TEAMVERANTWOORDELIJKE ADMINISTRATIE

Transcriptie

1 TEAMVERANTWOORDELIJKE ADMINISTRATIE DEEL 1: CONTEXT, DOEL EN OPDRACHTEN Plaats in de organisatie De teamverantwoordelijke administratie rapporteert rechtsreeks aan de organisatiedirecteur. Hij/zij voert opdrachten uit in overleg met het stafteam en overeenkomstig de richtlijnen door het directieteam bepaald. De teamverantwoordelijke heeft een brugfunctie tussen het beleid en de medewerkers. Functiedoel De teamverantwoordelijke administratie staat in voor het coachen en versterken van de administratieve pleegzorg gerelateerde medewerkers in hun kerntaak, zowel op individueel vlak als in team. Hij/zij betrekt de organisatie gerelateerde administratieve medewerkers en de aanleunende functies die onder de organisatiedirecteur vallen, bij de teamwerking. Hij /zij geeft de missie/visie binnen de organisatie mee gestalte en draagt deze mee uit naar medewerkers, doelgroepen en derden. Opdrachten en verantwoordelijkheden Beleidsmatige taken Meedenken over en geven van advies over beleid en de uitvoering daarvan, medeontwikkeling of veranderen van nieuwe of bestaande procedures ten aanzien van administratieve dienstverlening alsmede implementatie en uitvoering van het beleid binnen de vastgestelde kwantitatieve en kwalitatieve kaders; actieve vertegenwoordiging in (ad hoc) werkgroepen intern en extern; Waarmaken van de brugfunctie tussen beleid, pleegzorgmedewerkers en de administratieve medewerkers; Volgen van nieuwe ontwikkelingen en tendensen inzake administratieve dienstverlening, informatica, individuele en groepscoaching en zorgen voor transfer en follow-up in team; Signaleren van hiaten en knelpunten op niveau van de administratieve dienstverlening; Ontwikkelen, onderhouden en ter beschikking stellen van eigen expertise op organisatorisch en inhoudelijk vlak.

2 Coachende taken Gericht op het individu: Coachen; Inschatten vormingsbehoeften ; Zorg dragen voor de inhoudelijke ontwikkeling, coaching en begeleiding van zijn teamleden; Actieve deelname aan het administratieve werk en bij bijzonderheden beslissingen/ maatregelen nemen; Opvolgen van de uitvoering van de opdracht (stiptheid, nauwkeurigheid ); Steekproefsgewijs controleren van de uitvoering van de opdracht; Inschatten vormingsbehoeften. Gericht op het team: Het administratief team leiden; Voorbereiden, overzicht houden, verdelen van taken in het team; Kennen van de draagkracht/expertise van de teamleden i.f.v. de taakverdeling. Organiseren en realiseren van de administratieve dienstverlening Taken verdelen en opvolgen; Toezicht houden op de inzet van middelen en budgetten wat betreft de eigen domeinen (cf. bijzondere kosten). Kwaliteitszorg Administratieve vereenvoudiging door het uitwerken van sjablonen, checklists, procedures. Registratie Analyseren van begeleidingsdossiers = aanwezigheidsdagen in functie van uitbetaling; Coördineren van de input en outcome van de registratie van in- en uitstroom, pleegzorgvormen, enz. en van voortraject in voorbereiding van het jaarverslag en in ondersteuning van het meten van efficiëntie van de dagelijkse werking. Personeelsbeleid Functioneringsgesprekken houden (evalueren en bijsturen); vervangingen personeel administratie opvolgen; (vakantie)permanentie regelen; Voorbereiden van en deelnemen aan sollicitatieprocedure voor administratieve medewerkers; Vormingsbehoeften doorgeven op stafteam en mee opvolgen; Deelnemen aan stafteam op regelmatige basis; Diverse projecten/subsidies indienen en opvolgen.

3 DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL Gedragscompetenties Kerncompetenties Kwaliteitsgerichtheid Met de beschikbare middelen de best mogelijke kwaliteit bereiken en in stand houden door haalbare eisen te stellen aan het resultaat van opdrachten, diensten, van zichzelf en van anderen. Niveau 3: Laat anderen evolueren naar meer kwaliteitsbewustzijn - Staat in voor het opstellen en uitvoeren van actieplannen ter bevordering van de kwaliteit van de dienstverlening. - Staat in voor de voorlichting met betrekking tot kwaliteitszorg. - Moedigt werk van hoge kwaliteit aan. - Controleert op regelmatige basis of het beoogde kwaliteitsniveau van de dienstverlening behaald wordt. - Geeft opbouwende feedback aangaande handelingen die met een lagere kwaliteit zijn uitgevoerd. Cliëntgerichtheid Het onderzoeken van, het anticiperen op en het handelen naar noden van de interne en externe cliënt, met een hoge prioriteit voor dienstverlening en cliënttevredenheid. Niveau 3: Optimaliseert de eigen dienstverlening - Gaat zelf kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de cliënten kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht de noden en verwachtingen van cliënten. - Formuleert concrete voorstellen met betrekking tot het verbeteren van de eigen dienstverlening. - Neemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van cliënten. - Zet nieuwe mogelijkheden op vlak van dienstverlening meteen om in praktijk. - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun specifieke behoeften (vb. beperking, allochtonen, ) Samenwerken Het bijdragen aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer er geen rechtstreeks eigen belang is, en zich coöperatief opstellen en inzetten om gezamenlijke doelstellingen te bereiken.

4 Niveau 3: Stimuleert de samenwerking binnen de eigen dienst - Formuleert ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren. - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. - Zoekt actief naar samenwerking met anderen, stuurt gericht aan op gemeenschappelijke belangen en communiceert intensief om tot afspraken en resultaten te komen. - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben, creëert hiervoor een draagvlak. - Zorgt ervoor dat het te behalen resultaat wordt ervaren als een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Mondelinge en Schriftelijke Communicatie Het in een begrijpelijke taal overbrengen, hetzij schriftelijk, hetzij mondeling, van ideeën en meningen aan anderen. Het aanpassen van taal en terminologie aan het doelpubliek, de specifieke vraagstelling en de situatie. Niveau 3: Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen - Communiceert op een authentieke en eenduidige wijze. - Richt zich tot zijn gesprekspartner en gaat regelmatig na of de boodschap door de andere correct begrepen is. - Biedt de gesprekspartner de mogelijkheid om vragen te stellen. - Geeft de gesprekspartner ruimte om zich te uiten en laat hem uitspreken. - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden van de gesprekspartner aan. - Stelt eenduidig leesbare documenten op, beknopt, gestructureerd en to-the-point; gebruikt een attractieve schrijfstijl. Verantwoordelijkheidszin Zich op een plichtsbewuste manier engageren om zijn takenpakket te realiseren en de gemaakte afspraken na te komen. Hierin handelen op een integere, zorgvuldige, objectieve en transparante wijze, uitgaande van de basisregels van de sociale en ethische normen. Niveau 3: Schept randvoorwaarden en levert de nodige bijdragen om vooropgestelde doelstellingen op een deontologisch correcte wijze te bereiken - Vertoont voorbeeldgedrag rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit en spreekt anderen erop aan als ze hiervan afwijken. - Zorgt ervoor dat iedereen in de dienst op de hoogte is van de verwachte gedragsnormen door het onderwerp actueel te houden. - Zorgt voor een transparante structuur van de dienst.

5 - Zet alles in het werk om het vooropgestelde doel op een deontologische en kwalitatieve wijze te bereiken. - Is zich bewust van het effect op anderen en de organisatie wanneer hij het vooropgestelde doel niet bereikt. Specifieke competenties Besluitvaardigheid Zich eenduidig uitspreken over een bepaald standpunt of over een bepaalde actie. Op doordachte wijze keuzes maken, knopen doorhakken en gemaakte beslissingen uitdragen. Niveau 3: Creëert een draagvlak voor beslissingen en toont zich vasthoudend - Betrekt collega s actief bij besluitvorming, vraagt terugkoppeling en streeft naar een draagvlak voor te maken keuzes. - Neemt op consequente en transparante wijze een beslissing. - Durft berekende risico s nemen en neemt ook onder druk een eenduidige beslissing. - Blijft stevig achter genomen beslissingen staan en betrekt anderen bij de uitvoering ervan. Coachen Initiatieven nemen om medewerkers te ondersteunen in hun professionele en/of persoonlijke groei. Niveau 2: Coacht met een focus op gedragsmatige, persoonlijke ontwikkeling - Ondersteunt en stimuleert medewerkers tijdens het probleemoplossend optreden. - Neemt acties om het inzicht van de medewerker in diens eigen functioneren te versterken, dit door middel van een gericht ontwikkelingstraject. - Heeft het nodige vertrouwen in het kunnen van de medewerker en scherpt dit verder aan. - Is in staat zijn coachingsstijl aan te passen aan het niveau en de eigenheid van iedere medewerker. - Overstijgt het taakgerichte niveau en richt zich tevens op de persoon en diens gedrag bij het realiseren van de doelstellingen. - Erkent en valoriseert het leerproces van de medewerker. Emotionele Draagkracht Efficiënt gedrag vertonen in situaties met verhoogde complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek.

6 Niveau 3: Blijft kalm en rustig in complexe situaties waarin men wordt geconfronteerd met een langdurige of regelmatig wederkerende druk of met crisissituaties die de eigen opdracht overstijgen. - Blijft in moeilijke werkomstandigheden hoofd- en bijzaken onderscheiden. - Presteert goed in situaties waarin er sprake is van langdurige of zich herhalende hoge tijdsdruk, tegenslag en complicaties. - Blijft zich onder grote tijdsdruk open stellen voor meningen of opmerkingen van anderen. - Blijft in situaties van grote druk en weerstand zoeken naar een aangepaste stijl en aanpak om de vooropgestelde doelstellingen alsnog te kunnen realiseren. Innovatief vermogen Vernieuwend denken en handelen; openstaan voor kansen en mogelijkheden en deze zien op vlak van de vernieuwing van werkwijzen en/of dienstverlening. Niveau 3: Werkt actief mee aan het verbeteren van de dienst(verlening) - Benut informatie afkomstig uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. - Houdt de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking voor ogen. - Stuurt de eigen werking proactief bij in functie van wijzigingen op het niveau van de dienst. - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen. - Blijft zichzelf voortdurend ontwikkelen in functie van de dienstverlening. Leiderschap Het aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de organisatie op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Niveau 1: Geeft leiding met het oog op een adequate taakuitvoering - Geeft richtlijnen, aanwijzingen, suggesties en instructies aangaande uit te voeren taken aan individuele medewerkers en/of aan het team. - Drukt in meetbare doelstellingen (SMART) uit wat hij van de individuele medewerker en/of het team verwacht. - Geeft op een duidelijke en constructieve wijze feedback aan de individuele medewerker en/of het team in functie van de te bereiken doelstellingen. - Treedt corrigerend op in functie van de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken. - Behoudt het overzicht en zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team opgenomen worden.

7 - Tracht betrokkenheid bij de teamleden te creëren, zorgt ervoor dat alle medewerkers met respect behandeld worden en geeft in dit kader zelf het goede voorbeeld. Procesmatig handelen Toezien op en proactief bijsturen van werkzaamheden en processen ten behoeve van een goede afwikkeling van deze. Niveau 2: Stuurt op systematische wijze de processen aan - Weet verbanden tussen verschillende procesonderdelen te leggen. - Ontwikkelt methodieken om medewerkers op hun voortgang te evalueren ten aanzien van de beoogde resultaten en de gemaakte afspraken. - Stelt procedures op om de voortgang van taken, verantwoordelijkheden en resultaten adequaat te bewaken. - Detecteert mogelijke belemmeringen in de voortgang van processen en weet hier passend op te reageren. Vaktechnische competenties Diploma Bachelor in een administratieve richting Ervaring Minimaal 5 jaar Functie specifieke kennis Specifieke kennis van de administratieve regelgeving Werkomstandigheden Minimaal 80% jobtime