BESTUURS- EN DIRECTIESTATUUT. FidesWonen

Transcriptie

1 BESTUURS- EN DIRECTIESTATUUT FidesWonen

2 Versie 1.0 Sommelsdijk, 24 april 2012 Artikel 1 Vaststelling en reikwijdte 1. Dit statuut is conform artikel 39 van de statuten vastgesteld en goedgekeurd in de vergadering van de Raad van Commissarissen d.d. 24 april Dit statuut kan bij besluit van de Raad van Commissarissen worden aangevuld en gewijzigd. 2. Dit statuut is een nadere uitwerking van de statuten en geeft regels met betrekking tot de taken, rolinvulling en het functioneren in algemene zin van de directeur-bestuurder. Zaken die in de statuten al geregeld zijn, komen in dit statuut alleen aan de orde als dit de leesbaarheid cq. het overzicht bevordert. 3. Met betrekking tot zaken waar dit statuut niet in voorziet, zal de directeur-bestuurder voor zijn handelen de Governance Code Woningcorporaties als uitgangspunt hanteren. 4. De directeur-bestuurder kan bevoegdheden mandateren aan medewerkers in de werkorganisatie. Hij blijft altijd eindverantwoordelijk Artikel 2 Taken en rolinvulling van de directeur-bestuurder 1. De directeur-bestuurder is belast met het besturen van FidesWonen. 2. De directeur-bestuurder ontwikkelt en onderhoudt een strategische toekomstvisie, vertaalt deze in concreet beleid en geeft inhoud aan de realisatie ervan. De strategische visie en de beleidsplannen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Commissarissen. Na goedkeuring is de directeur-bestuurder verantwoordelijk voor de realisatie er van. De opdracht wordt gekarakteriseerd door: - Actieve en samenhangende strategische sturing van de wooncorporatie - Uitvoering en intern leiding geven aan de realisatie van de koers uit het ondernemingsplan, bestaande uit de beleidsterreinen: o Woondiensten o Projecten & Techniek o Financiële zaken o o Personeelszaken Automatisering en Informatisering: oganisatorische aangelegenheden en automatiseringszaken - Creëren van verbinding tussen mensen (in- en extern) om de uitgezette koers te realiseren en nieuwe kansen te signaleren - Realisatie van nieuwbouw en herstructurering 3. De directeur-bestuurder geeft leiding aan de werkorganisatie en heeft de verantwoordelijkheid voor de daarbij horende werkgeverstaken. 4. De directeur-bestuurder benoemt voor iedereen kenbaar de belanghebbenden bij de maatschappelijke en volkshuisvestelijke missie en doelstellingen van de wooncorporatie en voert met hen actief overleg. Hij bepaalt een vorm van periodiek overleg met de benoemde belanghebbenden over het door de woningcorporatie voorgenomen beleid en de uitvoering daarvan. 2

3 5. De directeur-bestuurder en de Raad van Commissarissen bepalen gezamenlijk wanneer en hoe de woningcorporatie wordt gevisiteerd. Een besluit tot visitatie vereist voorafgaande goedkeuring door de Raad van Commissarissen. 6. De directeur-bestuurder legt belangrijke bestuurlijke besluiten vast in een doorlopend genummerde besluitenlijst. 7. De uitwerking van de bepaling in artikel 12 van de statuten is als volgt: a. de geprognosticeerde verkopen van bestaand bezit worden opgenomen in de vast te stellen jaarbegroting. De verantwoording over de feitelijke verkopen wordt periodiek opgenomen in de viermaandsrapportages b. voor elke vergadering van de Raad van Commissarissen wordt een overzicht verstrekt van de niet in de jaarbegroting opgenomen gerealiseerde aan- en verkopen c. aan- en verkopen met een transactiewaarde van meer dan ,-- worden altijd vooraf aan de Raad van Commissarissen voorgelegd 8. Besluiten van de directeur-bestuurder waarvoor op grond van artikel 13 van de statuten goedkeuring van de Raad van Commissarissen zijn vereist, kunnen pas worden uitgevoerd nadat de Raad van Commissarissen deze goedkeuring heeft verstrekt. Goedkeuring wordt verstrekt door besluiten in de besluitenlijst van de vergadering van de Raad van Commissarissen op te nemen. Het betreft de volgende onderwerpen: a. de vaststelling van de begroting, het volkshuisvestingsverslag, de jaarrekening en het jaarverslag b. de vaststelling en wijziging van de voor enig jaar of reeks van jaren opgestelde beleidsplannen c. de uitgifte van schuldbrieven ten laste van de vereniging d. het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de vereniging met een andere rechtspersoon of vennootschap, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is e. een voorstel tot wijziging van de statuten f. een voorstel tot ontbinding van de vereniging g. aangifte van faillissement en aanvraag van surceance van betaling h. de beëindiging van de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers = > 20% tegelijkertijd of binnen een kort tijdsbestek i. een ingrijpende wijziging in de arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers = > 20% j. het aangaan van geldleningen boven een limiet die jaarlijks door de Raad van Commissarissen wordt vastgesteld 1 k. het aangaan van overeenkomsten als bedoeld in artikel 12 van de statuten 2 l. het vaststellen dan wel wijzigen van het beleggings- en treasurybeleid m. het oprichten van rechtspersonen n. het uitoefenen van stemrecht op aandelen in een dochtermaatschappij van de vereniging alsook op aandelen die een deelneming van de vereniging vormen o. de opdracht tot het uitvoeren van visitatie bij de vereniging en de wijze van uitvoering van en verslaglegging over de visitatie 1 In de jaarlijks op te stellen begroting wordt de limiet door de RvC vastgesteld. 2 Het betreft hier transacties > ,-- betreffende aan- en verkopen van vastgoed. 3

4 p. het opstellen en/of wijzigen van het investeringsstatuut (toegevoegd item t.o.v. artikel 13 van de statuten) 9. Voorafgaand aan de goedkeuring van een van bovengenoemde besluiten zal de directeur geen acties ondernemen die een (vrijwel) onomkeerbaar gevolg tot stand brengen met betrekking tot bovenstaande punten, behalve als hij hierover met de Raad van Commissarissen overleg heeft gepleegd en de Raad van Commissarissen aan die specifieke actie goedkeuring heeft verleend. 10. Besluiten van de directeur-bestuurder waarvoor op grond van artikel 13 van de statuten voorafgaande goedkeuring van de Raad van Commissarissen is vereist en waarvan de Ondernemingsraad advies of instemmingsrecht heeft, worden tegelijkertijd aan beide organen voorgelegd. 11. Ten aanzien van zwaarwegende besluiten zal de directeur-bestuurder de Raad van Commissarissen verzoeken als klankbord te dienen en hem/haar van advies te bedienen. Het in een vroegtijdig stadium voorleggen van zwaarwegende besluiten aan de Raad van Commissarissen doet geen afbreuk aan de verplichting van de directeur-bestuurder om besluiten omtrent de onderdelen als genoemd in artikel 13 van de statuten ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen voor te leggen. 12. De directeur-bestuurder vraagt vooraf advies aan de Raad van Commissarissen aangaande: - ingrijpende wijzigingen in de interne organisatie - wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden met omvangrijke financiële consequenties - wijzigingen in delegatie van bevoegdheden - omvangrijke verschuivingen in beleggingen binnen het beleggingsbeleid - aangaan van gesprekken met strategische partijen inzake structurele samenwerking en/of fusie - nieuwe investeringsprojecten 13. De directeur-bestuurder informeert de Raad van Commissarissen zo spoedig mogelijk bij belangrijke en/of ingrijpende gebeurtenissen die betrekking hebben op FidesWonen en die te maken hebben met: - het personeel - de politiek - de pers 14. Indien de directeur-bestuurder in een besluit dat hij eerder ter advies voorlegde aan de Raad van Commissarissen afwijkt van dat advies, zal hij dit met redenen omkleed doen. 15. Om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen dient de directeur-bestuurder zijn vervanging op een zorgvuldige wijze te organiseren. De vervangingsregeling dient ter instemming aan de Raad van Commissarissen te worden voorgelgd en in overeenstemming te zijn met artikel 9 lid 2 van de statuten. 16. Bij afwezigheid van langer dan 5 werkdagen informeert de directeur-bestuurder de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Artikel 3 Contacten met derden 1. De directeur-bestuurder onderhoudt het operationele, reguliere contact met de externe accountant. 4

5 2. De directeur-bestuurder treedt op als vertegenwoordiger in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Hij onderhoudt een actieve en constructieve werkrelatie met de Ondernemingsraad. 3. De directeur-bestuurder stelt de Raad van Commissarissen door middel van de notulen in kennis van de overlegvergaderingen met de Ondernemingsraad. 4. De directeur-bestuurder onderhoudt een actieve en constructieve werkrelatie met de huurdersvereniging en voert periodiek overleg. 5. De directeur-bestuurder stelt de Raad van Commissarissen door middel van de notulen in kennis van de overlegvergaderingen met de huurdersvereniging. 6. De directeur-bestuurder onderhoudt een actieve en constructieve werkrelatie met de klachtencommissie en voert periodiek overleg. 7. De directeur-bestuurder stelt de Raad van Commissarissen minimaal eenmaal per jaar door middel van een overzicht in kennis van ontvangen klachten en de afhandeling daarvan. Zwaarwegende klachten, dan wel klachten die zich direct tegen de directeur-bestuurder richten, worden door de directeur-bestuurder direct gemeld aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Artikel 4 Procuratie en mandatering 1. De directeur-bestuurder is behoudens het bepaalde in artikel 13 lid 1 en artikel 12 van de statuten zelfstandig bevoegd tot het uitvoeren van rechtshandelingen als het aangaan van verplichtingen en het verrichten van betalingen. 2. De directeur-bestuurder is bevoegd medewerkers te mandateren. Indien er sprake is van een zwaarwegend mandaat, stelt de directeur-bestuurder de Raad van Commissarissen hiervan op de hoogte. 3. De directeur-bestuurder is bevoegd een procuratieregeling vast te stellen. Deze procuratieregeling wordt ter kennisname aan de Raad van Commissarissen voorgelegd. Artikel 5 Vertrouwelijkheid en integriteit 1. Met betrekking tot zaken die FidesWonen met haar huurders en/of andere relaties aangaat, waarvan mondeling of schriftelijk kenbaar is gemaakt dat het vertrouwelijke zaken betreft, houdt de directeur-bestuurder zich aan een volledige geheimhoudingsplicht, ongeacht of hij wel of niet van mening is dat bepaalde zaken zonder gevaar aan derden kunnen worden meegedeeld. De directeurbestuurder dient in het geval dat het onderwerp valt onder de toezichthoudende taak van de Raad van Commissarissen wel de Raad van Commissarissen dan wel de voorzitter van de Raad van Commissarissen in te lichten. 2. De directeur-bestuurder is gehouden aan integriteitscode (gedragscode) en de door de Raad van Commissarissen vastgestelde klokkenluidersregeling en draagt deze actief uit in de werkorganisatie. Vastgesteld in de vergadering van de Raad van Commissarissen op 24 april