Quickstart Twinfield - Promedico Twinfield v6.18

Transcriptie

1 Quickstart Twinfield - Promedico Twinfield v6.18 Twinfield International NV De Beek MS Hoevelaken Nederland

2 Belangrijk bericht Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel dit cursusboek met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaardt Twinfield geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit cursusboek. De beschrijvingen in deze publicatie evenals de functies zijn voor wijzigingen vatbaar zonder bericht. Niets in deze uitgave mag worden hergebruikt in enige vorm zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Twinfield. Contactgegevens Twinfield International N.V. De Beek MS Hoevelaken Tel Fax inlogadres Publicatie informatie Auteursrecht Twinfield International N.V. Versie 6.18 Dit cursusmateriaal is ontwikkeld, geschreven en samengesteld door Twinfield opleidingen. Eventuele opmerkingen kunt u sturen naar info@twinfield.com. Gedrukt in Nederland op gerecycleerd papier of digitaal gepubliceerd in Portable Document Format (PDF). Quickstart Twinfield - Promedico Pagina 2 van 11

3 Inhoudsopgave Quickstart Twinfield - Promedico 1. Scenario s voor factureren in VDF I.Factuur naar zorgverzekeraar (Vecozo)... 4 a) Factuur wordt geheel goedgekeurd... 5 b) Factuur wordt gedeeltelijk goedgekeurd... 6 c) Factuur wordt afgekeurd... 7 d) Factuur wordt geheel goedgekeurd, maar zorgverzekeraar betaalt te veel II. Factuur direct naar klant... 7 III. Contant-nota s, Kasstromen en PIN-betalingen... 8 a. Contant of pinnen... 8 b. Alsnog op rekening Terminologie Toelichting Schema kasstromingen en pin-betalingen Quickstart Twinfield - Promedico Pagina 3 van 11

4 1. Scenario s voor factureren in VDF10 I. Factuur naar zorgverzekeraar a. Factuur wordt geheel goedgekeurd b. Factuur wordt gedeeltelijk goedgekeurd c. Factuur wordt geheel afgekeurd d. Factuur wordt geheel goedgekeurd, zorgverzekeraar betaalt te veel II. Factuur direct aan klant III. Contant-nota s, kasstromingen en PIN-betalingen I. Factuur naar zorgverzekeraar (Vecozo) De factuur is naar Vecozo verstuurd ter verwerking. Status Promedico: In behandeling bij zorgverzekeraar Automatisch wordt de nu nog openstaande factuur (= uw declaratie) geboekt in Twinfield. Quickstart Twinfield - Promedico Pagina 4 van 11

5 De declaratie kan na verwerking de volgende vier statussen krijgen: a) Factuur wordt geheel goedgekeurd Status Promedico: Betaling declaratie kan worden geboekt De betaling zal via de bank binnenkomen waarna u de openstaande factuur kunt afboeken. In Twinfield wordt gesproken over afletteren. Menupad in Twinfield: Voor handmatige invoer: Boekhouding Boekhouden Invoer Banken Voor elektronische bankafschriften: Boekhouding Boekhouden E-bankafschriften Uit het ingevoerde bankafschrift blijkt dat er posten zijn betaald en ontvangen. Nadat u het relatienummer en het bedrag heeft ingevoerd, kunt u via de factuurzoeker een overzicht opvragen van de openstaande posten. Quickstart Twinfield - Promedico Pagina 5 van 11

6 Rechts bovenin het scherm wordt het totaalbedrag van de ontvangst of betaling vermeld. Indien het een ontvangen betaling betreft voor één specifieke factuur waarvan u het factuurnummer in het vorige scherm hebt ingegeven dan zal het systeem in de kolom Methode aangeven dat het gaat om een Betaling. Indien het een ontvangen betaling betreft voor meerdere facturen selecteert u alle betaalde facturen door te klikken op de gewenste regels. Klik vervolgens op Opslaan. U komt nu terug in de invoer van het bankafschrift. De regel is lichtblauw weergegeven ten teken dat de post is afgeletterd. Zie voor meer informatie het hoofdstuk Boeken van bankafschriften volgens het factuurstelsel, hoofdstuk 8 vanaf bladzijde 38 (Boekhouden met Twinfield). b) Factuur wordt gedeeltelijk goedgekeurd Status Promedico: Deels afgekeurd zorgverzekeraar In de kolom Toegekend in Promedico vindt u het bedrag dat is goedgekeurd. In het onderstaande voorbeeld is dat bedrag ,13. De bijschrijving op de bank zal dus 1.057,29 lager zijn dan de oorspronkelijke declaratie (factuur) van ,42. Wanneer in Promedico VDF10 het verschil wordt gecrediteerd, dan zal het verschil in Twinfield automatisch worden afgeletterd! Besluit u om géén actie te ondernemen, dan zal bij de invoer van uw bankafschrift blijken dat er een verschil is tussen de declaratie en de uitbetaling daarvan. In dat geval moet u bij de invoer van het bankafschrift besluiten wat er met de verschillen moet gaan gebeuren. Quickstart Twinfield - Promedico Pagina 6 van 11

7 Twinfield heeft om verschillen te verwerken een aantal mogelijkheden: 1. Deelbetaling: verschil is opnieuw gedeclareerd en komt op een later tijdstip binnen waarna alsnog het restant kan worden afgeboekt. 2. Afboeken: het verschil is niet opnieuw gedeclareerd bij een van de zorgverzekeraars. Het bedrag is bijvoorbeeld te klein en de vordering moet worden afgeboekt. 3. Korting: werkt op precies dezelfde wijze als afboeken, alleen wordt het verschil op een andere grootboekrekening geboekt. Deze optie zal in uw situatie waarschijnlijk niet voor komen. 4. Koersverschil: deze mogelijkheid is voor uw situatie niet van toepassing. c) Factuur wordt afgekeurd Status Promedico: Afgekeurd Vecozo/zorgverzekeraar De declaratie wordt afgekeurd maar het is al wel als factuur in Twinfield geboekt als zijnde nog te ontvangen. U dient nu eerst te besluiten wat er met deze factuur moet gebeuren. Dient deze factuur volledig gecrediteerd te worden? Of wordt deze opnieuw aangeboden aan de zorgverzekeraar? In beide gevallen wordt dus vanuit Promedico de creditering voor deze oorspronkelijke factuur gemaakt, en zal met een nieuw declaratienummer (factuurnummer) terug te vinden zijn in Twinfield. LET OP: Wanneer in Promedico VDF10 het verschil wordt gecrediteerd, dan zal het verschil in Twinfield automatisch worden afgeletterd! d) Factuur wordt geheel goedgekeurd, maar zorgverzekeraar betaalt te veel. Status Promedico: Betaling declaratie kan worden geboekt In Promedico is de factuur al afgehandeld. In Twinfield dient de factuur met het juiste bedrag te worden afgeletterd. Dus niet het ontvangen bedrag maar het factuurbedrag! Het verschil moet beoordeeld worden: Heeft het verschil betrekking op een andere factuur? Is er daadwerkelijk een verschil, moet dit worden teruggestort of afgeboekt? II. Factuur direct naar klant Qua afhandeling is dit hetzelfde proces als bij I. Quickstart Twinfield - Promedico Pagina 7 van 11

8 III. Contant-nota s, Kasstromen en PIN-betalingen Bij dit scenario wordt in Promedico de keuze Contant-nota geactiveerd. De betalingswijze kan nu zijn: a. Contant of Pinnen b. Alsnog op rekening a. Contant of pinnen Er zijn verschillende mogelijkheden om de invoer van de kas te verwerken. De meest gebruikte manier is de volgende: 1. U boekt alle inkomsten handverkoop en alle uitgaven op de gewenste grootboekrekeningen in de kas. 2. Op de posten waar BTW van toepassing is geeft u het bedrag aan EXCLUSIEF BTW en u selecteert het gewenste BTW-percentage. 3. U slaat de boeking op. Let op: Vanuit Promedico worden contant-nota s automatisch geboekt in Twinfield. Echter: deze ontvangsten moeten nog wel worden geboekt in de kas. Het betreft het totaal van de contant-nota s minus het totaal van de gepinde bedragen. Deze totalen kunt u vinden in het rapport Tussenrekeningen Kas Quickstart Twinfield - Promedico Pagina 8 van 11

9 De boeking dient er als volgt uit te zien: Voor een schematische weergave van de kasstromen willen wij u graag verwijzen naar de toelichting in hoofdstuk 3. b. Alsnog op rekening Als achteraf de factuur toch op rekening wordt betaald, moet u in Promedico een credit contant-nota aanmaken en een nieuwe factuur aanmaken volgens scenario II. U doorloopt nu de volgende stappen: 1. Crediteer de contant-nota in Promedico 2. Maak de factuur opnieuw aan in Promedico, maar nu niet als contant-nota (vink deactiveren). 3. Zodra de betaling van de factuur wordt ontvangen op de bank, dient de factuur te worden afgeletterd. Quickstart Twinfield - Promedico Pagina 9 van 11

10 2. Terminologie Debiteur (vordering) Openstaande rekeningen, het tegoed, van de zorgverzekeraars en/of clienten. Crediteur (schuld) Een crediteur is iemand die aan u een factuur heeft gestuurd. Factuur = Declaratie = Nota Alle drie de termen betekenen hetzelfde en kunnen worden gebruikt voor één en hetzelfde document. In dit document gebruiken wij verder de term factuur. Bijvoorbeeld: In Promedico spreekt men van de declaratie. De declaratie krijgt een factuurnummer. In Twinfield gaat de declaratie als factuur verder door het leven. Als de declaratie per kas wordt betaald spreekt men in Promedico van een Contant-nota. Afletteren Het afboeken van de vordering (of deel daarvan) op de klant (zorgverzekeraar en/of client) met de betaling. De betaling kan zijn per bank, via PIN (bank) of per kas (contant). De term afletteren wordt ook gebruikt bij het afboeken van de crediteur tegen de betaling en bij het tegen elkaar wegstrepen van kruisposten. Kruisposten Een grootboekrekening welke wordt gebruikt voor het overboeken van gelden van bijvoorbeeld de ene naar de andere bankrekening. Deze rekening wordt ook wel tussenrekening genoemd. Deze rekening dient per saldo altijd nul te zijn. De bankrekeningen waartussen wordt geboekt moeten wel in de administratie voorkomen. Let op: als uw privébankrekening niet wordt geboekt in Twinfield, moet u de gelden die u overmaakt naar deze bankrekening niet op kruisposten boeken maar op priveopname. Quickstart Twinfield - Promedico Pagina 10 van 11

11 3. Toelichting Schema kasstromingen en pin-betalingen 1. De contant-nota wordt automatisch geboekt in Twinfield op de tussenrekening Op deze rekening kunnen dus facturen staan met een verschillende wijze van betalen. 2. Op de bank komen de pinbetalingen als ontvangsten binnen. Dit zijn alle pinbetalingen van de contant-nota s gegenereerd in Promedico en de pinbetalingen van verkopen buiten Promedico om (handverkoop). 3. Het verschil tussen 1; het totaal van rekening 1190 (Tussenrekening PIN en Kasbetalingen) en 2; de ontvangen pinbedragen op de bank, zijn nu de daadwerkelijke kasontvangsten met contant geld. Dit bedrag kunt u nu als ontvangst in het kasboek boeken. Dit kan periodiek, bijvoorbeeld per week of per maand. 4. De verkopen via pin en/of kas buiten Promedico om zijn als ontvangsten in de kas geboekt. De verkopen die gepind zijn zouden in de kas moeten worden geboekt als uitgaven. 5. De volgende stap is het boeken van de uitgaven (aanschaffingen die contant zijn betaald) in de kas. 6. De kas wordt geteld om het daadwerkelijke saldo te bepalen. Dit zou gelijk moeten zijn aan het berekende kassaldo in het kasboek. 7. Is er geen scheiding tussen de kas van de praktijk en de privéopname(n), dan kan het zijn dat het verschil tussen het berekende kassaldo en het aanwezige kasgeld niet gelijk is. Doorgaans zijn dit de niet geregistreerde privéopname of stortingen. 8. Wilt u ook een controle hebben over de ontvangen pinbetalingen op de bank en het werkelijk gepind bedrag (aan de balie) dan moet u dagelijks de totaalstrook uit het pinapparaat met de totaaltelling van die dag inboeken via het memoriaal (punt 2 en 8). Quickstart Twinfield - Promedico Pagina 11 van 11