Handleiding Collecteverdubbelaar

Transcriptie

1 Handleiding Collecteverdubbelaar versie 1.0 Nederlandse Brandwonden Stichting Afdeling Landelijke Collecte, collecteverdubbelaar Zeestraat 29, Beverwijk (0251)

2 algemeen Handleidingen De Brandwonden Stichting biedt u per onderdeel van de landelijke collecte een aparte handleiding aan. Zo kunt u snel en eenvoudig, zodra u enige uitleg nodig hebt, de juiste informatie downloaden en inzien. Hieronder staan de beschikbare handleidingen: Handleiding Collectantenbestand en Collectantenbladen Een uitgebreide uitleg over hoe u met ORCA uw collectantenbestand kunt inzien en onderhouden, en hoe de collectantenbladen werken. Handleiding Collectematerialen Bestellen Een uitleg over hoe u met ORCA de materialen kunt bestellen en op welke wijze de materialen worden geleverd. Handleiding Collecteverdubbelaar Een mooie manier om uw opbrengst te verhogen! Een uitleg over hoe u sponsors kunt vinden voor uw collecte. Handleiding Tellen, Storten en Verantwoorden Een uitgebreide uitleg over de strikte regels betreffende het tellen en storten van de collecteopbrengst en het invullen van de digitale afrekenstaat in ORCA. Deze handleidingen kunt u downloaden op Nog vragen? Vindt u in onze handleidingen geen antwoord op uw vragen, neem dan contact op met de administratie: (0251) , verdubbelaar@brandwondenstichting.nl 2

3 algemeen Checklist Organisator [] Collectematerialen besteld? Vul voor 15 juni het digitale bestelformulier in via ORCA. Bestellen voor 15 juni is belangrijk zodat wij voor de vakantieperiode weten dat niemand vergeten is te bestellen en wij eventueel extra materialen kunnen inkopen. Zo garanderen wij dat u op tijd uw materialen in huis hebt. [] Collectematerialen in huis? Uiterlijk de tweede week van september leveren wij de collectematerialen. Controleer altijd direct na ontvangst of u de juiste materialen hebt ontvangen en of er niets ontbreekt. [] Stratenplan gemaakt? Maak ongeveer drie weken voor de collecte een indeling van de straten. Maak de route die uw collectanten lopen niet te groot. Neem als richtlijn 75 á 100 adressen per collectant. [] Collectanten benaderd? Benader ongeveer drie weken voor de collecte uw collectanten en spreek af waar zij gaan collecteren. Spreek ook af wanneer en op welke wijze de collectanten hun materialen ontvangen. Bekijk in ORCA het actuele overzicht van uw collectanten: zelfs in de laatste week kunnen er nog nieuwe collectanten in uw locatie bijkomen. [] Collectematerialen bij de collectant? Zorg dat de collectanten een week van te voren de collectematerialen (collectebus met legitimatie, huisaan-huis kaartjes) in huis hebben. Spreek met de collectanten af wanneer, waar en op welke wijze de materialen weer bij u terugkomen. Er mag alleen gecollecteerd worden in onze collecteweek. [] Collectebus retour ontvangen? Ontvang zo snel mogelijk na de collecte de collectebussen retour. Open de bussen in het bijzijn van minimaal één andere teller (géén familielid), tel per collectant het geld en noteer het getelde bedrag op het collectantenblad. Laat de tweede teller per collectant op het collectantenblad zijn/haar handtekening plaatsen. Bewaar alle collectantenbladen minimaal één jaar. Tip: Haal zo snel mogelijk het legitimatiebewijs en de te lopen route van de collectebus; deze stickers zijn nu nog makkelijk te verwijderen. De logosticker mag blijven zitten, die is ook volgend jaar weer geldig. [] Geld gestort? Stort het collectegeld liefst direct, maar uiterlijk 15 november op rekeningnummer van de Brandwonden Stichting. Bewaar het stortingsbewijs minimaal zeven jaar. [] Afrekenstaat ingevuld? Vul uiterlijk 15 november de digitale afrekenstaat in via ORCA. Stuur bonnetjes van eventuele onkosten in de retourenvelop samen met de declaratieverklaring naar de landelijke collecteadministratie. Deze kosten dient u alvast in uw digitale afrekenstaat te vermelden. [] Collectantengegevens bijgewerkt? Werk de gegevens van uw collectanten bij via ORCA. U heeft er profijt van als alle gegevens juist en compleet zijn, zo staan de gegevens goed op het collectantenblad. [] Bedankkaartje verstuurd? Breng uw collectanten op de hoogte van de collecteopbrengst middels een bedankkaartje met daarop de opbrengst van de betreffende collectant en de totale opbrengst binnen uw locatie.

4 Collecteverdubbelaar Vorig jaar zijn we begonnen met de zogenaamde collecteverdubbelaar. Een manier voor organisatoren om hun collecteopbrengst te vergroten via sponsors. Dat heeft ruim opgebracht! Dit jaar zetten we daarom opnieuw de verdubbelaar in. Het gaat er niet om dat een lokale ondernemer de collecteopbrengst (van een bus) echt verdubbelt. Een ondernemer kan gewoon tegen elk redelijk bedrag, vanaf 20,-, een collectebus sponsoren. In deze handleiding leggen we uit hoe deze sponsoring werkt. Natuurlijk staat het u vrij om al dan niet sponsors te vragen! We weten dat we met deze verdubbelaar iets extra s van u vragen en begrijpen als u niet deelneemt aan deze actie. Maar gezien het grote succes in 2012, bieden we het wel weer aan. Het is toch fantastisch dat er vanwege de collecteverdubbelaar bijvoorbeeld een brandwonden-kinderkamp georganiseerd kan worden! Nog vragen? Vindt u in deze handleiding geen antwoord op uw vragen, neem dan contact op met de administratie: (0251) , verdubbelaar@brandwondenstichting.nl 4

5 1. Sponsors vinden De naam verdubbelaar is ontstaan uit het idee dat een ondernemer de (gemiddelde) opbrengst van een collectebus (ongeveer 50) zou verdubbelen. In 2012 zijn we hiermee gestart. En met succes! De opbrengst van de verdubbelaar was ruim ! We hebben geleerd dat 50 voor ondernemers soms een te groot bedrag is. Daarom wijken we af van het idee dat een ondernemer de opbrengst verdubbelt. Vanaf 20 mag een ondernemer de collectebus sponsoren. Elk bedrag vanaf 20 is welkom! 1.1 Hoe benadert u een sponsor? Lokale ondernemers zijn vaak bereid om in hun eigen wijk initiatieven te ondersteunen, zeker als een vertrouwd iemand dat aan hen vraagt. Het beste is daarom om sponsors te werven in uw eigen wijk, bij ondernemers waar u zelf uw inkopen doet: uw bakker, slager, schoenmaker U vraagt een kleine bijdrage voor een goed doel. De ondernemer sponsort uw collecte en steunt daarmee de Brandwonden Stichting. Daarbij biedt u aan dat de ondernemer in ruil een certificaat mag ophangen én een sticker op (minimaal) één collectebus krijgt. De ondernemer kan dus aan zijn klanten laten zien dat hij in zijn eigen wijk een goed initiatief steunt. Hieronder enkele tips hoe u te werk kunt gaan om sponsoring te vragen. Houd het persoonlijk Persoonlijk contact werkt het beste, beter dan telefonisch en veel beter dan schriftelijk. Stel u indien nodig voor en leg uit dat u als vrijwilliger de collecte organiseert. Vertel kort en duidelijk waarom ú zich inzet voor de Brandwonden Stichting. Uw enthousiasme maakt veel beter duidelijk waarom u om sponsoring komt vragen, dan een algemeen verhaaltje over de Brandwonden Stichting. Gebruik uw contacten Mensen uit uw eigen omgeving kennen u, vertrouwen u en zullen u daarom veel sneller iets toezeggen dan een ondernemer die u niet kent. Het is daarom verstandig om te beginnen binnen uw eigen wijk, bij de ondernemers die u persoonlijk kent. Vraag om geld Dit blijft moeilijk, zeker de eerste keer. Maar u zult merken dat het werkt en dat niemand het vreemd vindt. Wees niet bang om nee als antwoord te krijgen. U mag er juist trots op zijn dat u het voor een ander(!) vraagt. Bedenk vooraf hoeveel geld u wilt vragen en vraag om dit bedrag. De ondernemer kan zelf altijd nog aangeven dat hij het teveel vindt, waarna u het aan de ondernemer over kunt laten wat hij dan wel wil geven. Natuurlijk is enthousiasmeren en vragen iets anders dan pushen. Je kan niet in iemands portemonnee kijken, dus zijn we altijd dankbaar voor ieder bedrag. 5

6 1.2 Wat kunt u bieden? Als een ondernemer u sponsort, krijgt hij er uiteraard wat voor terug. U kunt de ondernemer 3 zaken aanbieden. Certificaat Op het A4 certificaat staat dat de ondernemer de collecte van de Brandwonden Stichting sponsort. De ondernemer mag deze uiteraard zichtbaar ophangen. Achterop het certificaat staat nog eens de uitleg van deze actie, zodat de ondernemer ook als u weer weg bent kan lezen hoe e.e.a. geregeld is. Stickers op de bus Op elk collectantenblad vindt u rechtsboven een sponsorsticker. Deze past precies rond de gleuf van een collectebus. U kunt op de stippellijn de naam van de sponsor zetten, zodat duidelijk is wie de collecte in uw wijk sponsort. Dit mag op meerdere, of zelfs alle, bussen. Houd er echter rekening mee dat als u meerdere sponsors vindt, u verschillende namen op de stickers schrijft. Eén sponsor kan dan niet op álle bussen staan. Het is uw keuze óf en op hoeveel collectebussen u een sticker plakt. Spreek dit af met de sponsor Media-aandacht Als u een goede sponsor, of meerdere sponsors, heeft gevonden, kunnen wij proberen mediaaandacht te genereren. Stuur de gegevens van de sponsor(s) per naar verdubbelaar@brandwondenstichting.nl. Wij verzenden dan persberichten naar de lokale pers. We kunnen echter niet garanderen dat er een artikeltje geplaatst wordt; we plaatsen geen advertenties en zijn dus afhankelijk van de (lokale) redactie. Vragen kan altijd! Natuurlijk kan een ondernemer nee zeggen. In deze tijd is voor sommigen een kleine bijdrage al erg veel. Dat respecteren wij uiteraard. Maar gelukkig zeggen velen ook ja. En dan levert een simpele vraag ineens geld op. Het werkt, dat weten we: vorig jaar hebben bijna 700 ondernemers gesponsord 6

7 2. Sponsor gevonden Hoe handelt u als een ondernemer toezegt? 2.1 Kwitanties U heeft een vel met vijf kwitanties ontvangen. Elke kwitantie bestaat uit twee delen. 1 2 Vul per sponsor de delen A en B in. Deel A (1) zit vast en blijft in uw bezit. Deel B (2) heeft een afscheurrandje. Scheur het ingevulde deel B los van het kwitantievel en geef dit aan de sponsor. U bewaart het kwitantievel, met alle delen A, bij uw collecteadministratie Wilt u meer kwitanties? Bel gerust naar (0251) en u krijgt extra kwitanties toegestuurd. 2.2 Certificaat U heeft ook vijf certificaten ontvangen. Iedere sponsor krijgt een certificaat dat hij zichtbaar op mag hangen. Op de achterzijde staat vermeld hoe de sponsoring is geregeld. Wilt u meer certificaten? Bel gerust naar (0251) en u krijgt extra certificaten toegestuurd. 2.3 Geld ontvangen Met het inleveren van de kwitantie, ontvangt u geld. Om de verantwoording goed te laten verlopen, accepteren we alleen contant geld. U neemt het geld aan en bewaart dit tot na de collecte. 2.4 Geld storten U stort het geld van de collecte-verdubbelaar na de collecte samen met het overige collectegeld van uw locatie. U hoeft het sponsorgeld dus niet apart te storten. U verantwoordt het sponsorgeld op de (digitale) afrekenstaat. In het vakje contant i.v.m collecteverdubbelaar vult u het totaalbedrag in dat u met deze sponsoractie heeft opgehaald. Meer over geld storten en verantwoorden leest u in de handleiding Tellen, Storten en Verantwoorden. Deze vindt u op ORCA, 7