Release notes UNIT4 Multivers Online 8.0

Transcriptie

1 Release notes UNIT4 Multivers Online 8.0

2 UNIT4 Multivers is een product van: UNIT4 Software B.V. Telefoon Postbus 102 Telefax AC Sliedrecht Supportlijn Supportfax Internet C-Logic NV Telefoon +32 (0) a UNIT4 company Telefax +32 (0) Rijselstraat 247 Supportlijn +32 (0) Brugge Supportfax +32 (0) Info@unit4agresso.be support support.kmo@unit4agresso.com Internet Copyright 2010, UNIT4 Software B.V., Sliedrecht, The Netherlands Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor UNIT4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door UNIT4 in licentie genomen van Microsoft.

3 Inhoud 1 Inleiding Gebruikersbeheer en rechten(groepen) Gebruikers en rechten na de update De gebruiker Systeem Gebruikers aanmaken Gebruikersrechten en rechtengroepen Administratiebeheer Controleren administratie Aanmaken modeladministratie en batchgewijze database-upgrade Het gebruik van Opties in UNIT4 Multivers Online Het gebruik van de modules Incasso en Importeren... 6

4 1 Inleiding Naar aanleiding van de enorme groei van het aantal gebruikers van UNIT4 Multivers was het niet alleen noodzakelijk om de capaciteit van het serverpark sterk uit te breiden. De bestaande architectuur voor het beheren van de administraties en de applicatie, kende een aantal beperkingen die voor een steeds grotere groep gebruikers merkbaar werden. Vandaar dat de nieuwe architectuur een groot aantal van die beperkingen wegneemt en met name het administratiebeheer vergemakkelijkt. De belangrijkste wijziging zit in het feit dat in de oude situaties er één MVLMain beschikbaar was voor alle administraties op een server. Deze MVLMain beheerde het dataverkeer van alle administratiedatabases van alle gebruikers en bedrijven die op dat moment online waren. Dit is opgelost doordat nu per licentie een (eigen) MVLMain beschikbaar is. MVLMain is een database die alle dataverkeer van UNIT4 Multivers regelt (de besturingsgegevens ). Bij de Online-versies van het pakket regelt deze besturingsdatabase nu alleen het dataverkeer voor de administratie(s) binnen die licentie. Dit maakte het ook mogelijk om vooral het beheer van de Gebruikers in UNIT4 Multivers uit te breiden en te vergemakkelijken. Zo kunt u vanaf deze versie Gebruikers aanmaken en rechten toekennen via de Rechtengroepen. U kunt nu ook uw administratie controleren met Extra Controleren database, iets wat in de vorige versie bij UNIT4 gedaan moest worden. U kunt nu ook in het programma Extra Opties een aantal instellingen opgeven. In de Citrix-omgeving waarin UNIT4 Multivers draait, waren de netwerkschijven N en M onzichtbaar voor gebruikers. Wanneer u echter in UNIT4 Multivers Online een document juist bij u op een netwerkschijf met die letters wilde opslaan of openen, kon dat niet omdat beide schijven niet zichtbaar waren. Nu is dit probleem (deels) opgelost door de N-schijf zichtbaar te maken. In deze Release notes worden deze wijzigingen waar nodig uitgebreider behandeld. Voor gebruikers die al langer werken met een pakketversie van UNIT4 Multivers (Online) en dus gewend zijn dat de Release notes, de Helpfile en de Documentatie specifiek op hun versie zijn geschreven geldt dat voor deze Release notes niet. Er is dus geen speciale versie voor gebruikers van UNIT4 Multivers online, UNIT4 Multivers Lite Online, UNIT4 Multivers Basic Online. Waar bijvoorbeeld in UNIT4 Multivers Lite of Basic een specifieke functie niet beschikbaar is wordt dit als volgt getoond (voorbeeld): De module Management-assistent is in UNIT4 Multivers Basic Online niet beschikbaar. Voor het overige gelden in deze Release notes dezelfde conventies en schrijfwijzen die u kent van de documentatie bij UNIT4 Multivers Online. UNIT4 Software B.V. 1 April 2010

5 2 Gebruikersbeheer en rechten(groepen) 2.1 Gebruikers en rechten na de update Licenties met meerdere gebruikers Als u al over een Online-licentie beschikte en u bent overgegaan naar deze versie, zijn al uw instellingen en al uw gebruikers overgezet. U krijgt echter ook de beschikking over de gebruiker Systeem (zie hieronder). Licenties met één gebruiker Als u niet met meerdere gebruikers werkt, is tijdens de upgrade het volgende gebeurd: In de voorgaande versie(s) moest u inloggen met uw gebruikersnaam. Dit was steeds dezelfde gebruikersnaam. Nu hoeft u niet apart in te loggen, het inlogscherm wordt niet langer getoond. De toegang tot het pakket is beschermd door uw inlogcode in het onlineportaal. De instellingen die u in UNIT4 Multivers had opgeslagen, zijn nog altijd beschikbaar. 2.2 De gebruiker Systeem De gebruiker Systeem in UNIT4 Multivers en UNIT4 Multivers Lite (meerdere gebruikers) In een licentie waarin meerdere gebruikers gelijkertijd toegang hebben tot het pakket, is ook voor Online de gebruiker Systeem beschikbaar. De gebruiker Systeem heeft in het pakket standaard alle rechten en kan alle administraties zien en openen. Als deze mogelijkheid voor andere gebruikers is uitgeschakeld in Beheer Gebruikers (zie hieronder), kan hij de andere gebruikers vrijgeven. Het is dus van groot belang dat deze gebruiker altijd alle rechten houdt (zie paragraaf 2.4). Geef deze gebruiker dus ook altijd een wachtwoord met op het tabblad Beheer. Let op: Uw licentie geldt voor het aantal gebruikers dat gelijktijdig in UNIT4 Multivers is ingelogd. Er is dus geen limiet op het aantal gebruikers dat u aanmaakt in het pakket. Als u bijvoorbeeld een licentie voor 3 gebruikers hebt, kunt u dus gerust drie gebruikers aanmaken, naast de standaardgebruiker Systeem. UNIT4 Multivers Basic Online en UNIT4 Multivers Lite Online In UNIT4 Multivers Basic Online kunt u geen gebruikers aanmaken en geen rechten(groepen) aan gebruikers toekennen. Bij UNIT4 Multivers Lite Online geldt dit ook als u een licentie voor één gebruiker hebt. In deze pakketversies werkt u altijd als de gebruiker Systeem, met alle rechten die binnen deze pakketversie van toepassing zijn. Daarom wordt bij het opstarten het inlogscherm ook niet getoond. 2.3 Gebruikers aanmaken U hebt in uw licentie rechten voor een afgesproken aantal gelijktijdige gebruikers die in de administratie ingelogd mogen zijn. Dat neemt niet weg dat u in UNIT4 Multivers Online meer gebruikers kunt aanmaken die op andere tijden in dezelfde administratie kunnen werken, zolang er niet meer dan het maximaal aantal gebruikers tegelijk zijn ingelogd. U kunt gebruikers aanmaken op het tabblad Beheer : UNIT4 Software B.V. 2 April 2010

6 Hiermee verschijnt het scherm met het overzicht van de bestaande gebruikers: Met de knop komt u in het scherm waar u nieuwe gebruikers kunt aanmaken: UNIT4 Software B.V. 3 April 2010

7 Gebruikers mogen zich normaal gesproken altijd vrijgeven als zij bijvoorbeeld na een storing, opnieuw willen inloggen. U kunt deze optie uitzetten. Dan kan alleen de gebruiker Systeem de gebruiker nog vrijgeven (zie paragraaf 2.2). Klik op <F1> voor een toelichting op de velden en de procedures. 2.4 Gebruikersrechten en rechtengroepen Gebruikers kunt u in Multivers Online aan een rechtengroep koppelen, waardoor zij bepaalde handelingen in UNIT4 Multivers mogen uitvoeren of juist niet. Met de knop Rechten op het tabblad Extra opent het volgende scherm: U maakt een rechtengroep aan op het tabblad Algemeen, selecteert op het tabblad Rechten de gewenste rechten en koppelt vervolgens de gewenste Gebruiker(s) aan de rechtengroep. Een aantal rechten zijn in de Online-versies nog niet beschikbaar. Deze hebben geen invloed op de functionaliteit van het pakket. Klik op <F1> voor een toelichting op de velden en de procedures. 3 Administratiebeheer 3.1 Controleren administratie UNIT4 Multivers kent een functie waarmee u de integriteit van de database, het evenwicht van uw grootboektotalen en transacties en andere belangrijke elementen van uw administratie kunt testen. UNIT4 Software B.V. 4 April 2010

8 Deze functie op het tabblad Beheer is nu ook in UNIT4 Multivers Online beschikbaar: 3.2 Aanmaken modeladministratie en batchgewijze databaseupgrade Er zijn nu ook twee andere beheersfuncties voor uw administratie(s) beschikbaar. Met Beheer Aanmaken model maakt u van uw administratie een model aan de hand waarvan u een nieuwe administratie kunt (laten) aanmaken door UNIT4. Als u met veel administraties werkt kunt u bij een upgrade van UNIT4 Multivers Online deze administraties tegelijk upgraden, zodat u niet elke administratie apart hoeft te starten in de nieuwe versie. 4 Het gebruik van Opties in UNIT4 Multivers Online Op het tabblad Extra is de knop Opties beschikbaar. Behalve bij de Gebruikersparameters kunt u ook in het programma Opties een paar persoonlijke instellingen vastleggen, zoals het kleurenthema van UNIT4 Multivers Online en de veldkleuren: UNIT4 Software B.V. 5 April 2010

9 Op het tabblad Afdrukken kunt u als dit noodzakelijk blijkt te zijn, de marges voor uw rapporten wijzigen. Als u de Management-assistent automatisch laat verversen, kunt u op het tabblad Diversen het interval bepalen. De module Management-assistent is in UNIT4 Multivers Basic Online niet beschikbaar. Klik ook hier op <F1> voor een toelichting op de velden en de procedures. 5 Het gebruik van de modules Incasso en Importeren De modules Incasso en Importeren zijn niet beschikbaar in UNIT4 Multivers Lite Online en UNIT4 Multivers Basic Online. Het is wel mogelijk om in UNIT4 Multivers Online met de module Incasso te werken, maar hiervoor moet u eerst overleggen met UNIT4 of deze module ook in uw specifieke situatie toepasbaar is. De module Import Financieel I van UNIT4 Multivers kan nu ook in UNIT4 Multivers Online gebruikt worden. De module Import Financieel II kan nog niet gebruikt worden. UNIT4 Software B.V. 6 April 2010