STATUTEN. Artikel 1 (naam, zetel, duur)

Transcriptie

1 STATUTEN van de vereniging Internationale Federatie voor Informatieverwerking, Interinfo Groep Nederland, zoals vastgesteld door de algemene ledenvergadering van 31 mei 1997 en verleden door notaris Mr. S.Sj.N. Hettinga te Den Haag op 10 juli Artikel 1 (naam, zetel, duur) 1. De vereniging draagt de naam "Internationale Federatie voor Informatieverwerking, INTERINFO Groep Nederland", in deze statuten verder aangeduid als de "Groep Nederland", en is gevestigd te 's-gravenhage. 2. De Groep Nederland is lid van de Internationale Federatie voor Informatieverwerking, Intersteno, gevestigd te Bonn, in deze statuten verder aangeduid als de "Internationale Federatie" en vertegenwoordigt als zodanig Nederland in deze internationale organisatie. 3. De vereniging is aangegaan voor onbepaalde tijd. 4. Het boekjaar van de vereniging valt samen met het kalenderjaar. Artikel 2 (doel en middelen) 1. Het doel van de Groep Nederland is: het bevorderen, in nationaal en internationaal verband, van kennis, inzicht en vaardigheden van degenen die op enigerlei wijze secretarieel werkzaam zijn en/of die daarvoor opleiden. 2. De Groep Nederland streeft dit doel na door middel van: a. het verschaffen van informatie over de betrokken vakgebieden; b. het organiseren van nationale studiedagen; c. het organiseren van nationale wedstrijden; d. het bevorderen van internationale contacten door Nederlandse deelname aan de congressen van de Internationale Federatie en aan andere internationale studiedagen en wedstrijden; e. het (doen) bijhouden van een vakbibliotheek; f. andere wettige middelen die voor het doel bevorderlijk zijn. Artikel 3 (lidmaatschap) 1. De Groep Nederland kent institutionele leden, gewone leden en ereleden. 2. Institutionele leden zijn: a. Nederlandse beroepsverenigingen of stichtingen die werkzaam zijn op de betrokken vakgebieden; b. Nederlandse scholen, bedrijven en instellingen. 3. Gewone leden zijn natuurlijke personen die werkzaam zijn op de betrokken vakgebieden of die met het doel van de vereniging sympathiseren. 4. Ereleden zijn natuurlijke personen die wegens hun bijzondere verdiensten voor de vereniging door de algemene vergadering als zodanig zijn benoemd. 5. Zij die lid wensen te worden van de Groep Nederland, dienen zich schriftelijk bij het bestuur aan te melden, onder vermelding van de in de leden 2 en 3 van dit artikel genoemde categorie waarvoor zij in aanmerking komen. 6. Het bestuur beslist over de toelating van nieuwe leden. In geval van afwijzing zendt het bestuur de aanvrager een met redenen omkleed besluit. In geval van niet- toelating door het bestuur kan de algemene vergadering alsnog tot toelating besluiten.

2 7. Het lidmaatschap eindigt: a. door het ophouden van bestaan of in staat van faillissement komen te verkeren van een institutioneel lid of door de dood van een gewoon lid; b. door opzegging door het lid; c. door opzegging door de vereniging; d. door ontzetting. 8. Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan slechts geschieden tegen het einde van het boekjaar, mits schriftelijk en met inachtneming van een opzeggingstermijn van ten minste vier weken. Niettemin is onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap door opzegging mogelijk: a. indien redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren; b. binnen een maand nadat een besluit waarbij de rechten van de leden zijn beperkt of hun verplichtingen zijn verzwaard, aan een lid bekend is geworden of medegedeeld; c. binnen een maand nadat een lid een besluit is medegedeeld tot omzetting van de vereniging in een andere rechtsvorm of tot fusie. Indien een opzegging niet tijdig heeft plaatsgehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende verenigingsjaar. 9. Opzegging van het lidmaatschap door de vereniging kan eveneens slechts geschieden tegen het einde van het boekjaar. De opzegging geschiedt door het bestuur, schriftelijk en met inachtneming van een opzeggingstermijn van ten minste vier weken. Opzegging van het lidmaatschap door de vereniging kan slechts plaatsvinden, wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. Indien een opzegging niet tijdig heeft plaatsgehad, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende verenigingsjaar. 10. Ontzetting uit het lidmaatschap kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt, zoals onder meer in het geval dat, ondanks betalingsherinnering, de jaarlijkse bijdrage niet of niet tijdig wordt betaald of wanneer het lid de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. De ontzetting geschiedt door het bestuur, dat het betrokken lid ten spoedigste van het besluit, met opgave van redenen, in kennis stelt. De betrokkene is bevoegd binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving in beroep te gaan bij de algemene vergadering. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst. De algemene vergadering kan slechts tot ontzetting besluiten door een daartoe strekkend besluit, genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde van het aantal uitgebrachte stemmen. 11. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een boekjaar eindigt, blijft desniettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel door het lid verschuldigd. Het bestuur kan een lid dat handelt in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt, schorsen voor een door het bestuur te bepalen periode van maximaal zes maanden. Tegen de schorsing is beroep mogelijk bij de algemene vergadering. Het in lid 10 bepaalde aangaande "beroep" is van overeenkomstige toepassing. Artikel 4 (rechten en plichten van de leden) 1. De leden ontvangen een exemplaar van de statuten, het huishoudelijk reglement, eventuele andere reglementen, de ledenlijst, de stukken voor de algemene vergaderingen en alle overige informatie die het bestuur dienstig acht in het kader van de doelstelling van de vereniging. 2. De leden bepalen het beleid van de vereniging. Alle leden hebben stemrecht. Het stemrecht is geregeld in artikel De institutionele leden, bedoeld in artikel 3, lid 2 onder a, wijzen ieder twee personen uit hun kring aan die hun vertegenwoordigers zijn in de algemene vergadering en die ieder één stem hebben; de institutionele leden, bedoeld in artikel 3, lid 2 onder b, ieder één met één stem. 4. De institutionele leden en de gewone leden betalen een jaarlijkse contributie. De contributiebedragen voor de institutionele leden, bedoeld in artikel 3, lid 2 onder a, de institutionele leden, bedoeld in artikel 3, lid 2 onder b, en de gewone leden worden jaarlijks door de algemene vergadering vastgesteld. 5. Ereleden zijn vrijgesteld van de verplichting tot het betalen van contributie. Voor het overige

3 hebben zij alle rechten en plichten van gewone leden. Artikel 5 (geldmiddelen) 1. De geldmiddelen van de Groep Nederland bestaan uit contributies, donaties, verkrijgingen ingevolge subsidies en sponsorgelden, erfstellingen, legaten of schenkingen en uit andere baten die voortvloeien uit de activiteiten van de vereniging. 2. Erfstellingen kunnen alleen worden aanvaard onder het voorrecht van boedelbeschrijving. 3. Subsidies en sponsorgelden worden niet aanvaard als die aanvaarding de vereniging op naar het oordeel van het bestuur onredelijke wijze in haar activiteiten zou belemmeren. Artikel 6 (algemene vergadering; samenstelling en taken) 1. De algemene vergadering bestaat uit de door de institutionele leden aangewezen vertegenwoordigers, de gewone leden en de ereleden. Zij vormt de hoogste macht in de vereniging. Het bestuur legt verantwoording af aan de algemene vergadering. 2. De algemene vergadering kan ook worden bijgewoond door andere representanten van de institutionele leden dan de door hen aangewezen afgevaardigden alsmede door gasten die door het bestuur zijn uitgenodigd. 3. Aan de algemene vergadering behoort binnen de door de wet en de statuten gestelde grenzen alle bevoegdheid die niet aan het bestuur of anderen is toegekend. 4. De algemene vergadering heeft onder meer tot taak: a. het vaststellen en/of wijzigen van de statuten, het huishoudelijk reglement en andere reglementen van de vereniging; b. het nemen van beslissingen over de aan haar gedane voorstellen van het bestuur en van leden; c. het benoemen, schorsen of ontslaan van de leden van het bestuur en van de vaste commissies; d. het uitspreken van een oordeel over het door het bestuur gevoerde beleid; e. het vaststellen van de begroting van inkomsten en uitgaven van de vereniging, alsmede van de rekening en verantwoording van het bestuur; f. het vaststellen van de contributies. Artikel 7 (algemene vergadering; bijeenroeping) 1. De algemene vergadering komt ten minste eenmaal per jaar bijeen en voorts zo dikwijls als het bestuur dit nodig oordeelt, alsmede wanneer daarom schriftelijk aan het bestuur wordt verzocht, met opgave van de te behandelen onderwerpen, door een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van een/tiende deel van het totaal aantal stemmen dat kan worden uitgebracht. 2. Het bestuur roept de algemene vergadering bijeen door het verzenden van een oproepingsbrief aan alle leden. Tussen de datum van verzending van de oproepingsbrief en de datum van de algemene vergadering ligt een termijn van ten minste zes weken. In oproepingsbrief worden de te behandelen onderwerpen en voorstellen vermeld. Indien de daarbij behorende stukken niet bij de oproepingsbrief zijn gevoegd, dienen deze door het bestuur uiterlijk twee weken na het verzenden van de oproepingsbrief aan de leden te worden gezonden. 3. Binnen veertien dagen na ontvangst van een verzoek als bedoeld in lid 1 van dit artikel, is het bestuur verplicht tot het bijeenroepen van een algemene vergadering op een termijn van niet langer dan vier weken na indiening van het verzoek. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan

4 op de wijze waarop het bestuur de algemene vergadering bijeenroept of bij advertentie in ten minste één ter plaatse waar de vereniging gevestigd is, veelgelezen dagblad. De verzoekers kunnen alsdan anderen dan bestuursleden belasten met de leiding der vergadering en het opstellen van de notulen. 4. Eén algemene vergadering wordt gehouden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering. In deze algemene vergadering brengt het bestuur zijn jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuursleden; ontbreekt de ondertekening van een of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. 5. Wordt omtrent de getrouwheid van de stukken, bedoeld in het vorige lid, aan de algemene vergadering niet overgelegd een verklaring afkomstig van een accountant als bedoeld in art. 2:393 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek, dan benoemt de algemene vergadering, jaarlijks, een kascommissie van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. Het bestuur doet de in dit lid bedoelde stukken ten minste één maand voor de dag waarop de algemene vergadering zal worden gehouden waarin deze zullen worden behandeld, toekomen aan de kascommissie. De kascommissie onderzoekt deze stukken en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. 6. Het bestuur is verplicht aan de kascommissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen, en inzage in de boeken en bescheiden der vereniging te geven. Vergt dit onderzoek naar het oordeel van de kascommissie bijzondere boekhoudkundige kennis, dan kan zij zich op kosten van de vereniging door een deskundige doen bijstaan. 7. Goedkeuring door de algemene vergadering van het jaarverslag en de rekening en verantwoording strekt het bestuur tot decharge. Artikel 8 (algemene vergadering; stemrecht) 1. De algemene vergadering besluit bij gewone meerderheid van stemmen, behoudens in de gevallen waarin in deze statuten een gekwalificeerde meerderheid is vereist. 2. De stemmen kunnen slechts worden uitgebracht door de ter vergadering aanwezige leden, c.q. hun vertegenwoordigers. Het stemrecht is verder geregeld in het huishoudelijk reglement. Artikel 9 (bestuur) 1. Het bestuur is het algemene bestuursorgaan van de Groep Nederland en bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven personen. 2. De algemene vergadering benoemt de bestuursleden uit de gewone leden. 3. Het bestuur kent een voorzitter, een vice-voorzitter, een secretaris, een penningmeester, en overige leden. Een van de bestuursleden is permanent gedelegeerde van de Groep Nederland bij de Internationale Federatie. 4. De voorzitter en de permanent gedelegeerde worden in functie gekozen door de algemene vergadering. Beide functies kunnen in één persoon verenigd zijn. De vice-voorzitter, de secretaris en de penningmeester kiest het bestuur uit zijn midden. Het bestuur kan uit zijn midden een plaatsvervanger voor de permanent gedelegeerde benoemen. 5. De bestuursleden zijn uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de algemene vergadering. 6. De bestuursleden treden na twee jaar af volgens een door het bestuur op te stellen rooster. Daarbij wordt er rekening mee gehouden, dat voorzitter, secretaris en, indien mogelijk, penningmeester niet gelijktijdig aan de beurt van aftreden zijn. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. 7. De bestuursleden kunnen te allen tijde ontslag nemen, mits dit schriftelijk geschiedt met een opzegtermijn van drie maanden. Zij blijven verantwoording verschuldigd aan de algemene vergadering totdat deze het ontslag heeft bekrachtigd.

5 8. Bij het ontstaan van vacatures kunnen zowel door het bestuur als door de leden kandidaten ter benoeming aan de algemene vergadering worden voorgedragen. De voordrachten worden op de oproepingsbrief voor de algemene vergadering vermeld. 9. Ook voordrachten die pas na het verzenden van de oproepingsbrief bekend zijn geworden, kunnen door de algemene vergadering in behandeling worden genomen, doch slechts indien daartoe met algemene stemmen is besloten. 10. Het bestuur is bevoegd om in spoedeisende gevallen besluiten te nemen waartoe anders alleen de algemene vergadering bevoegd is. Deze besluiten blijven van kracht tot de eerstvolgende algemene vergadering. 11. Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan de voorzitter tezamen met de secretaris of de penningmeester, dan wel de secretaris tezamen met de penningmeester. Het bestuur kan volmacht verlenen aan een of meer bestuursleden alsook aan anderen, om de vereniging binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen. 12. Het bestuur is, behoudens het in lid 13 van dit artikel bepaalde, mede bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt. 13. Het bestuur behoeft de goedkeuring van de algemene vergadering voor besluiten tot het aangaan van overeenkomsten, hiervoor in lid 12 omschreven. Zonder voormelde goedkeuring kan de vereniging ter zake van deze rechtshandelingen niet rechtsgeldig worden vertegenwoordigd. Artikel 10 (commissies) 1. De algemene vergadering benoemt jaarlijks uit de vertegenwoordigers van de institutionele leden en de gewone leden die geen deel uitmaken van het bestuur, een kascommissie van tenminste twee personen. Voordat de jaarvergadering plaatsvindt, onderzoekt deze commissie de financiële administratie van de penningmeester en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. 2. Voor het organiseren van de jaarlijkse nationale wedstrijden kent de Groep Nederland een wedstrijdcommissie. De leden van deze commissie worden door de algemene vergadering benoemd. De werkwijze en de bevoegdheden van deze commissie worden geregeld in een afzonderlijk reglement. De commissie brengt jaarlijks verslag uit aan de algemene vergadering. 3. Voor het uitvoeren van speciale taken kan het bestuur commissies instellen. Deze commissies rapporteren aan het bestuur. Leden van een door het bestuur ingestelde commissie kunnen zijn vertegenwoordigers van institutionele leden, gewone leden en buitenstaanders. Het bestuur bepaalt de taakomschrijving van deze commissies. Artikel 11 (stemmenverdeling Internationale Federatie) 1. De Groep Nederland is gebonden aan de statuten van de Internationale Federatie. Volgens die statuten kan de Groep Nederland in de algemene vergadering van de Internationale Federatie vijf stemmen uitbrengen. Deze stemmen worden uitgebracht door de permanent gedelegeerde van de Groep Nederland alsmede door vier tijdelijk gedelegeerden van de Groep Nederland. Het aantal uit te brengen stemmen kan echter niet hoger zijn dan het aantal Nederlandse gedelegeerden dat aan de algemene vergadering van de Internationale Federatie deelneemt. 2. Het bestuur bepaalt voor elke algemene vergadering van de Internationale Federatie wie als tijdelijk gedelegeerden van de Groep Nederland zullen optreden. Het bestuur kan de permanent gedelegeerde machtigen om hiervoor zorg te dragen. 3. In de vergaderingen van het centrale comité van de Internationale Federatie kan door de

6 Groep Nederland één stem worden uitgebracht. Deze stem wordt uitgebracht door de permanent gedelegeerde. 4. Is de permanent gedelegeerde verhinderd om een algemene vergadering dan wel een vergadering van het centrale comité van de Internationale Federatie bij te wonen, dan kan het bestuur een van zijn andere leden aanwijzen om als diens plaatsvervanger op te treden. Artikel 12 (huishoudelijk reglement) 1. De algemene vergadering stelt een huishoudelijk reglement vast, waarin nadere regels worden gegeven ten aanzien van het in deze statuten bepaalde. Hiertoe behoren in ieder geval regels over: a. het lidmaatschap b. de algemene vergadering c. het bestuur d. de permanent gedelegeerde e. de commissies f. de geldmiddelen. 2. Wijziging van het huishoudelijk reglement vereist een besluit van de algemene vergadering, genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde deel der geldig uitgebrachte stemmen. 3. Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de wet of met deze statuten. Artikel 13 (statutenwijziging) 1. Wijziging van de statuten vereist een besluit van de algemene vergadering, genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde deel der geldig uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin een zodanig aantal leden aanwezig is als bevoegd is tot het uitbrengen van twee/derde deel van het totaal aantal stemmen dat kan worden uitgebracht. 2. Bij het ontbreken van dit quorum kan een volgende algemene vergadering een besluit over hetzelfde voorstel tot statutenwijziging nemen. Die algemene vergadering vindt uiterlijk vier weken na de eerste plaats. Alsdan vereist het besluit een meerderheid van ten minste twee/derde deel der geldig uitgebrachte stemmen. 3. Een voorstel tot wijziging van de statuten moet in de oproepingsbrief voor de algemene vergadering worden vermeld. Daarbij moeten de voorgestelde wijzigingen woordelijk zijn opgenomen. Voorts moeten zij van een toelichting zijn voorzien. De uitzondering, bedoeld in artikel 7, lid 2, is hierbij niet van toepassing. 4. De statutenwijziging treedt niet in werking dan nadat daarvan een notariële akte is opgemaakt. Tot het doen verlijden van de akte is ieder bestuurslid bevoegd. 5. Het bestuur is verplicht, een authentiek afschrift van de gewijzigde statuten neer te leggen ten kantore van de Kamer van Koophandel en Fabrieken binnen welker gebied de Groep Nederland haar zetel heeft. Artikel 14 (ontbinding en vereffening) 1. De Groep Nederland kan slechts worden ontbonden door een daartoe strekkend besluit van de algemene vergadering. Voor een zodanig besluit is het bepaalde in artikel 13, leden 1 en 2, van overeenkomstige toepassing. 2. Een voorstel tot ontbinding van de vereniging moet in de oproepingsbrief voor de algemene vergadering met redenen zijn omkleed. De uitzondering, bedoeld in artikel 7, lid 2, is hierbij niet van toepassing. Tussen de datum van verzending van de oproepingsbrief en de datum

7 van de algemene vergadering waarin over het voorstel besloten moet worden, dient een termijn van ten minste acht weken te liggen. 3. Een eventueel batig saldo wordt aangewend voor doeleinden die stroken met het doel van de Groep Nederland. Het bestuur doet daartoe een voorstel aan de algemene vergadering. 4. Indien bij een besluit tot ontbinding geen vereffenaars zijn aangewezen, geschiedt de vereffening door het bestuur. Na de ontbinding blijft de Groep Nederland voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van de statuten en de reglementen voor zover mogelijk van kracht. In de stukken die alsdan van de Groep Nederland uitgaan, moeten aan haar naam worden toegevoegd de woorden "in liquidatie". Artikel 15 (slotbepaling) 1. In gevallen waarin deze statuten of de reglementen niet voorzien, beslist het bestuur. Van deze besluiten wordt kennis gegeven aan de algemene vergadering, die bevoegd is zodanige besluiten te wijzigen of buiten werking te stellen