Bewaren van digitale informatie: hoe kom je tot een goede beslissing?

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Bewaren van digitale informatie: hoe kom je tot een goede beslissing?"

Greta Jacobs
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Bewaren van digitale informatie: hoe kom je tot een goede beslissing? Hans Hofman Nationaal Archief Netherlands NCDD Planets dag Den Haag, 14 december 2009

2 Overzicht Wat is het probleem? Wat is er nodig? Hoe bepaal je de eisen? De context van de organisatie Eisen vanuit gebruik en Collectieprofiel Het Planets planningsproces: reikwijdte en context, processtappen, conserveringsplan

3 De uitdaging Grote en snel groeiende hoeveelheid digitale informatie kwetsbaar Snelle veranderingen in technologie Risico van veroudering, beschadiging en verlies aan waardevolle informatie (Pro )actieve en voortdurende aandacht en onderhoud noodzakelijk Potentiële oplossingen fragmentarisch goede infrastructuur ontbreekt nog niet alomvattend

4 Planets Functioneel Model

5 object eigendom bewustzijn verantwoordelijkheid bewaaractie conserveringsplan Beleid Organisatie

7 De planningsfunctie: van bewaarbeleid naar actie vertaling naar softwareprogramma Beleid/kader Plan Actie/ uitvoering Context: mandaat, organisatie planningsproces Terugkoppeling/ evaluatie

8 Evalueren van bewaarstrategieën Verscheidenheid aan oplossingen en hulpmiddelen/software Elk daarvanheeftzijnsterkeen zwakke kanten, maar Eisen verschillen per omgeving Beslissing welke oplossing het beste is, is lastig en complex en vraagt zorgvuldig afwegings en beslissingsproces Evalueren van strategieën/tools om digitale informatie in stand te houden met behulp van representatieve steekproeven volgens specifieke eisen en criteria Documentatie en verantwoording daarvan is essentieel

9 De stappen in het planningsproces

10 Definieer uitgangspunten Documenteer aannames en beperkingen Mandaat, objecten, en gebruikersgroepen Doel van de planning Wat is het beleid en wat zijn de richtlijnen en beperkingen? Wat zijn redenen om een planningsproces te starten? Collectie (profiel) Omvang, type objecten, oorspronkelijke (technische) omgeving, gebruik Voorbeeldobjecten Softwareprogramma voor profilering (technisch)

11 Kiezen van voorbeeldobjecten/ records Definieer de objecten die onderwerp zijn van de planning Type Omvang van collectie Groeipercentage Opslagformaat Specificeer representatieve steekproef die de verscheidenheid aan essentiële kenmerken (wat moet altijd bewaard worden) dekt.

12 Identificeer de eisen Beschrijf alle relevante kenmerken (op hoog en detail niveau) die in een bepaalde situatie gelden Meestal 4 hoofdgroepen: objectkenmerken (technische metadata...) kenmerken van het intellectuele object (inhoud, context, samenhang,...) proceskenmerken (schaalbaarheid, foutopsporing,...) kosten (set-up, per object, HW/SW, personeel,...) Breng de beoogde doelstellingen met elkaar in verband (hiërarchisch) bottom-up top-down

13 Eisen m.b.t objecten Wat moet worden bewaard? Inhoud Context Structuur Verschijningsvorm Gedrag Authenticiteit Betrouwbaarheid Integriteit Bruikbaarheid (Accuraatheid)

14 Gebruikersperspectief Doel van bewaring van digitale informatie is om (toekomstige) gebruikers bruikbare en authentieke informatie te kunnen bieden Wat zijn de eisen van gebruikers? gemakkelijke toegang kennis over herkomst van documenten/ ze kunnen interpreteren ze voor eigen nut en inzicht te kunnen hergebruiken Voorbeeldeisen: sommige gebruikers willen graag dat alle informatie op een uniforme wijze wordt gepresenteerd sommige gebruikers willen graag dat zij full text documenten kunnen doorzoeken (gevolg: migratie naar afbeeldingen is niet zinvol)

15 Een eisen hiërarchie

16 Toekennen van meetbare eenheden Criteria op laagste niveau moeten zo veel mogelijk objectief meetbaar zijn Seconden per object Euro per object Resolutie en kleurdiepte Subjectieve schalen waar nodig Acceptatie van een opslagformaat Hoeveelheid (verwachte) ondersteuning

17 Eisen hiërarchie (voorbeeld)

19 Evalueren van alternatieven Lijst van mogelijke acties: Migratie Emulatie Beide, andere... Evaluatie is onafhankelijk! Ontwikkelen en uitvoeren van experiment Toepassen van elke actie op elke steekproef Meten van resultaten Evalueren van resultaten

20 Ontwikkelen en uitvoeren van experiment Geef voor elk experiment gedetailleerd aan wat de procedures en voorbereiding zijn welke parameters zijn voor het integreren van preservation services wat het evaluatie/experiment plan is (workflow/volgorde van de stappen) Pas de geselecteerde potentiële conserveringstools toe op de steekproef van objecten Deels geautomatiseerd door web services Deels handmatig

21 Identificeren van mogelijke hulpmiddelen (acties)

23 Evalueer experiment Evalueer het resultaat van elk alternatief voor elke tak van de eisenhiërarchie Deels geautomatiseerd met behulp van tools Vergelijken van objecten: XCL, Jhove, ImageMagick,... Meten van performance Beoordelen van opslagformaten... Resultaat: geëvalueerde eisenhiërarchie

24 Converteer de gemeten waarden Metingen gebeuren in seconden, euro, bits, Moeten vergelijkbaar zijn Omzetten van gemeten waarden naar uniforme schaal Schaal 0 5 Twee typen van omzetting Numeriek In categorieën Resultaat: hiërarchie is klaar voor analyse

25 Stel relatieve wegingsfactoren in

26 Analyse results

28 Definitie van een conserveringsplan Een conserveringsplan definieert een serie bewaaracties die moeten worden uitgevoerd door een verantwoordelijke organisatie om een gesignaleerd risico m.b.t. eenbepaaldtype digitale objecten (collectie) aan te pakken Het conserveringsplan is gebaseerd op bewaarbeleid/ richtlijnen, wettelijke eisen, organisatorische en technische beperkingen, gebruikerseisen en doel van bewaren. Het beschrijft de organisatorische context, de geëvalueerde alternatieve strategieën en de uiteindelijke definitieve beslissing alsmede waarom die genomen is.

29 De inhoud van een conserveringsplan 1. Identificatie 2. Status Wat was de directe aanleiding voor dit plan? Is het goedgekeurd en zo ja, wanneer en door wie? Hoe verhoudt het zich met andere plannen m.b.t. eenzelfde type digitale objecten? 3. Beschrijving van de organisatorische setting 4. Beschrijving van de collectie (digitale objecten) 5. Doel en eisen 6. Documenteren van de beslissing ten gunste van een bepaalde conserveringsactie wat is de achtergrond van de beslissing beschrijving van de evaluatie van de alternatieven 7. Kostenoverwegingen 8. Trigger voor her evaluatie 9. Rolen en verantwoordelijkheden 10. Conserverings actieplan plan executable programma

30 Vragen?

Vergelijkbare documenten

PLANETS - Testbed. duizend jaar geschiedenis ligt op honderd kilometer plank van het de geschiedenis dijt uit, jaarlijks met kilometers

PLANETS - Testbed. duizend jaar geschiedenis ligt op honderd kilometer plank van het de geschiedenis dijt uit, jaarlijks met kilometers duizend jaar geschiedenis ligt op honderd kilometer plank van het de geschiedenis dijt uit, jaarlijks met kilometers PLANETS - Testbed Petra Helwig Senior adviseur Digitale Duurzaamheid Stel je voor Je