1. Onderwerp Vaststelling Financiële verordening, Controle verordening en het Treasurystatuut 2. Rol van het samenwerkingsorgaan. Datum: Informerend

Transcriptie

1 Oplegvel In Holland Rijnland werken samen: Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Noordwijkerhout, Oegstgeest, Rijnwoude, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude 1. Onderwerp Vaststelling Financiële verordening, Controle verordening en het Treasurystatuut 2. Rol van het samenwerkingsorgaan Basistaak Holland Rijnland 3. Regionaal belang 4. Behandelschema: Datum: Informerend Datum: Adviserend Datum: Besluitvormend DB Colleges PHO DB AB 13 okt nov nov dec Advies PHO In het portefeuillehoudersoverleg is door enkele portefeuillehouders opmerkingen gemaakt over onderdelen van de Verordeningen. Dit betreft de aanpassing naar een AAA-rating voor banken, de archivering van offertes bij geldleningen en de afschrijvingstermijn van software, het in de verordening opnemen van de ingangsdatum van rentebijschrijving het opnemen van de goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de accountant in de verordening zelf in plaats van in de toelichting. 6. Reden afwijking eerdere besluitvorming en wijze afwijken Het Dagelijks Bestuur is van mening dat in de verordening banken met minimaal een dubbel A status moeten worden opgenomen. Alleen banken met een tripple A status is veel te beperkt. Het bewaren van offertes bij geldleningen is te bureaucratisch en daar moet ook weer op gecontroleerd worden. Dit niet opnemen in de verordening. De in het portefeuillehouders Bestuur en Middelen door een gemeente voorgestelde aanpassing van het afschrijvingstermijn voor software niet over te nemen. Afschrijving vindt plaats op basis van de economische levensduur bij licenties e.d. 7. Essentie van het voorstel (annotatie zoals op agenda staat) Aanpassing van de Financiële Verordening, Controleverordening en het Treasurystatuut aan de actuele wet- en regelgeving Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Schuttersveld 9, 2316 XG Leiden Postbus 558, 2300 AN Leiden Telefoon (071) info@hollandrijnland.net BNG

2 8. Inspraak Nee 9. Financiële gevolgen Binnen begroting Holland Rijnland Buiten begroting (extra bijdrage gemeenten) te weten: Structureel/incidenteel 10. Bestaand Kader Relevante regelgeving: 11. Lokale context (in te vullen door griffier) Eerdere besluitvorming: * weghalen wat niet van toepassing is 2

3 Adviesnota AB Vergadering: Algemeen Bestuur Datum: 14 december 2011 Locatie: Gemeentehuis Oegstgeest Onderwerp: Agendapunt: Aanpassing Financiële verordening, Controleverordening en het Treasurystatuut Beslispunten: 1. Financiële Verordening vast te stellen; 2. Financiële Verordening d.d. 20 december 2006 in te trekken; 3. Controle Verordening vast te stellen; 4. Controle Verordening d.d. 15 december 2004 in te trekken; 5. Treasurystatuut vast te stellen; 6. Treasurystatuut d.d. 15 december 2004 in te trekken. Inleiding: De genoemde verordeningen zijn mede naar aanleiding van de controle op de jaarrekening 2010 tegen het licht van de actualiteit gehouden. Daar waar nodig is de verordening aangepast. Het betreft hier de Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland, de Controleverordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland en het Treasurystatuut In de oude Financiële verordening zaten artikelen die niet voor ons van toepassing waren/zijn en artikelen die nog aan de actualiteit moeten worden aangepast. Dit laatste heeft onder andere betrekking op de wettelijke verplichting tot het activeren van aanschaffingskosten software. Het Treasurystatuut is aangepast aan de bepalingen van de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo). De aangepaste verordeningen zijn besproken met onze accountant. In de ambtelijke adviesgroep en in het portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen zijn de verordening besproken. Het merendeel van de gevraagde aanpassingen is verwerkt. Deze aanpassingen zijn in de voorliggende verordeningen meegenomen. Op enkele onderdelen heeft het dagelijks bestuur het advies niet overgenomen. a. Financiële verordening In artikel 7 Waardering en afschrijving vaste activa ontbreekt de datum waarop de activering aanvangt en de datum en saldo waarop rentetoerekening plaatsvindt. Artikel 7 is als volgt aangepast: Lid 3: De materiële activa met economisch nut worden, te beginnen in het jaar na aanschaf, lineair afgeschreven, afhankelijk van de economische levensduur, in maximaal: a. 10 jaar voor telefooninstallaties, bekabeling en meubilair; b. 5 jaar voor automatiseringsapparatuur; c. 5 jaar voor software met een verkrijgingprijs van groter dan 1.500,-- 3

4 De afschrijving van de niet genoemde soorten investeringen wordt afgestemd op de verwachte economische levensduur. Lid 4: De rentetoerekening vindt plaats op basis van de boekwaarde per 1 januari. Oude lid 4 wordt lid 5. Niet gehonoreerd is het advies van het portefeuillehoudersoverleg om de afschrijvingstermijnen voor software nader uit te splitsen. In de verordening is bepaald dat de maximale afschrijvingsduur 5 jaar is. Alle pakketten met een kortere technische of economische levensduur zoals licenties e.d. worden in een kortere termijn gelijk aan de levensduur afgeschreven. b. Controleverordening De goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie zijn opgenomen in de toelichting. Gevraagd wordt om deze in de verordening zelf op te nemen. Aan artikel 2 wordt derhalve toegevoegd: Lid 5. De te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties zijn als volgt: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaar- 1% >1%<3% - 3% rekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) 3% >3%<10% 10% - Voor de rapporteringstolerantie stelt het Algemeen Bestuur als maatstaf dat de accountant elke ongecorrigeerde fout of onzekerheid rapporteert. c. Treasurystatuut In artikel 6 wordt het kredietrisicobeheer vastgelegd. In lid 1 wordt geregeld dat uitzettingen uitsluitend plaatsvinden bij financiële instellingen met een bepaalde rating. Gesteld wordt dat de normen die Holland Rijnland hanteert minstens moeten aansluiten bij gangbare normen van de deelnemers. In portefeuillehoudersoverleg is door enkele leden voorgesteld om in het statuut de AAA-rating op te nemen. Tevens is voorgesteld om in dit artikel op te nemen dat bij afwaardering van de rating het dagelijks bestuur te informeren. Het dagelijks bestuur is van mening, dat een AAA-rating te veel beperkingen met zich mee brengt. Op dit moment zijn er slechts een paar banken met deze rating. Het dagelijks bestuur is van mening dat met banken met een AA-rating ook voldoende zekerheid blijft bestaan en geprofiteerd kan blijven worden van een zekere concurrentiepositie tussen de banken. Het advies over de melding bij afwaardering is wel overgenomen. Artikel 6 is als volgt aangepast: Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury gelden de volgende uitgangspunten: Uitzettingen vinden uitsluitend plaats bij: - Instellingen voor wiens waardepapier een solvabiliteitsratio van 0% geldt; - Financiële instellingen met een AA-rating van twee van de volgende erkende ratingbureaus: Moody s, Standard & Poors of Fitch IBCA; - Als de rating van een instelling onder het aangegeven niveau zakt wordt dit aan het Dagelijks Bestuur gerapporteerd en besluit het Dagelijks Bestuur hoe hiermee om te gaan. (Lid 2 betreffende de mogelijkheid om voor korter dan drie maanden gebruik te maken van instellingen met een A-rating komt te vervallen.) 4

5 In artikel 8 staat vermeld de Nederlandse geldeenheid. Dit wordt gewijzigd in Euro s. Artikel 8 luidt na aanpassing als volgt: Valutarisico s worden in de organisatie uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in Euro s. In artikel 9 lid 3 staat vermeld, dat rekening-courant en daggeld toegestane instrumenten zijn bij het aantrekken van langlopende financieringen. Dit moet worden gewijzigd. Dit zijn instrumenten voor kortlopende financieringen. Na aanpassing luidt artikel 9 lid 3: Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen, kasgeldleningen, deposito s; Niet overgenomen is het advies van het portefeuillehoudersoverleg om de offertes te archiveren. Dit is te bureaucratisch en hierop moet ook weer gecontroleerd worden. Wel blijven de contracten gearchiveerd worden. Na bovengenoemde aanpassingen kunnen de portefeuillehouders met het voorstel tot aanpassingen van de Financiële verordening, Controleverordening en het Treasurystatuut instemmen. Beoogd effect: Actualisering van de betreffende verordeningen. Argumenten: 1. Regelingen tijdig actualiseren Het is goed om de diverse regelingen jaarlijks tegen het licht te houden en, indien nodig, aan te passen aan de actualiteit Kanttekeningen/risico s: 1. Beperking renteopbrengsten door het opnemen van de AAA-rating. Door het opnemen van de AAA-rating in artikel 6 van het Treasurystatuut wordt Holland Rijnland beperkt in de mogelijkheden voor het prudent uitzetten van gelden. In Nederland hebben alleen de Rabobank en de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) een AAA-rating. Deze banken bieden in deze tijd niet de hoogste rente, zeker de BNG. Eventuele afwaardering van de Rabobank houdt in dat wij dan slechts bij de BNG terecht kunnen. Dit zou er toe kunnen leiden dat wij de geraamde renteopbrengsten niet zullen halen, waardoor er een tekort in de begroting ontstaat. Het handhaven van een AA-rating biedt meer ruimte. Ook een AAA-rating geeft geen zekerheid. De Dexiabank had immers een AAA-rating. Financiën: Communicatie: Evaluatie: Bijlagen: 1. Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet 2. Controle verordening ex artikel 213 Gemeentewet 3. Treasurystatuut 5