SUBSIDIEREGLEMENT VOOR ERFGOEDINITIATIEVEN IN TONGEREN

Transcriptie

1 SUBSIDIEREGLEMENT VOOR ERFGOEDINITIATIEVEN IN TONGEREN Artikel 1 Doelstelling De stad Tongeren wil erfgoedinitiatieven in Tongeren stimuleren en financieel ondersteunen, binnen de perken van het vastgestelde budget. De financiële steun van diverse erfgoedwerking wordt geregeld door dit subsidiereglement. Artikel 2 Definitie Onder erfgoedinitiatief wordt verstaan: projectwerking rond het Tongerse culturele (roerende/immateriële) erfgoed of een project dat betrekking heeft op de ontsluiting van het Tongerse onroerende erfgoed. Artikel 3 Voorwaarden 1. De aanvrager De subsidie kan aangevraagd worden door organisaties met rechtspersoonlijkheid of feitelijke verenigingen of natuurlijke personen. De aanvrager is verantwoordelijk voor de uitwerking, de organisatie, het effectieve plaatsvinden en de financiële afhandeling van het erfgoedinitiatief. De stad Tongeren kan niet aansprakelijk worden gesteld voor activiteiten die in het kader van dit subsidiereglement worden ondernomen. 2. Het erfgoedinitiatief Om in aanmerking te komen voor subsidie moet het erfgoedinitiatief aan de volgende voorwaarden voldoen: het erfgoedinitiatief mag geen winstoogmerk hebben; het erfgoedinitiatief moet in Tongeren plaatsvinden. Het erfgoedinitiatief beoogt minstens twee van de volgende aspecten: het in kaart brengen en het beheren van het erfgoed (opsporen, inventariseren en zorg dragen, wetenschappelijk onderzoek); erfgoed ontsluiten voor een publiek door middel van acties (bijvoorbeeld tentoonstellingen, publicaties, enz.); kennis en expertise uitwisselen; samenwerking met andere organisaties van stad en regio. Artikel 4 Subsidiëring De subsidie bedraagt maximaal 100 % van de uitgave, na aftrek van de inkomsten (waaronder desgevallend ook subsidies van andere entiteiten), en met een maximum van 1500 EUR per erfgoedinitiatief. Er kan slechts één aanvraag per erfgoedinitiatief per jaar ingediend worden. 1

2 Een aanvrager kan jaarlijks maximaal 1500 EUR subsidie via dit reglement ontvangen. Komen niet in aanmerking voor subsidiëring: restauratiedossiers voor roerend of onroerend erfgoed; uitkoopsommen van bestaande voorstellingen en projecten; catering, geschenken voor een geleverde prestatie, de aankoop van materieel zoals digitale fototoestellen, opnameapparatuur, informaticahardware, enz. Het erfgoedinitiatief moet inhoudelijk en financieel afgerond zijn op 30 oktober van het begrotingsjaar waarin de subsidie wordt toegekend. Het erfgoedinitiatief mag geen andere subsidies vanwege de stad Tongeren ontvangen. Artikel 5 Communicatie Indien er met betrekking tot de gesubsidieerde projecten en werking sprake is van drukwerk, promotiemateriaal, communicatie met derden en contacten met de pers moet de stad Tongeren (incl. logo) vermeld worden. Artikel 6 Aanvraagprocedure Vooraleer een aanvraag in te dienen, dient er een gesprek plaats te vinden waarbij het initiatief wordt uitgelegd. Hiervoor dient er een afspraak gemaakt te worden met de Dienst Erfgoed van de stad Tongeren. De aanvraag moet vóór 1 februari van het begrotingsjaar waarin de subsidie kan worden toegekend én vóór de aanvang van het erfgoedinitiatief ingediend worden bij de stad Tongeren, Dienst Erfgoed, Maastrichterstraat 10, 3700 Tongeren. De aanvrager ontvangt een bevestiging van ontvangst van de aanvraag. De aanvraag moet duidelijk de precieze begin- en einddatum van het erfgoedinitiatief vermelden. De aanvraag moet ingediend worden op de bij dit reglement gevoegde formulieren, die te verkrijgen zijn bij de Dienst Erfgoed van de stad Tongeren. Artikel 7 Beoordeling aanvragen De beoordeling van de subsidieaanvragen gebeurt door het stadsbestuur (College van Burgemeester en Schepenen) na advies en informatie ter beschikking gesteld door de stedelijke erfgoedambtenaren (o.a. stadsarchivaris, adviseur erfgoed, enz.) De beoordeling van het ingediende dossier gebeurt op basis van de bepalingen van artikel 1, 2, 3 en 4. De aanvraag wordt enkel beoordeeld indien ze werd ingediend op het voorziene aanvraagformulier. De beslissing tot het toekennen van een subsidie zal worden genomen door het College van Burgemeester en Schepenen. 2

3 De stad Tongeren behoudt zich het recht om projecten te weigeren en is niet gehouden tot het toekennen van subsidies De gemotiveerde beslissing wordt schriftelijk aan de aanvrager meegedeeld. Artikel 8 Uitbetaling toegewezen subsidie De toegewezen subsidie wordt enkel overgemaakt op een rekening die op naam staat van de aanvrager. De toegewezen subsidie wordt in twee schijven uitbetaald. Het voorschot, 60% van de subsidie, wordt na de toekenningsbeslissing uitbetaald. Het resterende bedrag (40%) wordt enkel uitbetaald na het onberispelijk en effectieve plaatsvinden of uitvoeren van het erfgoedinitiatief en nadat volgende documenten aan de Dienst Erfgoed werden bezorgd: een ingevuld evaluatieformulier; een overzicht en bewijsstukken van de inkomsten en uitgaven van het erfgoedinitiatief. Deze documenten moeten alleszins ten laatste op 30 oktober van het begrotingsjaar waarin de subsidie is toegekend aan de Dienst Erfgoed worden bezorgd. Indien de werkelijke uitgave, na aftrek van de inkomsten, lager ligt dan het bedrag waarop de subsidie overeenkomstig artikel 4 is berekend, dan zal de subsidie ambtshalve verminderd worden in functie van deze werkelijke uitgave. Desgevallend moet het te veel ontvangen subsidiebedrag door de ontvanger op eenvoudig schriftelijk verzoek terugbetaald worden aan de stad. De ontvanger van de subsidie is verantwoordelijk voor de uitwerking, de organisatie, het effectieve plaatsvinden en de financiële afhandeling van het project. Indien het erfgoedinitiatief niet heeft plaatsgevonden of is uitgevoerd, is de ontvanger van de subsidie gehouden het voorschot van 60% terug te betalen. Indien het erfgoedinitiatief niet overeenkomstig de aanvraag of de bepalingen van dit reglement heeft plaatsgevonden of is uitgevoerd, is de ontvanger van de subsidie gehouden, naar gelang de vordering van de stad, tot gehele of gedeeltelijk terugbetaling van de uitgekeerde subsidie. De ontvanger van de subsidie is verplicht om de Dienst Erfgoed onverwijld in te lichten inzake de hierboven vermelde feitelijkheden en aanvaardt desbetreffend de controle van de stad. Artikel 9 Slotbepalingen Over betwistingen en niet-conformiteiten, evenals over alle in dit reglement niet bepaalde gevallen beslist het College van Burgemeester en Schepenen. Dit reglement treedt in werking op 1 mei

4 1. Algemene gegevens AANVRAAGFORMULIER VOOR SUBSIDIES VOOR ERFGOEDINITIATIEVEN Naam erfgoedinitiatief:... Initiatiefnemer / organisatie verantwoordelijk voor het erfgoedinitiatief:... Contactgegevens: Correspondentieadres: Verantwoordelijke persoon:..... Telefoon:. Fax: Website:.. Rekeningnummer:... Rekeningnummer op naam van:.... Juridische vorm van de organisatie: o vzw o feitelijke vereniging o andere 2. Erfgoedinitiatief Korte omschrijving:.. 4

5 .. Locatie? Tijdspanne? (van tot?) Doelgroep? Doelstellingen van het erfgoedinitiatief: 3. Gebeurt het erfgoedinitiatief in samenwerking met andere partners? o ja o nee Zo ja, welke? Promotie Omschrijf kort hoe deze activiteit onder de aandacht zal worden gebracht (tijdschrift, pers, affiches, folders,?). Schema (doelgroep, kanalen en oplage, boodschap, verdeling en evaluatie): 5

6 5. Financiële middelen Beknopt overzicht van de geplande uitgaven: Overzicht van de geplande inkomsten: Zijn er inkomsten van andere middelen zoals sponsoring, inkomgelden, inkomsten van verkoop van publicaties o ja o nee Zo ja, welke? (bedragen vermelden a.u.b.) 6

7 Plaats:... Datum:... Naam en handtekening contactpersoon: GELIEVE DIT FORMULIER INGEVULD TERUG TE STUREN NAAR: Stad Tongeren Dienst Erfgoed Maastrichterstraat Tongeren 7

8 EVALUATIEFORMULIER 1. Algemene gegevens Naam erfgoedinitiatief:... Initiatiefnemer / organisatie verantwoordelijk voor het erfgoedinitiatief:... Contactgegevens: Correspondentieadres: Verantwoordelijke persoon:..... Telefoon:. Fax: Website:.. Rekeningnummer:... Rekeningnummer op naam van: Evaluatie erfgoedinitiatief Korte evaluatie van het erfgoedinitiatief : Doelgroep bereikt? Aantal deelnemers / publiek? Sterktes van het erfgoedinitiatief: welke aspecten waren goed? 8

9 Zwaktes van het erfgoedinitiatief: welke aspecten waren minder goed? 3. Promotie Overzicht van de promotie van het erfgoedinitiatief: (tijdschrift, pers, affiches, folders,?) Indien mogelijk kopieën hiervan toevoegen aan het evaluatieformulier. 4. Financiële middelen Bewijsstukken van de uitgaven aan dit evaluatieformulier toevoegen. Totaal overzicht uitgaven; eventueel in een aparte bijlage: 9

10 Totaal overzicht inkomsten, eventueel in een aparte bijlage:..... Plaats:... Datum:... Naam en handtekening contactpersoon: GELIEVE DIT FORMULIER INGEVULD TERUG TE STUREN NAAR: Stad Tongeren Dienst Erfgoed Maastrichterstraat Tongeren 10