Digitale aspecten DEPARTEMENT LEEFMILIEU, NATUUR & ENERGIE DEPARTEMENT RUIMTE VLAANDEREN

Transcriptie

1 Digitale aspecten DEPARTEMENT LEEFMILIEU, NATUUR & ENERGIE DEPARTEMENT RUIMTE VLAANDEREN

2 Agenda Uitgangspunten OMV Impact (digitaal) proces De digitale omgevingsvergunning Mogelijke strategie aanpak Stappenplan opstart digitale werking

3 Uitgangspunten OMV Digitale aanvraag is een recht Mogelijk verplichte digitale aanvraag voor professionelen (architecten, studiebureaus, overheidsinstellingen, ) Behandeling / Adviesverlening / Beslissing altijd en verplicht digitaal vanaf de start (ook voor analoog ingediende dossiers) 2016 als overgangsperiode : iedereen klaar om digitaal te werken 23 februari 2017!

4 Impact (digitaal) proces Aangepaste termijnen (korter) Samengestelde dossiers (impact op IT-systeem, organisatie, processen, ) Wijzigingslus / Administratieve lus (flexibiliteit samenstelling dossier, verschillende versies, ) Digitale beslissing met aangepaste structurele data die vergunde toestand reflecteren (gecoördineerde toestand IIOA, ) Digitale adviesverlening / participatie Omgevingsvergunningencommissie Digitale organisatie openbaar onderzoek voor dossiers provincie / Vlaamse Overheid Digitale beroepsdossiers

5 Impact (digitaal) proces (vervolg) Geen papieren dossiers meer ( clean desk ) Opvolging/validatie behandeling/termijnen via eigen ITsysteem Agendering/visualisering digitale dossiers op college Raadplegen digitaal dossier door interne diensten Aangepaste communicatie met burger (digitaal/analoog) Digitale handtekening (aanbod VO: DTP) Digitale archivering Impact op andere interne systemen (GIS, CRAB, ) Mogelijkheid tot (beleids)monitoring (opvolging termijnen, type aanvraagdossiers, aantallen,...)

6 Impact (digitaal) proces (vervolg) Omzetten analoge aanvraagdossiers Zal ondersteund worden via normenboek (= richtlijnen bij indienen analoog of digitaal dossier) Mogelijkheid tot diversificatie retributie analoge/digitale aanvraag Specifieke toepassing voor burger voor eenvoudige digitale aanvragen : snelinvoer Analoge dossierstukken in digitaal dossier (bv. analoge bezwaren) Ontwerp bestuursdecreet: substitutie van analoge dossierstukken door digitale bestanden Tijdelijk parallel systeem : stedenbouwkundige of milieuvergunningsaanvragen en omgevingsvergunning

7 Digitale omgevingsvergunning Zelfde structuur/aanpak als Digitale Bouwaanvraag (DBA): Loket voor aanvrager / AVI / VVO Uitwisselingsplatform Lokaal bestuur kan met eigen toepassing blijven werken (verbinding via webservices) Inhoud stedenbouwkundige handelingen (80% dossiers) blijft dezelfde: DBA IS OPSTAP VOOR OMV! Aanpassen interface/functionaliteiten loket gebruiker Aanpassen technische architectuur Granulaire webservices (digitale communicatie tussen toepassingen)

8 Digitale omgevingsvergunning (vervolg) Aanpassen intern IT-systeem Uitbreiden inhoud dossier met IIOA en Verkavelingen Bijkomende functionaliteiten ifv aangepast proces/regelgeving (wijzigingslus, vervollediging dossier,.) Mogelijk aanpassen IT-infrastructuur Netwerkkwaliteit servers- en opslagkwaliteit 2 werkschermen per ambtenaar Grotere schermen in vergaderlokalen Digitaal loket voor burger (openbaar onderzoek)

9 Mogelijke strategie aanpak Instappen in DBA Geleidelijke omschakeling (aantal digitale dossiers nog beperkt) Opbouw ervaring digitale werking en tijd voor bijsturing werking Digitale aanvragen stedenbouwkundige handelingen lopen vrij naadloos door Zeker digitaal klaar voor start omgevingsvergunning (ITsysteem is reeds gekoppeld)

10 Mogelijke strategie aanpak (vervolg) Wachten tot start omgevingsvergunning Koppeling IT-systeem niet klaar bij start: gebruik VVOloket Alle dossiers dienen ingevoerd en opgevolgd te worden via het VVO-loket in afwachting van koppeling ITsysteem VVO-loket: enkel essentiële functionaliteiten, geen koppeling met andere data Koppeling IT-systeem wel klaar (hangt af van ITdienstleverancier en hun planning!) Onmiddellijk alle dossiers digitaal te behandelen: geen overgangsperiode!

11 Stappenplan opstart digitale werking 1. Evaluatie organisatiecultuur Politiek standpunt t.o.v. digitaal werken? Administratie klaar voor digitaal werken? Strategie implementatie (creëren intern draagvlak); De omgevingsvergunning is in de eerste plaats geen initiatief van het Vlaams Parlement, Vlaamse Regering of Brussel, maar een antwoord op een maatschappelijke EIS naar een moderne, flexibele overheid die het PROJECT van de burger of onderneming CENTRAAL stelt. IT is daarbij een (weliswaar noodzakelijk) hulpmiddel, geen doel op zich Essentieel: een goed, gebruiksvriendelijk eigen IT-systeem dat de dienstverlening maximaal ondersteund

12 Stappenplan opstart digitale werking 2. Procesanalyse behandeling vergunningsaanvraag Overlopen elke stap in behandelingsproces met aanduiding en oplossing voor elke digitale impact Uitwerken stappenplan bijsturen interne processen (voorafgaand digitale werking, tijdens implementatie, na implementatie) Deze analyse moet permanent bijgestuurd worden (ook na invoering digitale behandeling!)

13 Stappenplan opstart digitale werking (vervolg) 3. Interne evaluatie IT-infrastructuur Hardware- en eindgebruikersinfrastructuur Toepassing dossiersysteem Strategie voor updating IT-infrastructuur 4. Beslissing inzake inzet middelen en mensen voor realisatie digitale werking met een duidelijk en verantwoordelijk aanspreekpunt 5. Overleg met IT-dienstleverancier Concreet stappenplan en uitwerken timing Formeel vaststellen datum opstart

14 Stappenplan opstart digitale werking (vervolg) 6. Uitvoeren vastgesteld stappenplan IT 7. Uitvoeren stappenplan proces-bijsturing (cf. procesanalyse) 8. Optioneel: oefenfase 9. Opstart digitale werking Voorbeeld doorlooptijd stad Aalst: 6 à 8 maanden!

15 Meer info: