Uitvoeringsregeling Sectorplan Procesindustrie maatregel 4 vs /7

Transcriptie

1 Uitvoeringsregeling Maatregel 4 Creëren extra leerwerkplaatsen (BBL-trajecten) Sectorplan Procesindustrie Uitvoeringsregeling Sectorplan Procesindustrie maatregel 4 vs /7

2 Inhoud 1 Algemeen Doel Uitvoeringsregeling Versiebeheer Algemene Voorwaarden Contribuantschap Uitvoering van de regeling beroep en bezwaar Disclaimer Achtergrond maatregel Procedure Aanvraag Monitoring en voortgangsrapportage Einddeclaratie Voorschot Projectadministratie Urenregistratie Externe kosten Deelnemersadministratie Overig Samenvatting van op te leveren stukken... 7 Uitvoeringsregeling Sectorplan Procesindustrie maatregel 4 vs /7

3 1 Algemeen 1.1 Doel Uitvoeringsregeling Doel van dit document is om op beknopte wijze een overzicht te geven van de opzet van de administratieve organisatie en interne controlemaatregelen ten behoeve van de verantwoording van het Sectorplan. Hierop zijn de administratieve vereisten in het kader van de Regelgeving cofinanciering sectorplannen van toepassing. Deze uitvoeringsregeling wordt toegepast om de vigerende wet- en regelgeving te vatten in werkbare procedures ten behoeve van de uitvoering van het subsidieproject. Voor betrokkenen bij het project maakt de uitvoeringsregeling duidelijk welke taken en verantwoordelijkheden de betrokkenen hebben en maakt het de scheidslijn tussen het verzamelen en invoeren van gegevens en de controle hierop inzichtelijk. Voor externe partijen borgt de uitvoeringsregeling dat er conform de vereisten wordt gewerkt resulterend in een juiste, volledige en actuele projectadministratie. 1.2 Versiebeheer Gedurende het twee jaar durende project, zullen eventuele aanvullingen in de uitvoeringsregeling worden opgenomen. In deze paragraaf zal per versie een korte samenvatting worden gegeven van de wijzigingen ten opzichte van de vorige versie. Dit is de tweede versie, waarin de wijzigingen in de regeling ten aanzien van de projectperiode zijn opgenomen. 1.3 Algemene Voorwaarden Contribuantschap Om deel te nemen aan de maatregel 4 dient een bedrijf lid te zijn van OVP in de vorm van een contribuantschap Uitvoering van de regeling De uitvoering van de regeling staat onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de OVP. De dagelijkse uitvoering geschiedt door team OVP. Situaties waarin de regeling niet voorziet, worden voorgelegd aan het bestuur van OVP. De uitspraak van het bestuur is bindend. OVP is te allen tijde gebonden (en daarmee dus ook bedrijven en de uitvoerders) aan nadere interpretaties en aanwijzingen afkomstig van hogere autoriteiten, zoals het Agentschap SZW en het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Ook het bestuur van OVP kan nadere richtlijnen afgeven, waaraan bedrijven en uitvoerders gebonden zijn Beroep en bezwaar Indien het bedrijf het niet eens is met de door OVP afgegeven toekenning of eindbeschikking dan wel een gemotiveerde weigering van de aanvraag of gemotiveerde intrekking van de beschikking kan binnen 6 weken na dagtekening van dit besluit schriftelijk bezwaar worden aangetekend bij het bestuur van OVP. Deze zal het bezwaar op haar eerstvolgende reguliere bestuursvergadering in behandeling nemen en schriftelijk binnen 4 weken nadat de vergadering heeft plaatsgevonden de beslissing kenbaar maken. Deze beslissing is bindend. Uitvoeringsregeling Sectorplan Procesindustrie maatregel 4 vs /7

4 1.3.4 Disclaimer Hoewel bij het opstellen van de Uitvoeringsregeling de hoogst mogelijke zorgvuldigheid in acht is genomen, kan OVP niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden. Ook kan OVP niet aansprakelijk worden gesteld voor schade veroorzaakt door acties die op grond van deze Uitvoeringsregeling worden gepleegd en gevolgtrekkingen die op grond van deze Uitvoeringsregeling worden gemaakt. Daarnaast kan OVP nimmer aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van nadere interpretaties of aanwijzingen van hogere autoriteiten. 2 Achtergrond maatregel 4 De doelstelling van maatregel 4 is als volgt: Het terugdringen van het tekort aan vakmensen in de brede procesindustrie door middel van het creëren van extra leerwerkplaatsen (BBL-trajecten). Een extra leerwerkplaats betreft een nieuwe medewerker bij een bedrijf die een BBLtraject start. Het is voldoende dat het een nieuwe medewerker is voor een bedrijf. De doelgroep van deze maatregel zijn bedrijven in de brede procesindustrie die mensen aan willen nemen met voldoende capaciteit en affiniteit met (laboratorium)techniek en een opleiding volgen, met speciale aandacht voor mensen van 50 jaar en ouder. 3 Procedure 3.1 Aanvraag Het bedrijf maakt een account aan. Team OVP controleert het account en bij goedkeuring wordt deze geactiveerd. Het account wordt alleen goedgekeurd als het bedrijf voldoet aan de volgende voorwaarden: - Het bedrijf behoort tot de brede procesindustrie; - Het bedrijf is contribuant van OVP. Na activering van het account, kan het bedrijf overgaan tot het indienen van de aanvraag (zie handleiding webbased tool). Hierbij moeten een aantal verplichte documenten worden geüpload: - Algemene akkoordverklaring - Berekening loonkosten maatregel 4 De webbased tool staat continue open voor aanvragen waarbij per elke 15 e van de maand (of eerst volgende werkdag na de 15 e als deze in het weekend valt) de beoordeling plaats vindt van de maand ervoor. Net zolang tot de maatregel volledig benut is. De consultant OVP beoordeelt de binnengekomen aanvragen op volgorde van indiening. Naar aanleiding van de beoordeling kan de door de bedrijven gevraagde subsidie lager uitvallen. Wanneer het totale budget is uitgeput wordt de maatregel gesloten. Uitvoeringsregeling Sectorplan Procesindustrie maatregel 4 vs /7

5 Overschrijding budget Bij overschrijding van het beschikbare budget behoudt OVP zich het recht voor om maatregelen te treffen, teneinde te zorgen voor een goede verdeling over bedrijven, branches en regio s. Voorwaarden Elke aanvraag en het bedrijf moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: - De opleidingsactiviteiten bestaan uit BBL-opleidingen; - De opleidingsactiviteiten starten binnen de projectperiode (1 februari 2014 tot en met 31 januari 2016); - Na de start van de opleiding zijn de loonkosten van de deelnemer voor een periode van maximaal 24 maanden subsidiabel tot uiterlijk 24 februari 2017; - Het gaat om voor het bedrijf nieuwe werknemers die een BBL traject gaan volgen. Nieuwe werknemers zijn werknemers die na 1 februari 2014 in dienst zijn gekomen; - De subsidie op de loonkosten bedraagt 20% van de loonkosten gemaximeerd op het wettelijk minimumloon voor een periode van maximaal 24 maanden; - Het bedrijf overlegt een getekende algemene akkoordverklaring waarin onder andere het volgende is vermeld: Dat het bedrijf is aangesloten bij Opleidingsfonds OVP; Dat het bedrijf verklaart kennis te hebben genomen van de Regelgeving Sectorplannen en akkoord te gaan met de daarin opgenomen bepalingen; Het bedrijf verklaart voor dit project een aparte projectadministratie te hebben ingericht conform de uitvoeringsregeling en stemt er mee in dat voor alle onderbouwende stukken geldt dat het Ministerie SZW, OVP en haar accountant ten tijde van de einddeclaratie en ten tijde van de uitvoering van een controle kan verzoeken om originele of gekopieerde versies en dat het bedrijf en deelnemers akkoord gaan met het verstrekken van gegevens aan OVP en het Ministerie SZW. Het bedrijf garandeert dat de administratie vijf jaar bewaard blijft en te allen tijde kan worden ingezien. Deze vijfjaarsperiode wordt gerekend vanaf de datum van de subsidievaststelling. Dit betekent dat de stukken uiterlijk tot 31 december 2022 bewaard dienen te blijven - De opleidingsmaatregel komt alleen voor cofinanciering in aanmerking voor zover het subsidiebedrag niet meer dan 2 miljoen per onderneming per opleidingstraject bedraagt. Dit in verband met de regelgeving rondom staatssteun. OVP beoordeelt de binnengekomen aanvragen op volgorde van indiening. Bij een afkeuring zal het bedrijf door OVP schriftelijk worden geïnformeerd. Bij een goedkeuring zal OVP een beschikking opstellen en naar het bedrijf versturen. 3.2 Monitoring en voortgangsrapportage Gedurende de projectperiode zal de consultant OVP driemaandelijks contact met het bedrijf hebben om de voortgang van het project te bespreken. Het bedrijf heeft de verantwoordelijkheid om bij tussentijdse wijzigingen OVP te informeren. Tussentijds dient het bedrijf een voortgangrapportage in over de voortgang van het project bij OVP. OVP zal het bedrijf hierover in de beschikking nader informeren. Uitvoeringsregeling Sectorplan Procesindustrie maatregel 4 vs /7

6 3.3 Einddeclaratie Binnen 1 maand na afloop van de opleiding dient het bedrijf de einddeclaratie in via de webbased tool. Het bedrijf stuurt de onderbouwende stukken (zie hoofdstuk 4) en de definitieve versie van het format Berekening loonkosten maatregel 4 naar OVP. De consultant OVP controleert de einddeclaratie en de onderbouwende stukken en stuurt een format Gevraagde subsidie naar het bedrijf. Het bedrijf ondertekent dit format en retourneert deze naar OVP. OVP zal na goedkeuring zorgdragen voor de uitbetaling van de subsidie, echter niet eerder dan dat OVP zelf de betaling van het AGSZW heeft ontvangen. 3.4 Voorschot OVP keert aan bedrijven pas een voorschot of subsidie uit nadat deze is ontvangen van het AGSZW. OVP behoudt zich het recht voor om voordat een bedrag wordt uitgekeerd een kredietwaardigheidscheck uit te voeren of indien dit noodzakelijk wordt geacht extra garantstellingen van het bedrijf te vragen. 4 Projectadministratie De administratie van deze maatregel bestaat uit een projectadministratie, waaronder begrepen een financiële administratie en een deelnemersadministratie. In de projectadministratie worden alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig vastgelegd. Ten behoeve van de vaststelling van de subsidiabiliteit zijn deze gegevens te verifiëren met bewijsstukken. De administratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde maatregelen en is voor controle beschikbaar op één locatie. Alle stukken rondom de projectadministratie worden minimaal vijf jaar bewaard. Zie ook de garantstelling van bedrijven hierboven. Van bewijsstukken wordt het originele stuk bewaard. Het is toegestaan in de projectadministratie een kopie op te nemen, het origineel kan elders (bijv. bij de boekhouding) worden bewaard Urenregistratie Er hoeft voor deze maatregel door de bedrijven geen urenregistratie te worden bijgehouden Externe kosten Binnen deze maatregel zijn geen externe kosten opgenomen Deelnemersadministratie Het doel van het voeren van een deelnemersadministratie is tweeledig. Ten eerste wordt in de deelnemersadministratie geregistreerd welke deelnemers aan de maatregel deelnemen en wordt aangetoond dat de deelnemers aan de maatregel tot de doelgroep behoren waarvoor de subsidie wordt verleend. Ten tweede onderbouwt de deelnemersadministratie dat de maatregelen waarvoor subsidie is verleend, daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Zo wordt aangetoond dat de met die activiteiten gemoeide kosten subsidiabel zijn. Tevens wordt de deelnemersadministratie gebruikt ter onderbouwing van de wijze waarop de kosten worden toegerekend aan de maatregelen binnen het sectorplan en de periode waarbinnen deze worden uitgevoerd. Tevens toont de deelnemersadministratie aan dat de eisen van Regeling wordt voldaan. Uitvoeringsregeling Sectorplan Procesindustrie maatregel 4 vs /7

7 De deelnemersadministratie van de deelnemers per maatregel bestaat uit een Burgerservicenummer, dan wel bij het ontbreken daarvan een sociaalfiscaalnummer. Deze persoonsgegevens zijn nodig om te controleren of er geen sprake is van dubbelfinanciering. De gegevens zullen anoniem worden gebruikt voor bestandsvergelijking. De inbreuk op de privacy van de deelnemers wordt hierdoor tot een minimum beperkt. In de algemene akkoordverklaring die deelnemende bedrijven moeten ondertekenen is opgenomen dat bedrijven en hun deelnemers op de hoogte zijn van het feit dat OVP de deelnemersgegevens registreert en indien het Agentschap SZW hierom vraagt aan hen worden verstrekt. De deelnemersadministratie bestaat uit de volgende documenten: - Kopie ID (BSN nummer) - Dienstverband door middel van salarisstrook (eerste en laatste scholingsmaand); - Het betreft een nieuwe werknemer. Aantonen door middel van de salarisstrook ( datum in dienst ) of een arbeidscontract (indien datum in dienst niet op de salarisstrook staat); - BPV-overeenkomst (contract leerwerkplaats); - Leeftijd (salarisstrook); - Onderbouwing prestatie door middel van diploma of, indien opleiding nog niet is afgerond, een opleidersverklaring. - Subsidiabele loonkosten per deelnemer via het format Berekening loonkosten maatregel Overig Bij deze maatregel dient het bedrijf de volgende documenten aan OVP te verstrekken: - SBI code om aan te tonen dat het bedrijf valt onder de brede procesindustrie - Algemene akkoord verklaring 4.2 Samenvatting van op te leveren stukken Deelnemersadministratie Bedrijf Kopie ID (Naam, geboortedatum, BSN) Onderwijsovereenkomst Bewijs deelname (diploma of opleidersverklaring) Aantonen dienstverband (begin en eind subsidiabele periode) Berekening subsidiabele loonkosten per deelnemer Rapportages en overig OVP Beschikkingen Overeenkomst met OVP Bedrijf SBI code Algemene akkoord verklaring Voortgangsrapportage en einddeclaratie Uitvoeringsregeling Sectorplan Procesindustrie maatregel 4 vs /7