Openbare aanbesteding EAC/05/08

Transcriptie

1 EUROPESE COMMISSIE Onderwijs en cultuur Cultuur, meertaligheid en communicatie Centrale bibliotheek van de Commissie Brussel, 11 juni 2008 EAC-C-4 D(2008) Reg Dossier code 2008/AO/JOURN/001 Openbare aanbesteding EAC/05/08 Raamcontract voor leveringen van abonnementen op algemene en internationale dag-, week- en maandbladen, op papier per koerier en op papier per post (in voorkomend geval met bijbehorende onlinetoegang) aan de diensten van de Europese Commissie in Luxemburg Aanbestedende dienst: Europese Commissie, directoraat-generaal Onderwijs en cultuur Geachte heer, mevrouw, Hierbij wordt u uitgenodigd tot het indienen van een inschrijving voor bovengenoemde opdracht, overeenkomstig de procedures die beschreven zijn in deze uitnodiging en in het bestek en andere bijlagen, zoals de technische specificaties. Wij verzoeken u alle informatie in deze documenten aandachtig te lezen. Inschrijvingen die niet aan de voorschriften voldoen, komen niet in aanmerking. 1. BEKENDMAKING Deze uitnodiging tot inschrijving sluit aan op de bekendmaking van: een vooraankondiging in het Publicatieblad van de Europese Unie nr. 2008/ S van en een aankondiging in het Publicatieblad van de Europese Unie nr. 2008/S van INDIENING VAN DE INSCHRIJVINGEN De inschrijving moet in een van de officiële talen van de Europese Unie worden opgesteld. Elke inschrijving bestaat uit een origineel en drie kopieën. De inschrijving kan als volgt worden ingediend: Europese Commissie, B-1049 Brussel België. Telefoon: (32) (0) Kamer: VM-18 1/12. Telefoon: doorkiesnummer (32) (0) Fax (32) (0)

2 a) hetzij per post of koerierdienst, uiterlijk op 11 augustus 2008, waarbij het stempel van de post of de vrachtbrief als bewijs geldt, op het volgende adres: Aanbesteding Europese Commissie Directoraat-generaal Onderwijs en cultuur Centrale bibliotheek van de Commissie Ter attentie van mevrouw R. Persichelli-Scola Hoofd van de eenheid Kamer VM-18 01/12 B-1049 Brussel België b) hetzij door afgifte door de inschrijver op het volgende adres: Aanbesteding Europese Commissie Directoraat-generaal Onderwijs en cultuur Centrale bibliotheek van de Commissie Ter attentie van mevrouw R. Persichelli-Scola Hoofd van de eenheid Kamer VM-18 01/12 Bourgetlaan 1 B-1140 Brussel (Evere) België uiterlijk op 11 augustus 2008 om uur. In dit geval wordt als bewijs van afgifte van de inschrijving een gedateerd ontvangstbewijs verstrekt dat ondertekend moet zijn door de ambtenaar van de centrale postkamer van de Commissie die de stukken in ontvangst heeft genomen. De dienst is geopend van maandag tot vrijdag van 8.00 uur tot uur. Hij is gesloten op zaterdag en zondag en op vakantiedagen van de Commissie. De inschrijving moet in een dubbele envelop worden ingediend. Beide enveloppen worden gesloten. Op de buitenste envelop moet de onder a) of b) hierboven genoemde aanbestedende dienst worden vermeld en op de binnenste envelop moet naast de onder a) hierboven genoemde aanbestedende dienst de volgende tekst worden aangebracht: "Aanbesteding à ne pas ouvrir par le service courrier " Indien zelfklevende enveloppen worden gebruikt, moeten deze worden gesloten met plakband, waarover de handtekening van de afzender wordt geplaatst. 2

3 3. OPENING VAN DE INSCHRIJVINGEN Er wordt een comité voor de opening van de inschrijvingen ingesteld dat zal nagaan of aan de formele voorwaarden voor de indiening van de inschrijvingen is voldaan. Dit comité zal de inschrijvingen op 25 augustus om uur openen in de vergaderzaal van DG EAC, kamer 01/12, gebouw VM-18, Van Maerlantstraat 18, B-1040 Brussel. Een vertegenwoordiger van de inschrijver mag bij de opening van de inschrijvingen aanwezig zijn. 4. INSCHRIJVINGEN De inschrijvingen moeten: 4.1. bij voorkeur op papier met briefhoofd van de inschrijver worden opgesteld; 4.2. duidelijk leesbaar zijn om iedere twijfel over woorden en cijfers weg te nemen; 4.3. zijn opgesteld overeenkomstig het standaardantwoordformulier dat in het bestek is opgenomen; 4.4. zijn ondertekend door de inschrijver of door zijn gemachtigde vertegenwoordiger. 5. DOOR DE INSCHRIJVER TE VERSTREKKEN DOCUMENTEN 1) De ingevulde formulieren van bijlage 3, aan de hand waarvan de aanbestedende dienst de identiteit van de inschrijver vaststelt, samen met de in punt 7 van het bestek vermelde bewijsstukken; 2) de verklaring en de bewijsstukken voor de toetsing aan de uitsluitingscriteria (bijlage 4), als vastgesteld in punt 8 van het bestek; 3) alle documenten die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van de inschrijving aan de hand van de in punt 9 van het bestek vastgestelde selectiecriteria; 4) de methoden van de inschrijver, die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van de inschrijving aan de hand van de in punt 10 van het bestek vastgestelde gunningscriteria; 5) het ingevulde formulier van bijlage 5 "prijsopgave", waarop de voorgestelde prijs wordt vermeld, overeenkomstig punt 8 hieronder. 6. AANVAARDING VAN DE VOORWAARDEN Door in te schrijven: 3

4 1) verklaart de inschrijver zich akkoord met de voorwaarden van deze uitnodiging tot inschrijving, van het bestek met alle bijlagen, en van het ontwerpcontract. Deze inschrijving is voor de inschrijver bindend gedurende de uitvoering van het contract, indien dit aan hem wordt gegund; 2) ziet de inschrijver zo nodig af van zijn eigen algemene of bijzondere voorwaarden. 7. GESTANDDOENINGSTERMIJN De inschrijver moet zijn inschrijving gestand doen gedurende een periode van negen maanden, gerekend vanaf de uiterste datum voor de indiening. De inschrijver moet gedurende deze periode alle voorwaarden van zijn inschrijving handhaven. 8. PRIJSOFFERTE 1) De prijzen moeten in euro's worden uitgedrukt. 2) De prijzen zijn vast en kunnen gedurende het eerste contractjaar niet worden herzien. Vanaf het begin van het tweede uitvoeringsjaar van het contract kunnen de prijzen overeenkomstig artikel I.3.3 van het ontwerpcontract in bijlage 2 van het bestek worden herzien. 3) De prijs moet alle nodige kosten dekken, met inbegrip van de kosten van ophaling, vervoer en levering. De prijsopgave omvat, per titel, het abonnement op alle nummers van die titel die verschijnen in één jaar, en tevens alle eventuele supplementen, cd-roms en extra nummers die eraan gekoppeld zijn. 4) Overeenkomstig de artikelen 3 en 4 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen zijn de Gemeenschappen vrijgesteld van alle rechten, belastingen en heffingen, met inbegrip van de belasting over de toegevoegde waarde (btw). Het btwbedrag moet apart worden vermeld als de inschrijver meent dat de btw moet worden verrekend. Bij de beoordeling van de prijzen van de diverse inschrijvingen wordt geen rekening gehouden met de btw. 5) De inschrijver moet elk blad van het ingevulde formulier van bijlage 5 "Prijsopgave" ondertekenen. De inschrijver is door de handtekening onder de inschrijving jegens de aanbestedende dienst gebonden. 6) De kosten voor het opstellen en indienen van een inschrijving komen ten laste van de inschrijver en worden niet vergoed. 4

5 9 WIJZE VAN BETALING Zie artikel I.5 van het contract (bijlage 2). 10. BOETES Onverminderd de toepassing van contractuele sancties worden gegadigden of inschrijvers en contractanten die zich schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen of die ernstig in gebreke zijn gesteld omdat zij eerdere contractuele verplichtingen niet zijn nagekomen, van de toekenning van uit de communautaire begroting gefinancierde opdrachten en subsidies uitgesloten; aan hen worden ook boetes opgelegd overeenkomstig artikel 134 ter van de uitvoeringsverordening van het Financieel reglement (Verordening (EG) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002, zoals gewijzigd). 11. CONTACTEN TUSSEN DE AANBESTEDENDE DIENST EN DE INSCHRIJVERS De inschrijvers zullen in kennis worden gesteld van het gevolg dat aan hun inschrijving is gegeven. Het resultaat wordt naar verwachting in de tweede helft van 2008 bekend. Gedurende de hele procedure zijn contacten tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvers alleen bij wijze van uitzondering toegestaan. Zij zijn alleen mogelijk onder de volgende voorwaarden: vóór de uiterste datum voor indiening van de inschrijvingen: o op verzoek van de inschrijvers kan de aanbestedende dienst aanvullende inlichtingen verstrekken met als enig doel de aard van de opdracht te verduidelijken. Verzoeken om aanvullende inlichtingen moeten per worden gericht aan: EAC-LIBRARY-TENDER@ec.europa.eu of per fax (nr. (32) (0) ) aan mevrouw Roberta Persichelli-Scola. De Commissie zal de verzoeken om aanvullende inlichtingen samen met de antwoorden publiceren op het volgende internetadres: DG EAC_05_08/index_en.htm Op verzoeken om aanvullende inlichtingen die minder dan vijf werkdagen voor de uiterste datum voor indiening van de inschrijvingen worden ontvangen, wordt niet geantwoord. o de Commissie kan op eigen initiatief de belangstellenden op de hoogte brengen van elke fout, onduidelijkheid, weglating of andere tekortkoming in de aanbestedingsstukken; 5

6 in voorkomend geval zullen de aanvullende inlichtingen en de bovenvermelde informatie op dezelfde datum worden verstrekt aan alle inschrijvers die het bestek hebben aangevraagd. na de opening van de inschrijvingen: o indien een offerte moet worden verduidelijkt of indien materiële fouten in de tekst van de offerte moeten worden gecorrigeerd, kan de aanbestedende dienst contact opnemen met de inschrijver, wat echter niet tot een wijziging van de voorwaarden van de offerte kan leiden. 12. GEGEVENSBESCHERMING Voor de follow-up van uw reactie op de uitnodiging tot inschrijving moeten persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres, cv) worden geregistreerd en verwerkt. Deze gegevens zullen worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Tenzij anders vermeld, zijn de antwoorden op de vragen en de gevraagde persoonsgegevens noodzakelijk voor de beoordeling van uw inschrijving, overeenkomstig de specificaties van de uitnodiging tot inschrijving, en zullen zij uitsluitend daartoe door de Commissie worden verwerkt. Op verzoek kunt u inzage krijgen in uw persoonsgegevens en alle onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens rectificeren. Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u zich richten tot de Commissie. Wat de verwerking van uw persoonsgegevens betreft, heeft u het recht om u te allen tijde tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming te wenden. Met het oog op de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan de interne controlediensten, aan de Europese Rekenkamer, aan de Instantie voor financiële onregelmatigheden en/of aan het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF). De gegevens van de ondernemingen die in een van de in artikel 93, artikel 94, artikel 96, lid 1, onder b), en artikel 96, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement 1 genoemde situaties verkeren, kunnen in een centrale databank worden opgenomen en worden meegedeeld aan personen die zijn aangewezen door de Commissie, de andere instellingen, de agentschappen en de autoriteiten en organen als bedoeld in artikel 95, leden 1 en 2, van het Financieel Reglement. Dit geldt ook voor de personen die ten aanzien van de genoemde ondernemingen over vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheden beschikken. Alle in de gegevensbank opgenomen betrokkenen hebben het recht te worden geïnformeerd 1 Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 (PB L 248 van ), gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 1995/2006 van de Raad van (PB L 390 van ). 6

7 over de op hen betrekking hebbende gegevens; daartoe moet een verzoek aan de rekenplichtige van de Commissie worden gericht. Wij kijken met belangstelling uit naar uw inschrijving. R. PERSICHELLI-SCOLA Hoofd van de eenheid (ondertekend) 7

8 Bijlagen: Bestek Bijlage 1: Technische specificaties Bijlage 2: Ontwerpcontract voor leveringen (ter informatie), vergezeld van een voorbeeld van bestelbon (bijlage III) Bijlage 3: Gegevens over de inschrijver/subcontractant een exemplaar in te vullen en te ondertekenen door de inschrijver en een exemplaar voor elke subcontractant Bijlage 4: Verklaring betreffende de uitsluitingscriteria door de inschrijver in te vullen en te ondertekenen Bijlage 5: Prijsopgave door de inschrijver in te vullen en te ondertekenen Bijlage 6: Gebouwen van de Europese Commissie in Luxemburg Bijlage 7: Raming van de te leveren hoeveelheden per titel 8