Participatiedoel Bepaal wat het doel van participatie is in deze specifieke fase: Stap 2 Kwaliteit verhogen Draagvlak vergroten Combinatie van kwaliteit verhogen en draagvlak vergroten Krachtenveld en participatieniveau Breng in kaart welke belanghebbenden of partners (actoren) al betrokken zijn of betrokken moeten worden. Doe dit aan de hand van de Ringen van Invloed. Weet je zeker dat je alle actoren in beeld hebt? Het kan soms goed zijn om deze stap met de hele projectgroep of met partners samen te zetten. Bepaal vervolgens welke invloed zij krijgen en dus op welk participatieniveau (meeweten, meedenken, meewerken of meebepalen) zij deelnemen aan het traject. Let op! We streven naar een zo hoog mogelijk participatieniveau, maar wees wel realistisch in de keuze daarvan. Het niveau dat we kiezen moeten we ook waar kunnen maken.

6 Stap 4: Participatie opzet (2) Kernboodschap Formuleer de kernboodschap; de rode draad in de communicatie. Dit kan een korte slogan zijn, of een wat langer stukje tekst waarin duidelijk wordt wat de situatie is (kijk), wat de achtergrond/aanleiding daarvan is (want) en wat dat nu vraagt (dus). Maak ook altijd expliciet in welke fase het project zit en wat het participatieniveau is. De kernboodschap moet aansluiten bij de belevingswereld van de doelgroep. Houd deze altijd voor ogen en test je kernboodschap bijvoorbeeld bij collega s die niet bij het project betrokken zijn. Stap 2 Kalender Maak een kalender waarin de mijlpalen van het project beschreven staan met daarbij de concrete participatie- en communicatie acties. Bepaal welke middelen passen bij welke mijlpaal op basis van het participatieniveau en de doelgroep. Kies bij voorkeur middelen die toegankelijk zijn voor een brede groep. Houd er rekening mee dat bij onderwerpen die direct ingrijpen in de directe leefomgeving, mensen intensiever betrokken willen worden, dan bij abstractere onderwerpen die op meer afstand spelen. Wees reëel in wat je van deelnemers vraagt met betrekking tot tijdsinvestering. Maak de doorlooptijd van je participatietraject niet te lang. Zo zorg je dat iedereen betrokken blijft. Neem in de kalender ook op hoe je de deelnemers tussentijds op de hoogte houdt van de voortgang van je project. Voorkom lange stiltes.

7 Stap 5: Uitvoering en evaluatie Uitvoering Bij de uitvoering van het participatietraject hanteren we altijd dezelfde algemene spelregels. Deze tref je op de volgende pagina. Ga tussentijds bij jezelf na of je hier nog steeds aan voldoet. Bij de start van een traject kan er behoefte zijn om aanvullende spelregels op te stellen. Deze spelregels moeten altijd gezamenlijk met de deelnemers tot stand komen en gelden voor alle deelnemers. Evaluatie Ieder traject wordt zorgvuldig afgesloten. Bij de afsluiting blik je met de deelnemers die actief betrokken zijn terug op het proces. Je vraagt hen om het evaluatieformulier participatie in te vullen. Je bespreekt de uitkomst hiervan met je communicatieadviseur en gebiedsmakelaar en kijkt in dat gesprek ook kritisch naar je eigen rol en die van de gemeente. Wat ging goed en wat zou je een volgende keer anders doen?

8 Spelregels 1. Wij betrekken (bewoners) netwerken aan de voorkant (fase van agendavorming) in het proces. 2. Bij projecten met een grote (maatschappelijke) impact op diverse betrokkenen met uiteenlopende belangen, stelt de gemeenteraad vooraf het participatieniveau vast. In andere gevallen is dat het college. 3. Wij bespreken voor de start met betrokken hoe het traject er uit zou kunnen zien. 4. Wij benoemen bij de start van een traject expliciet wat de kaders en het gekozen participatieniveau zijn. 5. Wij stellen gezamenlijk met de deelnemers spelregels op voor dat traject. 6. Deelnemers stellen zich open op en luisteren naar elkaar. 7. Wij streven ernaar om in gesprek te gaan met een groep waarin verschillende belangen goed vertegenwoordigd zijn. 8. Wij laten zien wat we doen met de uitkomsten van de participatie 9. We zijn reëel in de inspanning die we vragen aan deelnemers. 10. Tussentijds worden college en/of gemeenteraad geïnformeerd over de voortgang. 11. Wij houden gedurende het traject contact met de deelnemers ook als er even niets te melden is. 12. Ieder traject heeft een start en een einde. Voor iedereen is duidelijk wanneer een traject is afgerond. 13. Wij evalueren na afloop het traject met alle direct betrokkenen.