10 stappen. naar een. doeltreffende bedrijfspresentatie

Transcriptie

1 10 stappen naar een doeltreffende bedrijfspresentatie

2 10 STAPPEN NAAR EEN DOELTREFFENDE BEDRIJFSPRESENTATIE Hoofdstuk 1: Content bepalen 1. Wat is de doelgroep en het kennisniveau? 2. Welke doelstelling wil je bereiken met je presentatie(s)? 3. In wat voor setting zal de presentatie gegeven worden? 4. Wat wordt de daadwerkelijke inhoud en de structuur? Lees verder Hoofdstuk 2: Techniek bepalen Over Ferry Pereboom Medeoprichter & Account Manager bij PPT Solutions Mijn voornaamste functie is het adviseren van bestaande en nieuwe klanten omtrent het professionaliseren van hun bestaande PowerPoint presentaties. Daarnaast geef ik trainingen en workshops bij bedrijven, die zelf aan de slag willen met PowerPoint. Kan ik je ergens mee helpen, of heb je vragen over een van mijn berichten? Neem contact met me op! Welke software ga je gebruiken? 6. Welke apparatuur zal er gebruikt gaan worden? 7. Welk formaat van de presentatie hanteer je, en waarom? 8. Wordt de presentatie interactief of chronologisch? Lees verder Hoofdstuk 3: Vormgeven presentatie 9. Is er een standaard template beschikbaar of moet deze nog ontwikkeld worden? 10. Hoe kan ik de presentatie het beste gaan vullen? Meer weten over PPT Solutions? Lees verder Lees verder

3 Vraag 1/10: WAT IS DE DOELGROEP EN HET KENNISNIVEAU? De eerste stap is om goed te bedenken wie de bedrijfspresentatie uiteindelijk te zien zal krijgen. Houd hiermee rekening met de volgende vragen: 1. Zal de presentatie gegeven worden aan bestaande, of nieuwe klanten? Of allebei? Zijn er nog meer doelgroepen waarvoor de presentatie gebruikt zal gaan worden? Tip! Nadat je hebt bepaald hebt wie de doelgroep is, is het van belang deze personen constant in gedachten te houden tijdens het schrijven van de inhoud. Bedenk je steeds: Is dit wat mijn doelgroep wilt horen?, Trigger ik mijn doelgroep hiermee?. Mocht het antwoord nee zijn op één van deze vragen, verwijder deze inhoud dan om onnodige informatie te voorkomen. Hierbij is het belangrijk te bepalen in hoeverre er algemene informatie over het bedrijf in moet komen. Bestaande klanten zullen dit bijvoorbeeld minder interessant vinden, maar voor nieuwe klanten wekt dit juist vertrouwen. 2. Wat zal het functieniveau van het publiek zijn? Zijn dit bijvoorbeeld sales- of marketingmanagers of directieleden? Het belang van deze vraag is om te bepalen, wat deze doelgroep wilt horen. Zo zal een CEO bijvoorbeeld benieuwd zijn naar zaken als continuïteit en rendement, waar een techneut minder geïnteresseerd is in de kosten, maar veel meer in de voordelen en specificaties van het product en/of dienst.

4 Vraag 2/10: WELKE DOELSTELLING WIL JE BEREIKEN MET JE PRESENTATIE? Nadat je weet wie je doelgroep is, is het belangrijk te bepalen wat je met deze presentatie precies wilt bereiken. Wat verwacht je van het publiek nadat ze de presentatie hebben gezien? Voorbeelden van doelstellingen kunnen zijn: Informeren Enkel het doel hebben om het publiek te inspireren en inzichten over te brengen. Tip! Verkopen Een presentatie met als doel om een product of dienst te verkopen. Een belangrijke subdoelstelling kan hierbij zijn, dat het doel is om een klant ter plekke te laten tekenen voor een deal, of bijvoorbeeld een offerte te laten opvragen. Nadat je de doelstellingen bepaald hebt, probeer je dan per slide af te vragen, of deze bijdraagt aan het behalen van de doelstellingen. Mocht dit niet het geval zijn, dan kun je de slides beter verwijderen omdat ze geen toegevoegde waarde hebben. Vertrouwen wekken Een nieuwe/potentiële klant informeren over de enorme staat van dienst van het bedrijf, met als doel vertrouwen te wekken in de onderneming. Draagvlak creëren Draagvlak creëren voor een plan vereist inzicht in de belangen die spelen. Welke belangen zijn dit en hoe kun je hierop inspelen?

5 Vraag 3/10: IN WAT VOOR SETTING ZAL DE PRESENTATIE GEGEVEN WORDEN? Bepaal in welke setting de presentatie gebruikt gaat worden. Voorbeelden hiervan zijn: Presentaties voor een grote zaal (20-50 toehoorders) 1-op-1 communicatie --- gesprekken aan de koffietafel Presentatie aan kleine teams met ruimte voor interactie (5-10 toehoorders) Uiteraard zijn combinaties ook mogelijk.

6 Vraag 4/10: WAT WORDT DE DAADWERKELIJKE INHOUD EN DE STRUCTUUR? Aan de hand van de antwoorden op de eerste drie vragen, kun je meer concreet maken welke onderwerpen in de presentatie moeten komen en wat de structuur zal worden. Hieronder een voorbeeld van een standaard structuur van een gemiddelde bedrijfspresentatie: Persoonlijk voorstellen Kort verhaal over jezelf. Wat is je achtergrond, je functie, wat zijn je drijfveren en je eventuele hobby s. Veel mensen zien deze stap over het hoofd, maar is juist erg belangrijk om een persoonlijke connectie te maken bij de toehoorders. Een persoonlijke connectie maken, voordat je begint met een zakelijke boodschap. Over ons Algemene informatie over het bedrijf. Wat doen we, hoeveel medewerkers zijn er, waar zitten we, etc. Missie en visie Waar staat het bedrijf voor en waar willen we naar toe? Strategie Hoe ziet de markt eruit en hoe opereert het bedrijf binnen deze markt? Op welke manier willen wij onze doelstellingen realiseren? Tip! Betrek de medewerkers die zelf veel presentaties geven, zoveel mogelijk bij dit proces. Dit zorgt ervoor dat de collega s zich ook verantwoordelijk gaan voelen voor de presentatie, en voorkomt dat er in een later stadium allerlei wijzigingen komen. Corporate Story (Opsomming van de geschiedenis van het bedrijf) Een overzicht van mijlpalen in de vorm van jaartallen, toelichting en eventueel bijbehorende afbeeldingen. Producten / diensten Welke producten en diensten levert het bedrijf en wat zijn de kenmerken en voordelen hiervan? Partners Met welke bedrijven werkt het bedrijf zoal samen? Wat zijn de redenen/voordelen van deze samenwerkingen? Referenties Wie zijn onze klanten en wat zeggen ze over ons? Samenvatting Algemene samenvatting. Wat is de doelstelling van de presentatie? Afsluiting

7 Vraag 5/10: WELKE SOFTWARE GA JE GEBRUIKEN? (POWERPOINT, PREZI, KEYNOTE) Tip! Andere diensten (Google Slides, Slide Rocket etc.) zijn niet aan te raden. De functionaliteiten zijn vaak te beperkt om tot een professioneel eindresultaat te komen. Voordelen Eenvoudig in gebruik, doordat het voor veel gebruikers bekend terrein is Software standaard op iedere computer (MAC en Windows) Zowel offline, als online te gebruiken Flexibele template mogelijkheden Design-technisch volledig naar eigen inzicht in te richten Uitgebreide mogelijkheden voor het maken van interactieve presentaties Uitgebreide mogelijkheden voor het maken van animaties Nadelen Presentaties zijn al gauw groter dan 10MB en moeten dan via websites als WeTransfer.com verstuurd worden Voordelen Eenvoudig in gebruik doordat overgangseffecten vast staan ingesteld Zowel offline als online te gebruiken Nadelen Medewerkers werken vaak al jaren in Office programma s. Een overstap kan dus veel interne weerstand opleveren Alles staat online, hierdoor dien je goed op te letten dat de bedrijfsgevoelige informatie in presentaties niet door medewerkers online zomaar wordt gezet Zéér beperkte mogelijkheid voor het creëren van interactieve presentaties Zéér beperkte mogelijkheid voor het maken van animaties Design-technisch niet volledig binnen de huisstijl van de onderneming in te richten Voordelen Uitgebreide mogelijkheden voor het maken van interactieve presentaties Uitgebreide mogelijkheden voor het maken van animaties Zowel offline als online te gebruiken Nadelen Alleen op Mac computers te gebruiken. Op een USB stick je presentatie afspelen is problematisch. Presentaties zijn al gauw groter dan 10MB en moeten dan via websites als WeTransfer.com verstuurd worden.

8 Vraag 6/10: WELKE APPARATUUR ZAL ER GEBRUIKT GAAN WORDEN? (LAPTOP, BEAMER, IPAD) Inventariseer goed welke apparatuur er intern gebruikt wordt, voor het maken en geven van presentaties. Word er voornamelijk gepresenteerd met laptops, of worden de presentaties afgespeeld op grote schermen? Word er binnen het bedrijf gebruik gemaakt van ipads of andere tablets? Worden er voornamelijk Windows- of Apple computers gebruikt?

9 Vraag 7/10: WELK FORMAAT HANTEER JE EN WAAROM? Voordelen breedbeeld (16:9) Beeldvullend op laptops, moderne beamers en tablets van Android en Microsoft Veel meer ruimte voor de benodigde informatie Moderne uitstraling Voordelen traditioneel (4:3) Beeldvullend op ipads Geschikt voor verouderde beamers/schermen Feit! 16:9 4:3 Microsoft heeft het breedbeeld-formaat standaard gemaakt in PowerPoint vanaf versie Dit geeft aan dat dit formaat vandaag de dag de standaard is. De enige reden om het dus niet te doen, is als er binnen het bedrijf veel wordt gewerkt met ipads.

10 Vraag 8/10: INTERACTIEF OF CHRONOLOGISCH? Welke opties zijn er? Een interactieve presentatie betekent dat je een agenda maakt met aanklikbare knoppen. Dit heeft als groot voordeel dat men niet meer chronologisch door de vele slides hoeft te lopen. Bij een interactieve presentatie kan dus ter plekke de informatie gekozen worden, die op dat moment relevant is. 1. Interactieve presentatie Als je bij stap 1a hebt geconcludeerd dat de presentatie voor veel verschillende doelgroepen zal worden ingezet, is het interessant om een interactieve presentatie te maken. Tip! Op onze website staat een stap-voor-stap uitleg hoe je zelf een interactieve presentatie kunt maken. Klik hiervoor op onderstaande knop voor meer informatie. Lees verder Ook in 1-op-1 t/m 1-op-5 gesprekken of een grotere groep toehoorders is dit een mooie optie. Dit maakt het namelijk mogelijk om de presentatie interactief te houden en bijvoorbeeld direct in te kunnen spelen op vragen en behoeften van de doelgroep. 2. Chronologisch Een slide-voor-slide presentatie is interessant als de presentatie gebruikt gaat worden op plaatsen met weinig mogelijkheden tot interactie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een presentatie voor een grote zaal.

11 Vraag 9/10: IS ER EEN STANDAARD TEMPLATE BESCHIKBAAR, OF MOET DEZE NOG ONTWIKKELD WORDEN? Voordat je gaat beginnen met het vullen van de inhoud, begin je éérst met het vormgeven van onderstaande indelingen. 1. Een titelslide 2. Een inhoudsopgave 3. Beeld en tekst gelijk (50%/50%) 4. Beeld dominant, tekst ondergeschikt (75%/25%) 5. Tekst dominant, beeld ondergeschikt (25%/75%) 6. Alleen tekst 7. Alleen beeld Tip! Inspiratieloos en op zoek naar voorbeelden van hoe andere bedrijven dit doen? Wij verzamelden 20 voorbeelden van bedrijfspresentaties van andere bedrijven. Klik hiervoor op onderstaande knop voor meer informatie. Lees verder 8. Een grafieken/diagrammen slide 9. Een tabel-slide 10. Video slide 11. Afsluiting Met deze indeling kunnen alle type pagina s worden ingevuld en dit zorgt voor eenduidigheid en consistentie in de slides. Als de presentatie intern door veel medewerkers gebruikt gaat worden, houd er dan rekening mee dat de presentatie niet te complex wordt en gebruiksvriendelijk is in het maken van aanpassingen en nieuwe slides. Dit maakt het namelijk laagdrempelig om ermee te gaan werken.

12 Vraag 10/10: HOE KAN IK DE PRESENTATIE HET BESTE GAAN VULLEN? Wanneer je de inhoud bepaald hebt, de structuur hebt staan en de verschillende basis-indelingen hebt ontworpen, wordt het tijd voor het vullen van de presentatie. Probeer per slide zo goed mogelijk in te schatten welke indeling je nodig hebt. Onderstaand nog een aantal handige tips: 1. Verdeel de inhoud zoveel mogelijk over meerdere slides, zodat de informatie gedoseerd kan worden overgebracht op het publiek. 2. Voorkom lappen tekst en kies voor korte steekwoorden. Dit voorkomt dat het publiek de slides eerst gaat lezen in plaats van dat ze luisteren. 3. Visualiseer iedere slide zoveel mogelijk door het gebruik van passend beeldmateriaal. 4. Voeg relevante afbeeldingen toe van hoge kwaliteit. Dit bevordert de uitstraling. 5. Controleer of de teksten goed leesbaar blijven. De regel is dat de teksten niet kleiner mogen zijn dan 18 pts.

13 OVER PPT SOLUTIONS Even voorstellen PPT Solutions is een ontwerp- en adviesbureau op het gebied van presentaties. Het heeft zich met 20 medewerkers voor 100% gespecialiseerd in het programma PowerPoint. Wij kunnen je helpen bij het schrijven en bedenken van de inhoud van een bedrijfs-, sales-, event- of productpresentatie. Voor wat betreft de uitvoering, kunnen wij ondersteunen bij het ontwikkelen van een gebruiksvriendelijke PowerPoint template, tot aan het ontwikkelen van een complete interactieve bedrijfspresentatie. Eens zien wat wij allemaal kunnen met PowerPoint? Neem eens een kijkje in ons portfolio! Meer weten? Neem contact met ons op! Jan Leentvaarlaan DC Rotterdam Benieuwd naar wat de mogelijkheden zijn voor jouw bedrijfsituatie? Offerte opvragen