Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Transcriptie

1 STAATSCOURANT Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds Nr februari 2023 Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 13 januari 2023, nr , inzake de verstrekking aan Studiekeuze123 van gegevens op basis van artikel 23 van de Wet register onderwijsdeelnemers Geacht bestuur, In uw aanvraag van Stichting Studiekeuze 123, verzoekt uw organisatie om verstrekking van gegevens uit het register onderwijsdeelnemers. Ik heb uw aanvraag in behandeling genomen. 1. Besluit Ik besluit uw aanvraag toe te wijzen. Op grond van artikel 23 van de Wet register onderwijsdeelnemers (hierna WRO) worden aan uw organisatie voor het doel genoemd in dit besluit de gegevens uit het register onderwijsdeelnemers verstrekt zoals opgenomen in de bijlage bij dit besluit. Hieronder kunt u lezen welke voorschriften en beperkingen ik aan deze gegevensverstrekking stel. Vervolgens leg ik uit hoe ik tot deze beslissing ben gekomen. 2. Relevante wetsartikelen Op dit besluit zijn de WRO, het Besluit register onderwijsdeelnemers (hierna BRO) en de Regeling register onderwijsdeelnemers (hierna RRO) van toepassing. De WRO vormt het wettelijk kader voor het register onderwijsdeelnemers (hierna ROD). In het ROD zijn basisgegevens, vrijstellings-gegevens, verzuimgegevens, diploma-gegevens en persoonsgebonden nummers van onderwijsdeelnemers opgenomen. De WRO en het BRO bieden grondslagen voor de verstrekking van gegevens uit het register aan verschillende (overheids)organisaties voor de uitvoering van hun taken. Artikel 23 WRO en artikel 29a BRO bieden de grondslag voor de verstrekking van basisgegevens aan aangewezen organisaties voor de volgende doelen: 1. onderzoeksactiviteiten naar de kwaliteit, toegankelijkheid of doelmatigheid van het primair, voortgezet, beroepsonderwijs, voortgezet algemeen volwassenenonderwijs en hoger onderwijs, en 2. ondersteuning van onderwijsinstellingen en samenwerkingsverbanden bij hun verantwoording omtrent de kwaliteit, toegankelijkheid of doelmatigheid van het onderwijs. De aangewezen organisatie die voor deze doelen gegevens uit het register wenst te ontvangen dient daartoe een verzoek te doen. Het verzoek bevat de concrete doelen voor de verstrekking, de gegevens waarop het verzoek betrekking heeft en een onderbouwing van de noodzaak van de gegevens. Op grond van artikel 23, zevende lid, WRO neem ik vervolgens een besluit over het verzoek. Dit besluit wordt gepubliceerd in de Staatscourant. Dit besluit kan ik op grond van artikel 23, tiende lid, van de WRO intrekken indien uw organisatie de gegevens voor andere doeleinden inzet of als door uw organisatie niet wordt voldaan aan de in dit besluit genoemde voorschriften en beperkingen die aan het besluit zijn verbonden, zoals een onvolkomen uitvoering van de maatregelen over informatie- en gegevensbeveiliging. 3. Voorschriften en beperkingen a. De gegevens als benoemd in de bijlage: beleidsbestand ROD studiekeuze hoger onderwijs mag uw organisatie alleen benutten voor onderzoek naar toegankelijkheid van het hoger onderwijs. b. De verwerking van de verstrekte gegevens geschiedt ten alle tijden binnen het grondgebied van de Europese Economische Ruimte, of binnen landen waar de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen, en niet daarbuiten. c. Uw organisatie werkt aan het voldoen aan de normen inzake informatiebeveiliging en gegevensbescherming NEN-ISO/IEC 27002:2017 en de daarvan afgeleide Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Uw organisatie is gehouden maatregelen te treffen om aan deze normen te blijven voldoen. Studiekeuze123 zou moeten streven naar certificering om de continue voortgang te borgen. d. Uw organisatie stelt, naast eventuele overige op uw organisatie rustende wettelijke verplichtingen, 1 Staatscourant 2023 nr februari 2023

2 DUO onmiddellijk op de hoogte in geval van onrechtmatige verwerkingen van persoonsgegevens, inbreuken in verband met persoonsgegevens of datakwaliteitsissues. e. De in dit besluit genoemde voorschriften en beperkingen gelden ook voor de door uw organisatie ingeschakelde derde (verwerker), te weten Netcompany. f. Uw organisatie laat aan DUO weten of de gegevens, onder verantwoordelijkheid van uw organisatie, aan de derde (verwerker) dienen te worden verstrekt. g. Uw organisatie is gehouden onverwijld aan mij melding te doen van nieuwe feiten of veranderde omstandigheden waarvan u weet of redelijkerwijs behoort te weten dat deze van invloed zijn op hetgeen is bepaald in dit besluit. h. Uw organisatie werkt mee aan audits die zien op de naleving van dit besluit en stelt hiervoor alle benodigde informatie ter beschikking. i. De aan uw organisatie verstrekte gegevens mogen na het moment van verstrekking tot maximaal 1,5 jaar worden bewaard en dienen daarna door uw organisatie te worden gewist. Uw organisatie wist ook kopieën. 4. Publicatie besluit en wijze van verstrekking a. Dit besluit wordt in de Staatscourant gepubliceerd en vermeld in het verwerkingenregister voor het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. b. De gegevensverstrekking vindt plaats na publicatie in de Staatscourant van dit besluit op de volgende momenten (behoudens bijzondere omstandigheden): 1 e verstrekking omstreeks 15 maart 2023; 2 e verstrekking omstreeks 15 maart 2024; de laatste verstrekking omstreeks 15 maart c. De gegevensverstrekking geschiedt kosteloos en op elektronische wijze. d. Op deze verstrekking zijn de Algemene leveringsvoorwaarden Dienst Uitvoering Onderwijs, 28 november 2018 met kenmerk HD van toepassing. 5. Gevolgen bij het niet naleven van de voorschriften en of beperkingen Als uw organisatie tekortschiet in de nakoming van de voorschriften of beperkingen van dit besluit, of indien ik gegronde redenen heb te vrezen dat uw organisatie de voorschriften niet zal nakomen, stel ik uw organisatie op de hoogte van mijn voornemen tot intrekking van dit besluit. U krijgt vervolgens een redelijke termijn om alsnog aan de voorschriften en/of beperkingen te voldoen. Eventuele geplande verstrekkingen vinden gedurende deze periode niet plaats. Als u er vervolgens niet in slaagt de naleving te garanderen, zal ik tot intrekking van dit besluit overgaan en dient u de op grond van dit besluit aan u verstrekte gegevens en eventuele kopieën per ommegaande te wissen. 6. Overwegingen Beoordeling aanvraag In artikel 23 WRO is uw organisatie aangewezen om voor verstrekking van basisgegevens uit het register onderwijsdeelnemers in aanmerking te komen. Op grond van artikel 23 van de WRO kan uw organisatie een aanvraag indienen tot verstrekking van gegevens. Voor de aanvraag hebt u gebruikgemaakt van het in de RRO vastgestelde aanvraagformulier. Het formulier is volledig ingevuld en ondertekend. Bij dit aanvraagformulier hebt u een uitgevoerde DPIA overgelegd. Uw aanvraag voldoet hiermee aan de vereisten voor het in behandeling nemen van uw aanvraag. U vraagt gegevens voor het doel onderzoek naar toegankelijkheid hoger onderwijs. Dit valt onder de in artikel 23, eerste lid, WRO genoemde doel. Uw aanvraag heb ik getoetst aan de beoordelingscriteria zoals deze zijn neergelegd in de WRO en het BRO. Allereerst is bepalend of de noodzaak voor de gevraagde gegevensverstrekking in voldoende mate is aangetoond en ten tweede of er genoeg maatregelen zijn getroffen voor beheer en bescherming van de gegevens aan de hand van de in de WRO en BRO gestelde eisen. Hierbij wordt steeds de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de onderwijsdeelnemer, over wie de aanvrager gegevens verstrekt wenst te krijgen, in acht genomen. In de aanvraag hebt u naar mijn oordeel voldoende gemotiveerd en onderbouwd waarom de gevraagde gegevens noodzakelijk zijn voor het gespecificeerde doel. U geeft aan dat deze gegevens benodigd zijn voor het informeren van studiekiezers, ouders, decanen voor studiekeuze. Hiermee wordt bijgedragen aan de toegankelijkheid van het hoger onderwijs. U hebt aangetoond dat de informatiebeveiliging binnen de organisatie streeft naar NEN-ISO/IEC 27002:2017. Uw organisatie toont daarmee aan dat u passende technische en organisatorische 2 Staatscourant 2023 nr februari 2023

3 maatregelen toepast, opdat de verwerking aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd. U hebt onderbouwd dat u voldoende maatregelen treft voor de beveiliging en bescherming van de gegevens. Ik stel hierbij het voorschrift dat uw organisatie DUO onmiddellijk in kennis stelt zodra sprake is van onrechtmatige verwerkingen van persoonsgegevens, datalekken of inbreuken op beveiligingsmaatregelen. Studiekeuze123 zou moeten streven naar certificering om de continue voortgang te borgen. Ik benadruk hierbij dat in dit besluit genoemde voorschriften en beperkingen ook gelden voor de door uw organisatie ingeschakelde derde (verwerker), te weten Netcompany. Verder stel ik hierbij het voorschrift dat uw organisatie met DUO contact opneemt als de gegevens, onder uw verantwoordelijkheid, rechtstreeks aan deze derde (verwerker) dienen te worden verstrekt. Dit besluit ziet op meerdere verstrekkingsmomenten waarvoor ik voorschriften en beperkingen heb gesteld. In de periode waarin de verstrekkingen plaatsvinden en de voorschriften en beperkingen gelden kunnen zich ontwikkelingen voordoen die een gevolg kunnen hebben voor de verstrekkingen waarop dit besluit ziet. Ik stel daarom in dit besluit het voorschrift om mij onverwijld op de hoogte te brengen van feiten en/of veranderde omstandigheden die van invloed (kunnen) zijn op hetgeen in dit besluit is geregeld of op de uitvoering daarvan. Als ik het nodig acht, kan ik audits (laten) uitvoeren. Uw organisatie dient daarvoor alle informatie ter beschikking te stellen en de benodigde medewerking te verlenen, zodat kan worden vastgesteld of uw organisatie aan de criteria en eisen voldoet die voortvloeien uit de regelgeving die van toepassing is op dit besluit. U heeft aangegeven dat u de gegevens voor de duur van anderhalf jaar. Uw onderbouwing voor de duur van de bewaartermijn kan ik volgen. Ik stel daarom het voorschrift op dat de gegevens na het moment van verstrekking maximaal 1,5 jaar mogen worden bewaard. Na het verstrijken van deze bewaartermijn bent u gehouden om de gegevens (of kopieën daarvan) te wissen. Te verstrekken gegevens Gelet op het voorgaande ben ik van mening dat u voor gegevensverstrekking in aanmerking komt. In de bijlage 1 van dit besluit heb ik de gegevens opgenomen die ik aan u zal verstrekken. De verstrekking betreft gegevens uit het Register onderwijsdeelnemers (ROD) en de Registratie instellingen en opleidingen (RIO) alsmede daarvan afgeleide gegevens op specifieke peilmomenten en voor bepaalde peilperiodes. De verstrekte gegevens hebben betrekking op het actuele studiejaar en de 9 daaraan voorafgaande studiejaren. De verstrekking geschiedt via het beleidsbestand ROD studiekeuze hoger onderwijs. De gevraagde gegevens over university colleges worden niet verstrekt omdat die gegevens niet volledig in ROD geregistreerd zijn. Op basis van uw aanvraag stel ik vast dat de verstrekking de volgende soorten gegevens betreft: 1. het omnummer: artikel 29a, tweede lid, BRO geeft aan dat bij deze verstrekking het persoonsgebonden nummer wordt vervangen door een ander nummer of een code op een zodanige wijze dat de onderwijsdeelnemer niet geïdentificeerd is; 2. de basisgegevens: dit betreffen de gevraagde en te verstrekken basisgegevens van de artikelen 4 tot en met 8 van het BRO, en die als zodanig geregistreerd staan in ROD; 3. de afgeleide gegevens: omwille van eenduidigheid, dataminimalisatie en doelmatigheid verstrek ik bij deze verstrekking enkele afgeleide gegevens die (in)direct zijn afgeleid van de in artikelen 4 tot en met 8 BRO genoemde basisgegevens. De te verstrekken basisgegevens betreffen daarbij de volgende gegevens: C identificerende gegevens die deel uitmaken van de basisgegevens zoals met name het geslacht; C inschrijvingsgegevens zoals bijvoorbeeld het registratienummer van de onderwijsinstelling of het onderdeel waar de onderwijsdeelnemer onderwijs volgt; C opleidingsgegevens zoals bijvoorbeeld de opleidingsvorm en de opleiding. Omdat u in uw aanvraag heeft onderbouwd dat afgeleide gegevens noodzakelijk zijn voor uw onderzoek, verstrek ik omwille van dataminimalisatie, eenduidigheid en doelmatigheid ook desgevraagd: C gegevens afgeleid van identificerende gegevens, zoals met name de indicatie internationale student; C gegevens afgeleid van inschrijvingsgegevens, zoals bijvoorbeeld het verblijfsjaar hoger onderwijs; 3 Staatscourant 2023 nr februari 2023

4 C C gegevens afgeleid van opleidingsgegevens, zoals bijvoorbeeld het soort hoger onderwijs; gegevens afgeleid van resultaatgegevens, zoals met name het soort diploma hoger onderwijs. In voorkomende gevallen verstrek ik omwille van dataminimalisatie een deel van een basisgegeven in plaats van het gehele gegeven, zoals de maand van inschrijving in plaats van de exacte datum. In voorkomende gevallen verstrek ik onder de omschreven gegevens in technische zin nader uitgesplitste gegevens vanwege een peilperiode of eerdere studiejaren. Ik wijs u op de op website van DUO ( waarop een nadere toelichting is of wordt gepubliceerd (documentatie) inzake de definities van te verstrekken gegevens alsmede de rekenregels behorend bij de afgeleide gegevens, uiterlijk voorjaar Wijziging van te verstrekken gegevens Indien sprake is van een nieuw basisgegeven dat in het BRO wordt opgenomen en uw organisatie dit gegeven ook noodzakelijk acht voor de doelen als genoemd in dit besluit, dan kunt u daartoe een nieuwe aanvraag indienen. Indien echter de BRO wijzigt en daarbij sprake is van een (beperkte) herdefiniëring of afsplitsing van een basisgegeven, dat uw organisatie op grond van dit besluit ontvangt, dan valt dat aangepaste basisgegeven onder de werking van dit besluit en hoeft u geen nieuwe aanvraag in te dienen. Bij een volgende verstrekking zal daar rekening mee worden gehouden. Ik blijf graag met uw organisatie in gesprek over hoe ik bij (toekomstige) gegevens-verstrekkingen met afgeleide gegevens kan werken om zo tot een passende data-minimalisatie te komen. Als hieruit blijkt dat door herdefiniëring andere afgeleide gegevens voor de in dit besluit genoemde doelen nodig zijn, zal ik u op de hoogte stellen of deze afgeleide gegevens onder de werking van dit besluit vallen. Wijze van verstrekking Na publicatie van dit besluit in de Staatscourant zal DUO de gegevens zoals beschreven en nader gespecificeerd in de bijlage aan uw organisatie verstrekken. Dat geschiedt kosteloos en elektronisch via PLEIO. DUO maakt hiertoe een bestand en zet dat in PLEIO. Uw organisatie krijgt de link naar het bestand toegestuurd. Separaat hiervan wordt ook een inlogcode verzonden. De Algemene leveringsvoorwaarden Dienst Uitvoering Onderwijs van 28 november 2018 met kenmerk HD zijn bij deze verstrekking van toepassing. De verstrekking zal, behoudens bijzondere omstandigheden, plaatsvinden op de door u aangegeven momenten. Een voorbeeld van een bijzondere omstandigheid is een technische storing in PLEIO, bij DUO of bij uw organisatie. Gelet op het voorgaande heb ik besloten uw aanvraag toe te wijzen. Op grond van artikel 23 WRO zal DUO uw organisatie de gegevens uit en vanwege het register onderwijsdeelnemers verstrekken zoals opgenomen in de bijlage bij dit besluit onder de in dit besluit genoemde voorschriften en beperkingen. Ik wens u veel succes met uw onderzoeken. Hoogachtend, de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, namens deze, de directeur Kennis, A.J.J. Dingelstad Als u belang hebt bij dit besluit, dan kunt u hiertegen binnen 6 weken, gerekend vanaf de verzenddatum bezwaar maken. Stuur uw bezwaarschrift naar DUO, Postbus 30205, 2500 GE Den Haag. U kunt uw bezwaar ook digitaal indienen op 4 Staatscourant 2023 nr februari 2023

5 BIJLAGE 1 OVERZICHT VAN DE TE VERSTREKKEN GEGEVENS VIA HET BELEIDSBESTAND ROD STUDIEKEUZE HOGER ONDERWIJS De onderstaande gegevens zijn ontleend aan of afgeleid van authentieke basisgegevens zoals opgenomen in het Register onderwijsdeelnemers conform het Besluit register onderwijsdeelnemers (BRO) zoals nader gespecificeerd in de Regeling register onderwijsdeelnemers (RRO). Dit geldt overeenkomstig voor de gegevens ontleend aan Registratie instellingen en opleidingen (RIO). In voorkomende gevallen worden aanvullende gegevens verstrekt uit RIO in plaats van de (verouderde) gegevens uit de per 1 januari 2022 vervallen registratie BRIN. De gegevens betreffen de data die zijn geconsolideerd per 1 december voor de stand per peildatum 1 oktober of de peilperiode 1 september tot en met 31 augustus. Bij de consolidatie per 1 december is in voorkomende gevallen voorzien in correcties in ROD in de periode tussen 1 oktober en 30 november. De gegevens betreffen onderwijsdeelnemers die zijn of waren ingeschreven bij een onderwijsinstelling bedoeld in de WHW, uitgezonderd bij rechtspersonen voor hoger onderwijs en de Open Universiteit in het actuele studiejaar en de 9 daaraan voorafgaande jaren. De onderstaande rubricering is enkel bedoeld om de te verstrekken gegevens te kunnen identificeren en niet voor codering in de daadwerkelijke uitwisseling. RUBRIEK OMSCHRIJVING ARTIKEL BRO 0 CODE TER VERVANGING PERSOONSGEBONDEN NUMMER sectoraal omnummer 29a, 2 4 IDENTIFICERENDE GEGEVENS DIE DEEL UITMAKEN VAN DE BASISGEGEVENS conform artikel 4 BRO het geslacht; 4, c 5 INSCHRIJVINGSGEGEVENS conform artikel 5 BRO het registratienummer van de onderwijsinstelling of het onderdeel waar de onderwijsdeelnemer onderwijs volgt; het registratienummer van het onderdeel van de onderwijsinstelling (onderwijsaanbieder); 5.1, a het registratienummer van het onderdeel van de onderwijsinstelling (onderwijslocatie); 5.1, a het vestigingsnummer van onderwijs- of exameninstelling; 5.1, a 5.1, a de vooropleiding bij inschrijving aan een onderwijsinstelling (WHW) 5.4, a de hoogste vooropleiding binnen het ho 5.4, a de hoogste vooropleiding voor het ho 5.4, a de inschrijvingsvorm; 5.4, b de reden van beëindiging van de inschrijving; 5.4, c 6 OPLEIDINGSGEGEVENS conform artikel 6 BRO de opleidingsvorm bij inschrijving aan een onderwijsinstelling (WHW) 6.6, a de opleiding of opleidingen of de onderwijseenheid; 6.6, b het soort hoger onderwijs 6.6, b het type hoger onderwijs 6.6, b 9 GEGEVENS AFGELEID VAN IDENTIFICERENDE GEGEVENS conform artikel 4 BRO Indicatie internationale student 10 GEGEVENS AFGELEID VAN INSCHRIJVINGSGEGEVENS conform artikel 5 BRO allen Inschrijvingsjaar ho Opleidingsfase actueel 5 Staatscourant 2023 nr februari 2023

6 RUBRIEK OMSCHRIJVING ARTIKEL BRO Soort inschrijving hoger onderwijs Soort inschrijving soort hoger onderwijs Soort inschrijving opleiding actueel equivalent Soort inschrijving actuele instelling Soort inschrijving actuele opleiding-instelling Soort inschrijving type hoger onderwijs binnen soort hoger onderwijs Verblijfsjaar hoger onderwijs Verblijfsjaar soort hoger onderwijs Indicatie eerstejaars opleiding actueel equivalent Indicatie eerstejaars actuele opleiding-instelling Verblijfsjaar type hoger onderwijs binnen soort hoger onderwijs Soort inschrijving continu actuele instelling Soort inschrijving continu type ho binnen ho Indicatie eerstejaars continu hoger onderwijs Indicatie eerstejaars continu soort hoger onderwijs Indicatie eerstejaars continu type ho binnen ho Eerste jaar in het hoger onderwijs Eerste jaar in deze soort hoger onderwijs Eerste jaar aan deze actuele opleiding-instelling 11 GEGEVENS AFGELEID VAN OPLEIDINGSGEGEVENS conform artikel 6 BRO ho Opleiding actueel equivalent Opleiding historisch equivalent 12 GEGEVENS AFGELEID VAN RESULTAATGEGEVENS conform artikel 7 BRO ho Soort diploma hoger onderwijs 6 Staatscourant 2023 nr februari 2023