De juiste man of vrouw op de juiste plek? KVS programma Excel

Transcriptie

1 * De DISC methode maakt deel uit van de Persoonlijke Profiel Analyse (PPA). Meer weten over deze methodiek? Kijk op de website De juiste man of vrouw Herkenbare typen met een uitgesproken gedragsprofiel en de kenmerken daarvan De methode DISC* gaat uit van 4 typen gedragsprofielen, die herkenbaar zijn. Hierbij gaat het niet gaat om de vraag of gedrag goed of slecht is, maar of het voorkeursgedrag van een persoon effectief is voor de situatie. Gedrag is dus deels situationeel of ook deels naar de situatie aan te passen! In de praktijk zal een persoon een mengeling zijn van de herkenbare typetjes. Type D: Dominant (de beheerser) Handelt rationeel, is pro-actief en is extravert; Wil graag de leiding nemen!, is doelgericht, ondernemend en direct in handelen; Wordt gemotiveerd door uitdaging, wil gezag en respect; Vindt zichzelf een teamspeler, maar heeft daar wel de leiding in; Vindt erkenning en status belangrijk. Type I: Invloedrijk (de creatieveling) Handelt emotioneel, is pro-actief en is extravert; Wil graag anderen beïnvloeden, is communicatief en zeer positief ingesteld; Wordt gemotiveerd door vrijheid van handelen, creativiteit en waardering; Vindt samenwerken in een team heerlijk, wordt gezien als een mensenmens; Vindt gemak en comfort belangrijk. Type S: Stabiliteit (de doener) Handelt emotioneel, is re-actief en is introvert; Wil werken in een goede omgeving en is zeer loyaal, betrouwbaar, pragmatisch en hecht veel waarde aan ervaring; Wordt gemotiveerd door zekerheid, een stabiele omgeving en oprechtheid; Vindt samenwerken in een gestructureerd team heerlijk; Vindt zekerheid en weinig verandering belangrijk. Type C: Conformiteit / Consciëntieus (de denker) Handelt rationeel, is re-actief en is introvert; Is de specialist, perfectionist en is zeer systematisch en accuraat; Wordt gemotiveerd door structuur, orde en professionaliteit; Wil wel bij een team horen, als het ergens om gaat, gaat er niet in op; Vindt het voldoen aan principes / normen belangrijk.

2 Het opstellen van een gewenst gedragsprofiel, behorende bij een functie Een functie in een organisatie moet een bijdrage zijn aan de vervulling van het bedrijfsdoel. In een functieomschrijving staat beschreven wat van de functionaris verwacht wordt: taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, alsook de plaats binnen de organisatie. Om een functie goed te vervullen, wordt van de persoon ook een gewenst gedrag en motivatie verwacht om succesvol te zijn. PKM heeft gekwalificeerde adviseurs, die een gevalideerde methode* toepassen om een objectief beeld te krijgen, van de voor de functie benodigde gedragscompetenties. In een vragenlijst met 24 competenties wordt samen met de directie/management/p&o vastgesteld, hoe belangrijk de gedragscompetentie is, voor het succesvol uitoefenen van de taken binnen de functie. Dit wordt vastgelegd in een 5-puntsschaal van onbelangrijk tot zeer belangrijk. Zo bekijken we of een kandidaat impopulaire beslissingen kan nemen; in staat is coördinerend en organiserend op te treden; anderen kan motiveren; onderbrekingen en veranderingen aankan. Op basis van deze (gezamenlijke) input stelt de adviseur een rapport op, waarin de gedragscompetenties staan weergegeven van de functievereisten. Dit kan bijvoorbeeld inhouden, dat een hoge mate van Dominantie en Invloed* wordt verwacht, in de vorm van: een krachtige en assertieve manier van handelen; het vermogen om uitdagende doelstellingen te formuleren; het snel en besluitvaardig op veranderingen kan inspelen; het nemen van lastige of impopulaire maatregelen; etc Ondergeschikt kan dan zijn Stabiliteit en Conformiteit* zoals: logische en systematische benadering van zaken; precisie en perfectionisme; verdraagzaamheid en gemoedelijkheid. In een gewenst profiel, zoals de grafiek laat zien, moet een match worden gemaakt met de kandidaat/functionaris, die deze functie gaat vervullen (of reeds vervult!). In de praktijk passen wij deze methode toe bij: werving en selectie van kandidaten; organisatieontwikkeling, waarbij bepaalde functies een belangrijke spil vormen in de gehele organisatie, zoals managementteams, leidinggevenden in een productieorganisatie, functies in stafafdelingen of commerciële functies.

3 Het bepalen van persoonlijk gedragsprofiel Het werkgedrag van de persoon bepaalt in hoge mate op welke wijze samenwerking tot stand komt, wat de werkstijl en communicatiestijl is en of het gedrag van nature bij iemand past. Hierbij wordt uitgegaan van het gegeven, dat een persoon in zekere mate zijn gedrag kan aanpassen aan de situatie.. De situatie waarover het dan gaat is de normale werksituatie en de werksituatie onder druk. Situaties, die zeker voor kunnen komen in functies van leiding-gevenden, commerciëleen ondersteunende (administratieve) functies. PKM heeft gekwalificeerde adviseurs, die een gevalideerde methode toepassen om een objectief beeld te krijgen van het individuele werkgedrag, met een uitwerking van: de geprefereerde werkstijl en werksterkten; motivatoren en de bijdrage die de persoon kan leveren aan de organisatie; gedrag onder druk en eventuele spanningen in het gedrag. De methode is géén test (er is geen waardeoordeel over gedrag in termen van goed of slecht!), maar een analyse, waarbij de gedragsvoorkeur van de persoon wordt bepaald. Daarom spreken we van een PPA, oftewel een Persoonlijke Profiel Analyse. In een vragenlijst met 24 regels, en per regel 4 woorden, moet de persoon een gedwongen woordkeuze maken en aangeven welk woord (begrip) het BESTE en het MINSTE bij hem of haar past! Als voorbeeld: (M) Zachtaardig (B) Overtuigend ( ) Meegaand ( ) Origineel De persoon moet hierbij denken aan de (toekomstige) functie en krijgt ca. 10 minuten de tijd om in een rustige omgeving de vragenlijst geconcentreerd en spontaan in te vullen. Op basis van deze input wordt door de adviseur een rapport opgesteld, waarin het gedragsprofiel van het eigenbeeld en onder werk- en stresssituatie wordt weerge-geven. In de verschillende situaties worden ook hier de gedragsprofielen vertaald in het DISC* stramien: mate van Dominantie, Interactie, Stabiliteit en Conformiteit. Afhankelijk van de (te vervullen) functie, wordt het rapport uitgebreid met kwaliteiten op het gebied van: management (leidinggeven en motivatie, communicatie, besluitvorming en planning); commercie (presentatie en communicatie, orders afsluiten en relatiebeheer); technisch- /administratieve orderverwerking. In de praktijk kunt u deze methode toepassen bij:

4 werving en selectie van kandidaten; trainingen voor leidinggevenden; teamontwikkeling en samenwerking; zelfreflectie en ontwikkeling van gedragscompetenties.

5 Is er een klik tussen het gewenste profiel en het voorkeursgedrag van de persoon? In een eerdere afleveringen hebben wij aangegeven hoe op een onafhankelijke wijze een gewenst gedragsprofiel is bepaald en welk gedragsprofiel de kandidaat of medewerker heeft. De grote vraag is of er een match is tussen de functie en de persoon, met andere woorden, kan de persoon de functie aan met zijn of haar kwaliteiten? Schematisch voorgesteld: Persoon op het functieprofiel Arcering geeft een verschil aan. De PKM adviseur geeft in een rapportage aan: - wat de persoonlijke sterktes zijn van de kandidaat als we de gedragseigenschappen vergelijken met het functieprofiel; - met welke gedragscompetenties de kandidaat moeite heeft en dus mogelijke beperkingen heeft bij het uitvoeren van de functie. Verschillen in gedragsprofiel en het (gewenste) functieprofiel kunnen onder andere te maken hebben met communicatie, besluitvaardigheid, accuratesse, commercieel inzicht, etcetera. In een fit-indicatie wordt vervolgens weergegeven of de gedragseigenschappen van de persoon voldoende overeenkomen met de gedragskenmerken van de functie. In de PPA methodiek hanteren we hiervoor een vijfpuntsschaal: Fit indicatie 1: Er is een goede fit Fit indicatie 2: Er is een voldoende fit, met enige beperkingen Fit indicatie 3: Er is een redelijke fit, met aandacht voor de beperkingen Fit indicatie 4: Er is een matige fit, met de vraag of de beperkingen overbrugbaar zijn Fit indicatie 5: Er is geen fit, kandidaat past niet bij de functie Bovenstaande informatie moet u zien als aanvulling op de informatie over de kennis en ervaring van de kandidaat, dat moet blijken uit de carrièregeschiedenis van de kandidaat. Uiteraard zult u ook een inschatting moeten geven, in hoeverre de beperkingen zijn te verhelpen, bijvoorbeeld door het volgen van trainingen. Of door de bereidheid van de leidinggevende om de kandidaat te begeleiden, om gewenst gedrag te gaan ontwikkelen. In alle gevallen is het essentieel dat er een gestructureerd interview plaatsvindt. Op deze wijze kunnen de bovenstaande bevindingen gecontroleerd en bevestigd worden. In de praktijk blijkt de rapportage een welkome hulp te zijn bij de besluitvorming om wel of niet door te gaan met een kandidaat, dan wel om met de beperkingen om te gaan of de kandidaat een kans te geven zich te ontplooien en te ontwikkelen.

6 Goede samenwerking maakt een organisatie krachtig en sterk! Samenwerken vraagt om acceptatie van leidinggeven en volgen; de talenten van mensen moeten aanvullend zijn waar het vakkennis en vaardigheden betreft. Acceptatie Acceptatie heeft ook betrekking op gedrag en gezag. De wijze van besluitvorming, de manier van communiceren, de mate van perfectie, een flexibele opstelling; factoren die van invloed zijn op de wederzijdse acceptatie. Verschillen in (werk)tempo en de manier van werken kunnen een bron van irritatie zijn, zozeer zelfs dat dit kan leiden tot een conflictsituatie. Een probleem kan zich voordoen als mensen niet het geduld kunnen opbrengen naar elkaar te luisteren of elkaars opvattingen te respecteren, of niet de bereidheid tonen zich flexibel op te stellen, bijvoorbeeld om een tijdslimiet te stellen. Het is van belang dat teamleden weten wat ze aan elkaar hebben en op de hoogte zijn van elkaars voorkeursgedrag. (zie artikelen van de DISC). In het belang van een evenwichtig team en daarmee een goede samenwerking, zijn bij voorkeur verschillende teamrollen aanwezig. Let wel: een persoon kan meerdere rollen in zich dragen, bijvoorbeeld: coördinator, specialist, analist, doener, ondersteuner, pionier, motivator en innovator. Wat boeit en bindt mensen aan een organisatie en hun werk? En ja, een slagvaardige organisatie vergt een investering van het management in het menselijk kapitaal. De opbrengst daarvan is de moeite waard; het maakt een organisatie krachtig en sterk! Uw PKM-adviseur kan aan de hand van interviews en de DISC-methode een goede analyse maken van het team en de onderlinge samenwerking. Deze kan met coaching worden verbeterd en biedt waardevolle handreikingen voor het (management)team. Een goede samenwerking geeft veel werkplezier en uiteraard ook een goed resultaat!