Reglement FMDV (2013)

Transcriptie

1 FOTOBOND B.N.A.F.V AFD. 03 (Drenthe Vechtdal Reglement FMDV (2013) 1. Begripsbepaling B.N.A.F.V: Bond van Nederlandse Amateur Fotografen Verenigingen Lid / leden: Het lid dan wel de leden van de verenigingen, welke deel uitmaken van de Afd. 03 (Drenthe Vechtdal) van de B.N.A.F.V Vereniging(en): Vereniging(en), club(s) of fotogroep(en) aangesloten bij de in lid 1.2. genoemde afdeling. 2. Foto Manifestatie Drenthe Vechtdal (FMDV) Jaarlijks wordt omstreeks het vierde kwartaal in de Afd. 03 een tentoonstelling gehouden onder de naam Foto Manifestatie Drenthe Vechtdal (FMDV), welke (minimaal) 150 foto s omvat De FMDV heeft tot doel het presenteren van fotowerk in de ruimste zin van het woord, gemaakt door de leden als bedoeld in artikel Aan de FMDV is een wedstrijd verbonden die beoordeeld wordt volgens de in artikel 10 genoemde regels. 3. Organisatie van de FMDV 3.1. De FMDV wordt bij toerbeurt georganiseerd door een vereniging in de volgorde zoals wordt vastgesteld op de Algemene Afdelingsvergadering Besluiten t.a.v. de FMDV worden genomen op de Algemene Afdelingsvergadering met een meerderheid van stemmen van de aanwezige verenigingen De organiserende vereniging dient de FMDV naar beste kunnen in een daartoe geschikte en representatieve ruimte in te richten De organiserende vereniging gebruikt t.b.v. correspondentie en andere geschriften met betrekking tot de FMDV zoveel als redelijkerwijs mogelijk is, het door de Algemene Afdelingsvergadering vastgesteld FMDV-logo De organiserende vereniging stuurt een uitnodiging samen met het blanco deelnameformulier, volgens het bij dit reglement behorende model, tijdig aan alle verenigingen. 4. Wijze van deelname aan de FMDV 4.1. Iedere vereniging kan deelnemen door een collectie foto's in te zenden Het maximum aantal door een vereniging in te zenden foto's wordt bepaald (en tijdig aan de verenigingen meegedeeld) door de organiserende vereniging volgens de formule: Expositiecapaciteit gedeeld door het aantal bondsleden binnen afdeling 03, van de clubs die meedoen maal het aantal bondsleden van de deelnemende club op 1 maart voorafgaande aan de FMDV. Het resultaat van

2 deze berekening wordt volgens rekenkundige regels afgerond op een geheel getal. Rekenvoorbeeld: 200 expositieplaatsen Ingeschreven clubleden van de clubs die meedoen: 280 Aantal leden van de deelnemende club 32 (200/280)*32= Het aantal inzendingen per lid bedraagt maximaal drie Is iemand van meer dan één vereniging lid dan mag hij/zij slechts voor de vereniging deelnemen waar hij/zij bondslid is. 5. Eisen aan de in te zenden foto's De onderwerpen zijn vrij. De ingezonden foto s moeten volledig eigen opnamen van de deelnemer zijn Foto's, die eerder voor de FMDV zijn ingezonden mogen niet ingezonden worden De foto s dienen vast aangebracht te zijn op dun stevig materiaal (zg. plakkarton of kunsstof) 5.4. De foto s moeten zijn afgewerkt op een buitenformaat van 40 x 50 cm en kunnen voorzien zijn van een passe-partout De deelnemende vereniging stuurt de foto s, glasloos, ingelijst in fotolijsten in. De lijsten zijn schoon en voorzien van de verenigingsnaam Foto s die niet aan de eisen zoals beschreven in dit reglement voldoen worden door de organiserende vereniging uitgesloten van deelname en meldt dit aan de deelnemende vereniging. 6. Wijze van inzenden van de foto's Achter op iedere foto wordt door de vereniging een "verenigingsschuilnaam" vermeld, gevolgd door de volgnummers 1, 2, 3, enz. De schuilnaam mag niet herleidbaar zijn tot een vereniging en/of fotogra(a)f(en). De schuilnaam wordt alleen voor en tijdens de wedstrijdjurering gebruikt. Andere tot een vereniging en of fotogra(a)f(en) herleidbare gegevens mogen niet op het ingeleverde werk voorkomen Bij de inzending wordt het volledig ingevulde deelnameformulier gevoegd. Dit formulier wordt tevens digitaal aan de organiserende vereniging gezonden De organiserende vereniging bepaalt de datum waarop de foto s en de lijsten moeten zijn ingeleverd. Deze datum mag niet meer dan twee kalendermaanden voor de openingsdatum van de FMDV liggen De foto s en lijsten worden, tenzij door betrokkenen anders overeengekomen, door en voor rekening van de deelnemende vereniging bij de organiserende vereniging bezorgd en weer opgehaald Van iedere foto wordt aan de organiserende vereniging een digitaal exemplaar beschikbaar gesteld. Deze foto is uitsluitend bestemd voor gebruik ten behoeve van de samenstelling van de catalogus van de FMDV, presentaties tijdens de FMDV en publicatie op de website van de Afdeling 03 Drenthe-Vechtdal van de Fotobond. De inzendende

3 fotograaf wordt geacht met voornoemde beschikbaarstelling en publicatiemogelijkheid in te stemmen. De digitale foto s en het ingevulde deelnameformulier worden aangeleverd gelijktijdig met de inzending van de foto s De digitale bestanden dienen minimaal 1400 pixels over de langste zijde te zijn en de bestandsnaam moet voldoen aan het patroon CCCC-XXX.JPG, waarbij CCCC het clubnummer is en XXX het volgnummer van de foto binnen de clubinzending, dit volgnummer dient met behulp van voorloopnullen altijd drie karakters te zijn. 7. Inrichting en duur van de FMDV De tentoonstelling duurt tenminste vier dagen, waaronder een zaterdag en zo mogelijk langer De tentoonstelling wordt officieel geopend door een daartoe door de organiserende vereniging aangezocht persoon Voor de tentoonstelling worden in elk geval uitgenodigd; alle verenigingen, het bestuur van afd. 03, het landelijk bestuur van de B.N.A.F.V., de jury en de pers Tijdens de officiële opening worden door of namens de jury de rangschikking en het juryrapport bekend gemaakt Prijzen en/of oorkonden worden direct uitgereikt of binnen drie dagen toegezonden De leden van de verenigingen hebben vrij toegang tot de FMDV op vertoon van de lidmaatschapskaart van de B.N.A.F.V De organiserende vereniging draagt er zorg voor dat alle verenigingen tenminste drie maanden voor de openingsdatum worden uitgenodigd aan de FMDV deel te nemen. Hierbij tellen de maanden juni juli en augustus niet mee. 8. Bestrijding van onkosten, deelnemersbijdrage en entree Als tegemoetkoming in de te maken kosten betaalt de Afdeling een bedrag, dat door de AlgemeneAfdelingsvergadering is vastgesteld De deelnemende verenigingen betalen een bedrag per bondslid voor de te maken onkosten. De hoogte van dit bedrag wordt door de Algemene Afdelingsvergadering vastgesteld. Verenigingen. die niet tijdig aan deze verplichting voldoen worden geacht zich van deelname terug te trekken Het is behoudens het bepaalde in punt 7.6 toegestaan voor het bezoeken van de FMDV een passend entreegeld te heffen. 9. Jurering van de fotowedstrijd Door de organiserende vereniging wordt een jury aangesteld van tenminste drie leden. De jury beoordeelt de ingezonden foto's volgens de regels welke omschreven zijn in punt 10 van dit reglement Een (bestuurs)lid van de organiserende vereniging treedt op als technisch voorzitter van de jury. Deze is daarvan geen lid en heeft geen stemrecht. De enige taak van de voorzitter is te waarborgen dat de jury de terzake geldende voorschriften in acht neemt bij de jurering De juryleden mogen geen lid zijn van een bij afd. 03 aangesloten vereniging Tenminste twee juryleden moeten buiten het gebied van afd. 03 wonen Tenminste twee juryleden moeten een gedegen fotografische kennis bezitten. De namen van de juryleden worden, zodra deze bekend zijn, meegedeeld aan

4 het afdelingsbestuur De organiserende vereniging verstrekt de juryleden een Reglement FMDV, zodat zij daarvan tijdig voor de jurering kennis kunnen nemen De juryvoorzitter mag zich voor het verrichten van hand en spandiensten doen bijstaan door maximaal twee leden van zijn vereniging. 10. Taak van de jury De jury werkt met drie lijsten: Een Tiplist, een Longlist en een Shortlist Op de shortlist staan de potentiële winnaars resp. eervolle vermeldingen, Een longlist, is een shortlist aangevuld met kandidaten die (net) niet voor de shortlist in aanmerking komen en een tiplist; hierop staan de kandidaten die (net)niet in aanmerking komen voor de longlist Werkwijze van de jury Elk jurylid kiest de 20, door hem of haar, meest gewaardeerde foto s: deze vormen de basis voor De longlist (dus, uitgaande van 3 juryleden, samen max.60 foto s) Elk jurylid kiest bovendien de 20 foto s met de, volgens hem of haar daarna, meeste potentie: deze vormen de basis voor de tiplist (ook max. 60 foto s) (zie over aantallen de toelichting); Juryleden brengen uiteraard geen rangorde aan binnen de beide groepen Samenstelling van de lijsten Vermeldingen van een foto door twee juryleden op zijn/haar tiplist levert een plaats van de betreffende foto op de longlist op Vermeldingen van een foto door twee juryleden op zijn/haar longlist levert een plaats van de betreffende foto op de shortlist op Een voorbeeld is in de bijlage te vinden Winnaars en ev. Ook eervolle vermeldingen worden in overleg tussen de juryleden uit de shortlist gekozen Winnaars en eervolle vermeldingen In onderling overleg door de juryleden uit de shortlist de prijswinnaars geselecteerd Het aantal prijswinnaars is beperkt tot 6, te weten een 1 e tot en met een 6 e prijs De jury kan in onderling overleg besluiten een aantal eervolle vermeldingen toe te kennen voor foto s die veelbelovend zijn. Het aantal eervolle vermeldingen blijft beperkt tot drie Vaststelling van de clubrangorde Om de clubs onderling vergelijkbaar te maken, levert elke club een gelijk aantal foto s van verschillende fotografen in die in de clubrangorde meedingt. Elke club wijst 6 foto s aan die meedingen voor de clubrangorde Voor de clubrangorde gaat het om het per club aangeboden pakket. Dat betekent dat de jury de clubrangorde bepaalt aan de hand van het aantal foto s

5 (uit het door de club aangeboden pakket) dat is vermeld in de longlist plus het aantal foto s dat is vermeld in de shortlist. Elke vermelding op de shortlist moet worden vermenigvuldigd met 2, immers elke vermelding op de shortlist is het resultaat van 2 vermeldingen op de longlist. Bij gelijke stand geeft het aantal extra vermeldingen in de tiplist de doorslag De jury maakt binnen tien dagen na de jurering een rapport van haar bevindingen op. Het rapport vermeldt: de motieven, die tot genoemde rangschikking hebben geleid de kwaliteit en het niveau van het ingeleverde fotowerk in het algemeen wat de jury verder nodig acht Het rapport wordt in gesloten envelop aan het bestuur van de organiserende vereniging aangeboden en niet eerder openbaar gemaakt, dan na de officiële opening van de FMDV. 11. Onvoorziene gevallen In (spoedeisende) gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het afdelingsbestuur na overleg met het dagelijks bestuur van de organiserende vereniging. 12. Aansprakelijkheid De organiserende vereniging kan niet aansprakelijk worden gesteld voor zoekgeraakte en/of beschadigingen aan foto s 13. Datum van inwerkingtreding. Dit reglement treedt in werking op 1 mei Ingaande de datum van inwerkingtreding vervallen alle voorgaande reglementen. Aldus vastgesteld door de Algemene Afdelingsvergadering gehouden op 08 april De voorzitter, Was getekend, getekend, J.W. van der Ende De secretaris, Was P. van Zalk