Gedragscode juli 2016

Transcriptie

1 Gedragscode juli 2016

2 Voorwoord De Volksbank N.V. gelooft in de cultuur van normaal bankieren. Wij willen bouwen aan een maatschappij waarin vol vertrouwen en optimisme wordt geleefd. Iedereen die bij ons werkt zet zich elke dag vol overtuiging in om Nederland, mens voor mens, financieel weerbaar te maken. De normen en waarden waar we vanuit het Manifest aan hechten, moeten bij iedereen en bij alles wat we doen vanzelfsprekend zijn. Door het hier met elkaar over te blijven hebben en onszelf verder te blijven verbeteren, houden we het Manifest levend. Jij als medewerker bent de menselijke maat. De bankensector heeft de bankierseed geïntroduceerd om een cultuuromslag in de financiële sector teweeg te brengen. Op deze wijze wil de banksector bijdragen aan het herstel van het vertrouwen van consumenten en van de samenleving in de bancaire sector. Je kunt de bankierseed zien als een bevestiging van ons Manifest. Namelijk Bankieren met de menselijke maat. Onze financiële dienstverlening gaat over nut in plaats van rendement. Over waarde in plaats van geld. Het betekent vooral dat we oprecht de belangen van onze klanten voorop zetten. Wij vinden het vanzelfsprekend dat jij als medewerker hierin je verantwoordelijkheid neemt. Jij als bankmedewerker legt ook de bankierseed af én onderwerpt je hiermee aan het bancaire tuchtrecht. Door het afleggen van de bankierseed ben je persoonlijk verantwoordelijk voor het naleven van de sectorbrede gedragsregels, welke in lijn zijn met onze Gedragscode Gezond Verstand, Gezond Geweten, en ben je aanspreekbaar op je gedrag voor de samenleving als geheel. Om je concrete handvatten te geven, heeft de Volksbank N.V. voor alle medewerkers deze gedragscode opgesteld met daarin de hoofdlijnen van de gedragsregels. Speciale functiespecifieke gedragsregels en toelichting op deze gedragsregels zijn opgenomen in de aanvullende gedragsregels. Dit document is meer dan een set regels op papier: wij verwachten dat je daadwerkelijk naar deze regels handelt. Wij geloven dat onze medewerkers het verschil maken voor onze klanten. Als ieder van ons zijn bijdrage levert aan het gewenste gedrag en duurzaamheid als uitgangspunt neemt voor de toekomst dan winnen we en behouden we het vertrouwen van onze klanten! Directie de Volksbank N.V. 2

3 1. Respect en professioneel gedrag Gelijke behandeling voor iedereen Ieder mens is uniek. Binnen ons bedrijf werken wij vanuit het Manifest op een respectvolle manier met elkaar en met anderen samen. Dat wil zeggen open en gelijkwaardig, met de menselijke maat en met oog en waardering voor de ander - ongeacht nationaliteit, cultuur, geloof, sekse, leeftijd en gezondheid. Wij nemen andere mensen serieus en maken geen misbruik van iemands vertrouwen. Wij communiceren op begrijpelijke wijze met elkaar en met anderen; we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen. Ongewenste omgangsvormen worden niet getolereerd Binnen ons bedrijf willen wij een veilige werkomgeving creëren. Dit betekent dat binnen ons bedrijf geen ruimte is voor ongewenste omgangsvormen zoals discriminatie, machtsmisbruik of seksuele intimidatie. Ook ongewenste omgangsvormen van klanten worden niet getolereerd. Tegen iedereen die zich hieraan toch schuldig maakt worden maatregelen genomen. Daarbij mag de indiener van de klacht geen nadelige consequenties ondervinden van het feit dat hij of zij dergelijk gedrag bespreekbaar maakt. Betrouwbaarheid voorop De Volksbank N.V. gelooft in de cultuur van normaal bankieren. Wij willen bouwen aan een maatschappij waarin vol vertrouwen en optimisme wordt geleefd. Iedereen die bij ons werkt zet zich elke dag vol overtuiging in om Nederland, mens voor mens, financieel weerbaar te maken. Jouw gedrag is belangrijk voor het vertrouwen dat anderen in ons bedrijf en de financiële markten hebben. Gedraag je daarom zowel zakelijk als privé zodanig dat dit vertrouwen niet geschaad wordt en dat je gedrag geen afbreuk doet aan de goede reputatie van ons bedrijf. Neem in je werk geen risico s die de bank en anderen in gevaar kunnen brengen. Hierdoor draag je bij aan het vertrouwen van de samenleving in de bank. Wij verwachten van jou dat je eerlijk en oprecht bent en dat je je houdt aan de wet en andere regels. Toets je gedrag ook aan deze regels. De Volksbank N.V. werkt niet mee aan corruptie. Ook jij maakt je niet schuldig aan fraude of corruptie, op welke manier dan ook. Dat betreft onder meer het vervalsen van documenten, het indienen van onjuiste declaraties of omkoping. Je gaat ook niet in op fraude- of corruptievoorstellen van anderen. Daarnaast maak je je niet schuldig aan diefstal. Je bent verplicht incidenten en misstanden of het vermoeden daarvan te melden. Hiervoor is een incidentenregeling beschikbaar. Voor (vermoedelijke) misstanden, die je niet met de leidinggevende wil bespreken, is een klokkenluidersregeling van kracht, die dient ter bescherming van degene die melding maakt van een (vermoedelijk) misstand. Transparant naar relaties en klanten Wij willen zaken doen met relaties die eenzelfde of vergelijkbare visie op integriteit hebben als ons bedrijf en wij doen geen zaken met partijen die naar ons oordeel niet integer handelen. Vanuit het Manifest helpen wij iedereen, mens voor mens, om op zijn eigen manier financieel weerbaar te zijn of te worden. We maken in ons werk een zorgvuldige afweging tussen de belangen van klanten, relaties, de aandeelhouder, de obligatiehouders en de andere schuldeisers van de bank, de werknemers van de bank en de samenleving. Dit geldt in het bijzonder voor de dienstverlening aan de klant en de daarbij behorende zorgplicht. 3

4 Klantbelang centraal Wij stellen het belang van de klant centraal. Dat betekent onder andere dat: wij focus houden op de klantbehoefte: wij doen wat voor de klant belangrijk is en bieden de klant geen onnodige producten aan; wij onze producten daarom ontwerpen naar de behoefte van de klant. Wij maken en houden bijvoorbeeld de producten eenvoudig, veilig en begrijpelijk; wij bankieren voor de klant écht makkelijk willen maken voor een goede prijs. Maar hoe zeer wij ook om onze klanten geven, wij verlenen geen medewerking aan transacties of opdrachten van klanten die strijdig zijn met de wet. Denk bijvoorbeeld aan mogelijke belastingfraude, criminele activiteiten of handelen met koersgevoelige informatie. lijn met deze Gedragscode Gezond Verstand, Gezond Geweten en zijn dan ook volledig geïntegreerd in deze gedragscode & aanvullende gedragsregels. Vakmanschap is meesterschap Als professionele organisatie zijn wij ook continu alert op ontwikkelingen in de markt. Wij verwachten van jou dat je oplossingen bedenkt om problemen aan te pakken, dat je weet wat er speelt op je eigen vakgebied én continu investeert in de benodigde kennis en vaardigheden. Wij verwachten van jou dat jouw kennis en vakbekwaamheid zodanig op peil zijn dat je je werkzaamheden op een goede manier kunt uitvoeren. Verdachte verzoeken of opdrachten van klanten moeten direct gemeld worden bij de Leidinggevende, via het meldpunt incidenten of bij de afdeling Compliance. Niet meewerken aan concurrentievervalsing Wij maken onderling geen afspraken met andere ondernemingen over bijvoorbeeld prijzen, verdeling van klanten of het boycotten van leveranciers en/of afnemers. Een afspraak maken met ondernemingen die de concurrentie kan verhinderen, beperken of vervalsen is verboden. Op sommige onderwerpen is het noodzakelijk om afspraken te maken met andere partijen. Zolang ze geen negatieve invloed op de concurrentie kunnen hebben, is dat toegestaan. Als je twijfelt of bepaalde afspraken gemaakt mogen worden neem dan contact op met de afdeling Compliance. Bankierseed afleggen Als medewerker van de Volksbank N.V. leg je de bankierseed af en onderwerp je je aan het tuchtrecht. Hiermee ben je persoonlijk verantwoordelijk voor het naleven van de sectorbrede gedragsregels en ben je aanspreekbaar op je gedrag voor de samenleving als geheel. Deze sectorbrede gedragsregels zijn geheel in 4

5 2. Zorgvuldig met informatie en bedrijfsmiddelen Informatie deel je, maar niet met iedereen Ons bedrijf is een informatiebedrijf bij uitstek. Naast onze eigen bedrijfsgegevens beheren wij veel vertrouwelijke informatie van onze relaties. Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens alleen als dat is toegestaan. Sommige informatie (zoals geloof, seksuele geaardheid en lidmaatschap van een vakbond) leggen we helemaal niet vast, ook niet in gespreksnotities. Klanten vertrouwen erop dat die persoonsgegevens en financiële gegevens bij ons in veilige handen zijn. Wij gaan hier dus altijd zorgvuldig mee om. Dit betekent onder andere dat wij geen vertrouwelijke informatie over klanten zonder hun toestemming aan een derde geven. Wij geven informatie over klanten alleen aan anderen als dat moet van de wet of de rechter of als er andere rechtvaardigingsgronden zijn. Dit betekent ook dat wij in ons werk geen misbruik maken van informatie die we hebben. Als je vragen van journalisten krijgt over de gang van zaken bij ons bedrijf, dan verwijs je altijd direct door naar de afdeling Communicatie. Internet en met verstand Voor al het internet- en verkeer geldt dat de informatie, bezittingen en reputatie van ons bedrijf gewaarborgd moeten blijven. Internet is een open netwerk. Dit betekent niet alleen dat iedereen toegang tot het internet heeft, maar ook dat de gegevens die via internet worden verspreid voor veel personen toegankelijk zijn. Het is niet toegestaan om vertrouwelijke informatie of correspondentie via internet te versturen, zonder de daarvoor voorgeschreven beveiliging te gebruiken. Gebruik en internet in beginsel alleen voor zakelijke doeleinden. Het is verboden deze middelen te gebruiken voor handelingen die in strijd zijn met de wet, de goede zeden, de openbare orde en onze gouden regels voor informatiebeveiliging. Behandel koersgevoelige informatie op voorgeschreven wijze Je dient zowel zakelijk als privé uiterst zorgvuldig om te gaan met alle beschikbare informatie die je uit hoofde van je functie verkrijgt. Je mag informatie niet misbruiken, ongeoorloofd bekend maken of delen met derden. Indien je over een informatievoorsprong beschikt, mag je deze voorsprong nooit gebruiken om een persoonlijk voordeel (proberen) te behalen. Dit geldt met name voor privé-beleggingstransacties in bijvoorbeeld effecten, spaarvormen, onroerende zaken, edele metalen of (vreemde) valuta. Je mag niet met koersgevoelige of vertrouwelijke informatie handelen. Wie over koersgevoelige informatie beschikt, moet dat melden bij de afdeling Compliance en een geheimhoudingsverklaring tekenen. Zakelijke middelen voor zakelijk gebruik Alle bedrijfsmiddelen die wij onze medewerkers aanbieden zijn in beginsel alleen voor zakelijk gebruik. Iedereen heeft de plicht om zorgvuldig om te gaan met: bedrijfsmiddelen, zoals computers, mobiele telefoons, kantoorartikelen, toegangspassen; en het maken en/of declareren van kosten. Zuinig omgaan met ons milieu Ons bedrijf hecht grote waarde aan zorg voor het milieu. Wij streven naar kostenverlaging door gebruik te maken van producten en processen die minder grondstoffen en energie vragen en minder afval opleveren. Wij verwachten ook dat jij bijdraagt aan een beter milieu. Ga bijvoorbeeld zuinig om met papier en energie en beperk en scheid afval. 5

6 3. Privé en zakelijk scheiden Voorkom belangenverstrengeling Binnen ons bedrijf hanteren wij als regel: houd werk en privé gescheiden en voorkom zelfs de schijn van belangenverstrengeling. Dit geldt ook voor alle zakelijke relaties, zoals klanten, leveranciers en intermediairs. Het is bijvoorbeeld verboden privé-transacties aan te gaan met leveranciers van ons bedrijf onder andere voorwaarden dan deze leverancier hanteert voor reguliere klanten. Voor bekenden of familie doe je geen zaken; deze draag je over aan collega s. Je collega s bied je geen andere voorwaarden aan bij afname van een product van onze bedrijfsonderdelen dan die gelden voor reguliere klanten (met uitzondering van officiële personeelscondities). Meld mogelijke belangenverstrengeling altijd bij je leidinggevende. Vermijd iedere (schijn van) vermenging van zakelijke en privé belangen die te maken heeft met (privé) beleggingstransacties. In privé niet beleggen in effecten van SNS Bank Vanuit de verbondenheid met onze missie en ambitie past het niet dat wij als medewerker beleggen in effecten van de Volksbank. Daarom beleggen wij in privé niet in effecten van de Volksbank zoals obligaties. Zo willen wij duidelijk maken dat de belangen van de klant niet benadeeld kunnen worden door een mogelijk persoonlijk financieel belang van ons en vermijden wij (de schijn van) belangenverstrengeling. Het verbod geldt voor transacties op eigen naam van de medewerker en rekeningen waartoe deze gerechtigd of gemachtigd is (bijvoorbeeld van kinderen, ouders of eigen BV). Relatiegeschenken niet zonder meer aannemen of weggeven Wij streven naar tevreden en langdurige relaties, zowel met onze klanten als met onze leveranciers en andere partijen met wie wij werken. Van jou wordt verwacht dat je je contacten kent en weet met wie je werkt. Juist het persoonlijke element is hierin ook belangrijk, zakelijk en professioneel maar niet kil en afstandelijk. Relatiegeschenken (zoals eindejaarsgeschenken, cadeaus voor jubilea, reizen en evenementen) mag je - onder voorwaarden - aannemen als blijk van een goede relatie of deelname aan het relatienetwerk, maar ze mogen je onafhankelijkheid niet beïnvloeden en moeten in verhouding staan tot de relatie. Kijk bijvoorbeeld kritisch naar het moment waarop je het relatiegeschenk krijgt (net voor of lang na een onderhandeling), de waarde van het cadeau en de mogelijke bedoeling van de gever. Bespreek een aangeboden relatiegeschenk altijd met je leidinggevende, zodat jullie samen kunnen bepalen of je het relatiegeschenk kunt accepteren. Er mag geen sprake zijn van de (schijn van) belangenverstrengeling. Dit geldt ook voor relatiegeschenken die je weggeeft. Het is niet toegestaan om contanten of tegoedbonnen die direct inwisselbaar zijn voor geld in ontvangst te nemen of te geven. Kom je in een situatie waarin je twijfelt? Bespreek dit dan met je leidinggevende, zodat jullie samen kunnen bepalen of er een risico op (schijn van) belangenverstrengeling kan ontstaan. Dit geldt ook voor relatiegeschenken die je weggeeft. Houd je aan de regels ten aanzien van het weggeven van relatiegeschenken welke gelden bij jouw bedrijfsonderdeel. Nevenactiviteiten als het kan Wij waarderen het als medewerkers zich inzetten voor de maatschappij. Dit mag alleen niet in strijd zijn met ons bedrijfsbelang. Naast je functie bij de Volksbank mag je nevenactiviteiten uitoefenen, als je hiervoor toestemming van je leidinggevende hebt. De nevenactiviteit mag niet leiden tot (de schijn van) belangenverstrengeling. Om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen, moet je de afspraken voor het hebben van nevenactiviteiten volgen. 6

7 Wat te doen bij een dilemma? Wij verwachten van jou dat je de Gedragscode kent en ernaar handelt. Helaas is de praktijk niet altijd even zwart-wit: er is vaak niet zomaar één haarscherpe grens van wat wel en niet kan en mag. Om met dit grijze gebied om te kunnen gaan, is het handig dit stappenplan te volgen: 1. Breng situatie en belanghebbenden in beeld Wat is het dilemma, wie spelen hierin een rol en welke belangen spelen er? 2. Wat zijn de regels? Kijk of er regels en/of processen zijn beschreven voor deze situatie. 3. Overleg met leidinggevende en collega s Welke kijk hebben zij op het probleem en welke mogelijke oplossingen zien zij? Wat vinden zij van jouw denkrichting? 4. Zet alle mogelijke oplossingen op een rij inclusief alle plussen en minnen Bij twijfel bel de Compliance Officer van je bedrijfsonderdeel. 5. Neem een beslissing Beslis op basis van alle informatie welke oplossing je in dit specifieke geval kiest. Bedenk dat het kenmerk van een dilemma nu juist is dat je niet altijd én de klant én de organisatie én jezelf én andere partijen tevreden kunt stellen. 6. Koppel terug Bespreek na afloop je beslissing met de leidinggevende en collega s. Gebruik het als leermoment. 7

8 Algemene uitgangspunten Bij de Gedragscode Gezond Verstand, Gezond Geweten en bij de aanvullende gedragsregels behoren algemene uitgangspunten. Lees deze zorgvuldig door, want deze zijn niet vrijblijvend. Je vindt deze algemene uitgangspunten bij de aanvullende gedragsregels op id. 8