Toelichting bij het Reglement verwerking persoonsgegevens Kwadraad. 1. Inleiding

Transcriptie

1 Toelichting bij het Reglement verwerking persoonsgegevens Kwadraad 1. Inleiding Dit reglement geeft regels voor de omgang met persoonlijke gegevens van cliënten van Kwadraad. Het reglement bestaat uit vijf delen: - algemene bepalingen, - de interne toegang tot de gegevens van cliënten, - het verstrekken van gegevens van cliënten aan anderen buiten Kwadraad; - verwerken van persoonsgegevens i.v.m. structurele deelname aan extern overleg; - de rechten van cliënten en andere betrokkenen. Het reglement is bedoeld als basis voor alle vormen van dienstverlening aan cliënten. Ook vormt het reglement de basis voor de omgang met persoonsgegevens in extern overleg en in netwerken en voor het sluiten van convenanten met andere instellingen over de omgang met gegevens van cliënten. 2. Begrippen en reikwijdte Onder het begrip persoonsgegevens valt alle informatie over een individuele cliënt: naam, adres, inkomen, opleiding, gezondheidstoestand, enzovoort. Verwerken van persoonsgegevens is de verzamelterm voor iedere handeling met persoonsgegevens zoals: opslaan, opvragen, doorgeven, bewerken, analyseren en bewaren. Met cliënt wordt gedoeld op ieder aan wie Kwadraad diensten verleent of gaat verlenen. Bij dienstverlening moet worden gedacht aan algemeen maatschappelijk werk, schuldhulp, schoolmaatschappelijk werk, aanpak huiselijk geweld, opvoedingsondersteuning, maar bijvoorbeeld ook aan verschillende vormen van outreachend werk en aan bemoeizorg. De beroepskracht is ieder die namens Kwadraad diensten aan de cliënt verleent. De vrijwilliger van Kwadraad is iemand die een contract heeft ondertekent om diensten te verrichten voor Kwadraad en onder verantwoordelijkheid werkt van een professional. 1 De verantwoordelijke is de persoon die, of het orgaan dat, als hoogste gezag binnen Kwadraad het reglement vaststelt en dus (uiteindelijk) bepaalt op welke wijze er binnen Kwadraad wordt omgegaan met persoonsgegevens. In dit reglement is de bestuurder aangewezen als verantwoordelijke. Voor het uitoefenen van het inzagerecht, het recht op correctie en het recht op informatie kan de bestuurder een of meer functionarissen aanwijzen die zijn taken op dit punt kunnen uitoefenen. Reikwijdte De regels over de omgang met persoonsgegevens gelden voor iedere verwerking van persoonsgegevens van cliënten door een beroepskracht van Kwadraad, ongeacht of dit mondeling, schriftelijk of elektronisch gebeurt. 3. Vastleggen en bewaren van persoonsgegevens 1 Daar waar in dit stuk gesproken wordt over beroepskracht, word took de vrijwilliger bedoeld. Kwadraad Privacyreglement toelichting versie 4, 22 december 2009 tekst Mr. Lydia Janssen 1

2 Artikel 5 In een eerste contact met de cliënt legt Kwadraad doorgaans al persoonsgegevens van hem vast. Bijvoorbeeld zijn naam en adres en de gegevens die voor de dienstverlening van belang zijn. Voordat Kwadraad deze gegevens vastlegt, behoort ze de cliënt daarover te informeren. Kwadraad moet duidelijk maken: - dat ze gegevens vastlegt, - welke gegevens ze vastlegt, - waarom dit gebeurt. Deze informatie kan ook schriftelijk worden gegeven, bijvoorbeeld in een brochure of in een cliëntenfolder. NB1: Uiteraard gelden de regels van artikel 5 alleen als het voor de dienstverlening noodzakelijk is dat er gegevens vastgelegd worden. Belt een cliënt alleen maar op om informatie te vragen, of wordt hij onmiddellijk doorverwezen, dan is er geen reden om gegevens over hem vast te leggen. NB2: Dienstverlening zonder het vastleggen van gegevens is problematisch omdat het de vraag is of Kwadraad in dat geval kwalitatief goede diensten kan verlenen omdat er geen aantekeningen kunnen worden gemaakt over de verleende diensten en daar dus ook niet op kan worden terug gevallen in vervolgcontacten. Bovendien beschikt Kwadraad dan ook niet over de contactgegevens van de cliënt. Wel is denkbaar dat er bijvoorbeeld in het kader van kortdurende hulpverlening via internet slechts een zeer beperkt aantal gegevens worden vastgelegd, zoals het adres van de cliënt en de aard van zijn hulpvraag. Artikel 6 Omdat Kwadraad zoveel verschillende diensten aanbiedt is het niet goed mogelijk om in het algemeen te bepalen welke gegevens van cliënten Kwadraad vastlegt in zijn bestand. Daarom bepaalt artikel 6 dat in een bijlage bij het reglement per type dienstverlening (werksoort) wordt aangegeven welke persoonsgegevens worden vastgelegd. In deze bijlage staat ook per werksoort de bewaartermijn beschreven. Deze bewaartermijn is in ieder geval niet langer dan vijf jaar, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is in verband met zorgvuldige dienstverlening. 4. Toegang tot de persoonsgegevens binnen Kwadraad Artikel 7 Voor wat betreft de interne toegang tot de gegevens van een cliënt, maakt het reglement onderscheid tussen de contactgegevens van de cliënt (naam, adres e.d.) en de overige gegevens. De contactgegevens {zogeheten buitenkantinformatie) zijn in principe voor iedere beroepskracht toegankelijk. Op die manier kan de beroepskracht vaststellen of een cliënt ook elders contacten heeft met Kwadraad en om welk type dienstverlening het gaat. Voor overige persoonsgegevens (binnenkantinformatie) geldt dat ze toegankelijk zijn voor beroepskrachten die direct zijn betrokken bij hetzelfde type dienstverlening aan de cliënt. Zijn twee beroepskrachten van Kwadraad betrokken bij schulpverlening aan de cliënt, dan hebben zij dus beiden toegang tot alle gegevens van de cliënt mbt de schuldhulp. Zou dezelfde cliënt ook bekend zijn Kwadraad Privacyreglement toelichting versie 4, 22 december 2009 tekst Mr. Lydia Janssen 2

3 bij het algemeen maatschappelijk werk, dan kunnen de schuldhulpverleners niet bij de inhoud van deze contacten, maar via de algemeen toegankelijke contactgegevens weten zij wel dat de cliënt daar ook contacten heeft (gehad). NB: Ook leidinggevenden en begeleiders, evenals technisch en administratief personeel van Kwadraad hebben toegang tot de persoonsgegevens van cliënten, als dit voor hun taak noodzakelijk is. Te denken valt bijvoorbeeld aan de leidinggevende die zijn medewerkers begeleidt, of aan de systeembeheerder die het bestand waarin gegevens over cliënten zijn opgenomen, technisch ondersteunt. Artikel 8 Heeft een beroepskracht van een bepaald type dienstverlening ook de inhoudelijke informatie over een ander type dienstverlening dat de cliënt geboden wordt nodig, dan heeft hij daarvoor toestemming nodig van de cliënt. Geeft de cliënt geen toestemming, dan kan de informatie eventueel nog ter inzage komen op basis van een zogeheten conflict van plichten, zie daarvoor artikel 10 van het reglement en paragraaf 6 van deze toelichting. 5. Verstrekken van persoonsgegevens aan anderen buiten Kwadraad Beroepsgeheim De beroepskrachten van Kwadraad die diensten verlenen aan individuele cliënten hebben een beroepsgeheim. Dit beroepsgeheim wordt afgeleid uit artikel 8 EVRM, artikel 10 Grondwet en artikel 272 Wetboek van Strafrecht. Dit wil zeggen dat ze, zonder toestemming van hun cliënt, geen informatie over hem aan anderen van buiten Kwadraad verstrekken. Dit beroepsgeheim is een belangrijk instrument om de drempel tot de dienstverlening van Kwadraad laag te houden. Mensen zullen sneller geneigd zijn om zich tot Kwadraad te wenden en open over hun zorgen te spreken, als ze er op kunnen vertrouwen dat het besprokene binnenskamers blijft. Zo bezien is het beroepsgeheim een belangrijke sleutel tot effectieve dienstverlening. Aan de andere kant kan een te rigide omgang met het beroepsgeheim betekenen dat een cliënt niet wordt geholpen terwijl hij dringend hulp nodig heeft. De omgang met het beroepsgeheim is daarmee een vorm van evenwichtskunst. Hoofdregel is dat de beroepskracht toestemming vraagt aan de cliënt als hij met anderen van buiten Kwadraad, over hem wil spreken. Het vragen van toestemming dwingt de beroepskracht om zo snel mogelijk met de cliënt te spreken over zijn zorgen en hem te betrekken bij de hulp die eventueel in gang kan worden gezet. Toestemming, artikel 9 De beroepskracht moet gericht toestemming vragen voor een bepaalde verstrekking. Dit wil zeggen dat hij de cliënt moet vertellen met wie hij over hem wil spreken, bijvoorbeeld met de huisarts of met de school. Daarnaast moet hij de cliënt, voordat hij toestemming vraagt, ook uitleggen waarom hij over hem wil spreken met een of meer anderen en wat hij over hem gaat vertellen. Krijgt de beroepskracht toestemming van de cliënt, dan maakt hij daarvan een aantekening in het bestand. Kwadraad Privacyreglement toelichting versie 4, 22 december 2009 tekst Mr. Lydia Janssen 3

4 Het al dan niet verkrijgen van toestemming wordt aangetekend in het bestand waarin de cliëntgegevens worden vastgelegd. De toestemming wordt bij voorkeur schriftelijk gevraagd, alleen als dit naar het oordeel van de beroepskracht die toestemming vraagt niet mogelijk is, wordt de toestemming mondeling gevraagd. Bij de aantekening in het bestand wordt in dat geval ook aangegeven waarom gekozen is voor het mondeling vragen van toestemming. NB1: In sommige gevallen behoeft geen toestemming te worden gevraagd aan de cliënt omdat de wet of de rechter Kwadraad opdraagt om bepaalde gegevens te verstrekken. Bijvoorbeeld als hulp wordt verleend in verband met reclasseringstaken, als een advies wordt uitgebracht ter uitvoering van de Wet tijdelijk huisverbod, of als er sprake is van door de rechter opgelegde schuldsanering. In dergelijke gevallen wordt weliswaar geen toestemming gevraagd aan de cliënt voor de verplichte verstrekking, maar wordt hij wel zo spoedig mogelijk daarover geïnformeerd. NB2: Als er gegevens van meer mensen worden verstrekt, bijvoorbeeld van twee of drie leden van een gezin, moet aan alle betrokkenen (en/of aan hun wettelijk vertegenwoordigers) toestemming voor de verstrekking worden gevraagd. 6. Verstrekken van informatie over de cliënt zonder zijn toestemming Vanaf artikel 10 wordt een aantal regels gegevens voor het verstrekken van informatie aan anderen zonder toestemming van de cliënt. Artikel 10 beschrijft in het algemeen het zogeheten conflict van plichten in situaties waarin, kort gezegd, de plicht om te spreken zwaarder weegt dan de plicht om te zwijgen. In de artikelen 11 tot en met 14 wordt een aantal specifieke situaties waarvoor een eigen regeling bestaat beschreven. Gaat het om een situatie zoals omschreven in de artikelen 11 tot en met 14, dan worden de regels uit het betreffende artikel gevolgd. Doet zich een andere (niet in artikel 11 tot en met 14 beschreven ernstige situatie voor) dan dient artikel 10 te worden gevolgd. Conflict van plichten, artikel 10 Geen enkel beroepsgeheim is absoluut. Daarom biedt het reglement beroepskrachten van Kwadraad in ernstige situaties de mogelijkheid om ook zonder toestemming van de cliënt met anderen over hem te spreken. Men spreekt dan van een conflict van plichten omdat de plicht om te spreken in dergelijke gevallen botst met de plicht om te zwijgen. Bevindt de cliënt zich in een ernstige situatie, heeft hij dringend hulp nodig, krijgt de beroepskracht geen toestemming, of kan hij deze niet vragen, dan kan hij toch met anderen over hem spreken als dit de enige manier is om de dringend noodzakelijke hulp aan de cliënt te bieden. Deze uitzondering biedt de beroepskracht in alle situaties waarin hulp dringend geboden is, de mogelijkheid om met anderen, al dan niet in een netwerk, over de cliënt te spreken, ook als hij daarvoor geen toestemming krijgt of kan vragen. Opmerkingen Kwadraad Privacyreglement toelichting versie 4, 22 december 2009 tekst Mr. Lydia Janssen 4

5 - Overleg met een ervaren collega of een leidinggevende is noodzakelijk als een beroepskracht moet vaststellen of er echt sprake is van een zo ernstige situatie dat het beroepsgeheim dient te worden verbroken. - Van deze uitzondering kan zonodig ook gebruik worden gemaakt om de cliënt zonder zijn toestemming in een overleg of netwerk te bespreken. - Een stagiaire mag geen beslissing nemen over het verstrekken van gegevens zonder toestemming van de cliënt, want zijn taakuitoefening valt onder de verantwoordelijkheid van de beroepskracht van Kwadraad die hem begeleidt. - Van een verstrekking van gegevens zonder toestemming van de cliënt moet de beroepskracht altijd een aantekening maken in het bestand waarin de cliëntgegevens zijn vastgelegd, met vermelding van de reden waarom toch gegevens zijn verstrekt. Bemoeizorg Met bemoeizorg wordt gedoeld op het toeleiden van een cliënt naar dringend noodzakelijke hulp in verband met complexe problematiek. Veelal is de eerste stap van bemoeizorg een bespreking van de cliënt in een netwerk om de situatie van de cliënt te verkennen en om te bezien op welke wijze de cliënt kan worden verleid om hulp te accepteren. Juist bij dit type is het vaak onmogelijk om vooraf toestemming te vragen voor het overleg, want het overleg heeft nu juist tot doel om te bezien hoe contact kan worden gelegd met de cliënt Mede gelet op de Handreiking Bemoeizorg van GGD Nederland, GGZ Nederland en de KNMG kan worden gezegd dat bespreken van een cliënt, ook zonder zijn toestemming, in verband met bemoeizorg mogelijk is, als het gaat om een cliënt voor wie dringend bemoeizorg dient te worden georganiseerd. Doel van het overleg is dan te bezien bij wie de cliënt bekend is en wie van de deelnemers aan het overleg de beste ingang bij de cliënt heeft om hem tot hulp te bewegen. Is er eenmaal contact met hem gelegd dan zal verder overleg als regel plaats moeten vinden op basis van toestemming van de cliënt. NB: Een beroepskracht die zonder toestemming van de cliënt toch gegevens over hem aan een ander verstrekt, pleegt daarover van te voren overleg met een collega. Daarnaast maakt hij een aantekening over deze verstrekking in het dossier, onder vermelding van de reden voor deze verstrekking. Meldrecht AMK, artikel 11 Artikel 53 lid 3 Wet op de jeugdzorg biedt iedere beroepskracht met een beroepsgeheim het recht om vermoedens van kindermishandeling te melden aan het Advies en Meldpunt Kindermishandeling (AMK), ook als daarvoor geen toestemming aan de ouders of het kind kan worden gevraagd. Dit meldrecht omvat ook het recht om informatie te verschaffen over de cliënt, als het AMK daar in het kader van een onderzoek naar kindermishandeling, om vraagt. NB: In principe worden de ouders over een dergelijke melding of informatieverstrekking door Kwadraad geïnformeerd. Er zijn echter situaties denkbaar dat informatieverstrekking in verband met de veiligheid van het kind, van zijn gezinsleden of die van medewerkers van Kwadraad achterwege dient te blijven. Zo nodig kan hierover worden overlegd met het AMK. NB: Het als minderjarige getuige zijn van huiselijk geweld tussen andere huisgenoten wordt gezien als een vorm van kindermishandeling. Kwadraad Privacyreglement toelichting versie 4, 22 december 2009 tekst Mr. Lydia Janssen 5

6 Melding in de verwijsindex risico s jeugdigen, artikel 12 Een wetsvoorstel tot wijziging van de Wet op de jeugdzorg dat op dit moment (juni 2009) door de Tweede Kamer wordt behandeld, voorziet in een meldrecht voor beroepskrachten in geval hij risico s signaleert bij een kind of een jongere die een bedreiging vormen voor een evenwichtige ontwikkeling naar volwassenheid. De melding bestaat uitsluitend uit identificerende gegevens en dus niet uit inhoudelijke informatie over de gesignaleerde risico s. Doel van de melding is, kort gezegd, het voorkomen dat beroepskrachten van verschillende instellingen langs elkaar heen werken. Mocht er nog een andere beroepskracht een melding over dezelfde jeugdige doen, dan krijgen beide melders daarvan elektronisch bericht. Op basis van dit bericht zoeken zij contact met elkaar en komen ze tot een gezamenlijke aanpak. Over de melding moeten de ouder (van een jeugdige tot 16 jaar) en de jeugdige zelf (vanaf 12 jaar) worden geïnformeerd. Voor het overleg met andere meldingsbevoegden heeft de beroepskracht toestemming nodig. Krijgt hij geen toestemming dan kan eventueel overleg worden gevoerd op basis van een conflict van plichten zoals geformuleerd in artikel 10. Melden van huiselijk geweld, artikel 13 Er bestaat (nog) geen wettelijk meldrecht voor vermoedens van huiselijk geweld als daarbij alleen meerderjarigen zijn betrokken. Toch kan, op basis van het leerstuk van een conflict van plichten, zoals omschreven in artikel 10, ook zonder toestemming van de cliënt een melding van huiselijk geweld worden gedaan. Wel is dit een uiterste middel, vandaar dat in artikel 13 de stappen worden beschreven die moeten worden gezet voordat eventueel een melding wordt gedaan. Om te beginnen moet het vermoeden met de cliënt worden besproken. Vervolgens dienen aard en ernst van het geweld te worden getaxeerd, met behulp van een deskundig collega. Meent de beroepskracht dat Kwadraad zelf voldoende hulp kan bieden, dan wordt deze hulp geboden en worden de effecten daarvan gevolgd. Zou het geweld toch niet stoppen, of weer oplaaien, dan wordt alsnog een melding gedaan. De melding wordt in dit geval, nu er alleen meerderjarigen bij het vermoeden van huiselijk geweld zijn betrokken, gedaan bij het Steunpunt Huiselijk Geweld. NB1: In het gesprek over de melding bespreekt de beroepskracht ook met het AMK of het Steunpunt Huiselijk Geweld wat hij zelf, of wat Kwadraad nog kan doen om de cliënt te helpen en het geweld te stoppen. NB2: De beroepskracht informeert de cliënt zo spoedig mogelijk over de melding, tenzij dit in verband met de veiligheid van de cliënt, van het cliëntsysteem, van de beroepskracht of van anderen niet mogelijk is. Aangifte politie artikel 14 Indien Kwadraad aangifte doet van een strafbaar feit dat waarschijnlijk door een cliënt is gepleegd, verstrekt ze persoonsgegevens van een cliënt aan een ander, namelijk aan de politie. Vandaar dat de mogelijkheid tot het doen van aangifte ook is geregeld in het reglement. Kwadraad kan, zonodig zonder toestemming van de cliënt, aangifte doen van een strafbaar feit dat de cliënt heeft gepleegd indien aangifte noodzakelijk is: - vanwege de ernst van het feit, of Kwadraad Privacyreglement toelichting versie 4, 22 december 2009 tekst Mr. Lydia Janssen 6

7 - om de cliënt of een ander te beschermen of om de pleger in en gedwongen kader hulp te bieden, of - vanwege de veiligheid van de beroepskrachten van Kwadraad. NB1: Over het doen van aangifte beslist de regiomanager of zijn vervanger. NB2: De beroepskracht informeert de cliënt zo spoedig mogelijk over de aangifte, tenzij dit in verband met de veiligheid van de cliënt, van het cliëntsysteem, van de beroepskracht of van anderen niet mogelijk is. NB3: Het besluit tot aangifte en de reden voor dit besluit worden aangetekend in het dossier van de cliënt. 7. Structurele samenwerking met andere instellingen Kwadraad werkt steeds vaker op structurele basis samen met andere instellingen. Ook in deze samenwerkingsverbanden worden persoonsgegevens verwerkt. Daarom geeft het reglement daarover een aantal regels. Structureel extern overleg, artikel 15 Over structurele deelname aan een extern overleg beslist de regiomanager.in artikel 15 is aangegeven op grond waarvan hij zijn beslissing neemt. Vanzelfsprekend dient het doel van het netwerk in het verlengde te liggen van de doelstelling van Kwadraad. Daarnaast moet de wijze waarop in het netwerk persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming zijn met dit reglement. Voor alle duidelijkheid is nog de bepaling opgenomen dat beroepskrachten van Kwadraad ook in vormen van extern overleg gebonden zijn aan het reglement. Functie van advies steun of meldpunt, artikel 16 Voor de functie van advies steun of meldpunt geldt in feite wat voor het netwerk is gezegd. Verschil is nog dat de afspraken die over de verwerking van persoonsgegevens worden gemaakt met andere instellingen moeten worden vastgelegd in een convenant. Dit convenant is in feite een nadere toespitsing van het reglement voor deze specifieke taak. Uiteraard mag het convenant niet in strijd zijn met dit reglement. Uitvoering Wet tijdelijk huisverbod, artikel 17 Ook voor de uitvoering van de Wet tijdelijk huisverbod geldt dat partijen afspraken moeten maken over de verwerking van persoonsgegevens en deze afspraken vast dienen te leggen in een convenant dat voor wat betreft Kwadraad kan worden gezien als een verbijzondering van het reglement. In het advies over de verlenging van een huisverbod dat wordt uitgebracht aan de burgemeester wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met privacybelangen van de betrokkenen, zoals het slachtoffer, de getuige en de pleger. De privacybelangen van het slachtoffer en de getuigen vragen daarnaast nog extra aandacht, onmdat het advies ter inzage is aan de pleger als hij in beroep gaat bij de rechtbank tegen de verlenging van zijn huisverbod, wordt. Kwadraad Privacyreglement toelichting versie 4, 22 december 2009 tekst Mr. Lydia Janssen 7

8 8. Rechten van betrokkenen Iedereen van wie Kwadraad, in verband met de dienstverlening, persoonsgegevens heeft vastgelegd, heeft bepaalde rechten.vaak zal het dan om cliënten gaan. Maar ook van andere personen legt Kwadraad soms gegevens vast, bijvoorbeeld van leden van het cliëntsysteem. De verzamelterm voor alle personen van wie Kwadraad persoonsgegevens heeft vastgelegd, is betrokkenen. Vandaar dat als het om de uitoefening van rechten gaat, in het reglement wordt gesproken van cliënten en andere betrokkenen.. Informatie, inzage en afschrift artikel 19 en 21 Om te beginnen hebben cliënten en andere betrokkenen recht op inzage in hun eigen gegevens. Dit recht op inzage omvat ook het recht op een kopie van de gegevens. Ook hebben zij het zogeheten informatierecht. Dit wil zeggen dat zij Kwadraad kunnen vragen of, en zo ja welke gegevens over henzelf in het afgelopen jaar door Kwadraad aan andere instellingen zijn verstrekt Voordat de beroepskracht inzage geeft of een kopie maakt, moet hij het dossier goed doorlezen want in een uitzonderlijke situatie mag hij gegevens voor de cliënt afschermen. Gegevens mogen worden afgeschermd: - Bij zwaarwegende privacybelangen van een derde (bijvoorbeeld het geheime adres van een ex partner van de cliënt) - Als inzage in strijd komt met goede dienstverlening ten opzichte van de cliënt (bijvoorbeeld als een vrouw heeft verteld over huiselijk geweld gepleegd door haar partner en de partner wil inzage) Persoonlijke werkaantekeningen Persoonlijke werkaantekeningen van een beroepskracht vallen buiten het inzagerecht. Onder persoonlijke werkaantekeningen vallen alleen die zeer voorlopige en persoonlijke aantekeningen die de beroepskracht maakt als geheugensteun ten behoeve van een volgend contact met de cliënt. NB: Vanaf het moment dat de beroepskracht zijn persoonlijke werkaantekeningen deelt met een ander binnen of buiten Kwadraad, vallen deze aantekeningen onder het inzagerecht. Correctie, artikel 20 Blijkt uit de inzage dat het bestand informatie bevat die feitelijk onjuist is, of die overbodig is, dan kan de cliënt of de andere betrokkene Kwadraad verzoeken om deze informatie te corrigeren of weg te halen. Kwadraad dient binnen vier weken op dit verzoek te reageren. Een afwijzing van het verzoek moet zorgvuldig worden gemotiveerd. Klachtrecht, artikel 22 Een cliënt of een andere betrokkene die meent dat Kwadraad onzorgvuldig is omgegaan met zijn persoonsgegevens, kan daarover een klacht indienen bij Kwadraad. Kwadraad Privacyreglement toelichting versie 4, 22 december 2009 tekst Mr. Lydia Janssen 8

9 9. Geheimhouding Wellicht ten overvloede bepaalt het reglement uitdrukkelijk dat ieder die op basis van het reglement kennis neemt van persoonsgegevens van cliënten een geheimhoudingsplicht heeft. Geheimhouding is in feite een recht van de cliënt, vandaar dat deze bepaling is het onderdeel cliëntenrechten is opgenomen. De geheimhouding waarover in artikel 23 wordt gesproken, is niet absoluut. Het komt er op neer dat het verstrekken van gegevens alleen is toegestaan volgens de regels van de wet en van het reglement. 10. Positie van de jeugdige cliënt en van de jeugdige betrokkene De rechten die aan cliënten en aan betrokkenen in dit reglement worden toegekend, zijn ook van toepassing op jeugdige cliënten en jeugdige betrokkenen. Omdat zeer jonge kinderen niet in staat zijn tot het uitoefenen van deze rechten geldt een aantal leeftijdsgrenzen die staan beschreven in artikel 24. Is de cliënt of de betrokkene jonger dan 12 jaar dan oefent zijn wettelijk vertegenwoordiger zijn rechten uit. Is de cliënt of de betrokkene al wel 12 maar nog geen 16 jaar oud, dan oefenen de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger de rechten beiden uit. Ofschoon een cliënt of betrokkene vanaf 16 jaar nog niet meerderjarig is, oefent hij vanaf zijn 16 e jaar zijn rechten (als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens en in zorg en welzijn) zelfstandig uit. NB1: Deze leeftijdsgrenzen gelden niet alleen voor het uitoefenen van de rechten in de artikelen 19 tot en met 22 (inzage, correctie e.d.) maar ook voor alle andere situaties waarin op grond van dit reglement de cliënt om toestemming moet worden gevraagd, of moet worden geïnformeerd. Wil een beroepskracht informatie over een cliënt van 11 jaar met een ander van buiten Kwadraad bespreken, dan moet hij daarvoor dus toestemming vragen aan de ouders die gezag over de cliënt uitoefenen. Ouders verschillen van mening In heel veel gevallen zijn er, ook na een scheiding, twee ouders die gezag over hun minderjarig kind uitoefenen. Zij hebben in dat geval even veel recht van spreken en een gelijkwaardige positie in het uitoefenen van rechten namens hun kind. Die gelijkwaardige positie van ouders geldt ook als het kind bij de ene ouder woont en de andere ouder slechts in beperkte mate ziet. Dit betekent dus dat ook de ouder bij wie het kind niet woont, recht heeft op inzage in de gegevens van zijn kind enzovoort. Alleen als de belangen van het kind duidelijk in de knel komen, kan Kwadraad besluiten om de rechten van een ouder te beperken, door bijvoorbeeld geen of beperkte inzage te geven in het dossier of om een ouder geen toestemming te vragen voor het verstrekken van informatie over het kind aan een ander. Het is hierbij bijzonder belangrijk dat de beroepskracht van Kwadraad ten opzichte van de ouders een neutrale positie inneemt. De beroepskracht beslist dus zelf of de andere ouder geïnformeerd wordt, of Kwadraad Privacyreglement toelichting versie 4, 22 december 2009 tekst Mr. Lydia Janssen 9

10 inzage krijgt. Daarbij laat hij zich leiden door de belangen van het kind dat zijn cliënt is. Inzage weigeren aan de vader omdat moeder dat niet wil hebben, is dus een onzorgvuldige handelwijze. De beroepskracht beslist zelf, op basis van de informatie die hij van de betrokkenen krijgt, of het in het belang van het kind noodzakelijk is, om de rechten van een ouder te beperken. NB2: Is een cliënt of betrokkene wilsonbekwaam, dit wil zeggen dat hij, bijvoorbeeld door een achterstand in zijn ontwikkeling, of door een psychische stoornis, niet in staat is zijn rechten uit te oefenen, dan kunnen zijn rechten worden uitgeoefend door zijn (wettelijk) vertegenwoordiger. Wettelijk vertegenwoordiger Wettelijk vertegenwoordiger is de persoon die gezag over de minderjarige uitoefent. In de meeste gevallen zijn dit beide ouders. In sommige gevallen oefent één ouder het gezag uit. Zijn er geen ouders, of mogen zij het gezag niet uitoefenen, dan wordt het gezag door een ander uitgeoefend. Deze persoon wordt de voogd genoemd die dan dus de wettelijk vertegenwoordiger is. Als een jongere 18 jaar wordt, eindigt het gezag en is er geen wettelijk vertegenwoordiger meer. Is een meerderjarige niet in staat om zijn eigen belangen te behartigen, dan kan de rechter een curator, een bewindvoerder of een mentor benoemen die dan als wettelijk vertegenwoordiger optreedt. Heeft een meerderjarige cliënt geen wettelijk vertegenwoordiger, maar is hij toch niet in staat om zijn belangen zelf te behartigen, dan kan de beroepskracht zich wenden tot iemand van wie worden verwacht dat hij de cliënt vertegenwoordigt: de ouder, de echtgenoot, de kinderen of een broer of zus van de cliënt. Positie van de jongere die zelfstandig van de diensten van Kwadraad gebruik maakt Bij dienstverlening van Kwadraad, zoals het jeugdmaatschappelijk werk, waarbij jongeren uitdrukkelijk uitgenodigd worden om daar gebruik van te maken, zonodig ook zonder dat de ouders daar van weten, is het te verdedigen om de uitoefening van rechten in eerste instantie te beperken tot de jongere zelf, ook al is hij nog geen 16 jaar oud. Vanaf het moment dat de ouders bij de dienstverlening worden betrokken - en pogingen daartoe mogen doorgaans van Kwadraad in het kader van zorgvuldige dienstverlening worden verwacht - kunnen de ouders ook hun rechten uitoefenen. NB.: deze tekst staat in het kwaliteitshandboek en wordt op de website geplaatst. Amersfoort, 19 augustus 2009 Mr. Lydia Janssen Kwadraad Privacyreglement toelichting versie 4, 22 december 2009 tekst Mr. Lydia Janssen 10