Functiekaart. Werkt onder de leiding van en rapporteert aan het diensthoofd Burgerzaken.

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: deskundige Functienaam: deskundige Functionele loopbaan: B1-B3 Functiegroep: Coördinerenden Code: Afdeling: Burgerzaken Dienst: Burgerzaken Subdienst: Doel van de entiteit De dienst burgerzaken verzorgt de dienstverlening naar de burger toe voor alles wat betrekking heeft op bevolking, burgerlijke stand en vreemdelingenzaken (o.m. identiteit, verhuizen, rijden, reizen, verkiezingen, uittreksels, geboorte, adoptie en erkenning, nationaliteit, huwen en samenwonen, overlijden). Kortom, alle documenten en administratieve zaken die belangrijk zijn in het leven van elke burger. Daarnaast heeft ze een regiefunctie op het vlak van onthaal van nieuwe inwoners. Nauwe samenwerking met OCMW, lokale politie, huisvestingsambtenaar en groendienst (begraafplaatsen). Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan het diensthoofd Burgerzaken. Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 1 van 5

2 Kerntaken Functiekaart Bevolkingsaangelegenheden Administratieve verwerking en registratie van bevolkingsaangelegenheden en de burgers hierover informeren. Doel: bijhouden van de bevolkingsregisters en afleveren van documenten opmaken, verwerken en afleveren van identiteitskaarten alsook de daarmee gepaard gaande attesten en documenten informatie verstrekken en instaan voor administratieve handelingen aan het loket informeren van de burger inzake bevolkingsaangelegenheden opmaken, verwerken en afleveren van reispassen ondersteuning bij verkiezingen (inclusief het afleveren van volmachten) opmaken van diverse statistieken registreren, opvolgen en verwerken van adreswijzigingen Aangelegenheden burgerlijke stand Opmaken van aktes, dossiers en documenten met betrekking tot de burgerlijke stand evenals aanverwante registers en het bijhouden van statistieken. Doel: bijhouden van de registers van burgerlijke staat ter beschikking stellen van de verschillende modellen uittreksel uit strafregister informeren van de burger inzake aangelegenheden van burgerlijke stand bijhouden van genealogie voor burgers of overheid bijhouden van statistieken contact opnemen met bevoegde instanties overschrijven van akten en vonnissen instaan voor het beheer en het up-to-date houden van het strafregister door het inbrengen van veroordelingen in het rijksregister registratie, opmaak van aktes en documenten m.b.t. huwelijk en echtscheiding, geboorten, betwisting afstamming, sterfgevallen, erkenningen, adoptie en volle adoptie, naamsverandering, nationaliteitsveranderingen, verandering huwelijksvermogenstelsel, opmaken van grafconcessies, erfrechtverklaring CC Consult pagina 2 van 5

3 Vreemdelingen aangelegenheden Administratieve verwerking en registratie van vreemdelingenaangelegenheden en de burgers hierover informeren. Doel: bijhouden van correct register en afleveren van documenten in orde brengen van legalisaties instaan voor het bemannen van het loket opmaken van verblijfsdocumenten informatie verstrekken en instaan voor administratieve handelingen aan het loket inschrijven/afschrijven van vreemdelingen en burgers afleveren beroepskaarten voor vreemdelingen Voorbereiding bestuursorganen Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere entiteiten voorbereiden en afwerken van dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteiten Verkiezingen Instaan voor de administratieve organisatie en de coördinatie van logistiek. instaan dat de kiezerslijsten correct opgemaakt worden en dat iedereen tijdig zijn kiesbrief ontvangt informatie bezorgen aan alle bevoegden meewerken aan of secretariaat vervullen van het hoofdbureau bij de gemeenteraads- en provincieverkiezingen administratieve voorbereiding van verkiezingen Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit opmaken van uitgaande brieven CC Consult pagina 3 van 5

4 uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opmaken van verslagen en nota's opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen opstellen van beleidsbeslissingen opstellen artikels voor het infoblad Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken vakgerichte informatie raadplegen wetgeving en regelgeving kunnen toepassen de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult pagina 4 van 5

5 Functieprofiel Functiekaart De definities en niveaus van de technische en scompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement PC-Vaardigheden Databanken (Access) PIM (Personal Information Manager) (Outlook) Presentaties (PowerPoint) Rekenbladen (Excel) Software eigen aan de functie Tekstverwerking (Word) Werking en Procedures en procesbeheer werkmiddelen Projectmatig werken Werking van de organisatie Wetgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie Gedragscompetenties Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend elementair elementair voldoende Niveau Competentie Plannen en organiseren voldoende Flexibiliteit Organisatieverbondenheid Interactief Assertiviteit Mondelinge communicatie Persoonsgebonden Probleemoplossend Relatienetwerking (sociale vlotheid) Teamwerk en samenwerken Integriteit Creativiteit Initiatief Klantgerichtheid grondig grondig CC Consult pagina 5 van 5