Kennisdeling Procesmanagement

Transcriptie

1 Kennisdeling Procesmanagement Transparantie in Kwaliteit: succes gegarandeerd op basis van de (Referentie) InformatieArchitectuur André Wessels ROC van Twente Jan Kouwenhoven Mavim/The Weels Inventors

2 Kennisdeling Procesmanagement. Agenda Introductie Onvoldoende kwaliteit Van Domeinen Processen in 2008 Management informatie MI-tool 2009 Harmoniseren bronsystemen 2010 RIA2011, CvB-besluiten Analyseren en borging processen RIA & Triple A in Rules7 van Mavim Weg naar succes met gouden tip! Vragen en info

3

4 Besturende processen Bestuursondersteuning en Beleidsontwikkeling Maart 2008 Versie 1.0 Tertiair proces Primair proces Verbeter processen inschrijven Organiseren onderwijs Sturen op kwaliteit Planning & Control Management informatie Didactisch proces CompetentieGericht Onderwijs Keuze Goedkeuren Werken aan Studie- Studie- Studie- Loopbaan Loopbaan Loopbaan Major Minor Studieloopbaan begeleiding Beoor- delen Diplomeren Registreren Alumni Secundair proces Beheer Leerling gegevens onderwijs ontwikkelen Beheer onderwijs catalogus Inzet-/ Onderwijs planning Beheer stage Beheer Beheer tentamineren/ Studie examineren voortgang Student Dienstverlening Personeel Dienstverlening Financieel Dienstverlening Ondersteunende processen Shared Services ICT Dienstverlening Marketing en Communicatie Dienstverlening

5 situatie binnen ROC van Twente 2008 Handmatige interventies: gegevens samenbrengen ManagementInformatie Ad-hoc en Standaard Rapportages Meerdere rapporten 5 Meerdere bronsystemen

6 situatie in 2009: Business Intelligence Management Dashboard DWH Samenbrengen gegevens Verzamelen gegevens 6 Meerdere bronsystemen

7 Planning & Control

8 Bedrijfsprocessen uniform en gestandaardiseerd ingericht

9 Eigenaar benoemen van: Proces, Gegeven, Applicatie en Kritische bedrijfsinformatie

10 Gegevens eenmalig en eenduidig vastgelegd

11 Harmoniseren bronsystemen

12 RIA2011 Nu inclusief Triple A koppeling en procesuitwerking!

13 Agenda Introductie Onvoldoende kwaliteit Van DomeinenProcessen 2008 Management infomi-tool 2009 Harmoniseren bronsystemen 2010 RIA2011, CvB-besluiten Analyseren en borging processen RIA & Triple A in Rules7 Mavim Weg naar succes met gouden tip! Vragen en info CvB-besluiten CvB-besluit juni 2011 Het College van Bestuur besluit met de volgende opmerking tot acceptatie van de Referentie Informatie Architectuur RIA 2011 als ROC van Twente standaard. Vanaf nu zal conform de voorgestelde wijze worden gewerkt. Opmerking: De eerste prioriteit ligt bij de invoering van het leerlingen volgsysteem, de informatiebeveiliging en aan- en afwezigheidregistratie. Deze thema s worden op zo kort mogelijke termijn zo concreet mogelijk opgepakt. CvB-besluit november 2011 Met betrekking tot IV worden de volgende afspraken gemaakt. In het jaar 2012 worden de volgende onderdelen afgerond: Implementatie RIA; Informatiebeveiliging; Informatiebeleid.

14 Analyseren en verbeteren van processen Agenda Introductie Onvoldoende kwaliteit Van DomeinenProcessen 2008 Management infomi-tool 2009 Harmoniseren bronsystemen 2010 RIA2011, CvB-besluiten Analyseren en borging processen RIA & Triple A in Rules7 Mavim Weg naar succes met gouden tip! Vragen en info Aanleiding om te beginnen met procesanalyse/procesverbetering De jaarlijkse meldingen in de Onderwijsbarometer over informatiebeveiliging- en risicobeleid P&C cyclus gehanteerd door Control De MI-tool: Prestatie- en Bedrijfsvoeringkaart Harmoniseren van de bronsystemen CvB-besluiten RIA2011 Van functionaliteiten naar processen Ervaring Het over de schutting gooien van gevraagde en ongevraagde problemen/resultaten De sturing / regie op de resultaten uit procesgang die vastligt in de hoofden van mensen

15 Opdrachtgever: CvB Verantwoordelijk: Dienstdirecteur Financiën, Studentenadministratie & Control Regie: Beleidsadviseur IV Samenwerking met de Afdeling ICT als onderdeel van Facilitaire zaken, Huisvesting & ICT en Control Betrokkenen en borging Kwaliteitszorg: Directeuren Onderwijs en Diensten. Control met J/Q/M-rapportages De BusinessControlers (10) zijn de uitvoerenden voor zowel het onderwijs als de diensten. Borging: Jaarlijkse accountantscontrole weergegeven in de Onderwijsmonitor. Rapportages vanuit de regiefunctionaris. Daarnaast is er deelname van een medewerker van Control aan de voorgestelde maandelijkse overleggen met de functioneelbeheerders.

16

17

18

19

20

21

22

23

24 Weg naar succes Inventariseer huidige situatie (ist) - vergelijk met vorig resultaat; Bedenk waar je heen wilt met de organisatie (soll) maak dit gezamenlijk inzichtelijk; Krijg een totaal overzicht met gelijkgestemden a.d.h.v. informatiearchitectuur; Oriënteren via vakliteratuur, vaksites, conferenties bezoeken; Ontwikkelgroep samenstellen op basis van een ontwikkelopdracht (CvB-besluit); Stel het einddoel vast, stel de toetsingscriteria op en geef tijdstip realisatie aan; Plan per vaste periode de bijeenkomsten met de ontwikkelgroep; Geef intern presentaties a.d.h.v. praktijkvoorbeelden uit de eigen organisatie; Lever een product afgesproken periode op met evaluatie en vervolgopdracht; Laat hierop het CvB een besluit nemen; Ga voor implementatie aan de slag met enthousiaste mensen en bespreek dit met zijn/haar leidinggevende; Koppel de (niet) behaalde resultaten met reden terug naar het managementteam; Communiceer het resultaat via verschillende kanalen in en buiten de organisatie en Wees transparant in het behalen van realistische doelen.

25 Gouden tip! Kennisdelen is gratis. Het reizen en de koffie niet. Je leert steeds meer mensen kennen en op een gegeven moment kom je iemand tegen die je ontwikkeling op een sneller spoor zet. Ervaringen met je eigen (organisatie-)ontwikkeling willen delen, ook buiten je eigen ROC. Weten waar je het over hebt en ervaring opdoen in verandermanagement. De kwaliteit van kennis is de basis van succes.

26 Vragen en Info? Referentie InformatieArchitectuur (RIA2011) Samenwerking van Alfa-college, Noorderpoort, ROC van Twente en hun SSC-PS. RIA2011 op aanvraag verkrijgbaar RIA2011 en Triple A in Rules7 van Mavim Jan Kouwenhoven jan@thewheelinventors.com