Functiebeschrijving: Projectportfoliobeheerder

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Projectportfoliobeheerder Functiefamilie organisatie ondersteunende functies Voor akkoord Naam leidinggevende Dries Van Den Broucke Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: Afdelingshoofd Erfgoedonderzoekers De functiehouder werkt nauw samen met de directeurs onderzoek / / 2. Doel van de functie Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met één of meer functionele domeinen (*) teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden 3. Resultaatgebieden Behoefteanalyse Resultaat Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten - Je bent mede verantwoordelijk voor het opstellen van een onderzoeksagenda en programma. - Je bewaart mee een evenwicht tussen waarderend en beheersgericht onderzoek 2

3 Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief het afdelingshoofd adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - Je bewaakt mee het oplossingsgericht en het klantgericht denken. Je bent mede verantwoordelijk voor het cultuurveranderingstraject en je stimuleert het bondgenootschap tussen erfgoedonderzoekers en consulenten. - Je detecteert mee de noden op het vlak van onderzoek en legt dus verbanden met de andere afdelingen (de afdeling Beheer en Beleid) en met verschillende doelgroepen (zoals uitvoerders van beheersmaatregelen, restauraties en onderhoudsmaatregelen). - Je kent de regelgeving waarbinnen het agentschap werkt, het onroerenderfgoedbeleid gevoerd wordt en helpt mee zoeken naar de beste instrumenten om de zorg voor het onroerend erfgoed te verankeren (je kent de doelstellingen en gevolgen van vastgestelde inventarissen, beschermingen, onroerenderfgoedrichtplannen en erfgoedlandschappen). - Je hebt kennis van projectmanagement - Je maakt deel uit van het management van de afdeling Onderzoek en Bescherming en bewaak je mee de kwaliteitsvolle uitvoering van het onderzoek en van de projecten - Je bewaakt mee de kwaliteitsvolle uitvoering van het onderzoek en van de projecten - Je bewaakt mee de onderzoekslijnen die binnen het agentschap zijn uitgezet en bewaakt mee de wijze waarop onderzoeken en projecten worden uitgevoerd. - Je bewaakt mee de wetenschappelijke integriteit van het onderzoek en van de projecten die de afdeling uitvoert en die in de onderzoeksagenda en projectportfolio zijn opgenomen. - als medeverantwoordelijke voor het opstellen van de onderzoeksagenda leg je mee de verbanden met de wetenschappelijke wereld. Je ondersteunt de directeurs in het detecteren van noden en behoeften en mogelijke samenwerkingen met de academische wereld. 3

4 - Als adviseur zorg je mee voor de uitbouw van een netwerk met andere onderzoeksinstellingen binnen de Vlaamse overheid, de academische wereld in Vlaanderen, België en internationaal. Je detecteert kansen en ziet opportuniteiten voor samenwerking en voor externe financiering. Je bouwt ook daarvoor een netwerk uit. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Coördineren Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Kennisdelen Begeleidt collega s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. - Je kent de regelgeving waarbinnen het agentschap werkt, het onroerenderfgoedbeleid gevoerd wordt en helpt mee zoeken naar de beste instrumenten om de zorg voor het onroerend erfgoed te verankeren - Je inhoudelijke expertise maakt dat je enerzijds je medewerkers kan ondersteunen en anderzijds beslissingen kan voorbereiden en mee nemen - Jouw kennis van projectmanagement zorgt er mee voor dat je de projectportfolio op een efficiënte wijze kan organiseren - Je zorgt er mee voor dat de projecten op zo efficiënt mogelijke wijze uitgevoerd kunnen worden en dat de erfgoedonderzoekers op basis van hun individuele competenties ingezet worden op die projecten waaraan ze het meest kunnen bijdragen en dat de verschillende projecten op elkaar afgestemd zijn - Je werkt daarvoor nauw samen met de directeurs onderzoek en met het afdelingshoofd. - Je koppelt over de uitvoering van de projecten terug met de directeurs onderzoek, het afdelingshoofd en het directieteam. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Initiatief niveau 1 Communiceren niveau 2 Klantgerichtheid niveau 1 4

5 Analyseren niveau 2 Oordeelvorming niveau 1 Voortgangscontrole niveau 2 Visie niveau Vaktechnische competenties Je hebt ervaring met projectmanagement. Je kent de regelgeving over onroerend erfgoed Je kent de principes van wetenschappelijke integriteit 5. Andere functierelevante informatie 5