KENNISNEMEN VAN De stand van zaken van het project Eemplein/Eemhuis en de daaruit voortvloeiende actualisatie van de risico s en kostenramingen.

Transcriptie

1

2 RAADSINFORMATIEBRIEF Van : Burgemeester en Wethouders Reg.nr. : Aan : Gemeenteraad Datum : 18 juni 2013 : Wethouder P. van den Berg Portefeuillehouder TITEL Stand van zaken Eemplein/Eemhuis KENNISNEMEN VAN De stand van zaken van het project Eemplein/Eemhuis en de daaruit voortvloeiende actualisatie van de risico s en kostenramingen. AANLEIDING In RIB en tijdens de informatiebijeenkomst op 30 oktober 2012 hebben wij met u afgesproken om uw raad vanaf 1 januari 2013 via de Rapportage Grote Fysieke Projecten te informeren over de stand van zaken van het project Eemplein/Eemhuis. In maart heeft u de laatste rapportage ontvangen (RIB ). Het Eemhuis is inmiddels in de afbouwfase gekomen en de planning is gericht op ingebruikname uiterlijk 1 april Vanwege de voortgang en de relatief lange periode tussen de rapportage van maart 2013 en de eerstvolgende in oktober, informeren wij u tussentijds over de stand van zaken met deze raadsinformatiebrief en een informatiebijeenkomst. KERNBOODSCHAP Met de opening van het Eemplein op 31 oktober 2012 zijn de openbare ruimte en fase 1 van het commerciële programma opgeleverd. Voor de realisatie van fase 2 (het appartementengebouw aan de Eem) hebben wij geen nieuwe overeenkomst kunnen sluiten met Multi Vastgoed. Voor fase 3 (de kantoortoren) zijn ten opzichte van de vorige rapportage geen nieuwe ontwikkelingen. Met de toekomstige gebruikers van het Eemhuis wordt verder gewerkt aan de afbouw, de inrichting en exploitatie en het beheer van het Eemhuis. De kostenprognoses voor afbouw en inrichting van het Eemhuis passen binnen het taakstellende budget. Ook verwachten wij dat de exploitatie van de gemeente als eigenaar (denk aan onderhoud en verzekeringen) past binnen de kaders die u daarvoor heeft meegegeven. De instellingen hebben aangegeven dat de door hen geraamde exploitatielasten voor het gebruik van het Eemhuis passen binnen hun begrotingen voor 2014 en verder. TOELICHTING: STAND VAN ZAKEN COMMERCIEEL PROGRAMMA Sinds de opening in oktober 2012 is Green Real Estate als belegger verantwoordelijk voor de verhuur van de nog leegstaande ruimten. Voor de grote verdieping van het horecagebouw aan de Eem naast het Eemhuis hebben zij inmiddels een huurder gecontracteerd. Met kandidaten voor de overige ruimten wordt gesproken. Wij zijn met Multi Vastgoed niet tot een nieuwe overeenkomst gekomen voor het realiseren van het appartementengebouw aan de Eem (fase 2). We beraden ons nu op de wijze waarop we deze locatie ontwikkelen mede in relatie tot de ontwikkelingen op het Oliemolenkwartier. Inlichtingen bij: A. de Ligt, SOB-PO, (033)

3 raadsinformatiebrief pagina 2 Multi Vastgoed heeft ons ook nog geen voorstel gedaan voor de bouw van de kantoorlocatie (fase 3). STAND VAN ZAKEN OPENBARE RUIMTE De aanleg van de openbare ruimte is gereed, op enkele restpunten in de directe omgeving van het Eemhuis na. De aanleg is binnen het taakstellend budget uitgevoerd. Eind 2014 wordt een kunstwerk aan het plein toegevoegd. De dekking daarvan komt uit de percentageregeling kunst in de openbare ruimte voor exploitatiegebied CSG-Noord. STAND VAN ZAKEN EEMHUIS Bouw Eemhuis De bouw van het Eemhuis verloopt volgens planning. De steigers zijn verwijderd en de gevel is vrijwel wind- en waterdicht. De afbouw is in volle gang. De onderhandelingen met de adviseurs, installateurs en aannemer over de planning, prijs en kwaliteit van de uitvoering van het bestek voor de afbouw van KAdE binnen het Eemhuis zijn binnen het taakstellend budget afgerond. Tijdens de afbouw kunnen nog altijd onvoorziene tegenvallers ontstaan. Kostenmanagement en het risicomanagement blijven erop gericht om binnen het taakstellende budget te blijven. Inrichting Eemhuis In samenspraak met de gebruikers van het Eemhuis wordt gewerkt aan de inrichting van het Eemhuis. De toedeling en besteding van het taakstellend inrichtingsbudget is uitgewerkt. De aanbestedingsprocedure voor de inrichtingsonderdelen is gestart. Beheer en Exploitatie Eemhuis Het Eemhuis blijft in eigendom van de gemeente. Voor dit deel is een zogenoemde eigenarenexploitatie opgesteld. Hierin zit naast bijvoorbeeld opstalverzekering en de bijdrage aan de Vereniging Van Eigenaren Eemplein, ook het reguliere jaarlijkse gebouwonderhoud (eigenarendeel). Deze exploitatie is sluitend. Conform het huidige beleid voor onderhoud aan maatschappelijk vastgoed, wordt regulier jaarlijks onderhoud gedekt uit de gemeentelijke begroting. In dit geval uit een gereserveerde Stelpost Eemhuis voor de eigenarenlasten van ,- (prijspeil ). Wanneer grote vervangingsinvesteringen of groot onderhoud (voorzien na 2029) nodig is, wordt uw raad ter afweging om krediet en dekking gevraagd. Het beheer en de exploitatie van het Eemhuis behoren tot de verantwoordelijkheid van de gebruikers. Momenteel faciliteren wij de gebruikers bij de uitwerking van de juridische vorm van de beheerorganisatie en de individuele en collectieve beheerafspraken.uitgangspunt is dat het dagelijks beheer zal plaatsvinden vanuit een gebruikerscoöperatie, zoals we dat bijvoorbeeld ook doen bij het ICOON in Vathorst. Door de gebruikers wordt ook gewerkt aan een integraal plan voor de manier waarop gasten in het gebouw worden ontvangen. De exploitatie van het gebouw bestaat uit kosten die de instellingen als gebruikers van het gebouw hebben, zoals gas, water, schoonmaak en beveiliging. Zij hebben een actuele exploitatielastenraming per gebruiker en voor het collectief opgesteld. Die ramingen hebben wij ambtelijk getoetst en die worden voor de zomer nog door een externe partij getoetst. De instellingen hebben aangegeven dat de geraamde exploitatiekosten voor het Eemhuis kunnen worden opgevangen binnen hun integrale begrotingen. In hun aannamen hebben zij de afspraken over exploitatie en programmering bij overgang naar het Eemhuis (collegebesluit van 12 juli 2005 voor Bibliotheek Eemland en Scholen in de Kunst en raadsbesluit d.d. 15 februari 2011 en collegebesluit van maart 2011 voor Amersfoort in C over de verhuizing van KAdE ) en de bezuinigingen op de instellingen reeds verwerkt.

4 raadsinformatiebrief pagina 3 Dit zal opgenomen worden in de subsidiebeschikkingen en prestatieafspraken voor de instellingen voor 2014 en later. Daarnaast worden huurovereenkomsten met de gebruikers gesloten. Ter beeldvorming: de omvang van de gezamenlijke gebruikskosten die men via de gebruikerscoöperatie zal aanwenden voor de gebouwgebonden exploitatiekosten (bijvoorbeeld gas, water, licht, schoonmaak, etc.) bedraagt in totaal ,- (prijspeil ). RISICOMANAGEMENT EN KOSTENMANAGEMENT Door de beheermaatregelen en de geboekte voortgang in het uitvoeringsproces is een deel van de grote risico s zoals gemeld in de vorige rapportage (RIB ) en de rapportage Grote Fysieke Projecten (RIB ) niet meer aanwezig. De risico s voor het gehele project Eemplein/Eemhuis zijn voor de onderdelen Bouw, Inrichting en Beheer Eemhuis afgelopen periode geactualiseerd. Daaruit zijn geen nieuwe grote risico s gebleken die binnen het (deel-) project moeten worden gemanaged. De overblijvende bekende grote risico s zijn: het niet kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen aan Multi Vastgoed en de wettelijke aansprakelijkheid die daaruit kan voortvloeien; financiële risico s door vertraging tot na 2015 of het niet doorgaan van fase 2 en voor het niet doorgaan van fase 3 van het commerciële programma. Voor fase 2 kan het zijn dat het niet of later dan nu in de grondexploitatie geraamd, lukt een nieuwe ontwikkelaar te vinden of zouden de geraamde opbrengsten niet gehaald kunnen worden. Voor fase 3 zou Multi Vastgoed niet aan zijn verplichtingen kunnen voldoen de locatie uiterlijk in 2022 te ontwikkelen en af te nemen. Met de fiscus dienen we nog overeenstemming te bereiken over de niet verrekenbare BTW voor het Eemhuis. Dat traject loopt en is gericht op realisatie van een meevaller. Er is een kleine kans dat het toch leidt tot een beperkte tegenvaller. We gaan ervan uit dat die binnen de begroting kan worden opgevangen. Met het oog op het kostenmanagement zijn de ramingen en prognoses uit oktober 2012 per 1 juni 2013 geactualiseerd. De actuele stand van zaken is dat, als alle bekende grote risico s zich voordoen, per saldo nog altijd een tekort kan ontstaan dat niet past binnen het taakstellend budget. Wij stellen uiteraard alles in het werk om te voorkomen dat deze risico s zich voordoen en om kosten die optreden als ze zich voordoen in de hand te houden, zodat we per saldo binnen het taakstellend budget blijven. In de praktijk kunnen exploitatielasten (bijvoorbeeld kosten van energie of schoonmaak), maar ook niet-subsidieopbrengsten (bijv. lesgeld, lidmaatschapsopbrengsten) afwijken van hetgeen door de instellingen is geraamd. Het is de taak en verantwoordelijkheid van de instellingen om dit binnen de eigen begroting op te lossen. Dit wordt vastgelegd in de subsidievoorwaarden met de gebruikers. Indien na ingebruikname de instellingen ons rapporteren dat zij de exploitatie toch niet sluitend krijgen, rapporteren wij u daarover Ook de eigenaarlasten kunnen na ingebruikname tegenvallen. Wij bieden u op 2 juli in een (deels) besloten bijeenkomst graag inzicht in de actuele stand van zaken en de wijze waarop wij de risico s en kosten managen. Gedeeltelijke

5 raadsinformatiebrief pagina 4 geheimhouding is noodzakelijk om onze onderhandelingspositie niet te ondermijnen (financieel economische belangen van de gemeente). CONSEQUENTIES Dankzij onze inspanningen is de kans en de omvang van het risico dat we boven het taakstellend budget uitkomen ten opzichte van de rapportage in oktober 2012 en de rapportage Grote Fysieke Projecten van maart 2013 afgenomen. Ondanks onze inspanningen kan echter toch zo n situatie ontstaan. De financiële effecten van de risico s rond de ontwikkeling van Fase 2 en 3 hebben geen invloed op het onderdeel Eemhuis, maar zijn en worden meegenomen bij de jaarlijkse herziening van de grondexploitatie BSG. Ten aanzien van de gebruikersexploitatie, de collectieve exploitatie en de eigenarenexploitatie worden in lijn met datgene wat in deze raadsinformatiebrief beschreven is definitieve overeenkomsten gesloten met de gebruikers. Over deze en overige actuele ontwikkelingen rond de kosten en risico s informeren wij u tijdens de informatiebijeenkomst op 2 juli. Opleggen geheimhouding ten aanzien van ramingen en prognoses Als de geactualiseerde ramingen en prognoses openbaar worden, ondermijnt dit de onderhandelingspositie van de gemeente. Daarom zullen de cijfers uit de geactualiseerde ramingen en prognoses in het besloten deel van de informatiebijeenkomst op 2 juli worden besproken BETROKKEN PARTIJEN Multi Vastgoed, toekomstige gebruikers Eemhuis, aannemers en adviseurs. Burgemeester en wethouders van Amersfoort, de secretaris, de burgemeester,