1. Inleiding. 2. Wat zijn persoonsgegevens? 3. Bent u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken? 4. Gegevens verzamelen bij anderen?

Transcriptie

1 PRIVACYVERKLARING

2 1. Inleiding Woningstichting Domus is als stichting de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Wij verwerken uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat u, in het kader van het woongenot, vertrouwen heeft in onze organisatie. Daarom doen we er graag alles aan om uw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. Woningstichting Domus handelt binnen de kaders van de wet en maakt daarvoor onder andere gebruik van de privacy documenten die beschikbaar zijn gesteld door Aedes. Aedes is de landelijke brancheorganisatie van woningcorporaties in Nederland. 2. Wat zijn persoonsgegevens? Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Gegevens die bijvoorbeeld noodzakelijk zijn om een huurovereenkomst af te sluiten of een reparatie te laten uitvoeren. 3. Bent u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken? Soms zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van u te bewaren of te verstrekken, bijvoorbeeld voor de opsporing van strafbare feiten. In veel gevallen is het nodig om een aantal persoonsgegevens van u te gebruiken om u de dienst of product te kunnen bieden. Om u een woning te kunnen verhuren, wordt bijvoorbeeld een huurovereenkomst opgesteld waarvoor wij uw persoonsgegevens nodig hebben. Voor sommige extra producten en diensten zoals onze nieuwsbrief hebben we eerst uw uitdrukkelijke toestemming nodig voordat we uw persoonsgegevens mogen gebruiken. 4. Gegevens verzamelen bij anderen? Woningstichting Domus verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken, ontvangen we van de betrokkenen zelf. Mochten wij dit toch doen zullen wij u van de verwerking op de hoogte stellen. 1

3 5. Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten? Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegeven van u: Naam en contactgegevens: Dit zijn uw naam, adres, historische adressen, geboortedatum, adres, geslacht, burgerlijke staat en telefoonnummer. Betaalgegevens: Dit zijn uw rekeningnummer, creditcardnummer, betaalhistorie en inkomenstoets (denk aan inkomensverklaring van de Belastingdienst of een salaris- of uitkeringsspecificatie). Dat laatste omdat wij wettelijk verplicht zijn om te toetsen of de inkomensgegevens bij de huurder horen. Bijzondere persoonsgegevens: Gegevens over crimineel gedrag zoals over bijvoorbeeld een wietplantage. Kopie van legitimatiebewijs (rijbewijs, ID-kaart en paspoort) en BSN nummer. Het legitimatienummer en BSN-nummer gebruiken wij uitsluitend om uw identiteit vast te leggen maar bewaren wij niet. Overige bijzondere persoonsgegevens verzamelen wij uitsluitend indien u deze vrijwillig verstrekt of indien dit op grond van wet- en regelgeving noodzakelijk of toegestaan is. 6. Voor welke doelen gebruiken wij uw gegevens? Wij gebruiken de persoonsgegevens voor verschillende doelen: Het uitvoeren van onze diensten Opstellen en uitvoeren van een huurovereenkomst Het uitvoeren van transacties en het versturen van rekeningoverzichten Het tegengaan van overlast en onrechtmatige bewoning Vaststellen identiteit Beantwoorden van uw vragen Het beheren en onderhouden van woningen Bijhouden van de huurachterstanden Afhandelen van juridische geschillen 7. Met wie delen we de gegevens? Woningstichting Domus deelt de persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de huurovereenkomst. Zo kan een aannemer worden ingehuurd om reparaties aan de woning uit te voeren. Deze organisaties krijgen alleen de benodigde gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van hun taak. Dit geldt ook voor gegevens die aan de accountant of de overheid verstrekt worden. Daarnaast maken wij gebruik van een aantal softwareprogramma s en een netwerkbeheerder. Deze leveranciers hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken een back-up voor ons. Om ervoor te zorgen dat zij op een rechtmatige manier hiermee omgaan hebben wij een verwerkersovereenkomsten met hen afgesloten. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden. Ook zullen wij geen persoonsgegevens die u ons verstrekt aan derden doorgeven voor hun direct marketing doeleinden. 2

4 8. Hoe beveiligen wij uw gegevens? We verwerken alleen persoonsgegevens binnen de EU. Woningstichting Domus heeft een privacy beleid opgesteld waarin maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens tegen ongeautoriseerd verlies, misbruik, wijziging of vernietiging is opgenomen. De toegang tot uw persoonsgegevens zal strikt worden beperkt tot diegenen die namens ons betrokken zijn bij de dienstverlening van diensten aan u of die anderszins binnen de kaders van de privacywet daartoe geautoriseerd zijn. De individuen die toegang hebben tot de persoonsgegevens zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van dergelijke informatie te handhaven. 9. Hoe lang bewaren wij uw gegevens? Naam en contactgegevens Deze gegevens bewaren we zolang een huurder bij ons ingeschreven staat, en twee jaar nadat de huurder vertrokken is. Betaalgegevens Deze bewaren we zolang een huurder ingeschreven staat, en twee jaar nadat de huurder weg is. Behoudens de aan de inkomenstoets gerelateerde gegevens die wij uiterlijk twee jaar na de toets verwijderen. Bijzondere persoonsgegevens Deze gegevens bewaren we zo lang een huurder bij ons ingeschreven staat. Soms is het nodig bepaalde gegevens over te dragen aan andere instanties, of zijn wij verplicht deze langer te bewaren. In dat geval kan het voorkomen dat we de gegevens langer bewaren. 10. Welke rechten heeft u op basis van de verwerking van persoonsgegevens? Op grond van de AVG heeft u als betrokkene verschillende rechten. Woningstichting Domus vindt het belangrijk dat u deze rechten kunt uitoefenen. U kunt een beroep doen op een van onderstaande rechten door een of een brief te sturen of een verzoek te doen aan de balie op ons kantoor. U heeft de volgende rechten: Het recht van inzage: u heeft het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken. Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, heeft u het recht om deze aan te laten passen; Het recht op verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, heeft u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst; Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar heeft ingediend tegen de verwerking, heeft u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen; 3

5 Het recht van overdraagbaarheid van uw gegevens: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst; Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. Het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde verwerking: u heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluitend waaraan voor rechtsgevolgen zijn verbonden, zoals bijvoorbeeld marketing gerelateerde activiteiten. 11. Klacht indienen Wij vinden het belangrijk dat u tevreden bent. Indien u een klacht heeft over onze werkwijze kunt u dit melden bij Woningstichting Domus via info@wsdomus.nl. Heeft u een klacht over de bescherming van uw persoonsgegevens, dan kunt u dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 4