PRIVACYSTATEMENT TOTTA DATA LAB

Transcriptie

1 PRIVACYSTATEMENT TOTTA DATA LAB TOTTA DATA LAB CONNECTING THE DOTS

2 Privacystatement Totta data lab Totta data lab houdt zich strikt aan de richtlijnen van de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). De AVG is de Europese verordening die de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties standaardiseert. De AVG is opgesteld door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is de Nederlandse gegevensbeschermingsautoriteit en het zelfstandig bestuursorgaan dat toezicht houdt op het verwerken van persoonsgegevens. Ook werken wij volgens de internationale code voor marktonderzoek (ICC/ESOMAR International Code). Deze code ontfermt zich over de ethische en zakelijke basisprincipes van de uitvoering van markt- en opinieonderzoek. Daarnaast werken wij volgens de Ethische Code Artificial Intelligence, die hieronder zal worden toegelicht. Ethische Code Artificial Intelligence Artificial Intelligence (AI) biedt kansen voor het oplossen van maatschappelijke en economische vraagstukken. AI-toepassingen brengen echter ook ethische vraagstukken met zich mee. Daarom moeten AI-innovaties verantwoord plaatsvinden. De ICT-sector is zich hiervan bewust; daarom heeft zij deze ethische gedragscode ook opgesteld. Het uitgangspunt van de gedragscode is dat AI zelden op zichzelf staat, maar tot stand komt door samenwerking tussen de opdrachtgever, de eindgebruiker, de ICT-leveranciers en de technologieleveranciers. Iedereen heeft bepaalde verantwoordelijkheden en staat open voor feedback. Tijdens het gehele proces staan alle partijen open voor feedback op (het gedrag rondom) de AI-toepassing. De EU heeft diverse richtlijnen opgesteld voor een ethisch verantwoord verloop van Artificial Intelligence. Nederland ICT - de oprichter van deze gedragscode - houdt zich ook aan deze richtlijnen. Alle lidbedrijven van Nederland ICT dienen zich aan deze richtlijnen, die hieronder worden opgesomd, te houden. Het lidbedrijf is zich bewust van de invloed die implementatie van AI kan hebben op publieke waarden, zoals eerlijkheid, rechtvaardigheid en inclusiviteit. Ditzelfde geldt voor principes zoals uitlegbaarheid en het gebruik van (de rechten op) de data maakt duidelijk wanneer iemand tijdens het proces Artificial Intelligence nodig heeft en gebruikt. Ditzelfde geldt voor de verantwoordelijkheden betreffende AI is zich bewust van de mogelijkheden en beperkingen van AI. Bovendien communiceert het lidbedrijf op een transparante manier hierover. Dit leidt onder andere tot het minimaliseren van ongewenste bias en de promotie van inclusieve representatie geeft inzicht in de data die gebruikt wordt voor de AI-toepassingen. 2

3 5....zorgt voor de (technische) mogelijkheid om de adviezen en/of beslissingen van de AI-systemen herleidbaar te maken voor alle betrokkenen zorgt ervoor dat het gedrag van de applicatie actief gemonitord kan worden en garandeert een feedbackmogelijkheid voor de gebruikers van de AI-applicaties draagt bij aan het delen van kennis en het geven van educatie over AI in het algemeen, binnen en buiten de sector verschaft beschikbare informatie over de systemen en het gebruik van de data, de toegepaste technologie, de leercurve voor het systeem en het datagebruik buiten de EU. Doelen van de gegevensverwerking Je deelt bepaalde persoonsgegevens met Totta data lab, omdat je bij ons solliciteert, een bericht achterlaat, bij ons werkt of voor ons werkt. Deze gegevens vertellen iets over jou, of deze gegevens zijn op verschillende manieren in verband te brengen met jou als persoon. Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens, zodat wij onze werkzaamheden goed kunnen uitvoeren. Zo hebben wij persoonsgegevens nodig voor bijvoorbeeld (lopende) sollicitaties, nieuwsbrieven, advies, planning en salarisadministratie. Welke persoonsgegevens verwerkt Totta data lab? Sollicitanten Van sollicitanten worden de volgende persoonsgegevens verzameld en verwerkt: roepnaam, voorletters, achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, adres, geboortedatum, geslacht, foto, motivatiebrief en CV. Ga je uiteindelijk voor ons werken? Dan voegen we hier de volgende gegevens aan toe: nationaliteit, burgerlijke staat, Burgerservicenummer (BSN), kopie identificatiebewijs, handtekening, kopie bankpas en bankrekeningnummer. Wij bewaren persoonsgegevens over sollicitanten niet langer dan nodig. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de direct betrokkenen bij een sollicitatie. De gegevens worden direct na afloop van het sollicitatieproces uit ons bestand verwijderd. De gegevens van onze werknemers worden bewaard tot 7 jaar na datum van uitdiensttreding. Publieke middelen We kunnen gegevens van je verzamelen indien je deze hebt geplaatst op publieke middelen, zoals sociale media. Dit doen wij alleen als wij een gerechtvaardigde reden hiervoor hebben. In dit geval benaderen wij je, met inachtneming van onze privacystatement. Je bent zelf verantwoordelijk voor jouw persoonlijke gegevens op het Internet. 3

4 Evenementen Klanten, prospects en overig geïnteresseerden kunnen zich inschrijven voor onze evenementen, zoals Kennis Bytes. Persoonlijke gegevens zoals je naam, e- mailadres en telefoonnummer, worden na afloop van het evenement verwijderd. Contactformulier Op onze website kun je een contactformulier invullen, waardoor wij contact met jou kunnen opnemen. In dit contactformulier moet je verplicht je naam, e- mailadres en telefoonnummer invullen. Op welke manier verzamelt Totta data lab online persoonsgegevens? Cookies Wij maken gebruik van cookies bij het aanbieden van onze elektronische diensten. Een cookie is een klein bestandje dat zich op websites bevindt. Een cookie wordt opgeslagen op de harde schijf van jouw computer of laptop. Wij gebruiken deze cookies om jouw voorkeuren en instellingen te onthouden. Je kunt deze cookies eenvoudig weer uitschakelen via je browser. Klikgedrag en bezoekgegevens Wij houden de bezoekgegevens van onze website bij. In dit kader kunnen onder andere het IP-adres van jouw computer of laptop, je eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en de browsergegevens worden geregistreerd. Deze gebruiken wij voor een statistische analyse van het bezoek- en klikgedrag op onze website. Tevens optimaliseren wij de werking van onze website door middel van deze gegevens. Wij anonimiseren deze gegevens uiteraard en verstrekken deze niet aan derden. Google Analytics Wij maken ook gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers onze website gebruiken. Ook analyseren we hoe wij scoren binnen de zoekresultatenpagina s van Google. Het IP-adres van jouw computer of laptop wordt gecommuniceerd naar Google. Google gebruikt deze gegevens om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over onze website te verstrekken en om ons van informatie over de campagne-effectiviteit te voorzien. Wij hebben geen invloed op of Google de gegevens aan derden verstrekt. Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Magnet.me, Meetup, YouTube en Vimeo Op deze sociale media kanalen bevinden zich hyperlinks die doorverwijzen naar onze website, en vice versa. Tevens hebben gebruikers van onze sociale media kanalen de mogelijkheid om berichten of pagina s te promoten, te liken en te delen. Dit wordt mogelijk gemaakt door de codes die deze sociale media kanalen aanleveren. Deze codes plaatsen onder meer cookies, zoals hierboven omschreven. Nieuwsbrief Om de zoveel maanden versturen wij een nieuwsbrief naar onze mailinglist. In deze nieuwsbrieven informeren wij over ons laatste nieuws, onze diensten en aanverwante zaken. Jouw adres wordt alleen toegevoegd aan deze 4

5 mailinglist als je hier expliciet toestemming voor geeft. Onderaan elke nieuwsbrief staat een link waarmee je je direct af kunt melden van de nieuwsbrief. De mailinglist verstrekken wij niet aan derden. Beveiliging Totta data lab neemt alle technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs van haar verwacht mogen worden om persoonsgegevens te beveiligen. Uiteraard zijn deze maatregelen volledig in lijn met de AVG. Bij indiensttreding worden nieuwe medewerkers gewezen op de regels en procedures binnen de organisatie, in het bijzonder de beveiligingsregels en procedures. Er wordt regelmatig aandacht besteed aan het vergroten van het beveiligings- en privacybewustzijn onder onze medewerkers. Tevens is Totta data lab ISO gecertificeerd. Daarmee voldoen wij aan de internationale norm voor informatiebeveiliging. Delen van gegevens Persoonsgegevens worden niet gedeeld, tenzij daar een wettelijke grondslag voor is. Een rechter kan ons bijvoorbeeld verplichten om gegevens te verstrekken of in te laten zien. Totta data lab slaat haar data altijd op binnen de grenzen van de EU. Mochten in het kader van de dienstverlening gegevens worden gedeeld buiten deze grenzen, dan zal dit gebeuren met een daarbij passend beveiligingsniveau. Partners Voor het kunnen uitvoeren van onze dienstverlening maken we gebruik van een aantal partners. Het is mogelijk dat persoonsgegevens met jouw toestemming door één van onze partners is opgeslagen. Uiteraard heeft Totta data lab met deze partners afspraken gemaakt hoe deze met persoonsgegevens om dienen te gaan. Deze afspraken zijn in verwerkersovereenkomsten vastgelegd. Klachten & toezicht De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of wij de AVG volledig naleven. Betrokkenen hebben het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit wanneer zij menen dat zijn of haar rechten zijn geschonden. De toezichthouder is in dat geval de Autoriteit Persoonsgegevens. Vragen en verzoeken om inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens Mocht je informatie willen over de persoonsgegevens die Totta data lab van jou verwerkt, dan kunnen we deze informatie pas verstrekken als voldoende duidelijk is wie je bent (identificeren) en dat je ook daadwerkelijk de persoon bent die je zegt te zijn (authentiseren). Met betrekking tot je persoonsgegevens heb je een aantal wettelijk bepaalde rechten: 5

6 -Recht op inzage in jouw vastgelegde persoonsgegevens. -Recht op indienen van een verzoek tot correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens. -Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde wijzen van gebruik van jouw persoonsgegevens. Een verzoek tot inzage, verwijdering of correctie kan per mail worden gestuurd naar ter attentie van Tessa Snijders-Harmsen. Je krijgt binnen één week na ontvangst van je verzoek, een reactie. Aanpassingen privacystatement Totta data lab behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacystatement. Check daarom regelmatig het privacystatement voor eventuele aanpassingen. Deze versie is van 27 maart Vragen? Heb je nog vragen over onze privacystatement? Neem dan contact op met onze Data Protection Officer / Functionaris Gegevensbescherming Tessa Snijders- Harmsen via tessa@tottadatalab.nl of via