1. AFSPRAKEN MBT ARCHIVEREN EN AFSLUITEN

Transcriptie

1 Sector afspraken Afsluiten en archiveren in Regas Bron : Werkgroep Beheer We-dossier (18/6/2015) 1. AFSPRAKEN MBT ARCHIVEREN EN AFSLUITEN In Regas kan men een casus afsluiten door de einddatum op de tab Eigenschappen in te vullen. In 2014 hebben we als richtlijn meegegeven van dit nog niet te doen, maar vanaf begin 2015 kan je dit wel doen (zie document regas2015_ter info dat in januari 2015 verspreid is met de voor- en nadelen van het afsluiten van een casus). Naast het afsluiten bestaat er in Regas ook de mogelijkheid om te archiveren. Dit archiveren is een apart recht dat in de loop van 2015 aan alle teams toegekend zal worden en dus momenteel nog niet overal zichtbaar is. De sectorafspraken ivm het gebruik van afsluiten en archiveren worden in voorliggend document toegelicht. 2. UITGANGSPUNT Er is een duidelijk onderscheid in het doel om te archiveren dan wel af te sluiten. Casus (boomstructuur) of casuslijst overzichtelijk maken = archiveren Als je formulieren onzichtbaar wil maken in het casusoverzicht (bv. voor langlopende begeleidingen de oudere contactenfiches onzichtbaar maken), kan men formulieren archiveren zodat je uit het zicht verdwijnen. Men kan ze op een later moment later makkelijk opnieuw zichtbaar maken (zie verder voor concrete instructies). Archiveren kan je niet alleen binnen de casus doen, maar ook op casusniveau. Je kan maw een gehele casus onzichtbaar maken door hem te archiveren. Afgewerkte casus als afgerond / afgesloten beschouwen = afsluiten Als een afgesloten casus hebt en je wil die als gecontroleerd en afgewerkt beschouwen, kan je de casus afsluiten. Zo verdwijnt de casus uit de standaardlijsten (favorieten, casusoverzicht,..). Afgesloten casussen komen wel mee in de rapporten en output. tel fax info@caw.be 1

2 3. ARCHIVEREN Archiveren is een recht dat toegekend zal worden aan gebruikersgroepen in de loop van 2015, waardoor het icoontje zichtbaar zal worden om deze functie te gebruiken Theorie Regas biedt de mogelijkheden om een map met inhoud of een formulier (of een gehele casus) te archiveren. Het element verdwijnt uit het directe zicht maar kan uiteraard ook worden opgehaald. Het plaatsen van een element in het archief gaat via de knop A onder in het scherm. Het element zal uit het beeld verdwijnen. Boven in de menubalk bevindt zich onder de optie ACTIES een functie 'Archief tonen'. Wanneer deze is geactiveerd, zijn de gearchiveerde elementen in de boom zichtbaar zij het lichtgrijs van tekstkleur en kunnen zij weer uit het archief worden gehaald. Hiervoor moet de archiefknop van het gearchiveerde item die nu oranje van kleur is, worden ingedrukt Menu Acties archief tonen Als in het menu Acties archief tonen het vinkje af staat, zal het formulier ook onzichtbaar worden in de boomstructuur. GRIJS = archief tonen staat niet aan onzichtbare formulieren Archief tonen staat GRIJS = het staat niet actief, maw gearchiveerde formulieren worden niet getoond. ORANJE = archief tonen staat aan formulieren zichtbaar Oranje = het staat actief, de gearchiveerde formulieren worden getoond tel fax info@caw.be REGAS Afsluiten vs. Archiveren 2

3 3.3. Praktijk : een formulier archiveren Zie ter illustratie onderstaande casus waar we het gesprek bureaugesprek_test archief willen archiveren. Je klikt op het icoontje A van Archief. Dit heeft als gevolg dat het formulier in lichtblauwe kleur getoond wordt (indien in men Actie : archief tonen AAN staat) of onzichtbaar gemaakt wordt (indien bij Actie : Archief tonen op AF staat) : 3.4. Praktijk : een map archiveren Je kan ook een map archiveren : dit heeft als effect dat alle formulieren in die map onzichtbaar worden (Acties archief tonen UIT) of in lichtblauwe kleur getoond worden (Acties -> Archief tonen AAN). tel fax info@caw.be REGAS Afsluiten vs. Archiveren 3

4 3.5. Praktijk : een casus archiveren Als je een gehele casus archiveert, klik je op de tab Eigenschappen op casusniveau op het archiveer-icoontje : Als gevolg van deze actie, wordt de hele casus in lichtblauwe kleur weergegeven en verschijnt hij NIET MEER in de lijst van favorieten indien in de Acties de knop archief tonen op grijs staat. Opletten dus! dit betekent dus ook dat de casus uit het zicht verdwijnt voor je collega s als bij hen in de menu actie de optie archief tonen AF staat! Om de casus opnieuw zichtbaar te maken, vink je in de Acties de optie archief tonen AAN (wordt oranje) en dan wordt de casus getoond in de lijsten in lichtblauwe kleur : OPLETTEN : Als in de Actie menu de optie archief tonen AF staat, en je archiveert een casus, krijg je onderstaande melding : Dit is ook logisch : je archiveert een casus en tegelijkertijd staat ingesteld dat die onzichtbaar moet zijn. Vandaar de bovenstaande melding. Indien het A-icoontje niet zichtbaar is: contacteer je We-dossierverantwoordelijke. tel fax info@caw.be REGAS Afsluiten vs. Archiveren 4

5 4. CASUS AFSLUITEN Als je op de eigenschappen van een casus de Einddatum invult, wordt een casus afgesloten Hoe een casus afsluiten? Klik op de casus op de tab Eigenschappen, kies voor Bewerken, vink Einddatum aan en vul een datum in. Het gevolg van het invullen van de einddatum op casusniveau, is dat alle onderliggende mappen en formulieren met een grijze kleur aangeduid worden en in één beweging allemaal individueel afgesloten zijn : de Einddatum die je ingevuld hebt op de tab Eigenschappen van de casus, zal overal ingevuld worden op alle mappen en formulieren. tel fax info@caw.be REGAS Afsluiten vs. Archiveren 5

6 4.2. Voor en nadelen van het afsluiten van een casus VOORDELEN : - Afgesloten casussen verschijnen niet meer in de lijst van casusoverzicht : dit heeft het voordeel dat je de lijst van casusoverzicht kan beperken tot je actuele casussen. Weetje : indien de casus als Favoriet aangevinkt is, blijft hij ook in de lijst van de Favorieten zichtbaar ook al is hij afgesloten. De casus wordt in grijze kleur getoond : - Een ander voordeel is dat alle onderliggende mappen en formulieren grijs worden in één keer, maw dat ze niet meer gewijzigd kunnen worden. Dat impliceert dat anderen er niet per ongeluk iets in kunnen wijzigen en is dus een soort beveiliging. NADELEN - je krijgt deze casus niet meer te zien in een overzicht, dus je kan hem alleen nog opzoeken als je de casusnummer of persoon weet (dus enkel via menu Zoeken Casus, of Zoeken Persoon). - als je toch nog in een afgesloten casus wil werken, moet je die terug actief zetten dmv het weghalen van de einddatum. Vroeger moest je dan iedere map individueel opnieuw activeren door de einddatum weg te halen, maar sinds enige tijd is het mogelijk om alle onderliggende mappen in één keer opnieuw te activeren. Bij het uitvinken van de einddatum, krijg je de vraag om de onderliggende mappen actief te maken. OPGELET : normaal gezien zou je bij het heropenen enkel op OK moeten klikken, maar hier zit nog een bug : je moet nl. eerst op opslaan klikken voordat de mappen opnieuw actief worden. Regas zal deze bug nog corrigeren maar je kan onderstaand stappenschema volgen om het toch te laten werken. (je zal via mail op de hoogte gebracht worden wanneer deze bug verholpen is). tel fax info@caw.be REGAS Afsluiten vs. Archiveren 6

7 Volg dus onderstaand stappenschema als workaround om een casus terug te activeren : 1. Vink het vinkje bij de einddatum WEG. 2. Klik dan op OPSLAAN! (en niet op sluiten) 3. Dan komt de vraag Wil u ook alle onderliggende mappen heropenen? 4. Klik op ja, daarna op sluiten 5. De casus en de mappen zijn opnieuw actief (formulieren blijven afgesloten : die moet je manueel aanpassen) tel fax info@caw.be REGAS Afsluiten vs. Archiveren 7

8 3.6. Afgesloten formulieren in de casus Hoewel het geen sectorale richtlijn is om individuele formulieren af te sluiten, kan het zijn dat dit voorvalt in casussen die afgesloten en opnieuw heropend zijn. Twee aandachtspunten hierbij : Afgesloten formulieren zichtbaar maken Het al dan niet zichtbaar maken van afgesloten formulieren, kan via de Acties ingesteld worden, analoog zoals dat bij het Archiveren gebeurt : Zie de optie onder de Acties boomweergave toon geen afgesloten elementen Oranje = knop staat AAN, maw toont geen afgesloten elementen in de boomstructuur. Grijs = knop staat AF, maw de afgesloten elementen worden getoond, in grijze kleur. Datumvelden op formulieren Indien een formulier in een afgesloten map zit, kan je dat formulier niet actief maken zolang de map zelf afgesloten is. Je kan dit snel zien op het formulier zelf: daar staat GEEN VINKJE voor de einddatum zolang als de bovenliggende map afgesloten is. Wanneer je de datum zelf zou deleten, krijg je onderstaande foutboodschap : In feite is deze foutmelding misleidend, want er wordt hier bedoeld dat alle bovenliggende mappen ook actief moeten zijn. tel fax info@caw.be REGAS Afsluiten vs. Archiveren 8

9 Je moet maw alle bovenstaande mappen en ook de casus de einddatum wegnemen (en daarbij moet je beginnen op het hoogste niveau). Als de map actief is, wordt ook het vinkje op formulier niveau zichtbaar : 4.3. Aandachtspunten bij de functie Afsluiten RAPPORTEN Afgesloten casussen blijven altijd meetellen in de rapporten en output : ze zijn onzichtbaar in Regas maar worden achterliggend wel in rapporten meegeteld omdat we veelal werken met datums op gespreksfiches. DEFINITIE VAN DE DATUM VAN AFSLUITEN De datum van afsluiten zelf hoef je niet te wijzigen nadat Regas hem automatisch ingevuld heeft nadat je het vinkje aangevinkt hebt. Dit is nl. niet de datum van het laatste contact, maar wel de datum waarop je de casus afgesloten hebt. Afsluiten van de casus is in feite de casus op slot doen met een sleuteltje. De datum waarop dat gebeurd is, is de Einddatum op eigenschappen en kan dus gerust veel later liggen dan de datum van het laatste contact. ZEKER ZIJN VOORDAT JE AFSLUIT Als je een casus te snel afsluit, en de cliënt komt terug, zou het kunnen dat je veel werk hebt om de casus terug actief te maken. Bijvoorbeeld in de financiële zou het kunnen zijn dat een cliënt met schulden later terugkomt, en dan zou je heel wat formulieren (mbt info schulden) opnieuw moeten actief maken. CONTROLE RAPPORT OP VERPLICHTE REGISTRATIEVELDEN : komt er nog aan Op een later moment zal er bij het afsluiten van de casus ook een controlerapport gerund kunnen worden zodat je zeker bent dat alle verplichte registratievelden ingevuld zijn voordat je de casus afsluit. Momenteel onderzoeken we de mogelijkheid van een controlerapport dat in de casus zelf beschikbaar gesteld zal worden, of de mogelijkheden van het Regas-icoontje van verplichte invoer. Maar dit zit dus nog in onderzoeksfase momenteel. Hier volgt nog sectorcommunicatie over wanneer dit klaar is. Samen met deze communicatie zal dan ook de eventuele verplichting mbt afsluiten van casussen meegedeeld en toegelicht worden. tel fax info@caw.be REGAS Afsluiten vs. Archiveren 9

10 4. OPLETTEN OP IPF : NOOIT NIET ACTIEF ZETTEN Op het IPF staat het veldje actief. Laat dit altijd aan staan om problemen te vermijden aub. Het moet dus altijd AANgevinkt zijn. Door een cliënt op niet actief te zetten, kunnen andere collega s deze cliënt ook niet meer terugvinden bij het zoeken naar cliënten. Nooit doen dus! tel fax info@caw.be REGAS Afsluiten vs. Archiveren 10