Aanlever- en validatiespecificaties CQIbestanden

Transcriptie

1 Aanlever- en validatiespecificaties CQIbestanden GGZ 2013 Significant Thorbeckelaan ED Barneveld KvK LPGGz Utrecht, 28 januari 2014 Versie: 1.1

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Bestandspecificaties Naamgeving bestanden Heraanlevering Technische validatie Controle op dubbele records Controle op uitsluitingen AMBU WOONZ WOONB KLIN AMBU-v Controle op invulling casemix adjusters AMBU WOONZ WOONB KLIN AMBU-v Overige schoningstappen en verrijking van de data De indicatoren 8 Inhoudsopgave Pagina 2 van 9

3 1. Inleiding 01 Dit document beschrijft de bestandspecificaties en validatieregels voor de aanlevering van CQI-gegevens voor de GGZ. Deze informatie is bestemd voor de meetbureaus die de CQI-gegevens namens de GGZinstellingen aanleveren. Op basis van de volgende vragenlijsten kunnen gegevens worden aangeleverd: 1. CQ-index Kortdurende ambulante GGZ - versie 4.1; 2. CQ-index Beschermd wonen (GGZ) - versie 2.1; 3. CQ-index Begeleid zelfstandig wonen (GGZ) - versie 2.2; 4. CQ-index Klinische GGZ en VZ - versie 2.3; 5. CQ-index Kortdurende ambulante GGZ verkort i.o. - versie De vragenlijsten zijn te downloaden op de website van CKZ: 03 De bestanden kunnen worden geüpload op cq.platformggz.nl. De handleiding is, zodra deze beschikbaar is, te vinden op en vanaf het moment dat de portal wordt opengesteld, is deze handleiding ook daar te vinden. 04 De periode waarbinnen de bestanden kunnen worden geüpload is: 3 februari tot 1 maart Bestandspecificaties 05 De bestanden dienen te worden opgesteld in Excel-formaat (.xls of.xlsx): - De eerste regel bevat de variabelenamen zoals die zijn gedefinieerd in het codeboek; - De variabelenamen staan altijd in de volgorde zoals die zijn gedefinieerd in het codeboek; - Alleen de gedefinieerde codes uit het codeboek mogen worden gebruikt per variabele; - Voor datums dient de kolom de celeigenschap datum te krijgen 1.2 Naamgeving bestanden 06 Bij aanlevering van het bestand dient bij de bestandsnaam het volgende schema te worden aangehouden: Gegevens CQ-index Kortdurende ambulante GGZ CQ-index Beschermd wonen (GGZ) CQ-index Begeleid zelfstandig wonen (GGZ) CQ-index Klinische GGZ en VZ CQ-index Kortdurende ambulante GGZ verkort i.o. Bestandsnaam (waarbij mn = meetbureau nummer) CQAMBU-mn.xls CQWOONB-mn.xls CQWOONZ-mn.xls CQKLIN-mn.xls CQAMBUv-mn.xls 1. Inleiding Pagina 3 van 9

4 1.3 Heraanlevering 07 Indien de aangeleverde zending na controle is goedgekeurd en er al gegevens aanwezig zijn in de technische database voor een aangeleverde zorgaanbieder en gegevenstype (AMBU, WOONZ, WOONB, KLIN, AMBU-v), dan krijgen de al aanwezige gegevens de status oud en worden de nieuw aangeleverde gegevens als de meest actuele gezien. 08 Het is dus niet mogelijk gedeeltelijke correcties op gegevens aan te leveren. Indien voor een zorgaanbieder nieuwe/gecorrigeerde gegevens worden aangeleverd, dient altijd de hele set voor dat gegevenstype opnieuw te worden aangeboden. 1. Inleiding Pagina 4 van 9

5 09 De validatieprocedure bestaat uit twee momenten: 1. Direct bij aanlevering: technische validatie; 2. Na aanlevering: diverse (inhoudelijke) validaties. Hiervan wordt een verwerkingsverslag opgesteld. 2.1 Technische validatie 10 Bij aanlevering van het bestand wordt direct een technische validatie uitgevoerd. In deze validatie wordt gecontroleerd of: a. Het bestand voldoet aan de technische specificaties zoals hierboven beschreven, bijvoorbeeld: i. tekstuele waarden in een numeriek veld, fout in kolomnamen, verkeerde veldvolgorde; b. De identificerende elementen in het bestand aanwezig zijn (code meetbureau, KvK-nummer zorgaanbieder en uniek code cliënt ). Die moeten verplicht zijn ingevuld voor alle records, anders wordt het bestand afgekeurd; c. Het Kvk-nummer in het bestand overeenkomt met een van de KvK-nummers van de zorgaanbieders die zijn geregistreerd door het meetbureau; d. De waarden van de velden binnen de toegestane waarden passen (domeincontroles). 2.2 Controle op dubbele records 11 Indien in het aangeleverde bestand dubbele records worden gevonden, wordt hiervan een melding gemaakt in het verwerkingsverslag. Identificerend voor een record zijn: a. Bureau: Code meetbureau; b. KvK: KvK-nummer zorgaanbieder; c. Cliënt: Code cliënt. 12 Een combinatie van deze gegevens mag dus slechts één keer voorkomen. Indien er op basis van deze combinatie toch sprake is van dubbele records, zullen deze records de overige schoningsregels doorlopen, waardoor deze records alsnog kunnen worden afgekeurd. Indien beide records de schoningsregels doorstaan, zal later op basis van de CKZ-richtlijnen voor het schonen de best ingevulde vragenlijst worden gekozen voor de analyses. U wordt als meetbureau echter verzocht om dubbele records te voorkomen. 2.3 Controle op uitsluitingen AMBU 13 Indien een van de volgende situaties zich voordoet, wordt het gehele record afgekeurd. - invuldatum in toekomst of voor 1 januari 2012 (onwaarschijnlijke datum); - vr001 = 1 (buiten de doelgroep); - vr043 = 6 (langer dan 2 jaar geleden gestart met de meest recente behandeling); - vr001 = leeg én v43 = leeg (doelgroep niet herleidbaar); - vr055 = leeg (jonger dan 18 jaar); Pagina 5 van 9

6 - vr062 = 2 (hulp door iemand anders) én vr063_01 t/m vr063_05 zijn leeg; - vr063_03 = 1 (iemand anders heeft de vragen beantwoord); - minder dan 23 vragen uit de set v01 t/m v11, v15 t/m v25, v29 t/m v36, v43, v44, v48 t/m v56, v58 t/m v62 ingevuld WOONZ 14 Indien een van de volgende situaties zich voordoet, wordt het gehele record afgekeurd. - invuldatum in toekomst of voor 1 januari 2012 (onwaarschijnlijke datum); - vr050 = leeg (jonger dan 18 jaar); - vr056 = 2 (hulp door iemand anders) én vr057_01 t/m vr057_05 zijn leeg; - vr057_03 = 1 (iemand anders heeft de vragen beantwoord); - minder dan 25 vragen uit de set v01 t/m v17, v21 t/m, v39, v44 t/m v56 ingevuld WOONB 15 Indien een van de volgende situaties zich voordoet, wordt het gehele record afgekeurd. - invuldatum in toekomst of voor 1 januari 2012 (onwaarschijnlijke datum); - vr064 = leeg (jonger dan 18 jaar); - vr070 = 2 (hulp door iemand anders) én vr071_01 t/m vr071_05 zijn leeg; - vr071_03 = 1 (iemand anders heeft de vragen beantwoord); - minder dan 32 vragen uit de set v01 t/m v21, v25 t/m v53, v58 t/m v70 ingevuld KLIN 16 Indien een van de volgende situaties zich voordoet, wordt het gehele record afgekeurd. - invuldatum in toekomst of voor 1 januari 2012 (onwaarschijnlijke datum); - vr065 = leeg (jonger dan 18 jaar); - vr072 = 2 (hulp door iemand anders) én vr073_01 t/m vr073_05 zijn leeg; - vr073_03 = 1 (iemand anders heeft de vragen beantwoord); - minder dan 32 vragen uit de set v01 t/m v09, v12 t/m v23, v27 t/m v56, v60 t/m v72 ingevuld AMBU-v 17 Indien een van de volgende situaties zich voordoet, wordt het gehele record afgekeurd. - invuldatum in toekomst of voor 1 januari 2013 (onwaarschijnlijke datum); - Leeftijd jonger dan 18 jaar (Buiten doelgroep); - Minder dan 9 vragen uit de set v01-v17 ingevuld; Pagina 6 van 9

7 2.4 Controle op invulling casemix adjusters 18 Casemix adjusters zijn vragen die van belang zijn bij het uitvoeren van de casemix-correctie. Indien zich bij een record een of meerdere van onderstaande situaties voordoet, wordt het betreffende record afgekeurd AMBU - vr052 (ervaren gezondheid) = leeg; - vr054 (geslacht) = leeg; - vr055 (leeftijd) = leeg; - vr056 (opleiding) = leeg of WOONZ Geen casemixers WOONB Geen casemixers KLIN Geen casemixers AMBU-v Let op: bij AMBU-v worden leeftijd en geslacht niet als vraag uitgevraagd. Deze dienen uit het steekproefbestand of het achtergrondbestand te worden gehaald en te worden toegevoegd aan het bestand met de CQI-gegevens (zie hiervoor ook het codeboek). - vr018 (ervaren gezondheid) = leeg; - vr019 (opleiding) = leeg; - leeftijd = leeg; - geslacht = leeg of Overige schoningstappen en verrijking van de data 19 Op basis van voorgaande stappen kunnen records worden afgekeurd. Per afgekeurde record wordt in het verwerkingsverslag gemeld op basis waarvan is afgekeurd. Daarnaast zijn er nog schoningstappen waar op basis van records niet kan worden afgekeurd (zie de betreffende werkinstructies van het CKZ). Het betreft bijvoorbeeld het opschonen van antwoorden bij vervolgvragen op screenervragen die onterecht zijn gegeven. Hier wordt geen melding van gemaakt in het verwerkingsverslag. Pagina 7 van 9

8 20 Ten slotte kan het voorkomen dat voor het berekenen van een indicatorwaarde er bij een record niet voldoende (geldige) antwoorden zijn ingevuld. Bij het berekenen van de indicatorwaarden is namelijk een minimumaantal gegevens vereist. Indien een indicator bestaat uit meerdere vragen, dan wordt de indicator berekend als minimaal voor de helft van deze vragen een (geldig) antwoord is gegeven. Indien er bij een record te weinig (geldige) antwoorden zijn gegeven, wordt deze record niet afgekeurd, maar wordt de betreffende indicatorwaarde bij deze record niet berekend. Hier wordt geen melding van gemaakt in het verwerkingsverslag. 21 Op instellingsniveau geldt dat er voor minimaal 10 respondenten een indicatorwaarde beschikbaar is. Is het aantal minder dan 10 respondenten, dan zal de indicatorwaarde voor deze instelling niet worden berekend. Hier wordt geen melding van gemaakt in het verwerkingsverslag. 2.6 De indicatoren 22 Hieronder staan voor de vier vragenlijsten de indicatoren gegeven en per indicator de bijbehorende vragen. AMBU 1.2 Verandering in klachten en functioneren vr033 t/m vr Informatie over bijwerkingen vr012 t/m vr Informed consent vr Keuzevrijheid vr015, vr016, vr021, vr Vervulling zorgwensen vr032, vr048, vr Evaluatie behandelplan vr Continuïteit van zorg vr038 t/m vr Bejegening vr020, vr029 t/m vr Informatieverstrekking vr007 t/m vr010 WOONZ 3.3 Informed consent vr Keuzevrijheid vr Vervulling zorgwensen vr Evaluatie behandelplan vr Continuïteit van zorg vr041 t/m vr Bejegening vr013, vr021 t/m vr Informatieverstrekking vr006 t/m vr008 WOONB 2.6 De mate waarin de cliënten zich veilig voelen tijdens een behandeling vr047 in een kliniek, of verblijf in een beschermde woonvorm 3.3 Informed consent vr023 Pagina 8 van 9

9 3.4 Keuzevrijheid vr Vervulling zorgwensen vr Evaluatie behandelplan vr Continuïteit van zorg vr055 t/m vr Woon- en leefomstandigheden: cliëntoordeel over de woon- en vr042 t/m vr045 leefomstandigheden in een klinische setting of RIBW-instelling 3.10 Bejegening vr013, vr025 t/m vr Informatieverstrekking vr006 t/m vr008 KLIN 1.2 Verandering ernst problematiek vr040 t/m vr Informatie over bijwerkingen vr De mate waarin cliënten zich veilig voelen tijdens een behandeling in vr036 t/m vr038 een kliniek, of verblijf in een beschermde woonvorm 3.3 Informed consent vr Keuzevrijheid vr Vervulling zorgwensen vr Evaluatie behandelplan vr Continuïteit van zorg vr Woon- en leefomstandigheden: cliëntoordeel over woon- en vr043 t/m vr046 leefomstandigheden in een klinische setting of RIBW-instelling 3.10 Bejegening vr018, vr027 t/m vr031, vr Informatieverstrekking vr006 t/m vr008 AMBU-v 1.2 Verandering in klachten en functioneren Niet aanwezig 2.2 Informatie over bijwerkingen Niet aanwezig 3.3 Informed consent Niet aanwezig 3.4 Keuzevrijheid vr011 t/m vr Vervulling zorgwensen vr003 t/m vr Evaluatie behandelplan Niet aanwezig 3.7 Continuïteit van zorg Niet aanwezig 3.10 Bejegening vr001, vr Informatieverstrekking vr008 t/m vr010 Pagina 9 van 9