Voorstel voor een model voor bestuursrapportages volgend op de programmabegroting

Transcriptie

1 Voorstel voor een model voor bestuursrapportages volgend op de programmabegroting In de financiele verordening ex artikel 212 is over de financiele rapportages het volgende opgenomen: Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier maanden en de eerste negen maanden van het lopende boekjaar. 2. De tussenrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen: a. de viermaands rapportage vóór 1 juli van het lopende begrotingsjaar; b. de negenmaands rapportage vóór 1 december van het lopende begrotingsjaar; 3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting. 4. De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van: a. inkomsten uit de algemene uitkering; b. de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt; c. resultaten uit grondexploitatie; d. realisatie op begrote subsidieverwachtingen. 5. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake: a. investeringen groter dan ; b. aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan ; c. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan ; 6. Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan Wij hebben uitgewerkt hoe de rapportage er uit zou kunnen zien. Wij hebben dit uitgewerkt voor het programma Onderwijs. Per programma wordt een overzicht gemaakt conform het bijgevoegde voorbeeld van het programma onderwijs. Tevens wordt in de rapportage aandacht geschonken aan de hiervoor in artikel 7 genoemde onderdelen. De rapportage aan de raad is minder cijfermatig dan voorheen. Hieronder wordt uiteengezet welke informatie bij welk onderdeel dient te worden opgenomen. Programmaonderdeel: wat doen we daarvoor? De financiële cyclus begint met de vaststelling van de (meerjaren)begroting. Hierop volgen 2 bestuursrapportages. De eerste bestuursrapportage wordt aangemerkt als de voorjaarsnota. Hierin worden naast de bestuursrapportage sec, ook voorstellen voor uitgangspunten opgenomen die bij de nieuwe begroting gehanteerd worden. De financiele cyclus sluit af met de vaststelling van het jaarverslag.

2 In de bestuursrapportages wordt een voortschrijdende voortgangsrapportage opgenomen van de onderwerpen die in de meerjarenbegroting zijn opgenomen. Deze is gesplitst in 2 gedeelten: A. prioriteiten, voorgenomen uitvoeringsmaatregelen en investeringen 2004 en B. overig Het gedeelte A bestaat uit: - de bij de begroting besloten prioriteiten de bij de begroting besloten voorgenomen uitvoeringsmaatregelen de bij de begroting goedgekeurde A en B-lijsten - de bij de begroting besloten investeringen 2004 en stelposten 2004 In de begroting 2004 zijn overlappingen geconstateerd van de bovengenoemde onderdelen. Daarom wordt hiervan één overzicht gemaakt waarin alle onderdelen zijn verwerkt, waarbij de vraag kan worden gesteld: wat doen we daarvoor en hoe is de stand van zaken op dit moment? Het gedeelte B bestaat uit: De overige relevante afwijkingen die niet onder de kop prioriteiten etc. (zie A) zijn opgenomen. Deze kunnen betrekking hebben op bestaand beleid, tussentijds besloten nieuw beleid of nieuwe (wettelijke) beleidsontwikkelingen. Over beide onderdelen wordt voortschrijdend gerapporteerd waardoor uiteindelijk het (concept) jaarverslag bij de jaarrekening ontstaat. Programmaonderdeel: wat mag het kosten? In dit overzicht wordt het verloop van het bij de begroting vastgestelde saldo van het budget van het programma en de wijzigingen daarop in de loop van het jaar inzichtelijk gemaakt. Relevante afwijkingen blijven hierdoor voortschrijdend in beeld en geven hiermee een steeds actueler beeld van de uiteindelijke verantwoording van het programma in de jaarrekening.

3 Algemene dekkingsmiddelen Voorgesteld wordt hierover in de bestuursrapportages alleen te rapporteren als er relevante afwijkingen zijn. Paragrafen De voorstellen zijn hierna bij de diverse paragrafen opgenomen. Weerstandsvermogen Voorgesteld wordt In iedere bestuursrapportage te rapporteren over relevante wijzigingen en aanvullingen van risico s. Financiering Conform het treasury-statuut wordt voorgesteld in iedere bestuursrapportage te rapporteren over de actuele stand van zaken. Onderhoud kapitaalgoederen: Bedrijfsvoering Verbonden partijen Grondbeleid Lokale heffingen BTW compensatiefonds Voorgesteld wordt over de laatstgenoemde 6 paragrafen niet afzonderlijk te rapporteren in de bestuursrapportages. Indien er in de loop van het jaar relevante afwijkingen zijn kan (zal) dit tot uitdrukking komen bij het desbetreffende programma. Over deze 6 paragrafen wordt wel gerapporteerd in het jaarverslag 2004 en in de volgende meerjarenbegroting. Rapportage aan college van BenW. De programmabegroting is er voor de raad. De productenraming voor het college en het ambtelijk management. Voorgesteld wordt aan BenW bij elke bestuursrapportage een financiële rapportage over de productenramingen uit te brengen waarin een korte analyse wordt gemaakt van de afwijkingen van meer dan per beleidsproduct. Deze rappotage komt overeen met de tot en met 2003 gevolgde procedure bij de bestuursrapportage. Deze rapportage is bestemd voor het college en wordt niet aan de raad aangeboden. Wel wordt aan de raad melding gedaan dat deze rappotage ter inzage lijgt.d dat deze Samenstelling en behandeling van de bestuursrapportages. Over het samenstellen en behandelen van de bestuursrapportages dienen nog verdere afspraken te worden gemaakt. Zo moet o.a. nog worden afgesproken: 1. welke afdeling is verantwoordelijk voor de correcte en volledige samenstelling van de voortgangsrapportage bij het onderdeel prioriteiten en overig ( per programma en paragraaf vastleggen) 2. wie voert dit uit (ambtelijk verantwoordelijke) 3. wie is verantwoordelijk portefeuillehouder van welk programma 4. in welke (vak)commissies wordt welk programma behandeld 5. wie levert de financieel relevante wijzigingen in de programma s aan 6. wie zorgt uiteindelijk voor het totaal voorstel voor de raad. 7. wie maakt planningen en wie bewaakt deze? Over deze verdeling van werkzaamheden en de rol van eenieder worden in het college (punt 3 en 4) en in het MT (overige punten) nadere afspraken te worden gemaakt.

4 Voorbeeld ( stand van zaken gedeeltelijk ingevuld en cijfers nog niet beschikbaar) Bestuursrapportage volgend op de programmabegroting Deze bestuursrapportage geeft de stand van zaken weer per Programma Onderwijs Wat doen we daarvoor en hoe ver zijn we nu? Prioriteiten, voorgenomen uitvoeringsmaatregelen en investeringen In 2003 starten en per 1 januari 2005 realiseren van de unielocatie voor Scholengemeenschap Groenewald ( investering ) 2. In najaar 2003 vaststellen van het onderwijskansenplan (extra budget 2004 A-lijst ) 3. Bevorderen samenwerking schoolbesturen in basisonderwijs 4. Uitvoeren 1 e fase rapport veilige schoolomgeving (Elckerlyc, de Maaskei, St.Jozefschool en Groenewald) 5. Vestigen van maatschappelijke voorzieningen in leegstaande schoollokalen 6. Vaststellen van 7 e actualisatie integraal huisvestingsplan (IHP) 7. Vaststellen 2 jaarlijkse actualisatie van het meerjarig onderhoudsplan (MOP) en daaruit voortvloeiende jaarplannen. 8. Afgeven bestuursopdracht om te komen tot de meest wenselijke huisvestingssituatie voor de RK scholen kern Stein 9. Mogelijkheden onderzoeken naar onderwijslocatie voor Gastenhof 10. In 1 e kwartaal 2004 starten met de uitbreiding van de openbare basisschool de Maaskei (locatie Stein) (investering ) 11. Doorstart goedlopende projecten en activiteiten in nieuwe onderwijskansenplan Stand van zaken De uitbreidingsplannen zijn voorlopig uitgesteld door het bestuur van Groenewald. De verwachting is dat in juni 2004 de aanvrage voor bouwvergunning wordt ingediend. Als start van de werkzaamheden is nu gepland januari De ingebruikname is gepland voor januari Het onderwijskansenplan is vastgesteld in de raadsvergadering van 18 december De toevoeging van het extra budget aan het programma onderwijs is verwerkt in berap In de programmabegroting zijn hiervoor geen concrete actiepunten opgenomen. Zie voor voortgang het programma veiligheid. Als zich in 2004 dergelijke situatie voordoen zullen deze mogelijkheden actief samen met schoolbestuur en instelling bespreken. Op dit ogenblik spelen geen concrete zaken. Wij streven naar vaststelling voor eind Wij verwachten dat in het kader van de dualisering deze bevoegdheid wordt overgedragen aan het college. In het 4 e kwartaal 2004 worden de voorbereidingen gestart voor de eerstvolgende actualisatie. Wel wordt nog in overleg met de schoolbesturen een keuze gemaakt voor het buro dat deze werkzaamheden gaat uitvoeren. Uiterlijk medio 2004 zal deze bestuursopdracht zijn geformuleerd en vastgesteld. Gebleken is dat in de gemeente Stein op de korte en middellange termijn geen geschikte locaties voorhanden zijn. De bereidheid is door de gemeente uitgesproken (zonder toezeggingen) de mogelijkheden van tijdelijke huisvesting te bekijken. Hierbij wordt gedacht aan de semi-permanente lokalen bij Groenewald. Recente ontwikkelingen bij Groenewald ( zie bij punt 1) leiden er toe dat deze tijdelijke oplossing onder druk staat. In april 2004 vindt nieuw overleg met alle partijen plaats om verdere strategie te bepalen. Op 13 januari 2004 is de bouwvergunning verleend. De bezwaartermijn eindigt op 23 februari De aanbesteding is gepland op 5 maart De verwachting is dat in april 2004 met de uitbreiding wordt gestart. Ingebruikname uiterlijk eind De doorstart heeft plaatsgevonden via een kick-off-bijeenkomst in januari 2004 met de schoolbesturen.

5 12. Ontwikkelen van nieuwe acties ter bevordering van integratie van onderwijs- en welzijnsinstellingen in het project voor- en vroegschoolse educatie 13. Ontwikkelen van een regionale aanpak voor de onderwijsverzorging 14. Vaststellen van een regeling voor onderwijs aan zieke kinderen 15. Het vastleggen van de regionalisering van de leerplichtzaken in een gemeenschappelijke regeling 16. Begin 2004 starten met uitbreiding basisschool St.Jozef Esloo met 1 leslokaal ( investering ) 17. Uitbreiding sporthal met sportzaal (investering 2004 A- lijst ) 18. Ontmoetingsruimte bij uitbreiding sporthal (investering 2004 B-lijst ) 19. Verbinden zalen en kantine uitbreiding sporthal (investering 2004 B-lijst ) 20. Inrichting sportzaal (investering 2004 A-lijst ) 21. Parkeerplaats bij sporthal (investering 2004 A-lijst ) Dit is een van de speerpunten in het nieuwe onderwijskansenbeleid. Gelijktijdig met de doorstart van de bestaande activiteiten is een begin gemaakt met dit project. Op basis van recente informatie van de VNG hebben wij vernomen dat de stelselwijziging per 1 januari 2005 zijn intrede doet. Gekozen wordt voor een overgangsperiode (1 augustus 2005 tot 1 januari 2008) waarbij de schoolbesturen in toenemende mate de beschikking krijgen over de rijksgelden, die nu nog aan de gemeente worden uitgekeerd. In de loop van 2004 zal op basis van een regionaal voorstel op lokaal nivo overleg worden gevoerd met de schoolbesturen voor primair onderwijs. Dit met als doel te bezien hoe gezamenlijk invulling kan worden gegeven aan de nieuwe systematiek. In het 4 e kwartaal 2004 zullen de eerste aanzetten hiervoor worden gedaan. Momenteel vindt bestuurlijk regionaal overleg plaats. De verwachting is dat de gemeenschappelijke regeling per 1 januari 2005 in werking kan gaan. Voorstellen ontvangt in de loop van De bouwvergunning voor de 1 e fase in inmiddels afgehandeld. De verwachting is dat rond 22 maart 2004 de definitieve bouwvergunning kan worden verleend. Aanbesteding is gepland op 19 maart De verwachting is dat in april 2004 met de werkzaamheden gestart kan worden. Ingebruikname is gepland voor het begin van het schooljaar Op 25 maart 2004 zal de raad een keuze bepalen over de omvang van de aanbouw aan de sporthal. Afhankelijk van de keuze zal het traject zijn vervolg krijgen met de intentie opening in Getracht wordt de bouwtijd gelijkop te laten lopen met de realisering van de unielocatie Groenewald.

6 Overig Stand van zaken 1. Vaststellen 3 e actualisatie MOP De buitengewone stijging van het jaarlijks te storten bedrag in de voorziening onderhoud buitenkant schoolgebouwen is voor het college aanleiding geweest om hiervan een analyse te maken. De ambtelijke analyse is inmiddels afgerond. Wij wachten nog op nadere informatie van Deloite en Touche ICS adviseurs. Zodra alle stukken compleet zijn zullen wij U hierover nadere voorstellen doen. 2. Brand-, inbraakbeveiliging/gebruikvergunning schoolgebouwen primair en voorgezet onderwijs Alle noodzakelijke offertes zijn inmiddels ontvangen. Momenteel vindt overleg plaats met de schoolbesturen over de verdeling van de kosten. De bedoeling is dat voor de zomervakantie 2004 e.e.a. ter besluitvorming wordt voorgelegd aan de raad. Wat mag het kosten: Saldo programma Onderwijs volgens vastgestelde begroting 1. Wijzigingen door nieuw BBV per ( verantwoording exploitatie van sporthal, sportzalen en sportvelden Groenewald op programma onderwijs. Voorheen op programma cultuur en recreatie) 2. Wijzigingen door begrotingswijziging(en) (nvt) vb Begrotingswijziging x betreft. Begrotingswijziging y betreft. 3. Wijzigingen door bestuursrapportage 1. Deze hebben betrekking op: a. Herprioriteren investering Groenewald b. Actualiseren MOP c. enz. Saldo programma Onderwijs na 1 e bestuursrapportage XXXX YYY