DEONTOLOGISCHE CODE VOOR DE PERSONEELSLEDEN

Transcriptie

1 DEONTOLOGISCHE CODE VOOR DE PERSONEELSLEDEN CC SELECT V.O.F. Vliegvelddreef Brussel

2 INHOUDSTAFEL INHOUDSTAFEL... 2 INLEIDING Situering Toepassingsgebied Inhoud... 3 I. KLANTGERICHTHEID Definitie Contact met de klant Contact met kandidaten in het kader van wervings- en selectieprocedures Efficiëntie en effectiviteit Eerlijkheid en betrouwbaarheid Open communicatie Discretie Ereloon... 5 II. PROFESSIONALITEIT Definitie Aanpak Professionaliteit Vormingsrecht en vormingsplicht Motivatieplicht... 6 III. LOYAUTEIT Definitie T.o.v. onze firma T.o.v. het management T.o.v. collega s T.o.v. medewerkers T.o.v. de direct leidinggevenden Gebruik van arbeidstijd Gebruik van materialen van de werkgever... 8 IV. INTEGRITEIT Definitie Non-discriminatie, objectiviteit en neutraliteit Belangeloosheid Belangenconflict Nevenwerkzaamheden Waardigheid Pers en de media Optreden tegen ongeoorloofd gedrag in-pb-rgl g (deontologische code CCS) pagina 2 van 11

3 INLEIDING 1 Situering CC Select is een adviesbureau, gespecialiseerd in Human Resources activiteiten en richt zich hoofdzakelijk tot openbare besturen. Wij adviseren, begeleiden en ondersteunen onze klanten bij het uitwerken van een degelijk en werkbaar personeelsbeleid, met respect voor hun eigenheid. Wij bieden een waaier van diensten aan om de organisatie van onze klanten meer efficiënt te laten functioneren. Dit doen we door de aanwezige competenties van medewerkers zo optimaal mogelijk in te zetten en de afwezige, maar noodzakelijke competenties aan te trekken. De juiste werknemer op de juiste plaats is voor ons cruciaal. Wij verbinden er ons toe op een correcte en objectieve wijze onze opdrachten te vervullen. Onze personeelsleden handelen bij de uitoefening van hun taken steeds vanuit een sterk deontologisch bewustzijn. Onze deontologische code bevat een aantal algemene richtlijnen die een houvast kunnen bieden. De richtlijnen bieden evenwel geen pasklare oplossingen voor alle situaties waarmee onze personeelsleden geconfronteerd worden. Ze moeten als een middel ter ondersteuning gezien worden om in het dagelijkse functioneren om te gaan met deontologische problemen en dilemma s. Tegelijk geven ze inhoud aan de integriteit die wij nastreven en bevorderen ze dat iedereen daar hetzelfde onder verstaat. Tenslotte hebben ze mede tot doel het ethische en professionele gedrag te stimuleren en te normeren om zo bij te dragen aan de kwalitatieve verbetering van de interne en externe werking. 2 Toepassingsgebied Onze deontologische code is van toepassing op alle personeelsleden van CC Select en op alle entiteiten, hun afgevaardigden en personeelsleden die in onderaanneming werken. 3 Inhoud Onze deontologische code is gestoeld op vier gemeenschappelijke waarden: - klantgerichtheid - professionaliteit - loyauteit - integriteit De volgorde waarin de waarden zijn gerangschikt is neutraal, wat maakt dat geen enkele waarde boven een andere staat. Daarnaast achten wij de wettelijkheid (= altijd handelen in overeenstemming met richtlijnen, wetten, decreten, besluiten en reglementen), de grondwettelijke rechten en vrijheden en de menselijke waardigheid fundamenteel. Geregeld kunnen er spanningen zijn tussen deze waarden onderling. Het is de bedoeling dat onze personeelsleden door het afwegen van de verschillende waarden tegen elkaar, zelf zoveel mogelijk uitmaken hoe ze reageren in concrete situaties. Wij engageren er ons evenwel toe om te helpen bij het maken van moeilijke keuzes. De directe leidinggevende vormt hierbij het eerste aanspreekpunt. Iedereen die leiding geeft, heeft de bijzondere verantwoordelijkheid om de naleving van deze richtlijnen zo goed als mogelijk te stimuleren. Daarnaast sporen onze personeelsleden elkaar aan tot de actieve naleving van deze deontologische code. in-pb-rgl g (deontologische code CCS) pagina 3 van 11

4 I. KLANTGERICHTHEID 1 Definitie Onze klanten verwachten een klantvriendelijke dienstverlening. Wij staan ten dienste van iedereen zonder onderscheid en hebben oog voor de wensen en behoeften van onze klanten en handelen hiernaar. Wij anticiperen op de behoeften en staan garant voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. Enkel opdrachten waarvoor wij over de nodige capaciteit, expertise en ervaring beschikken qua personeel, worden aanvaard. 2 Contact met de klant Wij behandelen onze klanten gelijkwaardig en verzekeren een discrete behandeling van hun vraag. Wij behandelen hen zonder onderscheid, steeds vriendelijk en met respect, en zoeken actief naar oplossingen voor eventuele problemen of antwoorden op hun vraag, voor zover dit past binnen de mogelijkheden van onze organisatie. Wij onthouden ons van een kwetsende, denigrerende of aanstootgevende houding, kledij en taalgebruik. Wij geven heldere en volledige informatie, gebruiken duidelijke en correcte taal en verzorgen ons professioneel imago door bekwaamheid en initiatief te tonen. Wij zijn behulpzaam en indien er niet onmiddellijk een oplossing voorhanden is, verwijzen wij de klanten zo mogelijk door naar een bevoegde collega. In elke correspondentie met klanten vermelden wij onze naam, dienst en contactgegevens. 3 Contact met kandidaten in het kader van wervings- en selectieprocedures Wij behandelen kandidaten steeds respectvol en gelijkwaardig. Wij selecteren enkel op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst, handicap, leeftijd of filosofische, politieke of religieuze overtuigingen. Wij verstrekken de kandidaten alle nuttige informatie over de vacature, de functiebeschrijving en de gevolgde selectieprocedure en houden hen verder op de hoogte over de fase waarin de selectieprocedure zich bevindt en of zij hiervoor verder in aanmerking komen. Op hun verzoek geven wij de kandidaten de nodige feedback over hun prestaties in een selectieprocedure. Wij leven alle toepassingen in het kader van de wetgeving op de openbaarheid en de wetgeving tot bescherming van de privacy strikt na. Wij nemen de nodige maatregelen zodat ook personen met een arbeidshandicap op een evenwaardige manier kunnen deelnemen aan de procedure. 4 Efficiëntie en effectiviteit Wij realiseren de opdrachten binnen de beschikbare tijd en met de beschikbare middelen, binnen de gemaakte afspraken, procedures en het reglementair kader. Wij handelen dossiers efficiënt en binnen de opgelegde termijn af. Indien het afhandelen van een vraag of een dossier niet gebonden is aan termijnen, nemen wij een termijn als richtlijn die wij zelf als een goede dienstverlening zouden ervaren. Het is onaanvaardbaar dat klanten geen antwoord krijgen. Om een goede opvolging van de vragen van klanten te garanderen, detecteren wij de precieze behoefte en komen wij de gemaakte afspraken en beloftes na. in-pb-rgl g (deontologische code CCS) pagina 4 van 11

5 5 Eerlijkheid en betrouwbaarheid De relatie met onze klanten en medewerkers is gebaseerd op eerlijkheid. Ook wanneer wij een fout maken, bespreken wij dit onmiddellijk. Onze klanten kunnen op ons rekenen. Wij boezemen vertrouwen in en voeren de overeengekomen opdrachten uit. 6 Open communicatie Van bij de start communiceren wij met onze klanten over datgene wat wel en niet van ons kan verwacht worden. Wij besteden veel aandacht aan de communicatie doorheen het traject : voorafgaandelijk, tijdens de uitvoering en achteraf. 7 Discretie Wij geven op verzoek van de klanten of uit eigen beweging informatie of toelichting over materies waarover we bevoegd zijn. Hierbij houden we evenwel rekening met eventuele wettelijke beperkingen, de discretieplicht, het beroepsgeheim en de plicht tot gereserveerdheid. Zo delen wij vertrouwelijke informatie niet mee. Evenmin delen wij lopende studies, beleidsplannen die nog niet rijp zijn voor besluitvorming, informatie over vertrouwelijke problemen en gegevens over intern beraad niet mee zolang de eindbeslissing niet is genomen. 8 Ereloon Wij achten dat tegenover een prestatie een vergoeding staat. Het ereloon wordt op voorhand duidelijk afgesproken met de klanten en wordt schriftelijk vastgelegd. Wij aanvaarden van niemand anders dan de klanten in welke vorm dan ook een vergoeding. in-pb-rgl g (deontologische code CCS) pagina 5 van 11

6 II. PROFESSIONALITEIT 1 Definitie Onze klanten verwachten een professionele dienstverlening. Onze personeelsleden, zoals voorgesteld in de offerte, voeren alle opdrachten met de grootste zorg en zo efficiënt en kwaliteitsvol mogelijk uit. Wijzigingen kunnen enkel in geval van overmacht of na overleg met de klanten. 2 Aanpak Wij onderzoeken samen met onze klanten welke noden zich in hun organisatie voordoen. Wij werken ons grondig in de organisatie in om effectief onze opdracht te kunnen vervullen. Wij aanvaarden enkel opdrachten die volgens de geldende reglementeringen toegelaten zijn en waarvoor wij de nodige expertise in huis hebben. Wij bespreken de moeilijkheidsgraad van de opdracht met de klanten. 3 Professionaliteit Onze personeelsleden zijn in staat de nodige prioriteiten te stellen opdat het werk op een professionele manier wordt gerealiseerd. Wij zorgen ervoor dat zij beschikken over voldoende theoretische kennis, een aangepaste praktische vaardigheid en de fysische en psychische paraatheid. Zij bepalen de juiste middelen en benutten ze op een correcte manier. Wij behandelen klachten en kritische opmerkingen als waardevolle informatie en aanzien deze als elementen die onze eigen dienstverlening kunnen verbeteren. 4 Vormingsrecht en vormingsplicht Onze personeelsleden houden zich op de hoogte van de ontwikkelingen en de nieuwe inzichten in de materies waarmee zij beroepshalve belast zijn onder de begeleiding en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende. Wij beschouwen vorming als een plicht indien ze noodzakelijk blijkt voor een betere uitoefening van de functie of het functioneren van een dienst, of als ze een onderdeel uitmaakt van een herstructurering of reorganisatie van een afdeling of een implementatie van nieuwe werkmethodes en infrastructuur. 5 Motivatieplicht Wij adviseren onze klanten deskundig en onderbouwen en motiveren grondig onze conclusies, bevindingen en adviezen. Wij leven de wetgeving op de openbaarheid en de wetgeving tot bescherming van de privacy strikt na. in-pb-rgl g (deontologische code CCS) pagina 6 van 11

7 III. LOYAUTEIT 1 Definitie Onze personeelsleden oefenen hun functie op een loyale en correcte wijze uit. Zij stellen zich steeds op in het algemeen belang van onze firma en werken er actief en constructief aan mee opdat wij zo goed mogelijk naar buiten overkomen. Zij voeren hun opdrachten plichtsgetrouw, eerlijk en zorgvuldig uit, met respect voor wet- en regelgeving. Zij voeren geen opdrachten uit die indruisen tegen een hogere rechtsorde, tegen de mensenrechten of tegen strafrechtelijke bepalingen. Loyauteit is nauw verbonden met onze competentie organisatieverbondenheid. Dit is de individuele mogelijkheid en bereidheid om het eigen gedrag en activiteiten af te stemmen op de noden, prioriteiten en objectieven van onze organisatie. Een loyaal personeelslid handelt met het oog op het bereiken van de doelstellingen van onze organisatie en is bereid om collega s te helpen doelen te bereiken. Organisatienoden zijn een prioriteit tegenover het nastreven van eigen professionele interesses. 2 T.o.v. onze firma Onze personeelsleden mogen noch rechtstreeks, noch onrechtstreeks, zelfs door investering van kapitaal of door tussenpersonen, deelnemen aan of belang hebben in een onderneming die een identieke of eenvoudigweg gelijkaardige activiteit uitoefent als onze firma. Zij zullen tijdens de duur van hun contract en zelfs na de beëindiging ervan geen daden stellen van oneerlijke concurrentie of hieraan deelnemen. Zowel tijdens de uitvoering als na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst zullen onze personeelsleden er zich van onthouden de geheimen of de zaken aan derden, al dan niet concurrenten, zoals bijvoorbeeld: analysemethodes, de toestand van de organisatie van het werk, klantenlijsten, condities van de commerciële en financiële organisatie van de onderneming, werkmethodes, inlichtingen die de onderneming ontvangt van haar klanten en van personen of instanties waarmee zij een zakenrelatie onderhoudt, bekend te maken. Onze personeelsleden erkennen en aanvaarden dat alle documenten die de firma aanbelangen, haar methodes, procedures, operaties, technieken of uitrustingen vertrouwelijk zijn. Onze personeelsleden zullen geen kopieën, duplicaten, nota s, fotokopieën, drukwerken, uittreksels of overzichten maken of laten maken van vertrouwelijke informatie die uitsluitend eigendom is en blijft van onze firma of van de partij die een zakenrelatie onderhoudt met onze firma, naar gelang van het geval. 3 T.o.v. het management Onze personeelsleden werken constructief en met kennis van zaken mee aan de voorbereiding en de uitvoering van het beleid. Zij nemen actief deel aan teamwerk en formuleren adviezen, opties en voorstellen op basis van een precieze, volledige en praktische voorstelling van de feiten. Zij besteden bij alles wat ze ondernemen ook aandacht voor de financiële, duurzame en ecologische kant. Op deze manier zetten zij hun kennis en inzicht in voor het beste beleid en de beste manier om het uit te voeren. Eenmaal de managementbeslissing is genomen, voeren onze personeelsleden deze loyaal en met de nodige verantwoordelijkheidszin uit, ook al strookt ze niet met het eigen standpunt terzake. in-pb-rgl g (deontologische code CCS) pagina 7 van 11

8 4 T.o.v. collega s Onze personeelsleden streven naar een vlotte samenwerking waarbij het belang van onze organisatie centraal staat. In samenwerking met collega s binnen en buiten de eigen dienst en in wederzijds vertrouwen werken zij in een open dialoog en een opbouwende sfeer naar resultaten toe. Zij nemen initiatief en verantwoordelijkheid, komen afspraken na en benaderen hun taken oprecht. Zij helpen hun collega s in de mate waarin het organisatiebelang dat vereist en zij verrichten bij hun afwezigheid de voor de goede gang van de dienstverlening noodzakelijke prestaties. Zij stellen hun collega s en direct leidinggevende op de hoogte van alles wat belangrijk is voor de taken waar ze samen aan werken en maken eventuele problemen bespreekbaar. 5 T.o.v. medewerkers Onze direct leidinggevenden zijn aanspreekbaar voor en loyaal tegenover hun medewerkers en stellen alles in het werk om een goede werksfeer te creëren. Ze schakelen de juiste medewerker in op de juiste plaats zodat de capaciteiten van iedereen optimaal benut kunnen worden. Zij communiceren open en duidelijk met hun medewerkers over dienstaangelegenheden en wat zij van hen verwachten en luisteren naar hun kritiek. Zij stellen hen met de nodige middelen in staat om de doelstellingen te bereiken en zorgen ervoor dat ze een eerlijke evaluatie krijgen. Via het systeem van functionering- en evaluatiegesprekken kunnen onze direct leidinggevenden via een wettelijke, correcte en objectieve methode hun medewerkers sturen. 6 T.o.v. de direct leidinggevenden Onze personeelsleden steunen hun direct leidinggevenden in hun beslissingen en helpen hen om deze zo snel, efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren. In de samenwerking met hun direct leidinggevenden staat openheid en loyauteit centraal. Meningsverschillen dienen zo snel mogelijk, eerlijk en open besproken te worden. 7 Gebruik van arbeidstijd Tijdens de diensturen wijden onze personeelsleden zich volledig aan hun taken en voelen zij zich betrokken. Zij maken geen ongeoorloofd gebruik van de werktijd. Zij nemen het werk spontaan op, voeren het vlot uit en zijn bereid om een extra inspanning te leveren als het werk daarom vraagt. Zij aanvaarden binnen de wettelijke en reglementaire perken veranderingen binnen de opdracht, werkomstandigheden en doelstellingen. 8 Gebruik van materialen van de werkgever Wij staan het gebruik van onze materialen voor privé doeleinden toe in die gevallen zoals bepaald in het arbeidsreglement. In andere gevallen kan dit enkel in uitzonderlijke gevallen en mits voorafgaande toestemming van de direct leidinggevenden. in-pb-rgl g (deontologische code CCS) pagina 8 van 11

9 IV. INTEGRITEIT 1 Definitie Onze personeelsleden moeten zowel in hun relatie met onze firma als in de contacten met onze klanten en collega s correct, betrouwbaar en onafhankelijk zijn. Zij oefenen hun functie zonder vooringenomenheid en zonder enige discriminatie uit. Collega s, klanten en leveranciers moeten erop kunnen rekenen dat zij in gelijke gevallen gelijk worden behandeld en dat het algemeen belang van onze firma voorop staat. Alle schijn van partijdigheid, afhankelijkheid en willekeur dient vermeden te worden, zowel binnen als buiten onze werkomgeving. Onze klanten moeten vertrouwen kunnen hebben in ons en onze personeelsleden. Onze personeelsleden dienen, zowel in dienst als in hun particulier leven, alles te vermijden wat het vertrouwen van onze klanten zou kunnen schaden of de eer of de waardigheid van hun functie in het gedrang zou kunnen brengen. 2 Non-discriminatie, objectiviteit en neutraliteit Om onze klanten in gelijke gevallen op eenzelfde manier te behandelen, dienen onze personeelsleden in alle omstandigheden objectief te blijven en hun functie op een neutrale wijze uit te oefenen. Iedere vorm van discriminatie is hierbij verboden. Zij eerbiedigen ieders waardigheid, gevoelens en overtuiging. Zij onthouden zich, ook onder elkaar, van elke vorm van discriminatie op grond van geslacht, seksuele geaardheid, ras, huidskleur, afstamming, afkomst of nationaliteit, politieke of religieuze overtuiging, sociale, lichamelijke of geestelijke handicap. Zij doen of zeggen niets dat als een inbreuk op iemands waardigheid kan worden beschouwd of deze in het gedrang kan brengen. Persoonlijke voorkeuren en overtuigingen of het engagement in een vereniging of politieke partij mogen geen weerslag uitoefenen op de objectiviteit waarmee onze personeelsleden hun taak uitoefenen. Zij voeren tijdens de diensturen geen politieke, ideologische, religieuze of filosofische propaganda en stellen zich geen kandidaat voor welke politieke partij dan ook tijdens verkiezingsprocedures. 3 Belangeloosheid Tenzij dit past in het kader van een normale professionele verhouding en die in het teken staat van het algemeen belang van onze firma, aanvaarden onze personeelsleden geen geschenken, uitnodigingen of andere voordelen die een sfeer of schijn van partijdigheid kunnen doen ontstaan waardoor het lijkt dat zij niet langer onpartijdig, onafhankelijk en objectief kunnen beslissen. In ieder geval mag het enkel gaan om een geschenk of uitnodiging met een geringe materiële waarde dat tot geen gunst of wederdienst verplicht, daarenboven beperkt gebeurt en niet systematisch ingebouwd wordt in onze werking. In twijfelgevallen weigeren onze personeelsleden het geschenk of gaan ze niet in op de uitnodiging. Evenmin mogen zij van andere personeelsleden of van derden giften of andere voordelen vragen die met hun functie verband houden, bijvoorbeeld als wederdienst voor de behandeling van een dossier of het verstrekken van informatie of een andere dienstverlening. Onze personeelsleden bespreken attenties, geschenken of uitnodigingen open en eerlijk met hun direct leidinggevenden. Zij brengen hen op de hoogte van de activiteiten waaraan zij deelnemen en van de aanvaarde relatiegeschenken. Zij zijn hierover open naar de collega s toe. in-pb-rgl g (deontologische code CCS) pagina 9 van 11

10 4 Belangenconflict Onze personeelsleden dienen neutraal te handelen wanneer onze belangen in conflict dreigen te komen met hun persoonlijke belangen. Privé-belangen die de objectiviteit van de uitoefening van de taken kunnen beïnvloeden dienen dan ook te worden vermeden. 5 Nevenwerkzaamheden Als nevenwerkzaamheid worden alle betaalde of onbetaalde activiteiten verstaan die onze personeelsleden op min of meer regelmatige basis buiten hun diensturen voor zichzelf of voor derden verrichten. De hoedanigheid van onze personeelsleden is onverenigbaar met elke nevenwerkzaamheid die, hetzij door onze personeelsleden zelf, hetzij via een tussenpersoon wordt verricht en die verhindert dat zij hun plichten vervullen of die de waardigheid van hun functie of de eigen onafhankelijkheid in het gedrang brengt. Onze personeelsleden mogen betaalde nevenwerkzaamheden uitoefenen indien ze hiertoe voorafgaandelijk onze toelating hebben verkregen. Voor onbetaalde nevenwerkzaamheden is er geen meldingplicht en is er voorafgaandelijk geen toelating vereist. Onze personeelsleden worden geacht zelf te bepalen wanneer hun onafhankelijkheid in het gedrang komt. Nevenwerkzaamheden dienen alleszins plaats te vinden buiten de werkuren. Onze materialen mogen niet aangewend worden. 6 Waardigheid Onze personeelsleden mogen zelf of door een tussenpersoon geen activiteiten uitoefenen die de beroepsplichten in de weg kunnen staan of met de waardigheid van de functie in strijd zijn. Ook buiten de uitoefening van de functie worden onze personeelsleden dikwijls met ons geassocieerd. Daarom moeten ze elke handelswijze vermijden die het vertrouwen in ons of onze dienstverlening kan aantasten. 7 Pers en de media Omdat in de pers en de media een uitspraak snel verkeerd kan worden uitgelegd, gebeurt het geven van informatie via onze afgevaardigd bestuurder. Onze personeelsleden nemen nooit uit eigen beweging contact op met de pers en de media over dienstaangelegenheden. Contacten met de pers en de media mogen dan ook enkel verlopen mits voorafgaandelijk overleg met de afgevaardigd bestuurder. Onze personeelsleden die een persoonlijk standpunt willen vertolken, maken duidelijk dat zij in eigen naam handelen. in-pb-rgl g (deontologische code CCS) pagina 10 van 11

11 8 Optreden tegen ongeoorloofd gedrag Onze personeelsleden moeten reageren wanneer er iets gebeurt binnen de organisatie dat in strijd is met de richtlijnen zoals opgenomen in deze deontologische code. Onze personeelsleden dienen misbruiken en nalatigheden die ze vaststellen tijdens de uitoefening van hun functie, onmiddellijk te proberen stoppen. Zij dienen hiertoe onmiddellijk de direct leidinggevenden te verwittigen die op hun beurt de nodige stappen onderneemt. Is de direct leidinggevende zelf betrokken partij, dan is het onze personeelsleden toegestaan onregelmatigheden te signaleren aan de afgevaardigd bestuurder, of als die zelf het voorwerp uitmaakt, één van de andere leden van het management. in-pb-rgl g (deontologische code CCS) pagina 11 van 11