Logistiek medewerker voor het kabinet van de minister van Werk, Economie, Innovatie en Sport

Transcriptie

1 Het departement Economie, Wetenschap en Innovatie werft aan in contractueel dienstverband Logistiek medewerker voor het kabinet van de minister van Werk, Economie, Innovatie en Sport Niveau C medewerker Standplaats: Martelaarplein 7, 2 de verdieping, Brussel DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT De logistiek medewerker levert diensten voor het kabinet van de minister van Werk, Economie, Innovatie en Sport. De werkdruk kan hoog zijn, maar het takenpakket is alleszins gevarieerd. De werkdag begint om 8u, en avond- en weekendwerk zijn mogelijk. Het contract volgt de duur van de legislatuur. DOEL VAN DE FUNCTIE Uitvoeren van operationele, logistieke en administratieve taken teneinde de dienstverlening mee te realiseren. Personen en/of pakketten vervoeren om ervoor te zorgen dat zij veilig en op een efficiënte manier de juiste bestemming bereiken. TAKENPAKKET 1. Je neemt kennis van de opdrachten, richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Je respecteert de opgegeven prioriteiten Je praat regelmatig met de chef en/of collega s over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren

2 2. Je voert allerhande operationeel ondersteunende taken uit teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling Je beheert en onderhoudt de vergaderzalen Je springt in bij afwezigheid van collega s aan het onthaal en de postkamer Je biedt materiële ondersteuning aan, bv. bij vergaderingen, evenementen, zorgt voor drank en broodjes Je neemt fotokopies en bezorgt die aan de juiste personen Je zoekt informatie op en bezorgt die tijdig aan collega s, diensten, chef 3. Je voert opgedragen taken uit teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team Je onderhoudt lokalen en wagens Je voert activiteiten uit die de veiligheid, gezondheid en hygiëne bevorderen Je stelt apparatuur ter beschikking 4. Je staat in voor het nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functioneren materiaal Je volgt nauwgezet onderhoudsprogramma s voor machines, apparaten, voertuigen, fietsen Je signaleert defecten en problemen aan de verantwoordelijke 5. Je staat in voor het vervoer van personen teneinde deze tijdig en veilig op de juiste bestemming te krijgen, rekening houdend met de verkeerswetgeving. Je voert personen of goederen tijdig, veilig en op een efficiënte manier naar de juiste bestemming Je onderhoudt de dienstwagen, zowel aan de buiten- als binnenkant. Je controleert essentiële onderdelen en laat ze bij defect herstellen Je stelt je flexibel op, d.w.z. dat je ook na 17u bereid bent om personen of goederen te vervoeren

3 Je voert een beperkt aantal administratieve taken uit, nodig voor de uitvoering van de eigen opdracht, zoals het invullen van de reiswijzer, marsorders invullen en aftekenen, PROFIEL TECHNISCHE COMPETENTIES Je bent in het bezit van een geldig rijbewijs B Je kent de algemene verkeersreglementering en bent vertrouwd met de verkeerssituatie van de hoofdstad Je bezit een bewijs van medische geschiktheid in functie van bezoldigd personenvervoer. Indien je hier niet over beschikt, wordt de aanwerving pas definitief nadat de interne arbeidsgeneesheer dit attest heeft afgeleverd Je bezit een minimale kennis van autotechniek (vooral onderhoud) Je kan vlot werken met de courante MS-officepakketten PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren (zelfontwikkeling (niv. 1) - Ontwikkelt zich binnen zijn functie Gaat proactief en doelgericht te werk om zijn kennis en vaardigheden aan te scherpen Volgt de ontwikkelingen in zijn vakgebied (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen, ) Past nieuwe afspraken, richtlijnen, kennis, informatie en werkwijzen gemakkelijk toe, werkt zich snel in bij nieuwe ontwikkelingen Staat open voor feedback en suggesties van anderen en gaat ermee aan de slag Gebruikt moeilijkheden en fouten om over zijn gedrag te reflecteren en eruit te leren Klantgerichtheid (niv. 1) reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Samenwerken (niv 1) - Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht

4 Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Verantwoordelijkheid nemen (niv. 1) - Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Nauwkeurigheid (Zorgvuldigheid (niv.1) - Levert met oog voor detail correct werk af Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Flexibel gedrag (Flexibiliteit (niv. 1) - Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen Plannen (Plannen en organiseren (niv. 1) - Plant en organiseert zijn werk effectief Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig

5 Ons aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante erkende beroepservaring in de openbare sector kan volledig in rekening gebracht worden. Erkende ervaring in de private sector kan voor maximum negen jaar in rekening gebracht worden. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Selectieprocedure 1. Cv-screening 2. Persoonlijkheidsvragenlijst 3. Competentiegericht en inhoudelijk interview Hoe solliciteren? Solliciteren kan tot en met 24 april Stuur je motivatiebrief en curriculum vitae naar aanwervingen@ewi.vlaanderen.be met vermelding van de functietitel.

6 Meer weten? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kunt u terecht bij Katrien Union, kabinetssecretaris: katrien.union@vlaanderen.be Meer informatie over de opdrachten en producten van het beleidsdomein EWI vind je onder