Hoe je als onderdeel van De Nederlandse Corporate Governance Code. ook fysieke beveiliging onder controle krijgt

Transcriptie

1 Hoe je als onderdeel van De Nederlandse Corporate Governance Code ook fysieke beveiliging onder controle krijgt

2 Doelgroep Voorzi<ers van de Raad van Bestuur Voorzi<ers van de Raad van Commissarissen Voorzi<ers van de Auditcommissies van alle (Nederlandse) beursgenoteerde bedrijven die verplicht vallen onder De Nederlandse Corporate Governance Code en alle Nederlandse organisages die naar die code handelen

3 Het issue De Nederlandse Corporate Governance Code schrij5 voor dat organisa7es aantoonbaar zorg moeten dragen voor het beheersen van de opera7onele risico s. Fysieke beveiliging levert een bijdrage aan het beheersen van een groot aantal opera7onele risico s. Toch wordt fysieke beveiliging nu nog vaak niet bekeken in het licht van Corporate Governance of de interne risicobeheersings- en controlesystemen en wordt gezien als het lelijke eendje binnen de organisa7e.

4 Wat zegt de Corporate Governance Code Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheersen van de risico s verbonden aan de ondernemingsacgviteiten en rapporteert hierover aan en bespreekt de interne risicobeheersings- en controlesystemen met de raad van commissarissen en de auditcommissie. Het toezicht van de raad van commissarissen op het bestuur omvat onder andere: de strategie en de risico s verbonden aan de ondernemingsac7viteiten de opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen De auditcommissie richt zich op het toezicht op het bestuur ten aanzien van: de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen Het verslag van de externe accountant ingevolge ar7kel 2:393 lid 4 BW bevat datgene wat de externe accountant met betrekking tot de controle van de jaarrekening en de daaraan gerelateerde controles onder de aandacht van het bestuur en de raad van commissarissen wil brengen. Waarbij gedacht kan worden aan de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, opmerkingen over bedreigingen en risico s voor de vennootschap

5 Het samenspel in vogelvlucht Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheersen van de risico s en rapporteert hierover aan de raad van commissarissen en de auditcommissie. De raad van commissarissen houdt hier toezicht op en vertrouwd hierbij op het oordeel van de auditcommissie zoals dat door toetsing in opzet, bestaan en werking tot stand is gekomen. De organisage als geheel wordt gecontroleerd door de externe accountant als onderdeel van de controle op de jaarrekening. Extern accountant Raad van Commissarissen Auditcommissie Raad van Bestuur

6 Er dient door het bestuur op een structurele wijze aandacht te worden besteed aan fysieke beveiliging door dit procesma7g aan te pakken, hierover verantwoording af te leggen aan de raad van commissarissen en de auditcommissie. De aanpak dient door de interne audixunc7e in zowel opzet, bestaan als werking te worden getoetst zodat het onderwerp onderdeel uit gaat maken van de reeds aanwezige risicobeheersingsen controlesystemen. Wat dient er concreet verbeterd te worden? 1. Wijs de verantwoordelijkheden toe 2. Werk op basis van een dreigingsprofiel en een beveiligingsbeleid dat afgestemd is op de strategie van de organisa7e 3. Voer risico analyses uit per gebouw en leg de beveiligingsmaatregelen vast in beveiligingsplannen 4. Zorg voor een rapportage structuur zodat voortgang en status van fysieke beveiliging inzichtelijk wordt 5. Laat de audixunc7e de aanpak van fysieke beveiliging in opzet, bestaan en werking periodiek toetsen

7 DefiniGe Fysieke beveiliging is de juiste mix van organisatorische, bouwkundige én elektronische maatregelen aangevuld met reac;e ter preven;e, detec;e, repressie en correc;e van fysieke bedreigingen gericht op mensen, informa;e en bezi?ngen waarmee een bijdrage geleverd wordt aan de con$nuïteit van de processen van de organisa;e.

8 Het beveiligingsproces Wij adviseren om fysieke beveiliging procesmagg aan te pakken waarbij we onderscheid maken in: De onderdelen die per organisage(onderdeel) opgesteld worden De onderdelen die hieruit worden afgeleid en die per gebouw worden uitgevoerd

9 Hoe wij helpen Wij helpen de raad van bestuur met het inrichten van fysieke beveiliging als onderdeel van de reguliere risicobeheersings- en controlesystemen door het inrichten van het beveiligingsproces, het opstellen van beveiligingsbeleid op basis van dreigingsprofielen en het uitvoeren van risico analyses inclusief het opstellen van beveiligingsplannen Wij helpen de raad van commissarissen door ze te voorzien van de juiste management informa7e op basis waarvan zij toezicht kunnen houden op en zich een oordeel kunnen vellen over de strategie en de risico s die verbonden zijn aan de onderneming en de wijze waarop de opzet en de werking van fysieke beveiliging past binnen de interne risicobeheersings- en controlesystemen Wij helpen de audixunc7e met het uitvoeren van audits naar het proces en de uitvoering van fysieke beveiliging in opzet, bestaan en werking zodat een oordeel gegeven kan worden over de wijze waarop de aanpak van fysieke beveiliging bijdraagt aan het beheersen van de opera7onele risico s zoals die past bij de risico strategie van de totale organisa7e Raad van Bestuur Raad van Commissarissen Auditcommissie

10 Weten hoe wij van uw lelijke eendje een mooie zwaan maken?