GEEN ZIN IN OVERTYPEN?

Transcriptie

1 GEEN ZIN IN OVERTYPEN? VERSNEL UW BUSINESS DOOR: AUTOMATISCHE DATA INVOER W ORKFLOW VOOR GOEDKEURING TIJDENS HET INKOOPPROCES DIGITAAL DOCUMENT ARCHIEF

2 DOCUMENT CAPTURE Document Capture voor Dynamics NAV is een complete oplossing voor scannen, filteren van data, registratie en opslag van alle documenten in uw bedrijf. Document Capture is geïntegreerd met de Inkoop- en Telebankierenmodule van NAV, waardoor uw bedrijf de juiste middelen heeft om inkooporders en goedkeuringen efficiënt te verwerken. 2

3 3 KEY VALUES AUTOMATISCHE DATA INVOER Tekst op papieren documenten en PDF-files wordt automatisch gelezen en begrepen door Dynamics NAV middels het gebruik van erkende OCR-Technologie. WORKFLOW GOEDKEURING INKOOP De workflow voor goedkeuring van inkopen geeft volledige controle over het goedkeuringsproces en stelt gebruikers in staat om facturen goed te keuren in de Dynamics NAV client of een webbrowser. DIGITAAL DOCUMENT ARCHIEF Digitaal opslaan van documenten betekent dat u geen archiefkasten meer nodig heeft en dat uw document in enkele seconden gevonden is. 3

4 IMPLEMENTATIE & ONDERHOUD 3-4 DAGEN IMPLEMENTATIE De gemiddelde implementatie van Document Capture duurt 3 tot 4 dagen. De exacte duur is afhankelijk van uw specifieke systeem. De jaarlijkse onderhoudskosten worden vaak vergeten bij de implementatie van een nieuw systeem. Onze oplossing heeft minimale impact op uw huidige Dynamics NAV installatie, waardoor implementatie, onderhoud en upgraden naar een nieuwe versie eenvoudig is. Voor de techneuten onder u: we hebben zo min mogelijk standaard Dynamics NAV objecten aangepast. 4

5 EXCLUSIEF VOOR DYNAMICS NAV Document Capture is exclusief ontwikkeld voor Dynamics NAV, waardoor het volledig geïntegreerd is en u optimaal gebruik kunt maken van de standaard Dynamics NAV functionaliteit in combinatie met Document Capture. Uw gebruikers zien de herkenbare user interface en werken binnen Dynamics NAV met Document Capture. Uw NAV partner zal merken hoe eenvoudig hij aanpassingen kan doen in Document Capture met zijn huidige kennis van Dynamics NAV. 5

6 BELANGRIJKSTE KENMERKEN Lokaal of op afstand scannen van documenten (door gebruik te maken van bestaande netwerkscanners). Automatisch downloaden en verwerken van PDFbestanden zonder tussenkomst van de gebruiker. Bekroonde optical character recognition (OCR) technologie. Aanpasbare templates voor verschillende document typen. Intelligente sjablonen: eenmalig instellen van een template voor de facturen van een leverancier en Document Capture zal de factuur layout de volgende keer herkennen. End-to-end workflow voor de goedkeuring van het inkoopproces. Automatisch matchen van inkoopfacturen met bestaande inkooporders. Goedkeuring van inkoopfacturen in de Dynamics NAV client of webbrowser. Eenvoudige toegang tot uw gescande documenten d.m.v. een digitaal archief, waar alle documenten worden geïndexeerd en volledig doorzoekbaar zijn. 6

7 PRAKTIJK VOORBEELDEN Dankzij de verschillende interfaces past Document Capture zich aan uw zakelijke behoeften aan. Een aantal scenario s: Een leverancier stuurt een factuur als PDF-bestand. Het PDF-bestand wordt rechtstreeks naar het adres dat uw bedrijf gebruikt voor het ontvangen van facturen gestuurd. Document Capture controleert het adres en maakt het automatisch klaar om te worden geregistreerd. Een persoon in een ander kantoor ontvangt een factuur op papier van een leverancier. Deze persoon scant de factuur met een op het netwerk aangesloten scanner, die automatisch de gescande factuur in PDF-formaat stuurt naar de uw bedrijf gebruikt voor het ontvangen van facturen. Document Capture controleert het adres en maakt het automatisch klaar om te worden geregistreerd. De crediteurenadministratie ontvangt dagelijks alle inkoopfacturen in de . Met een desktop scanner worden vanuit Dynamics NAV alle facturen gescand. Document Capture verwerkt automatisch deze facturen en maakt ze klaar voor registratie. 7

8 FACTUREN VERWERKEN De dagelijkse batch van documenten die u moet verwerken, staan voor u klaar in Microsoft Dynamics NAV. Document Capture vindt automatisch de leverancier bij elke factuur en de factuur gegevens worden gelezen van de gescande afbeelding. BRONNEN PDF Papier Pdf s s INTERFACES Netwerk scanner Desktop scanner Document map adres DYNAMICS NAV 8

9 VAN AFBEELDING NAAR NAV, NIET OVERTYPEN Document Capture analyseert de document lay-out en leest de gegevens van de gescande afbeelding. Het maakt gebruik van de eerder gedefinieerde document sjablonen om de gegevens in de juiste velden in Microsoft Dynamics NAV te plaatsen. U kunt eenvoudig sjablonen aanpassen door tekst te markeren op de gescande afbeelding en deze te koppelen aan de juiste velden. 9

10 GOEDKEURING IN DYNAMICS NAV Goedkeuren van facturen in Dynamics NAV is eenvoudig met een vertrouwde gebruikersinterface. Wanneer een goedkeurder aandacht moet besteden aan een factuur, ontvangt hij een met daarin een link naar het Dynamics NAV goedkeuring scherm waar hij snel de details van de facturen krijgt. 10

11 GOEDKEURING VIA DE WEBBROWSER Goedkeuren van facturen met Document Capture is niet beperkt tot Microsoft Dynamics NAV gebruikers iedereen kan goedkeuren. Wanneer een goedkeurder aandacht moet besteden aan een factuur, ontvangt hij een met daarin een link naar de Document Capture webportal, waar hij facturen kan lezen en notities kan maken, lijnen kan wijzigen, en facturen kan goedkeuren, afkeuren of delegeren. 11

12 DIGITAAL ARCHIEF Alle documenten worden opgeslagen in PDF-en TIFF-formaat en zijn gemakkelijk beschikbaar in Microsoft Dynamics NAV of de Document Capture webportal. Een gescand document is met één klik bereikbaar vanuit de geboekte facturen. Alle documenten zijn volledig geïndexeerd in Microsoft Dynamics NAV, waardoor het mogelijk is om te het volledige document te doorzoeken en niet alleen de gegevens die worden opgeslagen in de NAV velden. U kunt bijvoorbeeld zoek op een specifieke referentienummer, artikelnummer of serienummer. 12

13 ONZE KLANTEN ZIJN UNIEK U DUS OOK Document Capture is geïmplementeerd bij bedrijven met 5 medewerkers, maar ook bij bedrijven met meer dan 1000 werknemers. Sommige bedrijven gebruiken Document Capture alleen voor het scannen en archiveren van documenten. Andere bedrijven gebruiken de aankoop goedkeuring functionaliteit met meer dan 750 goedkeurders via de Document Capture Web goedkeuring module. Weer andere bedrijven verwerken grote aantallen facturen die automatisch worden vergeleken met bestaande inkooporders. Maar één dingen hebben ze gemeen: Ze hebben vervelende en tijdrovende taken in het facturatieprocess verwijderd, en kunnen zich nu bezig houden met werkzaamheden die de productiviteit wel bevorderen. 13

14 Jeppe Due, Senior Developer IT Operations Navision De NAV architectuur achter Document Capture is geweldig en de web goedkeuring werkt direct in NAV via Web Services - geen problemen met replicatie of integratie. Handmatig vergelijken van honderden inkomende inkoopfacturen met bestaande orders was omslachtig en zeer tijdrovend. We moesten het proces stroomlijnen. Met Document Capture wordt alle relevante informatie door het systeem herkend en facturen worden automatisch aangepast aan bestaande orders. - Søren Rübner, Nordic Manager ERP Systems Onze medewerkers vinden Document Capture eenvoudig in gebruik en het bespaart hen veel handmatig werk. De implementatie van Document Capture is een waardevolle investering. - Peter Sørensen, Controller 14

15 MEER WETEN? Document Capture is verkrijgbaar via uw Microsoft Dynamics NAV partner.