PPS. - Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat b Dlrectle lirrelmeergeb~ed. , Directie llsselrneergebied. I Projedvoorstel. Project Plannings Systeem

Transcriptie

1 - w - Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat b Dlrectle lirrelmeergeb~ed Mlnlrterle van Verkeer en Wateirtaat PPS Project Plannings Systeem I Projedvoorstel I, Directie llsselrneergebied

2 , * PROJECTVOORSTEL PPS 1. Inleiding 2. Aanleiding voor het Project PPS 3. Opdrachtgever Project PPS 4. Doe1 van het Project PPS 5. Resultaat van het Project PPS 6. Voorwaarden van het Project PPS BIJLAGE I Relatie PPS - FAIS

3 1. INLEIDING Doe1 en reikwijdte projectvoorstel Doe1 van dit projectvoorstel is het formuleren van een concept-opdracht voor de invoering van het Project Plannings Systeem (PPS) binnen de directie IJsselmeergebied. Na goedkeuring door het DT kan de definitieve projectopdracht worden geformuleerd, die de start vormt van het feitelijke project. Het projectvoorstel is niet gericht op het integraal invoeren van PPS. Omvang en diepgang van de invoering zijn afhankelijk van de wensen van de medewerkers, en kunnen per afdeling/onderafdeling verschillen. De behoeften van de organisatie zijn en blijven de leidraad, het gebruik van het systeem kan daarin mee groeien. In dit verband is het aardig om te weten dat WV van plan is om het PPS tot op planniveau te gaan vullen. Inhoud projectvoorstel Het projectvoorstel bevat een algemene beschrijving van aanleiding en doe1 van het project, en het resultaat dat met het project wordt beoogd. Aangegeven wordt aan welke eisen en voowaarden het dient te voldoen. Tenslotte wordt een schets gegeven van wijze waarop het project zal worden uitgevoerd. Gefaseerde invoering PPS Voorgesteld wordt te starten met een tweetal "proeftuinen", 66n bij elk van de twee hoofdafdelingen AN en W, voor een periode van 3 maanden. In deze proeftuinen zal het PPS voor een beperkt aantal projecten en medewerkers worden ingericht. Op deze manier kan eenvoudig worden bepaald hoe het PPS nuttig kan worden ingezet, en welke inspanningen het de organisatie kost om het systeem operationeel te houden. Pasering project PPS Na de definitieve verstrekking van de opdracht zal in de volgende fase als eerste produkt een plan van aanpak worden opgesteld. Hierin zal met name de projectfasering worden aangegeven met &arin.de stappen die nodig zijn om het project uit te voeren. Keuae voor PPS Het project gaat uit van een keuze voor PPS ale ondersteunend systeem, in plaats van een onderzoek naar de mogelijke alternatieven. Deze keuze is gebaseerd op een aantal argumenten, waanran de gunstige ervaringen van andere directies en de flexibiliteit van het PPS de belangrijkste zijn. De onderzoeken van de andere directies hebben steeds geleid tot de conclusie dat PPS niet alle, maar we1 de meeste wensen ten aanzien van een ondersteunend plannings- en voortgangsbewakingssysteem dekt. Tevens blijkt uit deze onderzoeken dat het PPS zodanig flexibel is dat de ornvang en diepgang van invoering per afdeling/onderafdeling kan verschillen, indien daaraan behoefte is. Ben belangrijk voordeel boven mogelijk andere systemen is dat het PPS direct beschikbaar is en er dus geen tijd verloren gaat. Tevens is de ondersteuning veilig gesteld door de oprichting van het Projectbureau PPS (per ) dat is ondergebracht bij de directie Noord-Brabant. Tenslotte zijn de kosten van aanschaf nihil, zodat hoge ontwikkelingskosten worden vermeden.

4 2. AANLEIDING VOOR PROJECT PPS De aanleiding voor het project PPS is terug te voeren tot de noodzaak om bimen RWS meer aan bedrijfsvoering te gaan doen. Los daarvan bestond bimen de directie IJsselmeergebied de wens tot tijdschrijven. Ontwikkeling bedrijfsvoering De bedrijfsvoering zal zich ontwikkelen in de richting van integraal management, outputsturing en produktverantwoordelijkheid. Ook zullen normen en kengetallen worden geintroduceerd bij zowel planning, financiering als evaluatie van de produktie. Uitgangspunt is het streven om de produktie van RWS beter en inzichtelijker te gaan beheersen. De br0~en van deze ontwikkelingen zijn RWS Nieuwe Stijl, RWS ZOO+ recente project Financiele Vernieuwing van het Kabinet Kok. Gevolgen voor RDIJ en het De gevolgen hiervan zijn een andere wijze van werken. Met name de informatievoorziening zal aan deze gewijzigde behoeften moeten worden aangepast. Outputgericht werken betekent dat de voorbereiding en de uitvoering planmatig en daardoor gefaseerd moeten worden aangepakt, en dat de voortgang moet worden gevolgd. Tevens zullen heldere en zakeli j ke omschri jvingen van produkten moeten worden opgesteld. Integraal management betekent dat de lijn' verantwoordelijk is voor het stellen van prioriteiten en het nemen van beslissingen op het terrein van de middelen. In het kader van produktverantwoordelijkheid zullen interne opdrachtgeveropdrachtnemer-relaties ontstaan, waaruit specifieke behoeften aan informatie voortvloeien. Interne aanleiding Intern bestaat behoefte aan een ondersteunend systeem dat inzicht verschaft in de bestede uren van medewerkers. Deze behoefte doet zich vooral voor bij projectleiders en hoofden van afdelingen. In beperkte mate bestaat tevene de behoefte om de te besteden uren te plannen. Daarnaast bestaat op een aantal niveaus in de organisatie behoefte aan een systeem dat ondersteuning verleent bij het interne planningsproces en het volgen van de voortgang van projecten. Deze behoefte doet zich met name voor bij projectleiders van de grotere projecten. Conclusies Er is behoefte aan een geautomatiseerd systeem dat ondersteuning biedt bij het plannen en beheersen van de processen, waaronder de mogelijkheid van tijdschrijven. Het PPS, dat in deze behoefte kan voorzien, is het subject van dit projectvoorstel. Daarnaast spelen echter ook andere zaken. De veranderingen in de bedrijfsvoering betekenen in de eerste plaats een cultuuromslag. Acceptatie van het nut daarvan zal moeten worden bereikt door opleiding, scholing en motivatie. Voorts zijn veranderingen nodig in de aansturing, de taken en verantwoordelijkheden m.b.t. planning en beheersing, de procedures en de informatievoorziening.

5 3. OPDRACHTGEWER PROJECT PPS Opdrachtgever Opdrachtgever van het project is de heer Van de Nadort, hoofd WV van de directie IJsselmeergebied. De opdrachtgever verstrekt de projectopdracht; beoordeelt de resultaten van de diverse projectfasen en beslist over het a1 dan niet starten van de vervolgfasen van het project. Per faee ligt de go/ no-go beelissing bij de opdrachtgever. Overige projectorganisatie Onder de opdrachtgever fungeren een klankbordgroep en een projectgroep. De projectgroep voert de opdrachten uit en stemt de resultaten per fase af met de opdrachtgever. Deze zal in samenspraak met de klankbordgroep de resultaten beoordelen en a1 dan niet goedkeuren. Badere uitwerking In de volgende fase zal, in het plan van aanpak, een volledige uitwerking van de projectorganisatie plaatsvinden. Hierin zullen naast de namen van de leden tevens de taken en bevoegdheden, de cmunicatie en de besluitvomingsprocessen worden aangegeven. De beoogde deelnemers zijn: en tevens voorzitter van de klankbordgroep: Van de Nadort, hoofd WV voorzitter : Van de Nadort vertesenwoordiaer WV : Van der Pol vertegenwoordiger AN : nader te bepalen vertesenwoordiser ns : Plus vertegenwoordiger CX : van-~~dorn secretaris : Hietbrink projectleider : Hietbrink vertegenwoordiger WV : Davidse vertegenwoordiger AN : Zandbergen vertegenwoordiger RS : Ven D i e ljuelmeergebied 4

6 4. DOEL VAN IIET PROJECT PPS Doe1 van het project Doe1 van het project is het beschikbaar stellen van een geautcnnatiseerd systeem dat ondersteuning biedt bij de verbetering van de huidige en toekomstige bedrijfsvoering. Het is daarnaast bedoeld als een positieve stimulans voor de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering binnen RDIJ. Hoe belangrijk is het De beschikbaarheid van een dergelijk systeem is enerzijds van essentieel belang voor een effectieve en efficignte interne planning en kan daarnaast voorzien in de informatie-behoefte over de voortgang van de lopende processen en projecten. Wiens belang is het Een dergelijk systeem is van belang voor alle niveaus en medewerkers van RDIJ die zijn betrokken bij de bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld: - afdelingshoofden: selectie van projecten op basis van doelstellingen beschikbaar stellen van financiele en personele middelen - projectleiders : planning van afzonderlijke projecten - bedrijfsbureau's: informatieverstrekking over de voortgang van projecten - afdeling CX : regie plannings- en begrotingsproces, toetsing van de financieel-economische aspecten. Waarom is het een problem Ben systeem dat de geschetste ondersteuning bij de bedrijfsvoering biedt is op dit moment niet voorhanden binnen de directie. Een belangrijke verklaring hiervoor is dat de huidige bedrijfsvoering nog sterk op inputsturing en realisatie van de begroting is gericht, en wordt gekenmerkt door een beperkte planmatige beheersing. Samenhangende problemen De problemen die met het projectdoel samenhangen zijn de problemen van de bedrijfsvoering zelf. De inrichting van de bedrijfsvoering zal als een zelfstandige set problemen moeten worden opgelost. Voorbeelden hiervan zijn de cultuuromslag welke nodig is voor de overgang op output-sturing; de benodigde conrmunicatie over de voortgang van projecten; de toepassing van planmatig werken en daamee de fasering van projecten; resultaat-verantwoordelijkheid als basis voor integraal management. Wat hehoort niet tot het projectdoel De benodigde cultuuromslag en de feitelijke inrichting van de beoogde bedrijfsvoering behoren niet expliciet tot het project. Ook opleiding en scholing van medewerkers om de benodigde kennis over bedrijfsvoering te verkrijgen vallen niet onder het project. We1 zal de invoerins en toe~assins van PPS een nuttig effect op de acceptatie van de "nieuwe" bed;ijfsvoering hebben. Het geautomitiseerde &teem is niet de trekker van de bedriifsvoering, het is "slechtsn een handig hulpmiddel daarbij. De bedrijf svoerikg zelf is en bli jft leidend.

7 5. RESULTAAT VAN HET PROJECT PPS Het projectresultaat Het resultaat van dit project bestaat uit het beschikbaar zijn van het PPSsysteem op het netwerk van de directie ~~sselmeergebied. Waarmee het toegankelijk is voor alle medewerkers die uit hoofde van hun funktie met bedrijfsvoering te maken hebben. Het beschikbaar gestelde PPS-system zal zijn voorzien van alle structuurgegevens die nodig zijn voor het sebruik. De betrokken medewerkers benalen =elf de mate van detaillering van pianning, voortgangsbewaking en info-tievoorziening. Dit kan bijvoorbeeld alleen op artikelonderdeelniveau, mar ook op project-of deelprojectniveau en zelfs op~activiteitenniveau. De betrokken medewerkers zullen zijn opgeleid om het beschikbaar gestelde PPS zelfstandig te kunnen gebruiken. Daarnaast zal de opgeleverde versie voorzien zijn van een gebruikersinstructie. Voor het functionele beheer van de applicatie zal een beheersorganisatie zijn ontwikkeld. Dit geldt voor zowel het functionele als het technische beheer. Voor de argumenten die er toe geleidt hebben dat hier voor de invoering van het PPS is gekozen, in plaats van alternatieve oplossingen: zie Hoofdstuk I Inleiding. Ben nadere mschrijving van wat het PPS voor alle betrokken kan betekenen volgt in de paragrafen hierna. Dit zal gebeuren in de vorm van de eisen waaraan het PPS voldoet. Punctionele eisen Functionele eisen hebben betrekking op de uiteindelijke prestaties van het PPS. In feite, wat moet het PPS eigenlijk kunnen? De kern-functionaliteit van PPS bestaat uit een vijftal functies. PPS biedt ondersteuning bij: het interne planningsproces op projectniveau ten behoeve van projectleiders; het interne planningsproces van de beschikbare budgetten en medewerkers en afdelingshoofden; de beheersing van de voortgang en bijsturing van projecten en budgetten; de koppeling van het interne planningsproces aan het planproces RWS; - de cmunicatie over planning en beheersing van projecten en budgetten binnen RDIJ. PPS ondersteunt de projectleiders bij het tot stand kmen van plannen. Doelstellingen, output, fasering, tijdpad en benodigde middelen kmen allemaal worden vastgelegd in PPS. PPS ondersteunt afdelingshoofden bij de beoordeling van projectvoorstellen van projectleiders. Op basis van gestelde prioriteiten kan een selectie worden gemaakt van de projecten die worden uitgevoerd en kmen de benodigde pereonele en financiele middelen worden toegewezen.

8 -~ PROJECTVOORSTEL PPS versie mei 1995 PPS ondersteunt zowel projectleiders ale afdelingshoofden bij de beheersing van de voortgang van projecten. De relevante gegevens over de voortgang kunnen worden vaatgelegd in een logboek. ~ijzi~ingen in het tijdpad kunnen worden vastgelegd in de planningsoverzichten. De verrichte uitgaven kunnen geautomatiseerd worden overgeheveld uit FAIS, de bestede uren kunnen worden overgeheveld uit de tijdschrijfmodule (WS) van PPS (zie ook Bijlage I). Daarnaast kan de vrije ruimte op budgetten van afdelingshoofden worden gevolgd, zodat tijdig nieuwe projecten kunnen worden opgestart. Operationele eisen Operationele eisen geven aan hoe bediening en onderhoud van het PPS er uit moeten zien. In feite, hoe vinden gebruikers dat het PPS moet werken als men er mee werkt? Naar aanleiding van de demonstratie van het PPS, door medewerkers van het Projectbureau PPS, was de reactie van de meeste toehoorders van RDIJ dat het systeem gemakkelijk te bedienen was. Dit werd bevestigd bij een eerste beoordeling van de documentatie. De achtergrond van het bedieningsgemak is de omgeving waarin het PPS functioneert. PPS draait namelijk onder Windows op het netwerk. In het algemeen is de perceptie van gebruikers van Windows-programmatuur dat de bediening bijzonder gebruikersvriendelijk is. In de vervolg fase zal tijdens de beperkte introductie in de proeftuinen meer bekend worden over de wijze waarop het PPS kan worden bediend. Rand~orwaarden en ontwerp beperkingen Randvoorwaarden zijn eisen waaraan het PPS onvoorwaardelijk dient te voldoen. Ontwerp beperkingen zijn het tegengestelde van randvoomaarden. Zij geven aan welke effecten het PPS in ieder geval niet mag hebben. In de orientatiefase zijn alleen randvoorwaarden en ontwerp beperkingen naar voren gebracht waarin het PPS voorziet. In de vervolg fase zal als en van de eerste acties een nader onderzoek worden gedaan om hierover zekerheid te verkrijgen. De voorgestelde beperkte introductie in proeftuinen kan hierbij een nuttige rol vervullen. Genoemd werd onder andere de mogelijkheid om per afdeling/onderafdeling te kunnen bepalen in hoeverre men het PPS wil inzetten. Hierbij dient recht te worden gedaan aan de eigen planningsproblematiek van de - oraanisatie-onderdelen en de diverse ~rodukten van de verschillende ~ ~~- - gebruikers. Verder de mogelijkheid van urenverantwoording. Ook moet het PPS ook op het netwerk beschikbaar zijn voor alle medewerkers die daaraan behoefte hebben.

9 PROJEC11TOORSTEL PPS versie mei VOORWAARDEN VAN HET PROJECT PPS Om het project PPS succesvol te kunnen uitvoeren moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Deze liggen op het gebied van apparatuur, tijdsduur, menskracht en financien. Benodigde apparatuur/programmatuur PPS. Het programrna PPS wordt "om nietn beschikbaar gesteld. PC's. RDIJ-medewerkers beschikken in de regel over PC's met specificaties die de vereisten verre te boven gaan, zodat geen investeringen nodig zijn. Server. Er zal een server moeten worden aangeschaft, waarmee een investering is gemoeid van tussen de f en de f Voor ingewijden, PPS heeft een aparte server nodig die minimaal aan de volgende eisen voldoet: een DX processor met een kloksnelheid van 66Mhz, een intern werkgeheugen van minimaal 32 Mb, een harde schijf van 500 Mb, - Windows NT Server 3.1 of hoger operating systeem. Database. Noodzakelijk is de volgende database programrnatuur: Microsoft SQL/server, versie 4.2 of hoger. De aanschaf van dit program vergt een investering van circa f Ti j dsduur Het project wordt ingezet voor een periode van 6 maanden. 3 Maanden voor de proeftuinen bij AN en WV en, indien de proef positief verloopt, 3 maanden voor de gefaseerde invoering. Deze doorlooptijden zijn gebaseerd op de ervaringen van andere directies. Gedurende een eerste periode van 3 maanden zullen bij de afdelingen AN en WV proeftuinen worden gestart. Afhankelijk van de bevindingen en het ambitieniveau van de afdelingen kan een definitieve tijdsplanning worden opgesteld. We streven er naar om het PPS per 1 januari 1996 operationeel te hebben. Menskracht Het project kan met eigen mensen worden uitgevoerd. Tijdens de beperkte invoering in de proeftuinen bij AN en WV kan worden bepaald welke inspanningen nodig zijn om PPS gebruiksklaar te maken. De personele inzet gedurende de proefperiode bedraagt gemiddeld 8 uur per week per afdeling. De verwachting is dat m.n. in de opbouw fase een extra inzet gepleegd zal moeten worden. Daarnaast zullen overlegvergaderingen worden gehouden en zullen rapportages moeten worden opgesteld. De out of pocket kosten van het project zijn zeer beperkt gmdat geen onderstewing door externen nodig is. Daarnaast wordt het PPS-programrna om niet beschikbaar gesteld. Alleen voor de benodigde apparatuur en ondersteunende besturingsprogranrmatuur zijn eenmalige uitgaven noodzakelijk voor een bedrag van ca. f

10 BIJLRGE: Relatie PPS - FAIS

11