REGLEMENT RAAD VAN BESTUUR ONZE LIEVE VROUWE GASTHUIS (OLVG)

Transcriptie

1 REGLEMENT RAAD VAN BESTUUR ONZE LIEVE VROUWE GASTHUIS (OLVG) Dit reglement Raad van Bestuur vervangt het reglement Raad van Bestuur van kracht sinds , is goedgekeurd en vastgesteld door de Raad van Toezicht op en treedt in werking op Het reglement Raad van Bestuur dient in de context van en in aanvulling op de statuten van de Stichting Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (verder te noemen Stichting) gelezen te worden. Artikel 1 - Algemene taken en bevoegdheden 1.1 De Raad van Bestuur is belast met het bestuur van de Stichting en oefent dienaangaande alle taken en bevoegdheden uit, behoudens de taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht. 1.2 De Raad van Bestuur is belast met de voorbereiding, de vaststelling en de uitvoering van het beleid van het OLVG, alsmede met de leiding van de dagelijkse gang van zaken en het beheer van de Stichting. 1.3 De leden van de Raad van Bestuur zijn tezamen en ieder afzonderlijk verantwoording schuldig aan de Raad van Toezicht ter zake van de wijze waarop de bestuurszaken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden uitgeoefend. 1.4 De Raad van Toezicht wordt onverwijld geïnformeerd over belangrijke ontwikkelingen, calamiteiten of conflicten binnen de instelling en conflicten met de Medische Staf, Ondernemingsraad, Patiëntenraad en met derden. 1.5 De Raad van Bestuur rapporteert over de financiële gang van zaken op kwartaalbasis, uiterlijk twee maanden na afloop van het betreffende kwartaal. Artikel 2 - Taakverdeling De Raad van Bestuur doet voorstellen met betrekking tot de onderlinge taakverdeling en legt deze ter beoordeling voor aan de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht stelt vervolgens de taakverdeling vast. Artikel 3 - Besluitvorming 3.1 Onverlet de omstandigheid dat de leden van de Raad van Bestuur verantwoordelijk zijn voor specifieke aandachtsgebieden, is de Raad van Bestuur een gezamenlijk functionerend orgaan, waarbij besluiten die van wezenlijk belang zijn voor het besturen van de Stichting OLVG na gezamenlijk beraad worden genomen. 3.2 De Raad van Bestuur streeft bij besluitvorming het bereiken van consensus na. Bij het staken der stemmen is de stem van de voorzitter van de Raad van Bestuur doorslaggevend. 1

2 Artikel 4 - Vergaderingen 4.1 De Raad van Bestuur, die wordt ondersteund door een secretaris, vergadert éénmaal per week op een vaste dag. Andere vergaderingen worden gehouden zo dikwijls als één of meerdere leden van de Raad van Bestuur dit nodig acht. 4.2 De vergaderingen worden geleid door de voorzitter van de Raad van Bestuur en bij diens afwezigheid door het lid Raad van Bestuur. 4.3 De Raad van Bestuur wijst een notulist aan. 4.4 Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt, dat door de Raad van Bestuur in de eerstvolgende vergadering wordt vastgesteld. Artikel 5 - Bijzondere taken en bevoegdheden Raad van Bestuur 5.1 Onverkort de plicht dat elk bestuurslid zich ten aanzien van het te voeren en het gevoerde beleid moet kunnen verantwoorden tegenover de Raad van Toezicht, is elk der leden verplicht zijn te voeren en gevoerde beleid te verantwoorden tegenover de gehele Raad van Bestuur. 5.2 De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat de Raad van Toezicht relevante beleidsdocumenten de organisatie betreffende tijdig voorgelegd krijgt dan wel ontvangt. Hiertoe behoren in het bijzonder de strategische kaderbrief, de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag. Alsmede andere documenten die de Raad van Bestuur dan wel de Raad van Toezicht noodzakelijk acht voor de uitoefening van de toezichthoudende taak. 5.4 De Raad van Bestuur stelt de Raad van Toezicht op de hoogte wanneer principiële verschillen van opvatting zich voordoen binnen de Raad van Bestuur, echter niet eerder dan nadat alle leden van dit voornemen in kennis zijn gesteld. 5.5 De werkzaamheden de bedrijfsvoering OLVG betreffende vinden plaats volgens de principes van het vastgestelde organisatiemodel en daarbij horende verantwoordelijkheden en bevoegdheden en binnen financiële kaders, vastgestelde beleidsplannen, begrotingen en eerder genomen bestuursbesluiten. 5.6 De jaarrekening en overige jaarstukken, waarin opgenomen de toelichting op deze stukken, worden binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar door de Raad van Bestuur vastgesteld en vervolgens ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht voorgelegd. 5.7 De collectieve verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur betreft voorts onder meer - de integriteit van de organisatie als geheel; - een goede samenwerking met het management en met de medewerkers; - een goede relatie met de Raad van Toezicht; - een goede relatie met de medische staf; - een goede relatie met de OR; - een goede relatie met de Patiëntenraad. 2

3 5.8 Personele zaken worden uitgevoerd binnen de door de Raad van Bestuur vastgestelde autorisatierichtlijnen; benoeming en ontslag van medewerkers van het ziekenhuis geschieden door of namens de Raad van Bestuur in gezamenlijkheid. 5.9 Jaarlijks wordt door de benoemings- en remuneratiecommisie van de Raad van Toezicht een evaluatiegesprek gehouden met elk der bestuursleden afzonderlijk en gezamenlijk Binnen de Raad van Bestuur vindt collegiale vervanging plaats. Artikel 6 - Het voorzitterschap 6.1 De voorzitter coördineert de werkzaamheden van de Raad van Bestuur en leidt de bestuursvergaderingen. In deze functie is het zijn taak erop toe te zien dat - een juiste voorbereiding van vergaderingen en besluitvorming plaatsvindt; - tijdig en adequaat besluitvorming geschiedt; - de bestuursbesluiten op de juiste wijze en binnen de afgesproken tijd worden uitgevoerd. 6.2 De voorzitter van de Raad van Bestuur is voorts belast met - de coördinatie van het bestuurssecretariaat; - het overleg met de voorzitter van de Raad van Toezicht; - de voorbereiding van de vergaderingen van de Raad van Toezicht, in overleg met de voorzitter en vice-voorzitter van de Raad van Toezicht; - de zorg voor de ondersteuning van de Raad van Toezicht bij de uitvoering van de werkzaamheden van de Raad van Toezicht; - de voorbereiding en coördinatie van de informatieverstrekking aan de Raad van Toezicht; - de zorg voor het in stand houden van het archief Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. 6.3 De voorzitter onderhoudt primair de contacten met de media. Hij is tevens verantwoordelijk voor de public relations en externe betrekkingen. Artikel 7 - Leden Raad van Bestuur 7.1 Naast de collectieve verantwoordelijkheid heeft elk lid Raad van Bestuur een eigen verantwoordelijkheid tegenover de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur met betrekking tot de specifiek aan hem toevertrouwde aandachtsgebieden en de daaruit voortvloeiende taken. 7.2 De leden Raad van Bestuur zijn ieder verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen hun aandachtsgebieden. 7.3 Elk der leden Raad van Bestuur is bevoegd om uitvoeringsbeslissingen te nemen binnen zijn verantwoordelijkheidsgebied, voor zover deze passen in het algemene beleid, de vastgestelde begroting en de jaarplannen. Wanneer beslissingen ook het verantwoordelijkheidsgebied raken van één der andere leden Raad van bestuur, is hij gehouden hierover vooraf overleg te plegen met zijn collega-bestuurder(s). 7.4 De leden Raad van Bestuur zijn ieder woordvoerder naar de Raad van Toezicht. 3

4 7.5 De leden Raad van Bestuur zijn afzonderlijk en in gezamenlijkheid belast met het behartigen van de belangen van het ziekenhuis in stedelijk, regionaal en landelijk verband; dit alles ook bij de hogere en lagere overheden en bij colleges. 7.6 Elk lid Raad van Bestuur houdt zich op de hoogte van de ontwikkelingen die zich voordoen binnen zijn aandachtsgebieden, informeert de Raad van Bestuur daarover en draagt zijn kennis over aan onder hem ressorterende bedrijfsonderdelen en/of afdelingen. 7.7 Elk lid Raad van Bestuur draagt zorg dat in de onder hem ressorterende bedrijfsonderdelen en/of afdelingen uitvoering wordt gegeven aan organisatorische afspraken en het vastgestelde financieel en sociaal beleid. Hij bevordert een goed werkklimaat. 7.8 Elk lid Raad van Bestuur draagt zorg dat in de tot zijn aandachtsgebied behorende bedrijfsonderdelen en/of afdelingen een tijdige beleidsvoorbereiding plaatsvindt en dat uitvoering van het ter zake vastgestelde beleid plaatsvindt. 7.9 Elk lid Raad van Bestuur legt conflicten die zich binnen zijn aandachtsgebied voordoen en die hij niet zelf binnen een redelijk te achten termijn tot een oplossing kan brengen, aan de Raad van Bestuur voor Elk lid Raad van Bestuur vertegenwoordigt de Raad van Bestuur als werkgever in wettelijke zin ten opzichte van alle medewerkers De leden Raad van Bestuur zijn bevoegd om namens de gezamenlijke Raad van Bestuur benoemingen te doen, medewerkers te schorsen en te ontslaan binnen het vastgestelde personeelsbeleid onder inachtneming van ter zake vastgestelde procedures en autorisatierichtlijnen en na overleg met de directeur Sociale Zaken. Deze bevoegdheid geldt voor functionarissen vallend onder de doelgroep Raad van Bestuur 1. Artikel 8 Corporate Governance De hoofdlijnen van de corporate governancestructuur van het OLVG worden jaarlijks, mede aan de hand van de principes genoemd in de zorgbrede governance code (zorgcode), in een apart hoofdstuk in het jaarverslag uiteengezet. In dat hoofdstuk wordt uitdrukkelijk aangeven in hoeverre het OLVG de in deze code opgenomen aanbevelingen en best-practicebepalingen opvolgt en zo niet, waarom en in hoeverre hij daarvan afwijkt. Artikel 9 - Geheimhouding 9.1 Elk lid van de Raad van Bestuur is verplicht ten aanzien van alle informatie en documentatie verkregen in het kader van zijn functie de nodige discretie en, waar het vertrouwelijke informatie betreft, geheimhouding in acht te nemen. 1 Met de 'doelgroep Raad van Bestuur' wordt in dit reglement bedoeld alle functionarissen die rechtstreeks vallen onder de Raad van Bestuur (en voor wie de Raad van Bestuur de arbeidsovereenkomsten tekent), te weten: medisch specialisten, (staf)directeuren, bedrijfsleiders en managers/afdelingshoofden rechtstreeks ressorterend onder de Raad van Bestuur. 4

5 9.2 Leden van de Raad van Bestuur zullen vertrouwelijke informatie niet buiten de Raad van Bestuur brengen of openbaar maken of op andere wijze ter beschikking van derden stellen. Artikel 10 - Wijzigingen 10.1 Wijzigingen in dit reglement dan wel intrekking hiervan, geschieden bij afzonderlijk besluit van de Raad van Toezicht, na overleg met de Raad van Bestuur. Een besluit kan alleen genomen worden met meerderheid van tenminste drie/vierde van de uitgebrachte stemmen van de leden van de Raad van Toezicht, terwijl tenminste drie/vierde van de leden van de Raad van Toezicht ter vergadering aanwezig is Besluiten als bedoeld in het eerste lid van dit artikel treden niet eerder in werking dan op de dag volgend op de dag waarop voornoemd besluit van de Raad van Toezicht is vastgesteld. mr. W.F.C. Stevens voorzitter Raad van Toezicht 5